Головна сторінка | Архів новин | Архіви в світі | Корисні посилання | Контакти | Карта порталу


Основні підсумки
діяльності державних архівних установ України у 2005 році

Державні архівні установи України, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2005 рік, домоглися позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

Нормативно-правове забезпечення діяльності
державних архівних установ

Проведено певну роботу зі створення цілісної і дієвої нормативно-правової бази діяльності архівних установ.

Розроблено і затверджено Державну програму розвитку архівної справи на 2006-2010 роки. На виконання Розпорядження Президента України від 13.04.2005 № 957/2005-рп підготовлено і передано до Верховної Ради України проект Закону України "Про внесення змін до деяких законів України щодо посилення протидії незаконному обігу архівних цінностей".

Доопрацьовується проект Закону України "Про діловодство".

За поданням Держкомархіву Кабінетом Міністрів України 21 грудня 2005р. за № 1255 прийнято постанову "Про затвердження Порядку передачі наукової документації з дослідження археологічної спадщини".

Подано пропозиції щодо внесення змін до Законів України "Про вибори Президента України", "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" та ряду інших законопроектів.

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади" розроблено "Порядок зберігання електронних документів в архівних установах", затверджений наказом Держкомархіву 25.04.2005 № 49 та зареєстрований в Міністерстві юстиції 07.06.2005 за № 627/10907.

Відповідно до Закону України "Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність України", "Порядку проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду", затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13.12.2004 № 1649 підготовлено спільний наказ Держкомархіву та Фонду державного майна від 28 березня 2005 року № 34/683 "Про затвердження Методики грошової оцінки документів Національного архівного фонду", зареєстрований в Міністерстві юстиції 25.06.2005 за № 692/10972. Міністерством юстиції у 2005 році затверджено нову редакцію "Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належить державі та територіальним громадам".

Наказами Держкомархіву затверджено кілька нових і перезатверджено зі змінами та доповненнями низку чинних нормативно-правових актів, 15 із яких зареєстровано Міністерством юстиції. 23 нормативно-правових акти зареєстровано обласними та районними управліннями юстиції. Обласними та районними управліннями юстиції зареєстровано також 7 регуляторних актів, підготовлених держархівами областей та архівними відділами райдержадміністрацій.

Проводилося впровадження "Основних правил роботи державних архівів України"

З метою посилення діалогу з громадськістю у Держкомархіві створено Громадську колегію.

Забезпечення збереженості та державний облік документів
Національного архівного фонду

Центральне місце у діяльності архівних установ України посідали питання забезпечення збереженості й організації зберігання документів Національного архівного фонду. Вирішенню нагальних проблем щодо зміцнення матеріально-технічної бази державних архівних установ сприяло виконання заходів, передбачених розпорядженням Президента України від 13.04.2005 № 957/2005-рп "Про невідкладні заходи щодо збереження національних архівних цінностей України", а також державними й регіональними програмами.

У минулому році вдалося вирішити низку проблем у забезпеченні умов зберігання документів в архівних установах України. На реконструкцію та будівництво комплексу споруд центральних державних архівів у м. Києві було отримано 1,41 млн. грн. із 4 млн., передбачених у бюджеті 2005 року, і, попри зволіканням Київської міської ради з оформлення для цього земельної ділянки, вже завершується виготовлення проектно-кошторисної документації на здійснення цих робіт.

При коригуванні бюджету на 2005 рік отримано також додаткові кошти у сумі 1,3 млн. грн., що дало змогу поліпшити умови забезпечення збереженості документів у комплексі споруд центральних державних архівів у м. Києві, зокрема: встановлено пости позавідомчої охорони; проводиться монтаж системи електронного контролю доступу до архівосховищ; розпочато розроблення проекту оснащення архівосховищ локальними сучасними системами газопожежегасіння; здійснюються заходи щодо модернізації наявної системи охоронно-пожежної сигналізації тощо.

Відбулися певні позитивні зрушення у вирішенні питань забезпечення збереженості документів і в деяких регіональних державних архівах.

З Державного бюджету на 2005 рік на будівництво Держархіву  мСевастополя виділено 1 720, 8 тис. грн., Держархіву Чернівецької області виділено кошти у сумі 2027,3 тис. грн. на проведення реконструкції і облаштування приміщень.

З держбюджету виділено субвенцію у розмірі 2 млн. грн. на ремонт і реставрацію пам'ятки історії і архітектури національного значення "Єзуїтські Мури", у будівлі якої перебуває головний корпус Держархіву Вінницької області.

Закарпатської обласної ради прийняла рішення щодо передачі в оперативне управління держархіву області першого поверху Державного виробничо-торгового підприємства "Закарпаткнига". Здійснюється реконструкція другого і третього поверхів зазначеного об'єкта. На реконструкцію із держбюджету у 2005 році надійшло 830 тис. гривень.

Минулого року додаткові приміщення одержали державні архіви Закарпатської, Івано-Франківської областей та 39 архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад. Загальна площа додаткових приміщень складає 4344, 2 кв. м., що на 55% перевищує планові показники.

У 2005 році здійснювалася робота з ремонту приміщень у 162 архівних установах. У ЦДАГО, ЦДІАЛ, ЦДКФФА, ЦДАМЛМ, Держархіві в Автономній республіці Крим, Державному архіві  мКиєва, а також у 20 державних архівах областей відремонтовано понад 6,9 тис. кв. м. площ сховищ, робочих кімнат, фасадів і покрівель архівних будівель. Протягом року суттєво поліпшено умови зберігання документів у 135 архівних відділах райдержадміністрацій та міських рад шляхом проведення капітальних і поточних ремонтів.

Проводилося додаткове встановлення стелажного обладнання. Внаслідок цієї роботи довжина стелажних полиць у архівосховищах архівних установ збільшилася на 15,8 тис. пог. м., у тому числі у державних архівах Івано-Франківської, Полтавської і Херсонської областей протяжність стелажного обладнання збільшилася на 4,1 тис. пог. м., у 119 архівних відділах райдержадміністрацій та міських рад - на 11 тис. пог. м.

Вжито заходів щодо посилення контролю за організацією охоронного режиму в архівних установах з метою запобігання несанкціонованого доступу до архівосховищ, виносу або крадіжкам документів. У 45 архівних установах встановлено охоронну сигналізацію, у 23 - здійснено її ремонт.

З метою посилення пожежної безпеки у державних архівах усіх рівнів спільно з органами протипожежного нагляду проведено перевірки протипожежного стану приміщень, архівосховищ, технічного стану електромереж та електроустаткування, розроблено додаткові плани заходів з посилення пожежної безпеки. Наказами директорів державних архівів призначено відповідальних осіб за протипожежний стан приміщень та архівосховищ. Організовано додаткові заняття та інструктажі працівників за програмою пожежно-технічного мінімуму, посилено контроль за дотриманням правил пожежної безпеки. У більшості державних архівів областей поновлено склад добровільних пожежних дружин. Продовжувалося вивчення та впровадження в практику роботи Правил пожежної безпеки державних архівних установ України.

Протягом року у 44 архівних установах установлено пожежну сигналізацію. У державних архівах Волинської, Дніпропетровської, Житомирської, Черкаської областей замінено пожежну сигналізацію на нову сертифіковану. У ЦДІАЛ, держархівах Донецької та Кіровоградської областей встановлено сучасні системи охоронно-пожежні сигналізації.

Державними архівами Івано-Франківської, Полтавської та Тернопільської областей придбано 56 нових вогнегасників. Перезаряджено 108 вогнегасників у державних архівах Івано-Франківської, Луганської та Херсонської областей. Аналогічну роботу проведено у 77 архівних установах низової ланки. Здійснено поточний ремонт системи хімпожежогасіння в Держархіві Запорізької області та внутрішнього протипожежного водогону в Держархіві Хмельницької області. У 10 архівних відділах райдержадміністрацій та міських рад здійснено оброблення дерев'яних конструкцій вогнезахисним розчином.

