Державна архівна служба України

НАКАЗ

17.11.2004

м. Київ № 123

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву України від 16.11.2004 "Про стан впровадження технологій електронного діловодства та електронних документів в установах-джерелах комплектування державних архівів"
   

  1. Оголосити рішення колегії Держкомархіву України від 16.11.2004 "Про стан впровадження технологій електронного діловодства та електронних документів в установах-джерелах комплектування державних архівів" (додається).
  2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Г. В. Портнова.

Голова Державного комітету
Г. В. Боряк


РІШЕННЯ
КОЛЕГІЇ ДЕРЖАВНОГО КОМІТЕТУ АРХІВІВ УКРАЇНИ

м. Київ 16 листопада 2004 р.

Про стан впровадження технологій електронного діловодства
та електронних документів в установах-джерелах
комплектування державних архівів

Колегія відзначає, що процеси інформатизації активно здійснюються на всіх рівнях управління, багато заходів спрямовано на розвиток інформаційних технологій, формується нормативно-правова база у сфері регулювання впровадження електронних документів, електронного документообігу, електронного цифрового підпису. Досягнутий рівень використання нових інформаційних технологій у діловодстві дозволяє прогнозувати поступовий перехід від традиційного документообігу до автоматизованого та електронного.

Однак, не зважаючи на високі темпи розвитку інформаційних технологій, електронні документи та електронний документообіг ще недостатньо застосовуються в управлінській діяльності. Це підтверджується даними за результатами анкетування установ-джерел комплектування, що проводилось державними архівами у першому півріччі 2004 року. Було обстежено 24320 підприємств, установ, організацій (далі - установ) республіканського, обласного, районного рівнів, що складає 66 відсотків від загальної кількості установ-джерел комплектування державних архівів (із них 44 відсотки - органи виконавчої влади). Крім цього, співробітники УНДІАСД безпосередньо ознайомилися зі станом організації електронного діловодства у 6 міністерствах, інших центральних установах України.

Аналіз анкетних даних свідчить, що рівень комп'ютеризації в установах недостатній. В органах виконавчої влади кількість комп'ютерів у 2,5 рази менше ніж в інших установах. Служби діловодства установ джерел-комплектування державних архівів приблизно на 40 відсотків забезпечені комп'ютерною технікою, архівні підрозділи майже не мають комп'ютерів. Тільки 19 відсотків установ створили локальні мережі, які об'єднують структурні підрозділи. В органах виконавчої влади цей показник складає 14 відсотків. Доступ у мережі Інтернет мають 19 відсотків установ.

Дані анкетування показують, що системи автоматизації діловодства (САД) впровадили 4 відсотки установ, системи електронного документообігу (СЕД) - 1,2 відсотки установ. В органах виконавчої влади цей показник відповідно складає 5 відсотків і 0,8 відсотки.

У діловодній практиці застосовуються близько 10 типів СЕД різних компаній-розроблювачів. Ці системи, як правило, не сумісні між собою, що є перешкодою для створення єдиного інформаційного простору управлінської інформації в органах виконавчої влади.

У всіх установах здійснюється робота з документами в електронній формі*, до яких відносяться: документи в електронній формі, одержані через телекомунікаційні мережі; документи в електронній формі, створені в установах за допомогою електронно-обчислювальної техніки; документи в електронній формі, створені у результаті сканування документів із паперовими носіями. Більшу частину складають внутрішні документи, створені в електронній формі, а також листи, що одержуються або відправляються через телекомунікаційні мережі. У практиці роботи з документами в електронній формі застосовують ті ж форми, що використовуються для складання й оформлення документів із паперовими носіями.

Результати анкетування свідчать, що лише 1 відсоток установ включили документи в електронній формі в номенклатури справ і формують їх у справи (файли) відповідно до номенклатур справ. Електронний підпис застосовують 1,2 відсотки установ (переважно в банківській сфері). Документи в електронній формі, як правило, "дублюють" документи з паперовими носіями. Виключно в електронній формі створюється незначна кількість документів з особового складу та оперативно-довідкові документи тимчасового й тривалого строків зберігання (особові рахунки, списки працівників, особові картки, оперативні бази даних, первинні бухгалтерські документи, оперативні фінансові звіти тощо).

