Електронний документ

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Електронний документ або сукупність електронних документів, створюваних фізичними або юридичними особами, є доказом дій або взаємодії та містить інформацію про зміст дій та взаємодії. Електронний документ характеризується змістом, контекстом та структурою.

Зміст електронного документа - це текстові та графічні частини, що складають документ. Контекст електронного документа - інформація про зв'язки задокументованої інформації з фізичними або юридичними особами та іншими документами.

Структура електронного документа: внутрішня структура - це структура змістовної частини документа; зовнішня структура - це структура середовища, в якому існує електронний документ (носій інформації, формат файла тощо). Електронний документ визначається своїми метаданими. Метадані - це дані, що пов'язані та стосуються електронного документа, містять інформацію про його соціальну визначеність та розуміння змісту, контексту, структури. Метадані електронного документа мають елементи юридичних, ділових, організаційних, процедурних доказів цілісності електронного документа та його автентичності для авторів, користувачів та дослідників. Метадані є обов'язковим елементом процесу зберігання електронного документа. Як об'єкт архівного зберігання, електронний документ характеризується такими ознаками:

Збереження автентичності/цілісності архівного електронного документа - одне з вузлових питань зберігання архівного електронного документа. Автентичність архівного електронного документа визначається як доказ того, що:

Цілісність електронного документа визначається як доказ того, що документ повний за складом та не підлягав неавторизованим змінам.

Загроза втрати автентичності/цілісності електронного документа зумовлена здатністю редагування програмними засобами, а також необхідністю у конвертуванні та міграції документів - переміщення електронного документа в інше середовище, наприклад, в наступне покоління програмно-технічних засобів.

Для забезпечення автентичності/цілісності електронного документа згідно із Законом України "Про електронний цифровий підпис" використовується електронний цифровий підпис (ЕЦП), який є обов'язковим реквізитом електронного документа, створюється і перевіряється за допомогою системи закритого та відкритого ключів з відповідними повноваженнями з їх створення та розповсюдження.

Накладанням електронного цифрового підпису завершується утворення електронного документа.
Література: Бюлетень Галуз. служби НТІ. Вип. 7. Електронний документ та електронний дукоментообіг: Матеріали до бібліографії (2003); Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22 травня 2003 р. № 851-IV // Відомості ВР України. - 2003. - № 36. - Ст. 275; Про електронний цифровий підпис: Закон України від 22 травня 2003 р. № 852-IV // Відомості ВР України. - 2003. - № 36. - Ст. 276; Bearman D., Trant J. A Report from Archives Community // www.asis.org/Bulletin/98/Bearman.html; Millar L. Authenticity of Electronic Records: a Report prepared for UNESCO and International Council of Archives // ica.org/biblio/cds/Study13_2Erev.pdf.

На початок
На початок