З метою поліпшення фізичного стану всіх видів документів організовано виявлення й облік документів, що потребують ремонту і реставрації, регулярно проводилися санітарно-гігієнічні роботи з дезінфекції, дезінсекції і знепилення архівних справ. У архівних установах протягом року реставровано понад 500 тис. справ, відремонтовано понад 1 млн. аркушів справ, оправлено та підшито у тверді обкладинки понад 93 тис. справ. Перевиконали заплановані обсяги реставрації документів ЦДАВО, ЦДАГО, ЦДІАК, держархіви Вінницької, Львівської, Одеської, Хмельницької областей; ремонту - ЦДАВО, ЦДІАЛ, держархіви Волинської, Житомирської, Запорізької, Львівської, Одеської, Сумської, Хмельницької, Чернівецької областей.

Консерваційно-профілактичній обробці піддано 765 од зб. страхового фонду, 1954 од. зб. кінодокументів, 22891 од зб. фотодокументів, 2378 од. зб. фонодокументів, 777 од. зб. відеодокументів. Консерваційно-профілактичне оброблення документів із плівковими носіями здійснювали ЦДКФФА, Держархів в Автономній Республіці Крим, держахіви Дніпропетровської, Запорізької, Миколаївської, Одеської, Сумської, Тернопільської, Черкаської областей. Річні плани цих робіт загалом перевиконано.

Приоритетним напрямом роботи архівних установ було поповнення страхового фонду документів Національного архівного фонду. У 2005 році здійснено копіювання майже 30 тис. од. зб. документів з паперовою основою, що у 3,7 рази перевищує минулорічні показники. Центральними державними архівами здійснено копіювання 24 тис. од. зб. на паперовій основі, держархівами областей - майже 6 тис. од. зб. Страхове копіювання фотодокументів проводилось у держархівах Миколаївської, Херсонської, Черкаської областей, фотодокументів - у держархівах Миколаївської та Черкаської областей.

З метою поліпшення умов зберігання закартоновано і перекартоновано понад 554 од. зб. (що майже вдвічі перевищує обсяги 2004 року), із них 287,9 тис. - у архівних відділах райдержадміністрацій і міських рад. У держархівах Миколаївської, Сумської та Чернігівської областей відновлено 218 аркушів документів із згасаючим текстом.

У 2005 році приділялася значна увага обліку фондів і документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних установах. З цією метою здійснено перевірку наявності понад 2,7 млн. од. зб. документів, що на 52% більше у порівнянні з 2004 роком. Упродовж року в ЦДАГО, ЦДІАК, держархівах Дніпропетровської, Закарпатської, Запорізької, Тернопільської, Хмельницької, Черкаської областей знайдено 115 од. зб., що знаходилися в розшуку. У ЦДІАЛ, Державному архіві Львівської області завершується комплекс робіт із суцільного перевіряння наявності документів у фондах.

Як і в минули роки, здійснювалося поповнення Центрального фондового каталогу і уточнення даних карток фондів. Продовжувалося створення електронних баз даних фондів держархівів, унікальних і особливо цінних документів, справ, які знаходяться в розшуку. Проводилася робота з обліку нових находжень справ на постійне зберігання, удосконалення внутрішньої облікової документації, уточнення складу та обсягу фондів.

Продовжувалося виявлення і взяття на облік унікальних документів, з цією метою було переглянуто понад 71,9 тис. од. зб. різних видів документів. Анотовані переліки документів, що підлягають внесенню до Державного реєстру національного культурного надбання, подали: ЦДІАК, ЦДАМЛМ, Держархів в Автономній Республіці Крим, держархіви Волинської, Дніпропетровської, Донецької, Київської, Кіровоградської, Миколаївської, Харківської, Хмельницької, Черкаської, Чернівецької, Чернігівської областей. До переліків включено понад 200 од. зб. документів з паперовою основою, у тому числі 6 друкованих книг та 38 фотодокументів.

Разом з тим, проблеми збереженості документів Національного архівного фонду загострюються. Поки не дали очікуваних позитивних результатів заходи, передбачені дорученнями Президента України від 12.06.2003 № 1-1/707 та Прем'єр-міністра України від 17.06.2003 № 35656, розпорядженням Президента України від 13.04.2005 № 57/2005-рп, а також трьома спільними з Мінкультури державними програмами.

Через незадовільне бюджетне фінансування архівної сфери залишаються не вирішеними питання матеріально-технічного оснащення державних архівів, забезпечення їх придатними для зберігання приміщеннями. Три центральних державних архіви (ЦДІАЛ, ЦДНТА, ЦДАМЛМ) не мають власної матеріальної бази. Дев'ять державних архівів центрального та обласного підпорядкування розміщуються в колишніх культових будівлях. Повністю вичерпано можливості для приймання документів на зберігання у восьми державних архівах: ЦДІАК, ЦДІАЛ, державних архівах Київської, Полтавської, Тернопільської, Харківської областей, міст Києва і Севастополя. Сховища у 12-ти державних архівах заповнено на 90%. Через відсутність фінансування вкрай повільно здійснюється реконструкція приміщень, наданих державним архівам Закарпатської, Івано-Франківської областей, не розпочато реконструкцію приміщень і ремонт корпусу № 1 у Державному архіві Харківської області, незавершеним залишається будівництво архівів Київської, Тернопільської областей і  мСевастополя. Значна кількість архівних будівель потребує капітального ремонту. Неухильно зростає кількість архівних споруд, технічний стан яких є аварійним. Залишається не вирішеним питання стосовно виділення Держархіву Хмельницької області додаткової штатної чисельності, що унеможливлює розгортання роботи центру реставрації постраждалих документів внаслідок пожежі 2003 року.

Рівень пожежної захищеності більшості архівних приміщень не відповідає нормативним вимогам. Планові показники 2005 року з встановлення пожежної сигналізації в архівах виконано лише на 68%.

Не забезпечує гарантованої збереженості документів Національного архівного фонду рівень захищеності архівних будівель і сховищ. Незважаючи на певний поступ у забезпеченні центральних архівів охороною, лише третина із 72 будівель державних архівів забезпечено постами позавідомчої охорони. Системи охоронної сигналізації мають близько 50 архівних будівель, але лише третина із них підключена до центральних пультів спостереження. Загалом охоронною сигналізацією обладнано тільки половина із 511 сховищ державних архівних установ. Планові показники 2005 року з установлення охоронної сигналізації виконано лише на 78%.

Невідкладного вирішення потребує також проблема оснащення архівних приміщень сучасними системами вентиляції і кондиціювання повітря, новітніми технічними засобами для дезінсекції, дезінфекції, знепилювання документів. Нагальними є питання біозахисту документів і засобів їх зберігання, а також відновлення документів із біоушкодженнями, виникнення яких зумовлюється постійним порушенням температурно-вологісного режиму в архівосховищах.

В умовах існуючої тенденції до зростання ризику виникнення надзвичайних ситуацій різного ступеня, що зумовлено загальним станом матеріально-технічної бази архівних установ, природними та іншими чинниками, особливого значення набуває вирішення питання щодо збільшення обсягів страхового копіювання документів Національного архівного фонду. Загальний перелік справ, на які мають бути створені страхові копії, включає 2,5 млн. од. зб. Створення страхового фонду унікальних і особливо цінних документів неможливо без відновлення діяльності лабораторій з виготовлення мікрофільмів, сучасного обладнання і високоякісних матеріалів, достатньої кількості фахівців. На сьогодні через відсутність коштів для заміни технічно зношеного і морально застарілого обладнання переважна більшість страхових копій виготовляється лише завдяки участі державних архівів у міжнародних проектах.

Загальний стан захищеності архівних установ, послаблення контролю за дотриманням вимог охоронного режиму уможливлює безконтрольний доступ до архівних документів та їх викрадення. За фактом масштабної крадіжки з фондів ЦДІАЛ відкрито кримінальну справу, встановлюються особи, причетні до вчинення злочину. У ході суцільного перевіряння наявності документів у цьому архіві виявлено відсутність 421 справи у 70 із 700 перевірених фондів. Частину викрадених справ було конфісковано у приватних колекціонерів під час проведення оперативних заходів у містах Києві і Львові, 52 справи повернуто архіву. Серед конфіскованих архівних документів також виявлено документи, що походять із фондів Держархіву Львівської області. За цим фактом ведеться розслідування. З метою з'ясування обсягів можливих втрат в архіві проводиться суцільне перевіряння наявності документів.