Майже не забезпечено зберігання документів в електронній формі. Тільки 131 установа (0,5 відсотки від загальної кількості) має спеціальні архіви електронних документів. Передавання документів до архівних підрозділів здійснюють 0,2 відсотки установ. 7 відсотків установ зберігають фонд документів в електронній формі на жорстких дисках персональних комп'ютерів, 1,7 відсотки - на жорстких дисках серверів, 1,2 відсотки - на лазерних дисках, 4,4 відсотки - на дискетах. В установах не проводиться облік документів в електронній формі. Так, тільки 0,5 відсотки установ внесли документи в електронній формі до описів справ, 0,8 відсотки - складають супровідну документацію на документи в електронній формі.

За даними анкетування в установах зберігається 472 тис. од. зб. (219 тис. од. обл.) документів в електронній формі. Однак через відсутність електронного цифрового підпису вони не мають юридичної сили документа. Тому не можна вважати, що електронні документи задіяні в управлінській діяльності.

Електронні документи в державні архіви України поки не надходять. Однак слід констатувати, що рівень технічного, методичного і кадрового забезпечення державних архівів на сьогодні недостатній для прийняття електронних документів та їх зберігання.

Проблеми, що заважають застосуванню електронних документів і електронного документообігу в установах є: недостатнє фінансове, матеріально-технічне та організаційне забезпечення, зокрема, органів виконавчої влади; відставання нормативно-методичного забезпечення роботи з електронними документами від інформаційно-технологічного; відсутність єдиних мінімальних вимог до технічного, апаратного, телекомунікаційного рівня оснащення, регламентації типів носіїв інформації і форматів для архівного зберігання електронних документів та вимог до їх зберігання; недостатня увага до кадрового забезпечення управління спеціалістами з інформаційних технологій.

Колегія вирішує:

  1. Робочій групі працівників архівних установ, що створена для вивчення питань електронного діловодства та архівного зберігання електронних документів (Портнов Г. В.), УНДІАСД (Матяш І. Б.), за умови прийняття Закону України "Про затвердження Програми впровадження електронного документообігу та електронного цифрового підпису" та відповідного фінансування його реалізації, організувати із залученням працівників інших науково-дослідних установ розробку:
    - експериментальної моделі архівного зберігання електронних документів на базі ЦДАВО України;
    - нормативного документа, що регламентує організацію зберігання електронних документів у діловодстві та архівному підрозділі органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій;
    - нормативного документа, що регламентує постійне зберігання документів в архіві;
    - концепції створення архіву електронних документів постійного зберігання;
    - концепції взаємодії з центрами сертифікації ключів.
  2. Рекомендувати керівництву Держкомархіву звернутися до Кабінету Міністрів України з проханням:
    - збільшити строк підготовки порядку зберігання електронних документів в архівних установах, встановлений постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади" у зв'язку з необхідністю ретельного вивчення питання із залученням спеціалістів науково-дослідних установ.
    - фінансування матеріально-технічного забезпечення та збільшення штатної чисельності державних архівних установ з метою реалізації контролю організації електронного діловодства та зберігання електронних документів в архівних підрозділах підприємств, установ, організацій, а також постійного зберігання електронних документів у державних архівах.
  3. Державним архівним установам:
    - організувати контроль за додержанням вимог Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 № 1453, у процесі організації електронного документообігу в установах-джерелах комплектування.
    - вжити заходів щодо кадрового зміцнення відділів формування НАФ та діловодства спеціалістами з питань інформаційних технологій.
  4. Відділу формування НАФ та діловодства Держкомархіву (Сельченкова С. В.) посилити надання організаційно-методичної та консультативної допомоги державним архівам з питань впровадження й контролю в установах-джерелах комплектування електронного документообігу та електронних документів.
  5. Відділу кадрів (Кисельова Л. А.), відділу інформаційних технологій (Кокодзей І. П.) впродовж 2005 року організувати впровадження електронного документообігу в Держкомархіві України.

Голова колегії,
Голова Державного
комітету архівів Україн
Г. В. Боряк

Секретар колегії
В. С. Оснач


На початок
На початок