Електронний архів

Входження України до єдиного інформаційного простору та інтенсивний розвиток інформаційно-комунікаційних технологій призвели до стрімкого накопичення документів та інформаційних ресурсів з цифровими носіями. Відтак, перед архівістами постала проблема зберігання такого виду інформації та створення електронних архівів. Упродовж 1990-х рр. у світі були здійснені перші спроби створення електронних архівів. Зокрема, у 1998 р. у Великобританії консорціум "The Consortium of University Research Libraries" (Консорціум університетських дослідницьких бібліотек), за участі Національного архіву PRO (Public Records Office), розробили проект типового електронного архіву CEDARS (the CURL Exemplars in Digital Archives). Того ж року у Сполучених штатах Америки був створений перший Національний електронний архів - ERA (Electronic Records Archives). Новим етапом розбудови електронних архівів стало прийняття у 2003 р. ХХХІІ Генеральною конференцією ЮНЕСКО "Хартії про збереження цифрової спадщини". У цьому документі, зокрема, зазначається, що цифрова спадщина - це унікальна скарбниця людських знань, створена як у цифровому вигляді, так і шляхом конверсії існуючих ресурсів на аналогових носіях.

В Україні процес зберігання цифрової спадщини було розпочато прийняттям низки нормативно-правових документів у 2003 р., а саме: Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" (2003 р., № 851-IV), Закону України "Про електронний цифровий підпис" (2003 р., № 852-IV), "Порядку зберігання електронних документів в архівних установах" (наказ Державного комітету архівів України, 2005 р., № 49, зареєстровано у Міністерстві юстиції України в 2005 р., № 627/10907), Закону України "Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки" (2007 р., № 537-V). Законотворчий процес у цій царині триває. В Україні він відбувається з урахуванням вітчизняних архівознавчих традицій та сучасних світових інформаційних технологій.

У 2007 р. було створено Центральний державний електронний архів України (ЦДЕА України). Ця подія стала найкращим проявом політичної волі на державному рівні щодо збереження цифрових ресурсів (електронних документів, електронних інформаційних ресурсів). Нині ЦДЕА України здійснює координацію діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, незалежно від форми власності в галузі електронного діловодства, впровадження інформаційно-комунікаційних технологій, електронного документообігу, електронного цифрового підпису, зберігання та використання інформації.

Такі питання як архівування електронних інформаційних ресурсів, приймання до архівів документів з цифровими носіями, розроблення програмного забезпечення для управління значними обсягами цифрових матеріалів тощо підіймались і жваво обговорювались на XVI Міжнародному Конгресі архівів, якій відбувся у 2008 р. у м. Куала-Лумпур (Малайзія). В Україні ці проблеми, у своїй більшості, поступово вирішуються: значна частина архівів створили свої власні сайти, функціонує сайт Держкомархіву України, який у майбутньому, без сумніву, буде репрезентувати веб-портал мережевого електронного архіву. З впровадженням сучасних веб-технологій користувач з будь-якого віддаленого місця матиме доступ до електронних архівів мережі Інтернет, використовуючи лише звичайну програму Інтернет-навігатор.

Перспективи подальшого успішного функціонування ЦДЕА України та використання ретроспективної інформації в електронному вигляді вимагають внесення змін до Закону України "Про обов'язковий примірник", які б забезпечили комплектування архіву електронними інформаційними ресурсами та сприяли розширенню доступу користувачів до ретроспективної інформації; законодавчого вирішення питання щодо надання права членам експертно-перевірних комісій накладати електронний цифровий підпис на електронні документи у процесі конвертації; визначення метаданих за єдиною схемою архівного описання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів; унормування форматів зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів за типом цифрових даних (текстові документи, електронні таблиці, графічні, мультимедіа, бази даних) та розроблення порядку проведення процедури їхньої конвертації; визначення носіїв для постійного зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів.

Детальніше про проблеми зберігання електронних документів, електронних інформаційних ресурсів та діяльність ЦДЕА України.

Електронний архів - інформаційна система, що приймає, зберігає та надає користувачам та державним архівам доступ до архівних документів в електронному вигляді (профільні документи) тривалого або постійного термінів зберігання. Відповідно до Положення державної установи "Центрального державного електронного архіву України" (далі ЦДЕА України), затвердженного наказом Держкомархіву України від 21.06.2007 р. № 97, до складу документів архіву входять:

Виходячи з того, які профільні документи утворюються в сучасному електронному документообігу, сьогодні електронний архів займається розробкою порядку прийняття на зберігання наступних профільних документів: електронний документ, який захищено електронним цифровим підписом, та електронні інформаційні ресурси, до яких відносять бази даних і веб-сайти.

Враховуючи невирішеність питань інтелектуальної власності, авторського та сумісного права на законодавчому рівні, щодо веб-сайтів ЦДЕА України започаткував практику укладання договорів із правовласниками цих електронних інформаційних ресурсів.

Довготривале зберігання профільних документів в умовах постійної зміни програмно-технічних засобів передбачає планову міграцію цих документів з існуючого донині покоління програмно-технічних засобів обчислювальної системи в наступне. Технологія довготривалого та постійного зберігання має задовольняти вимоги збереженості (цілісність, автентичність) та постійної визначеності електронних документів (доступ із візуалізацією та можливістю відтворення на папері).

Функціональну модель сучасного електронного архіву за міжнародним стандартом ISO 14721-2003, так звану модель OAIS (Open Archival Information System), представлено на схемі.

Вона має такі складові:

Концептуальна модель електронного архіву OAIS може слугувати як для малих, так і для значних за обсягом інформації архівів.

Література: "Хартія про збереження цифрової спадщини", яка була прийнята XXXII Генеральною конференцією ЮНЕСКО в 2003 р.; http://www.minervaplus.ru/docums/digit.htm; Тихонов В. И. Проблемы сохранения цифрового культурного наследия // Информационные технологии и электронные документы в контексте архивного хранения. Статьи разных лет. - М.: Издательство Главного архивного управления города Москвы, 2009. - С. 272-278; Тихонов В. И., Юшин И. Ф. Современные концепции электронных архивов // ОА. - 1999. - № 2. - С. 17-26; Михайлов О. А. Электронные документы в архивах. Проблемы приема. Обеспечение сохранности и использование: аналит. обзор зарубеж. и отечеств. опыта. - 2-е изд. доп. - М., 2000; CCSDC 650.0-B-1. (2002). Reference model for an Open Archival Information System // www.classik.ccsds.org/documents/pdf/CCSDS-650.0-B-1.pdf.

На початок
На початок