У 2005 році скоєно 2 крадіжки у відділі ЦДАМЛМ у Плютах, викрадено художні полотна, музейні експонати. Встановлено факт зникнення чотирьох справ у Держаархіві Миколаївської області. За цими фактами розпочато слідство.

Таким чином, катастрофічний стан матеріально-технічної бази архівних установ, спричинений недостатнім фінансування архівної сфери, створює серйозну загрозу збереженості документів Національного архівного фонду.

Формування Національного архівного фонду.
Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств,
установ і організацій

Архівні установи України у 2005 році в цілому забезпечили поповнення Національного архівного фонду документами з сучасної історії України.

У 2005 році на постійне зберігання надійшло 736671. од. зб., у тому числі: 359769 од. зб. управлінської документації; 7641 од. зб. науково-технічної документації; 13486 од. зб. кіно-, відео-, фото-, фонодокументів; 2796 од. зб. (та 38014 документів) особового походження, 352979 од. зб. з особового складу ліквідованих підприємств установ, організацій різних форм власності.

У 2005 році основну увагу було приділено прийманню документів органів державної влади та інших центральних установ: до ЦДАВО надійшло 12, 6 тис. справ від 25 фондоутворювачів, серед яких Верховна Рада України, Міністерство фінансів УРСР, Міністерство юстиції УРСР, Міністерство народної освіти УРСР, ЦВК (документація з виборів Президента України 2004 ) тощо.

У прийманні на державне зберігання науково-технічної документації основна роль належала ЦДНТА, який прийняв на державне зберігання 7128 од. зб.

У минулому році продовжувалося планомірне приймання на державне зберігання кіно-, фото-, фоно-, відео документів. ЦДКФФА прийняв 76% всіх кінодокументів, 86% фоно і 33% фотодокументів. На постійне зберігання надійшли кінодокументи від державної науково-педагогічної бібліотеки України ім. О. Сухомлинського за 70-80-ті роки ст.; фотодокументи від Укрінформу, фонодокументи від Національної радіокомпанії України; відеодокументи 1-го Національного телевізійного об'єднання та Телерадіокомпанії "Київ".

Провідне місце в комплектуванні документами особового походження належало ЦДАМЛМ, що прийняв 12,8 тис. документів видатних діячів літератури і мистецтва України, з них із-за кордону надійшли фонди українського фотохудожника Володимира Бродського (Німеччина), українського письменника Ігоря Шведова (Росія), українського поета, перекладача, літературознавця Івана Світличного (США), геолога Любові Дражевської (США).

Значно перевиконали планові завдання з приймання управлінської документації державні архіви Запорізької, Луганської областей, з приймання документів особового походження - державні архіви Донецької, Херсонської та Хмельницької областей, з приймання науково-технічної документації - Держархів м. Севастополя, з приймання фотодокументів - Держархів Донецької області, з приймання відеодокументів - державні архіві Донецької та Херсонської областей.

Архівні установи забезпечили надходження на постійне та тимчасове зберігання комплексу документації з виборів Президента України. На державне зберігання прийнято від територіальних комісій 4649 од. зб. постійного зберігання. Від штабів кандидатів в Президенти, партій та партійних осередків надійшло 1721 од. зб. управлінської документації. З метою забезпечення джерельної бази із сучасної історії України архівісти застосовували нетрадиційні методи комплектування - ініціативне документування бурхливих подій Помаранчевої революції. Громадянське суспільство, народжене Майданом, створило цілий масив нових видів документації - агітаційні листівки, звернення, плакати, графіті, політичний фольклор, політична карикатура, поезія, потужні ресурси Інтернету, аудіовізуальні документи. Власними силами архівістів зібрано 1614 од. зб. агітаційної документації, 1717 од. зб./421 од. обл. фотодокументів, 97 од. зб./15 од. обл. фонодокументів, 275 од. обл. відеодокументів та 25 од. зб./54 обл. Інтернет-ресурсів. Активна робота щодо ініціативного документування подій, пов'язаних із виборами, була проведена ЦДКФФА, ЦДАГО, Держархівом м. Києва, держархівами Житомирської, Закарпатської, Запорізької, Полтавської, Тернопільської, Хмельницької областей.

Усі ці документи описано і з них створено цікаві архівні колекції.

Набутий досвід архівних установ з ініціативного документування подій, пов'язаних з виборами Президента України та Помаранчевої революції, було узагальнено Держкомархівом і підготовлено методичні рекомендації з організації збирання, експертизи цінності, фондування та описування документів.

Розпочато укладання нових списків юридичних та фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду, а також списків юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, відповідно до Основних правил роботи державних архівів України та методичних рекомендацій Держкомархіву.

Експертно-перевірні комісії державних архівів схвалили описи на 420695 справ управлінської документації, що перевищує планові показники на 65 відсотків, та погодили описи на 483710 справ з особового складу. Погоджено також 11498 номенклатур справ установ-джерел комплектування і 2204 номенклатур справ установ, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду.

Значно перевиконали планові показники з схвалення описів справ на управлінську документацію державні архіви Вінницької, Луганської, Харківської, Черкаської областей.

На підставі проведеної архівними установами експертизи цінності документів з Національного архівного фонду вилучено 11358 справ.

У 2005 році було посилено керівництво і контроль за роботою архівних, діловодних, експертних служб установ - джерел кломплектування архівів. Держкомархів перевірив роботу ЕПК ЦДАВО, стан роботи з джерелами формування Національного архівного фонду та джерелами комплектування Держархіву Полтавської області.

Архівні установи використовували організаційні форми комплексних, тематичних і контрольних перевірок. Було проведено 3529 комплексних перевірок, 2488 - тематичних, 2204 - контрольних. Значна робота проведена у цьому напрямку державними архівами Полтавської, Житомирської, Кіровоградської, Запорізької, Луганської, Харківської, Черкаської областей. За результатами перевірок про факти порушень правил зберігання та обліку документів інформувалися керівники відповідних підприємств, установ, організацій.

З метою поліпшення організаційно-правового стану архівних підрозділів і експертних комісій установ-джерел формування Національного архівного фонду архівними установами протягом минулого року було погоджено 5026 положень про архівні підрозділи, 5538 положень про ЕК, 1637 інструкцій з діловодства.

Крім цього, було погоджено 630 положень про архівні підрозділи, 727 положень про ЕК, 264 інструкцій з діловодства установ, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду.

Проведення цих організаційно-методичних заходів сприяло поліпшенню стану архівної справи й організації діловодства на підприємствах, установах, організаціях. Так, 82,6% установ-джерел формування Національного архівного фонду, які передають документи на державне зберігання, мають погоджені з ЕПК номенклатури справ, ними впорядковано і внесено до описів понад 4 млн. 354 тис. справ постійного зберігання (66,3% від їх загальної кількості) та понад 17 млн. 549 тис справи з особового складу (58,% від їх загальної кількості).

Окремі приміщення для зберігання документів мають 55% установ; кількість штатних працівників, збільшилась у порівнянні з 2004 роком на 132, 5 особи.

З метою надання організаційно-методичної допомоги підконтрольним установам архівні установи провели 1445 нарад і семінарів з працівниками архівних підрозділів, членами експертних комісій, діловодних служб. Державні архіви областей беруть участь у постійно діючих семінарах з діловодства й архівної справи, які організовано при державних архівах, а також центрах підвищення кваліфікації, вузах. Проводяться індивідуальні консультації для представників підприємств, установ, організацій усіх форм власності. Протягом року архівні установи активно продовжували впровадження, пропаганду і популяризацію архівного законодавства, інших нормативно-правових актів з архівної справи та діловодства, а також національних стандартів (ДСТУ 4163-2003, ДСТУ2732:2004).

