Державна архівна служба України

РІШЕННЯ
КОЛЕГІЇ ДЕРЖАВНОГО КОМІТЕТУ АРХІВІВ УКРАЇНИ

м. Київ
16 грудня 2003 р.

Про стан і перспективи впровадження електронного документообігу
та створення електронних архівів

Колегія відзначає, що застосування електронних інформаційних технологій в організації діловодних процесів на підприємствах, установах, організаціях, органах державної влади, органах місцевого самоврядування набуває все більшого поширення.

Зокрема, ознайомлення зі станом організації діловодства у 44 центральних органах виконавчої влади показало, що тільки три з них не використовують комп'ютерну техніку навіть при створенні документів.* Інші установи, як правило, оснащені найновішим комп'ютерним обладнанням, у 37 воно об'єднано у єдину мережу із реалізацією систем електронного діловодства чи автоматизації певних діловодних процесів. В ряді установ вони є функціональними підсистемами систем електронного документообігу.

Втім, у цих органах виконавчої влади застосовують системи електронного діловодства, що базуються на різних програмних продуктах - готових продуктах чи готових, які адаптовані до специфіки установи, та індивідуальних, що розроблені за замовленням чи власними структурними підрозділами. Це призводить до несумісності даних систем, є значною перешкодою для створення єдиного інформаційного простору управлінської інформації державного рівня та впровадження концепції "електронного уряду". Відсутній прогрес у налагодженні такої сумісності у межах реалізації проектів Національної програми інформатизації України.

На сьогодні не створена нормативна база, що має регулювати обмін електронною управлінською інформацією між органами державної влади на всіх рівнях, порядок впровадження й функціонування систем електронного документообігу та систем електронного діловодства в цих органах. Це унеможливлює розроблення примірного регламенту організації електронного документообігу та електронного діловодства в центральних органах виконавчої влади.

У законах України "Про електронні документи та електронний документообіг" і "Про електронний цифровий підпис" зафіксовані певні вимоги до організації електронного документообігу в установах та використання ними електронного цифрового підпису, окреслені загальні підходи до формування умов зберігання в архівах електронних документів. Водночас, матеріали наради представників архівних установ з розробниками цих законів, яка відбулася 22 жовтня 2003 р., дають підставу зробити висновок, що дія зазначених законів поширюється тільки на документи з електронним цифровим підписом. Таким чином, за межами норм даних актів залишаються документи з будь-якими видами електронного підпису, що фактично мають статус носіїв з електронною інформацією (електронними даними). Це спричинює ще одну проблему унормування внутрішнього електронного документообігу установи, оскільки документи у ньому, в переважній більшості, будуть без електронного цифрового підпису.

Значною мірою врегулювати ці питання зможе "Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади", проект акта про затвердження якого за дорученням Кабінету Міністрів України має підготувати у І кв. 2004 р. Мінекономіки України. Однак, Держкомархів України, як центральний орган виконавчої влади відповідальний за організацію діловодства в країні, не залучений до його розроблення і не виступає як рецензент проекту цього акта.

Технологія електронного діловодства значною мірою впливає на організацію зберігання електронних документів в архівах. Архівні підрозділи установ, що мають значну фінансову підтримку держави чи є комерційними організаціями (наприклад, банки), вже сьогодні здійснюють тимчасове зберігання електронних документів.

Втім, пропонована у тексті Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" технологія організації постійного зберігання в архівах електронних документів хоча й технологічно можлива, однак на сьогодні є недоцільною для впровадження через невирішеність ряду технічних, технологічних, організаційних та фінансових питань.

Зважаючи на необхідність сумісності систем електронного діловодства органів державної влади та довічного зберігання найбільш важливої для держави та суспільства управлінської електронної інформації, цю проблему має бути вирішено централізовано, зокрема, у межах Національної програми інформатизації України. Необхідним є обґрунтування одного з альтернативних рішень щодо організації постійного зберігання електронних документів НАФ: в існуючих державних архівах чи централізовано у єдиному Державному архіві електронних документів (такий досвід є в Білорусі). Вже сьогодні є пропозиції державним архівам з боку організацій-джерел комплектування прийняти від них разом з документами з паперовою основою також комплекси носіїв з електронною інформацією, що є фактично електронними копіями документів з паперовим носієм. Однак, організація такого приймання та зберігання буде потребувати крім нормативного і методичного також і значного фінансового забезпечення державних архівів.

Колегія вирішує:

  1. Відділу формування НАФ та діловодства Держкомархіву (Сельченкова С. В.) до кінця поточного року звернутися до Мінекономіки України з пропозицією щодо включення Держкомархіву України до складу рецензентів проекту акта про затвердження "Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".
  2. Держкомархіву (Портнов Г. В.) у І кв. 2004 р. створити робочу групу з метою:
  3. Держкомархіву звернутися до Кабінету Міністрів України з проханням фінансування додаткового збільшення штатної чисельності в державних архівних установах з метою реалізації контролю організації діловодства та зберігання електронних документів в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій.

Голова колегії,
Голова Державного комітету
архівів України
Г. В. Боряк

За секретаря колегії
Л. А. Кисельова


* На основі аналітичної довідки про стан організації діловодства в міністерствах та інших центральних органах виконавчої влади


На початок
На початок