Державна архівна служба України

НАКАЗ

17.07.2003

м. Київ № 97

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву від 15.07.03 "Про стан організації діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади"
   
  1. Оголосити для виконання рішення колегії Державного комітету архівів України від 15 липня 2003 року "Про стан організації діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади".
  2. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Голова Державного комітету
Г. В. Боряк


РІШЕННЯ
КОЛЕГІЇ ДЕРЖАВНОГО КОМІТЕТУ АРХІВІВ УКРАЇНИ


Київ
15 липня 2003 р.

Про стан організації діловодства у міністерствах,
інших центральних органах виконавчої влади

Колегія відзначає, що за останні роки Державним комітетом архівів здійснено ряд заходів, спрямованих на поліпшення стану діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади. Розроблено та затверджено Кабінетом Міністрів України нові редакції загальнодержавних інструкцій із загального діловодства, за зверненнями громадян, а також уперше в історії України інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

Затверджені та зареєстровані Міністерством юстиції Перелік типових документів та ряд галузевих переліків із зазначенням строків зберігання документів.

На підставі зазначених нормативних актів 90 відсотків центральних органів виконавчої влади затвердили та використовують у роботі індивідуальні інструкції із загального діловодства, 83 відсотка - інструкції з діловодства за документами з грифом "ДСК".

85 відсотків зазначених установ мають зведені номенклатури справ, узгоджені з Центральним державним архівом вищих органів влади і управління України (ЦДАВО).

У більшості центральних органів виконавчої влади впроваджено комплекс бланків службових документів згідно з вимогами Примірної інструкції з діловодства.

Всі центральні органи створили служби діловодства, у структурних підрозділах їх центральних апаратів призначені посадові особи, відповідальні за ведення діловодства.

93 відсотки зазначених установ використовують комп’ютерну техніку в організації діловодних процесів, у 80 відсотках діє єдина комп’ютерна мережа діловодства, 35 відсотків установ застосовують уніфіковані форми електронних службових документів.

Разом з тим обстеження стану діловодства у центральних органах виконавчої влади, проведене працівниками ЦДАВО України та Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (УНДІАСД), свідчить, що на цій важливій ділянці державного управління існують недоліки, відсутня загальна координація організації діловодних процесів.

Зокрема, немає уніфікації у назві діловодних служб. Існують управління документального забезпечення і контролю, управління справами, відділи діловодства і контролю, загальні відділи. Відповідно їх функції щодо організації діловодних процесів суттєво відрізняються.

Дуже великі розбіжності у штатній чисельності працівників діловодних служб: від однієї штатної одиниці у Державному комітеті з енергозбереження до тридцяти трьох у Мінекономіки.

В Укрзалізниці Мінтрансу та Державному центрі зайнятості Мінпраці застосовуються застарілі інструкції з діловодства, затверджені до прийняття нової редакції Примірної інструкції, а у Держжитлокомунгоспі та Держнаглядохоронпраці затверджені інструкції з діловодства відсутні.

Більшість центральних органів виконавчої влади досі не виконало вимогу постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 щодо розроблення і введення у дію переліків конфіденційної інформації, що є власністю держави.

У Мінагрополітики, Держбуді, Держводгоспі використовуються застарілі зведені номенклатури справ, узгоджені з ЦДАВО до затвердження Переліку типових документів. Держкомрезерв і Держнаглядохоронпраці користуються зведеними номенклатурами справ, не узгодженими з ЦДАВО. Держкомсім’ямолодь, Держкоменергозбереження, Нацрада з питань телебачення та радіомовлення, Держдепартамент морського і річкового транспорту тільки розробляють зведені номенклатури справ, а Держжитлокомунгосп та Державна податкова адміністрація взагалі не мають зведених номенклатур справ.

Міністерства, інші центральні органи виконавчої влади незадовільно працюють над підготовкою галузевих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, примірних і типових номенклатур справ для підвідомчих підприємств, установ, організацій.

Ряд центральних органів виконавчої влади не має достовірних відомостей про обсяги документообігу, внаслідок чого неможливо встановити оптимальну штатну чисельність діловодних служб, їх технічне оснащення тощо. Існують суттєві розбіжності в організації контролю виконання службових документів.

У деяких центральних органах виконавчої влади документи з діловодних служб передають до архівних підрозділів без належного обліку, складання описів справ встановленого зразка, що призводить до втрати окремих документів.

Великі розбіжності існують в організації електронного діловодства. Одна частина діловодних служб центральних органів виконавчої влади використовує ліцензійні програмні продукти, друга - програми, адаптовані до специфіки установи на основі ліцензійних продуктів, інші - індивідуальні програми, розроблені або власними структурними підрозділами, або місцевими спеціалізованими науковими установами на підставі комерційних угод.

Колегія вважає, що викладені вище недоліки, розбіжності у діяльності діловодних служб центральних органів виконавчої влади є наслідком недостатньої розвинутості нормативно-методичної бази у сфері організації діловодства, слабкого наукового і організаційного керівництва цією ділянкою роботи з боку Держкомархіву, ЦДАВО і УНДІАСД, малою чисельністю їх структурних підрозділів, які повинні забезпечувати організацію документів у діловодстві.

Колегія вирішує:

  1. Просити керівників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади вжити заходів щодо усунення недоліків в організації діловодства, викладених у цьому рішенні колегії Держкомархіву.
  2. Вважати підготовку та прийняття Закону України "Про діловодство" та відповідних підзаконних нормативних актів з ведення діловодства одним із пріоритетних завдань Держкомархіву та УНДІАСД на 2003-2011 рр.
  3. Керівництву Держкомархіву, відділу формування Національного архівного фонду та діловодства (Портнов Г. В.) внести Кабінету Міністрів України пропозиції щодо збільшення штатної чисельності структурних підрозділів Державного комітету, державних архівних установ, архівних відділів міських рад, відповідальних за ведення діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, у тому числі для організації електронного документообігу.
  4. Відділу формування НАФ та діловодства Держкомархіву (Портнов Г. В. - скликання), УНДІАСД (Матяш І. Б.), ЦДАВО України (Маковська Н. В.), центру інформаційних технологій (Забенько Ю. І.):
  5. Відділу кадрового та діловодного забезпечення Держкомархіву (Калініченко І. М.) до кінця поточного року подати пропозиції керівництву Держкомархіву щодо поетапного запровадження електронного діловодства у Держкомархіві, центральних державних архівах, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, держархівах областей, міст Києва і Севастополя.
  6. Центральному державному архіву вищих органів влади і управління України (Маковська Н. В.):
  7. Відділам Держкомархіву організаційно-аналітичному (Прись Т. П.), фінансово-економічному (Авраменко Н. Г.) передбачити включення до плану науково-дослідної та методичної роботи УНДІАСД на 2004 рік наукової теми щодо розробки нормативів штатної чисельності діловодних та архівних підрозділів підприємств, установ і організацій та відповідне фінансування зазначеної теми.
  8. Державним архівним установам, архівним відділам міських рад посилити надання організаційно-методичної допомоги діловодним службам підприємств, установ і організацій, що знаходяться у зонах їх комплектування.
  9. Рекомендувати редакціям архівознавчих видань ширше висвітлювати досвід організації діловодства, особливо електронного, в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

Голова колегії,
Голова Державного комітету
архівів України
Г. В. Боряк


Секретар колегії
Г. І. Бєлоусова


На початок
На початок