Значну роботу проведено щодо забезпечення зберігання соціально значущих документів громадян. У регіонах України функціонує 462 трудові архіви (з них 97 є юридичними особами) та 18 приватних архівів. Збільшенню кількості трудових архівів сприяло розпорядження Президента України від 13 квітня 2005 року № 957 "Про невідкладні заходи щодо збереження національних архівних цінностей України". У 2005 році було створено 110 трудових архівів. На сьогодні трудові архіви зберігають 1050439 справ з особового складу та 340834 справ тимчасового зберігання. У трудових архівах працює 366 штатних працівників.

На засіданні колегії Держкомархіву було схвалено досвід Державного архіву Вінницької області щодо організації збереженості соціально значущих архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду і рекомендовано для використання державним архівам областей.

Для забезпечення зберігання документів ліквідованих підприємств, установ, організацій архівним відділам райдержадміністрацій та міських рад виділено 2578 м2 додаткових площ.

Разом з тим, в сфері формування Національного архівного фонду та організації зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій не вдалося подолати низку негативних тенденцій та усунути недоліки.

Через відсутність вільних площ в архівосховищах майже не комплектуються державні архіви Донецької, Закарпатської, Івано-Франківської, Тернопільської, Хмельницької областей.

Не виконали планові завдання з приймання управлінської документації ЦДАГО, держархіви Закарпатської, Харківської областей, з приймання фотодокументів - Держархів Львівської області.

Загострюється проблема щодо приймання на державне зберігання кіно-, фоно-, фото-, відеодокументів. Обсяги приймання цих документів щорічно зменшуються.

Архівні установи недостатньо приділяють увагу організації приймання документів особового походження. Так, не планують приймання цих видів документів державні архіви Закарпатської, Луганської, Львівської, Чернівецької областей.

Не завершено упорядкування зібраних документів з виборів Президента України в ЦДКФФА, ЦДАМЛМ, держархівах Волинської, Запорізької, Рівненської, Чернігівської областей.

У 2005 році не вдалося вирішити проблему щодо передавання на державне зберігання документів, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ, організацій понад встановлені роки. На сьогодні кількість справ, що зберігаються в архівних підрозділах понад встановлені роки, складає понад 1 млн. 658 тис. У 2005 році їх кількість у порівнянні з 2004 роком збільшилася на 35 тис. (або на 2%). Найбільша кількість справ, що зберігається в архівних підрозділах понад встановлені роки, в Харківській (понад 320 тис.), Київській (понад 178 тис.), Луганській (127 тис.) областях.

Спостерігається тенденція до зменшення джерел формування Національного архівного фонду, які передають документи до державних і комунальних архівів. За станом на 01.12 2005 кількість установ - джерел комплектування управлінською документацією становить 34781. У порівнянні з 2000 роком їх кількість зменшилася на 12 відсотків.

Не забезпечено облік юридичних і фізичних осіб - власників документів Національного архівного фонду. Поза увагою архівістів залишаються історичні, краєзнавчі, меморіальні музеї, бібліотеки, громадські об'єднання, релігійні організації, більшість підприємств, установ, організацій, заснованих на приватній формі власності, а також власники приватних архівних зібрань.

Недостатньо активно здійснюється підготовка та затвердження нових списків юридичних та фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду, а також списків юридичних осіб, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду.

Остаточно не вирішена проблема зі створення мережі трудових архівів. Їх кількість є недостатньою для забезпечення зберігання соціально значущих документів. Так, не створено жодного трудового архіву в Івано-Франківській області, по одному архіву функціонує в Львівській та Рівненській областях. Архівні відділи райдержадміністацій і міських рад у 2005 році, як і в попередні роки, у великих обсягах здійснювали приймання документів з особового складу від ліквідованих підприємств, установ і організацій. Так, у минулому році до архівних відділів держадміністрацій і міських рад надійшло майже 342 тис. документів з особового складу, що складає 62 відсотки від загальної кількості прийнятих справ. У порівнянні з 2004 роком ця цифра збільшилася на 10 відсотків. Це спричиняє завантаженість архівосховищ і унеможливлює приймання на постійне зберігання документів Національного архівного фонду. Найбільші надходження документів з особового складу до архівних відділів Дніпропетровської, Донецької, Луганської, Одеської областей.

Використання інформації документів
Національного архівного фонду

У звітному році значною мірою зросла ефективність інформаційної діяльності державних архівних установ, головним завданням якої є забезпечення доступу користувачів до ретроспективної документної інформації. Плановані показники по всіх напрямках використання інформації документів перевищено майже вдвічі.

Органам державної влади, місцевого самоврядування та іншим зацікавленим установам та організаціям державні архіви направили 807 інформаційних документів. Найбільш активними в ініціативному інформуванні були ЦДНТА, держархіви Вінницької, Херсонської та Черкаської областей, архівні установи низової ланки Вінницької, Дніпропетровської, Одеської, Харківської, Херсонської, Хмельницької областей. Особливо слід відзначити ЦДНТА, який підготував і надіслав протягом року 50 інформацій, архівні відділи райдержадміністрацій Одеської, Херсонської, Хмельницької областей.

У порівнянні з минулим роком спостерігалося незначне зростання кількості тематичних запитів, загальний показник яких у 2005 році становить 21.087 запитів, з яких 16.425 виконано з позитивним результатом. Найбільше таких запитів виконано ЦДАВО, держархівами в Автономної Республіки Крим, Донецької, Дніпропетровської, Запорізької, Львівської, Тернопільської, Харківської та Черкаської областей.

Основна тематика запитів стосувалася підтвердження факту виділення земельних ділянок обласним, районним та міським установам та організаціям, зміни в адміністративно-територіальному устрої регіонів, утворення місцевих установ та організацій.

У минулому році дещо змінилася тематика соціально-правових запитів. Передусім простежується тенденція зменшення запитів колишніх остарбайтерів, розкуркулених чи репресованих осіб (або їх нащадків), а також незначне зменшення, у порівнянні з 2004 роком, запитів щодо підтвердження трудового стажу та розміру заробітної плати. Продовжує зростати кількість запитів щодо підтвердження права власності на нерухоме майно, значно більше надійшло запитів від іноземних громадян щодо витребування довідок про участь у бойових діях у складі груп радянських військ, що діяли на території іноземних держав.

Упродовж 2005 року державні архіви отримали 311.050 запитів соціально-правового характеру, що практично на 100 тис. перевищує плановані показники. З них розглянуто 304.649, на 238.263 запити надано позитивну відповідь. Найбільше навантаження минулого року припало на ЦДІАК, Держархів в Автономній Республіці Крим, держархіви Вінницької, Волинської, Донецької, Івано-Франківської, Луганської, Львівської, Одеської, Чернівецької областей, м. Севастополя. ЦДАВО, ЦДАГО, Держархів в Автономній Республіці Крим, держархіви Вінницької, Волинської, Дніпропетровської, Закарпатської, Львівської, Одеської, Полтавської, Рівненської, Тернопільської, Харківської, Хмельницької областей, м. Києва дали позитивні відповіді переважній більшості громадян, які звернулися до них.

До архівних установ низової ланки в Автономній Республіці Крим, Вінницької, Дніпропетровської, Івано-Франківської, Київської, Луганської, Львівської, Миколаївської, Одеської, Рівненської, Харківської, Херсонської областей надійшло від 8 до 19 тис. запитів соціально-правового характеру.

Велика кількість запитів соціально-правового характеру, що надійшла до Держархіву Львівської області (22.372 запити, виконано 18.761 запит), пояснюється тим, що поряд із запитами щодо підтвердження трудового стажу, права власності на нерухоме майно, репресії та іншої тематики, цей архів надає відповіді про репатріацію населення у 1944-1946, на початку 1950-х років з території Польщі в Україну та з України до Польщі, довідки про розмір земельних ділянок та нерухоме майно залишене на території України під час примусового виселення.

Основне навантаження з наведення довідок для громадян щодо підтвердження трудового стажу та розміру заробітної плати прийшлося на архівні відділи райдержадміністрацій та міських рад. Звернення громадян зазначеної тематики в цих архівних установах сягає 34% від загальної кількості запитів, у Вінницькій, Дніпропетровській, Запорізькій, Кіровоградській, Луганській, Миколаївській, Одеській, Сумській, Харківській, Херсонській, Чернігівській областях - 50-80%.

Наявні в архівах штати та матеріально-технічна база не дають можливості виконувати запити у встановлений законодавством термін.

З метою удосконалення довідкової роботи, державні архіви областей запроваджують комп'ютерну реєстрацію запитів громадян, ведуть картотеки обліку місцезнаходження документів ліквідованих та реорганізованих установ, складають переліки установ, підприємств і організацій, документи з особового складу яких перебувають на зберіганні в архівах, у правонаступників, органах вищого рівня, місцевих радах та інших установах.

Водночас, 6.401 тис. громадян з різних причин не отримали документального підтвердження на свої запити. Найбільший відсоток негативних відповідей припадає на держархіви Донецької, Запорізької, Івано-Франківської, Одеської, Чернівецької областей, м. Севастополя.

Аналіз стану генеалогічної роботи в державних архівах показав, що 60% архівів проводять її самостійно. У 2005 році на адресу державних архівних установ надійшло 2.111 генеалогічних замовлень, з яких 716 від іноземних громадян. Активно ця робота ведеться в ЦДІАЛ, Держархіві в Автономній Республіці Крим, держархівах Вінницької, Волинської, Дніпропетровської, Донецької, Івано-Франківської, Одеської, Полтавської, Херсонської, Хмельницької, Чернігівської областей.

Значний відсоток негативних відповідей пояснюється відсутністю у замовника необхідних даних, потрібних для початку пошукової роботи або поганим фізичним станом документів (згасаючий текст) і відсутністю джерельної бази в архіві. У таких випадках заявникам обов'язково надається необхідна консультація.

Більшість державних архівів обмежується наведенням довідок про народження, вступ до шлюбу, смерть та документальним підтвердженням інших актів цивільного стану громадян, помилково відносячи цю категорію запитів соціально-правового характеру до генеалогічних замовлень.

Майже половина державних архівів інформує замовників про неможливість проведення досліджень генеалогічного характеру і запрошує їх до читальних залів архівів.

У читальних залах державних архівів за генеалогічною тематикою працювало 669 дослідників, які опрацьовували архівні документи з метою вивчення власної генеалогії або виконували замовлення на генеалогічні дослідження і надавали керівництву архівів нотаріально засвідчені доручення на їх проведення.

Найбільша кількість проведення генеалогічних досліджень через читальні зали спостерігається в ЦДІАК, Держархіві в Автономній Республіці Крим, державних архівах Донецької, Житомирської, Київської, Черкаської, Харківської та Херсонської областей. Найменша кількість користувачів, що займаються генеалогічними дослідженнями, зареєстрована в читальних залах держархівів Вінницької, Закарпатської, Івано-Франківської, Миколаївської, Одеської, Сумської, Тернопільської, Хмельницької, Чернівецької областей.

Усі державні архівні установи виконують генеалогічні запити власними силами без посередників. Значно перевиконано планові показники з підготовки виставок документів - 621, з яких кожну третю виставку підготовлено працівниками центральних державних архівів та держархівів областей, мм. Києва та Севастополя. Слід відмітити активну участь в організації та проведенні виставок ЦДКФФА та Держархіву Тернопільської області, працівники яких протягом року підготували понад 20 виставок, а також ЦДАВО, ЦДІАК, ЦДАМЛМ, держархіви Волинської, Закарпатської, Одеської, Херсонської областей, м. Києва. Подальшого розвитку дістала нова форма документальних виставок - Інтернет-виставки, на офіційному веб-сайті Держкомархіву розміщено вже 22 таких виставки.

На виконання заходів з відзначення 60-річчя Перемоги та пам'ятних подій Великої Вітчизняної війни та вшанування пам'яті жертв голодомору в Україні 1932-1933 років усі державні архіви активно включилися у роботу з оприлюднення інформації про ці події за допомогою виставок архівних документів, публікацій у пресі, виступів на радіо та телебаченні. У приміщенні Будинку Уряду демонструвалася документальна виставка "Невідоме обличчя війни", присвячена 60-річчю Перемоги, підготовлена на базі документів ЦДАВО, ЦДКФФА, ЦДАМЛМ. У приміщенні ЦДАМЛМ експонувалася документально-художня виставка "Невідоме обличчя війни: Окупація 1941-1944".

У виставковому залі Успенського собору Національного Києво-Печерського історико-культурного заповідника експонувалася виставка "Православна церква в роки Другої світової війни", де було представлено фото- і кінодокументи з фондів ЦДКФФА.

Під час пленарних засідань-дискусій міжнародної наукової конференції "Друга світова війна: український вимір", що проходила в Інституті історії України НАН України, відбувся показ кінодокументів з фондів ЦДКФФА, присвячених тематиці конференції.

Серед підготовлених протягом минулого року державними архівними установами документальних виставок слід відзначити такі виставки:

" Чехія: сторінки спільної історії ", що демонструвалася у Маріїнському палаці. Виставку відвідали Президент України Віктор Ющенко та Президент Чеської Республіки Вацлав Клаус;

"Автограф української історії. ІХ-XХІ ст.", демонструвалася у м. Варшаві;

"До історії Всеукраїнських з'їздів рад". В експозиції виставки використано копії документів ЦДАВО, ЦДАГО, ЦДКФФА, книжкові видання і листівки НДБ ЦДАУ;

"Фотолітопис: Україна в ООН". Виставка містить близько 30 фотодокументів з фондів ЦДКФФА;

"Громадсько-політична діяльність та літературно-теоретичний спадок В. Винниченка" та "Політична діяльність В. Вінниченка у 1903 - 1906 . за документами Київського жандармського управління та Київського охоронного відділення" - за документами ЦДІАК та ЦДАВО.

З цієї ж нагоди у приміщенні Інституту політичних і етнонаціональних досліджень НАН України експонувалася документальна виставка, присвячена сторінкам життя і діяльності В. Винниченка. На виставці було представлено копії документів ЦДАГО та видання творів видатного письменника, державного і політичного діяча.

З метою забезпечення ефективного розвитку виставкової діяльності державних архівів створено Виставковий центр Держкомархіву і центральних державних архівів.

Державні архіви у 2005 році підготували і провели 553 радіопередачі, 186 телепередач, на сторінках періодичної преси опубліковано 1.447 документальних публікацій. Ці показники значно перевищують планові показники. Найбільш плідно співпрацюють із засобами масової інформації ЦДАВО, ЦДАГО, ЦДІАК, ЦДІАЛ, ЦДКФФА, ЦДАМЛМ, держархіви Автономної Республіки Крим, Вінницької, Волинської, Дніпропетровськї, Житомирської, Одеської, Полтавської, Сумської, Тернопільської, Хмельницької, Черкаської, Чернігівської областей, мм. Києва та Севастополя.

У 2005 році читальні зали архівних установ відвідало понад 21тис. користувачів, найбільша кількість дослідників працювала в читальних залах ЦДАВО, ЦДІАК, ЦДКФФА, держархівів Миколаївської, Полтавської, Сумської, Черкаської областей.

Не вирішено питання щодо осучаснення обладнання читальних залів, оснащення їх новою копіювальною технікою, організації робочих місць з виходом до всесвітньої інформаційної мережі Інтернет. Лише близько 10 відсотків архівів організували у читальних залах робочі місця з виходом в Інтернет. Низька пропускна спроможність читальних залів ЦДІАЛ, ЦДІАК, ЦДНТА, Держархіву в Автономній Республіці Крим, держархівах Закарпатської, Київської, Луганської, Одеської, Чернівецької, Харківської областей.

Більшість державних архівних установ проводять екскурсій та уроки історії з показом документальних фільмів для учнів старших класів та студентів вищих навчальних закладів, особливо слід відмітити роботу в цьому напрямку ЦДІАК та ЦДКФФА.

У 2005 році фонди і справи культурної спадщини України з-за кордону отримали ЦДАВО, ЦДАГО, ЦДІАК, ЦДАМЛМ, держархіви Миколаївської, Рівненської та Херсонської областей.

Протягом року в рамках програми "Архівна Україніка" створенням анотованого реєстру колекцій мікрофотокопій документів із зарубіжних архівів займалися держархіви Вінницької та Херсонської областей. Більшість державних архівних установ не проводили роботу по створенню цих реєстрів через відсутність в архівах мікрофотокопій із зарубіжних архівів.

Не здійснювали ініціативне інформування ЦДАГО, ЦДІАК, ЦДІАЛ, держархіви Закарпатської, Івано-Франківської, Київської, Львівської областей.

Держархів Хмельницької області і досі не розпочав роботу над підготовкою та виданням міжархівного довідника "Документи з історії і культури євреїв в архівах України".

Упродовж 2005 року відбувся певний прорив у такому важливому напрямку діяльності архівів, як видавнича. Минулого року держархіви працювали над підготовкою 165 видань загальним обсягом майже 3 тис. друк. арк. З них упродовж року оприлюднено (в друкованій та електронній формах) 65 видань; над іншими робота продовжується.

Повноформатні збірники документів з об'єктивних причин традиційно випускають УНДІАСД, центральні архіви, які мають кадри досвідчених археографів. Активною була публікаційна діяльність ЦДАГО, який випустив збірник документів "Політбюро ЦК КПУ". Минулого року документальні збірники актуальної тематики видали також держархіви Запорізької області (до 60-річчя Перемоги), Одеської (Голодомори 1921-1922, 1932-1933, 1946-1947 .), Полтавської (історія владних структур), Сумської (Українська революція 1917-1920 .).

Підготовка і видавання довідкової літератури про склад і зміст НАФ минулого року перебували у центрі уваги більшості державних архівів. Це засвідчують безсумнівні досягнення у цій сфері. Видано інтегральний довідник "Архівні установи України", т. 1, який охоплює інформацію про державні архівосховища: центральні, галузеві та місцеві архіви. Друком вийшли два випуски Кінолітопису ЦДКФФА ім. Г. С. Пшеничного, черговий том Путівника ЦДАМЛМ, які стали вже традиційними щорічними виданнями, анотовані реєстри описів держархівів Кіровоградської, Миколаївської та Чернігівської областей. Завершено підготовку Путівника Державного архіву Чернівецької області, т. 1, Анотованих реєстрів описів держархівів Сумської, Черкаської областей, які вже невдовзі побачать світ. Триває підготовка Анотованих реєстрів описів у ЦДІАК, ЦДІАЛ, Держархіві в АРК, держархівах Київської, Львівської, Одеської, Полтавської, Черкаської, Чернігівської областей.

Надзвичайно важливим і перспективним напрямом видавничої діяльності державних архівів поступово стають реєстри метричних книг. Поки що оприлюднена електронна версія реєстру частини колекції метричних книг Державного архіву Хмельницької області; але вже планують підготовку таких довідників держархіви Дніпропетровської області й м. Києва. Це має стати початком реалізації принципово нової програми підготовки довідкових видань у всіх державних архівах.

Видавнича діяльність державних архівних установ поступово стає багатопрофільною. Крім збірників документів, путівників, довідників, архіви видають монографії, збірники наукових статей, різноманітні довідково-інформаційні видання, присвячені малодослідженим сторінкам історії України, актуальним проблемам архівістики. Це монографії про долю Празького архіву української еміграції, партизанський рух та ОУН, історію владних структур, адміністративно-територіальний устрій та місцеве самоврядування, розвиток краєзнавства у регіонах, які були підготовлені фахівцями ЦДАГО, держархівів Вінницької, Миколаївської, Полтавської, Хмельницької областей.

Збільшилася кількість періодичних видань, які випускають державні архівні установи. Крім інформаційного збірника Держархіву Луганської області, журналу "Архівний літопис Донбасу", інформаційного вісника Держархіву Сумської області "Архівіст", минулого року з'явився "Сумський історико-архівний журнал". Разом з тим минулого року не виходили у світ такі оригінальні архівні періодичні видання, як газета "Русалка Дністрова" та інформаційний вісник "Архіваріус", що їх випускав у минулі роки Держархів Тернопільської області.

Важливий крок здійснено у забезпеченні державних архівів такими короткими інформаційними виданнями, як буклети. Упродовж року друком вийшли буклети держархівів Дніпропетровської, Донецької, Чернівецької та Чернігівської областей. Ще 10 архівів, у тому числі ЦДІАК, ЦДКФФА, ЦДАМЛМ, працюють над буклетами. Частину буклетів видано іноземною мовою.

Науково-дослідна і методична робота

Науково-дослідна та методична робота державних архівних установ була направлена на забезпечення пріоритетних напрямків практичної діяльності державних архівних установ.

У 2005 році значна увага приділялася розробці проблем забезпечення збереженості документів НАФ. УНДІАСД спільно із співробітниками Інституту мікробіології і вірусології імені Д. К. Заболотного НАН України проведено мікробіологічне і мікроскопічне обстеження документів ЦДІАК, що мають біологічне ушкодження невідомого походження. За результатами дослідження було підготовлено і видано методичні рекомендації: "Ураження документів плісеневими грибами та заходи з охорони праці під час роботи з ушкодженими документами". Підготовлено також методичні рекомендації щодо реставраційного та консерваційно-профілактичного оброблення документів НАФ, пошкоджених водою.

Розроблялися рекомендації щодо запобігання появі у сховищах жуків-шкідників, а також порядку проведення дезінсекції уражених ними документів; усунення біопошкоджень документів, викликаних неякісними реставраційними матеріалами, вимоги до моніторингу стану збереженості Національного архівного фонду України.

Всього з проблем забезпечення збереженості і обліку документів НАФ державними архівними установами підготовлено 27 методичних посібників.

Завершено розроблення "Схеми класифікації документної інформації в систематичних каталогах держархівів України".

З метою поліпшення якості формування Національного архівного фонду розроблялися нормативні та методичні посібники з експертизи цінності документів. У 2005 році ЦЕПК Держкомархіву схвалила: "Перелік документів, що утворюються в митних органах України, спеціалізованих митних установах та організаціях, із зазначенням строків зберігання", "Перелік судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів", державними архівами областей підготовлено 11 примірних і типових номенклатур справ для однорідних установ районної ланки.

Упродовж 2005  було розроблено ряд важливих тем, продиктованих ключовими подіями нашого часу. Це, зокрема, "Методичні рекомендації щодо укладання зведеного каталогу документів з історії Помаранчевої революції", мета яких зібрати і залучити до наукового обігу документи про події революції. До 60-річчя початку Другої світової війни розроблено "Методичні рекомендації щодо збирання усних свідчень про нацистську окупацію території України під час Другої світової війни" та "Пам'ятка щодо зберігання документів усної історії (про нацистську окупацію території України під час Другої світової війни)".

Працівники Інституту брали участь у розробленні Концепції інкорпорації архівів України в культурно-мистецький та музейний комплекс "Мистецький арсенал".

УНДІАСД здійснювалося також методичне забезпечення підготовки міжархівних довідників: 1-й том довідника "Архівні установи України" (2-е вид.), 2-й том довідника "Реєстр розсекречених архівних фондів", 1-й та 2-й том довідника "Національний реєстр втрачених і переміщених архівних фондів".

Проводилася підготовка до видання енциклопедичного довідника "Архівознавство", міжархівних довідників "Еліта України: Національний реєстр особових архівних фондів", "Зарубіжна україніка в колекціях мікрофільмів державних архівів України".

Інститутом завершено розроблення спільно із Держспоживстандартом України Національного стандарту України "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" (ДСТУ 2732:2004), який набув чинності з 1 червня 2005 

У березні 2005  було погоджено та зареєстровано Стандарт Держкомархіву "Галузева система науково-технічної інформації з архівної справи та документознавства. Структура та основні напрями функціонування. (СОУ 92.5-22892594-001-2004)".

Відповідно до Плану державної стандартизації за темою "Гармонізація міжнародних та європейських стандартів з національними стандартами щодо систем керування якістю" Інститутом розроблено проект Національного стандарту "Інформація та документація. Керування документацією" як відповідник міжнародного стандарту ISO 15489, і затверджено Держспоживстандартом 12.12. 2005 р.

Протягом 2005 року державні архівні установи підготували понад 70 методичних посібників з актуальних питань формування НАФ, експертизи цінності, виконання запитів, перевірок стану діловодства в установах, організаціях, підприємствах та ряд інших.

Зріс науковий потенціал галузі, у складі архівних установ працює 6 докторів і 27 кандидатів наук.

Розв'язанню актуальних проблем кадрового забезпечення архівної системи допомагає відкрита в Інституті заочна аспірантура, у якій зараз навчається 9 осіб та створена спеціалізована вчена рада з правом прийняття до розгляду та проведення захистів дисертацій на здобуття наукового ступеня кандидата історичних наук.

Протягом 2005 року значно активізувалася підготовка дисертацій зі спеціальності документознавство, архівознавство. З цієї спеціальності захищено 8 дисертацій, з них 6 - працівниками архівної галузі.

Водночас у процесі проведення науково-дослідної роботи спостерігалося постійне порушення термінів виконання плану.

Перенесено терміни виконання майже 60 відсотків тем УНДІАСД. З 2001 року не завершено розроблення Типових професійно-кваліфікаційних характеристик працівників архівних установ, два роки триває узгодження з Міністерством культури та туризму Правил роботи музеїв з обліку та організації зберігання документів НАФ, 10 років розробляється посібник "Робота з документами особового походження в державних архівах України".

Міжнародне співробітництво

Минулий рік відрізняються від попередніх значною активізацією міжнародної діяльності Держкомархіву та архівних установ, що позитивно вплинуло на зміцнення вже існуючих зв'язків з архівними установами іноземних держав та міжнародними організаціями в галузі архівної справи, розширенню кола інтересів українських архівістів за кордоном та налагодженню нових зв'язків із зацікавленими у співпраці установами іноземних держав. Зміцнення міжнародних контактів державних архівних установ України сприяє посиленню євроінтеграційних процесів у гуманітарній сфері на шляху нашої держави до Європейського співтовариства.

Упродовж 2005 року Держкомархів України активізував контакти з архівними установами Чеської та Словацької Республік, подальшого розвитку дістали відносини з архівною службою Республіки Сербії і Чорногорії.

У жовтні 2005 року підписано договір про співробітництво між Держкомархівом та Міністерством внутрішніх справ Чеської Республіки, представленим відділом архівного відомства. Досягнуто домовленостей щодо публікації на порталі Держкомархіву електронної версії тритомного довідника з україніки в чеських державних архівах, підготовленого чеськими архівістами та про підготовку і видання тематичних чисел архівних часописів Чехії та України.

Голова Держкомархіву Г. В. Боряк взяв участь у міжнародному форумі "Музей Визвольної боротьби України. Втрати та з нахідки", де виступив із доповіддю на тему: "Проект "Зведений каталог "Празьких архівів": Методика виявлення та реєстрації".

На виконання зобов'язань за Угодою про співробітництво між Державним комітетом архівів України та Архівом Сербії і Чорногорії, а також домовленостей, досягнутих із сербською стороною у 2004 році в Відні (Австрійська Республіка), делегація українських архівістів на чолі з Головою Державного комітету відвідала у жовтні 2006 року м. Бєлград.

У рамках офіційних зустрічей з директором Архіву Сербії і Чорногорії п. Мійомиром Вуячичем проведено робочі наради і консультації з керівництвом державної архівної служби, Державної кінотеки (Національного кіноархіву) та Військового архіву Сербії і Чорногорії. Результатом переговорів стало продовження обома сторонами роботи з виявлення документів з історії народів колишньої Югославії в державних архівах України та з історії України в державних архівах Сербії і Чорногорії, результатом якої має стати видання двомовних довідково-інформаційних видань.

Українська сторона також погодилася опрацювати концепцію спільного видання збірника документів з історії українсько-сербських стосунків на базі Державного архіву Закарпатської області. Сторони розглянули можливість підготовки спільних документальних виставок та організацію взаємовигідного стажування сербських архівістів у центральних державних архівах України.

Завершується робота щодо підписання Угоди про співробітництво з Словацьким Національним архівом.

Укладено Угоду про співробітництво між Спілкою архівістів України та Спілкою архівістів Угорщини.

У рамках домовленостей між угорською та українською державними архівними службами група українських архівістів проходила стажування у м. Будапешті. Угорські архівісти протягом року ознайомилися з досвідом роботи держархівів в Автономній Республіці Крим, Закарпатської, Рівненської та Харківської областей.

У вересні на базі Державного архіву Закарпатської області у м. Ужгороді відбулася Перша українсько-угорська Міжнародна конференція архівістів "Актуальні проблеми створення довідкового апарату архівів та дослідження архівної україніки й архівної гунгаріки".

Держкомархівом та Генеральною дирекцією державних архівів Республіки Польщі у 2005 році конструктивно вирішено питання взаємної реституції культурних цінностей, незаконно переміщених свого часу на територію іншої держави.

Наказом Міністерства культури і туризму України від 29.06.2005 № 430 затверджено персональний склад української частини Міжурядової українсько-польської комісії у справах охорони та повернення втрачених і незаконно переміщених під час Другої світової війни культурних цінностей, до якой включено Голову Держкомархіву України. До групи українських експертів з питань архівної спадщини цієї комісії увійшли Папакін Г. В., начальник відділу Держкомархіву, Музичук О. В., директор ЦДІАК та Пельц Д. І., директор ЦДІАЛ.

У Варшаві у рамках Року України в Польщі відбувся міжнародний семінар "Польсько-українська спільна архівна спадщина".

У липні 2005 року в Держархіві Рівненської області з робочою поїздкою перебував Генеральний Консул Республіки Польща у м. Луцьку Войцех Галонзка.

За Угодою про співпрацю з Державним Архівом у Перемишлі підготовлено та видано у 2005 році польською мовою Путівник по фондах ЦДІАЛ. Керівництво держархівів Львівської та Рівненської областей у ході зустрічі з архівістами Польщі узгодили питання видання та перекладу польською мовою путівників по фондах архівів.

Українські архівісти брали участь у робочих засіданнях українсько-польського семінару з питань повернення культурних цінностей, що проходив у м. Казімєж Дольний (Республіка Польща).

На XI Міжнародній конференції архівів "Colloguia Jerzy Skowronek dedicata" (м. Торунь, Польща) з доповіддю "Окремі питання правового та організаційного забезпечення зберігання аудіовізуальної спадщини в Україні" виступила директор ЦДКФФА Н. О. Топішко.

21-25 вересня на базі ЦДІА України, м. Львів, державних архівів Львівської та Рівненсько областей проходила Шоста загальна конференція Євразійського відділення МРА та чергова зустріч керівників центральних державних архівів України та федеральних архівів Російської Федерації. У зустрічах взяли також участь спостерегачі з Литви та Польщі, директори державних обласних архівів України.

На засіданні 6-ої Загальної конференції ЄВРАЗІКИ заслухано звіт Голови відділення про стан реалізації Плану роботи ЄВРАЗІКИ на 2004-2008 роки та окреслено напрямки роботи над спільною базою даних - "Архівне законодавство країн Євро-Азійського регіону", затверджено нову редакцію Уставу відділення.

Підсумком щорічної зустрічі керівників державних архівних служб України та Росії стало внесення змін та доповнень до Плану спільних заходів Держкомархіву України та Росархіву на 2004-2006 роки.

Розширенню контактів з російськими колегами сприятиме укладений у 2005 році Держархівом м. Севастополя Договір про співробітництво з Уральським державним університетом ім. О. М. Горького (історичний факультет), метою якого є спільні дослідження з історії південних регіонів Росії і України, обмін науковими публікаціями, проведення архівної практики студентів університету та інші спільні наукові заходи.

Вже багато років Держкомархів співпрацює з державною архівною службою Німеччини, представництвом Німецького Червоного Хреста, Об'єднанням Саксонські меморіали. Досягнуто домовленостей щодо підготовки до видання "Зведеного путівника по фондах окупаційного періоду (1941-1944), що зберігаються в архівах України" та реалізації українсько-німецького проекту: "Архіви Айнзацштаба Райхсляйтера Розенберга".

У рамках угоди між Держкомархівом та Об'єднанням Саксонські меморіали реалізується проект "Радянські та німецькі військовополонені та інтерновані".

До співпраці з німецькими колегами долучаються й державні архівні установи. Так, минулого року Держархів в Автономній Республіці Крим спільно з Інститутом Німецьких і Східноєвропейських досліджень та Інститутом культури та історії німців Північносхідної Європи (Геттінген, Німеччина) підготували та презентували видання "Німецьке населення Таврійської губернії. том 2. Анотований тематичний опис справ. Таврійське губернське правління. 1803-1917 . Таврійське відділення Селянського поземельного банку. 1884-1920 ."

ЦДІАЛ розпочав мікрофільмування документів за Угодою з Комітетом допомоги Галицьких німців у м. Штутгарт. У січні 2005 року за участі Посольства США в Україні та на виконання грантових угод Посольства з Держархівом Хмельницької області архівом організовано та проведено міжнародний семінар-практикум з проблем збереження архівних фондів "Архіви та катастрофи".

Гуманітарні проекти з американською благодійною організацією R'fa-aye-nu Society та фундацією "Україна-США" укладено ЦДІАЛ.

У березні 2005 року підписано новий текст Угоди про співпрацю між Держкомархівом України та Меморіальним музеєм Голокосту (США).

На сьогодні уклали Угоди та співпрацюють з Меморіальним музеєм Голокост 8 державних архівних установ. Минулого року внесено зміни до Генеральної Угоди між Дежкомархівом та Генеалогічним товариством Юта (США), якими передбачено перехід до створення страхового фонду цифрових копій. Такі дговори на сьогодні укладено ЦДІАК та Держархівом одеської області.

У 2005 році Держкомархів уклав Угоду про співробітництво з Конференцією з єврейських майнових претензій до Німеччини, США.

Одним з напрямків співробітництва державних архівних установ є виявлення та повернення з-за кордону в Україну фондів та документів культурної спадщини України. Так, до ЦДАВО надійшли передані відділом інформаційно-бібліотечного забезпечення Інформаційного управління Апарату Верховної Ради України документи і матеріали Надзвичайної Конгресової Комісії США "Дослідження голодомору 1932-1933 . в Україні". Зібрання представлено копіями листів, звернень, інформацій, інших матеріалів, що хронологічно охоплюють період 1918-1939 . (усього - 10 папок документів англ. мовою), та аудіозаписами свідчень жертв Голодомору (172 касети).

До ЦДАГО передано із Швейцарії документи за 1943-2003 роки відомого громадського діяча, члена Римського клубу, президента Міжнародного інституту менеджменту Богдана Гаврилишина, з яким архів підписав Угоду про упорядкування і зберігання його архіву.

Професор Олег Грабар (США) передав у дарунок до ЦДІАК мемуари свого діда Миколи Грабара (1852-1924), Голови Київського окружного суду (1904-1912), сенатора (з 1915 ), про події кінця ХІХ - початку ХХ ст. До Державного архіву Рівненської області надійшли документи особового архіву видатного громадського і політичного діяча, організатора УПА Тараса Бульби-Боровця.

Минулого року барон Едуард Фальц-Фейн, нащадок та глава знаменитого роду засновників всеcвітньо відомого заповідника "Асканія-Нова", передав на зберігання до Державного архіву Херсонської області свій родинний архів - понад 6 тисяч документів, що охоплюють період з 1829  до початку ХХІ століття.

Географія та напрямки співробітництва державних архівних установ України з року в рік розширюється, архівісти охоче контактують із зацікавленими у співпраці установами іноземних держав. Так, ЦДІАЛ складено подання до благодійної організації "Hanadiv Charitable Foundation" у Лондоні. У листопаді архів отримав два гранти для покращення забезпечення збереженості документів та створення комп'ютерних баз даних.

Директор ЦДІАК взяла участь і виступила із доповідями на XXV Міжнародній конференції з єврейської генеалогії (США) та на міжнародному симпозіумі "Важливість турецьких архівів з точки зору регіональної та світової історії" (Стамбул, Туреччина).

У жовтні 2005 року під час проведення ХV Міжнародного дня архівів та ХХ конференції Міжнародного інституту архівної науки в Маріборі (м. Трієст, Італія) директора УНДІАСД І. Б. Матяш обрано членом Міжнародного інституту архівної науки.

На жаль, через відсутність у державному бюджеті видатків на фінансування міжнародних заходів Держкомархіву та установ його системи, представники державної архівної служби України не брали участі у черговому засіданні Міжнародної конференції Круглого столу архівів - CITRA-2005, що проходили з 27 листопада по 1 грудня 2005 року в Абу-Дабі, (Об'єднані Арабські Емірати).

Інформатизація галузі

З огляду на відсутність цільового фінансування у галузі вже котрий рік поспіль продовжується "стихійна інформатизація", результатом якої є ситуативні, а не системні зрушення. За базовими показниками (наявність спеціальних підрозділів, обладнання і локальних мереж, доступу до електронної пошти та Інтернету, постійних виділених каналів зв'язку, серверів, власних веб-сайтів і сторінок на веб-сайтах обласних державних адміністрацій) спостерігається поступове нарощування. Так, за 2005 рік на 22% збільшилася кількість одиниць комп'ютерів в архівах. Слід також наголосити, що темпи збільшення кількості комп'ютерів у звітному році нижчі, ніж у попередньому за рахунок того, що почався процес виведення з експлуатації морально застарілої і фізично зношеної техніки і заміна її на сучасну, більш потужну.

Якщо у 2004 р. один комп'ютер припадав на 5,1 працівників, то нині цей показник доведено до 4,2 особи. Водночас такі темпи не можна вважати задовільними з огляду, як на стрімке зростання обсягів інформації в сучасному суспільстві, так і нагальної потреби забезпечити комп'ютером кожне робоче місце. Спеціальні підрозділи із впровадження інформаційних технологій створено лише в восьми архівах, з яких шість є центральними державними архівами.

40 відсотків (188 з 470 наявних) комп'ютерів об'єднано в локальні мережі, що функціонують вже у 22 (рік тому - 17) установах. Але лише в семи з них функціонують сервери, що дає можливість централізованого керування інформацією і перетворює локальну мережу в засіб створення інформаційної системи. У 14 архівах локальні мережі відсутні.

У системі функціонують 9 виділених серверів (3 - в Держкомархіві, 3- в центральних і 3 - в державних архівах Донецької, Хмельницької і Чернігівської областей).

Спостерігається також цілком закономірна кореляція між наявністю фахівців відповідної кваліфікації і оптимальністю витрачання коштів у цій сфері: там, де комп'ютери об'єднані в локальні мережі, купується значно менше периферійного обладнання (принтерів, сканерів тощо), а те, що встановлено, як правило, значно якісніше, надійніше й продуктивніше, його експлуатація (витратні матеріали, обслуговування) коштує значно менше порівняно з дешевими в придбанні, але дорогими в експлуатації, наприклад, струменевими принтерами. У деяких архівних установах, при наявності сучасних комп'ютерів, відсутня мережа, в результаті кількість принтерів дорівнює кількості комп'ютерів, що ніяк не можна назвати оптимальним.

Досі не завершено підключення державних архівів до мережі Інтернет, що передбачено Указами Президента України від 21 липня 1997 року № 663 "Про рішення Ради національної безпеки і оборони України від 17 червня 1997 року "Про невідкладні заходи щодо впорядкування системи здійснення державної інформаційної політики та удосконалення державного регулювання інформаційних відносин", від 14 липня 2000 року № 887 "Про вдосконалення інформаційно-аналітичного забезпечення Президента України та органів державної влади", від 31 липня 2000 року № 928 "Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні", у якому, зокрема поставлено завдання: "завершення підключення до цієї мережі [Інтернет] наукових установ та організацій, навчальних закладів, архівів, бібліотек, музеїв та інших закладів культури, включаючи розташовані у сільській місцевості"). З 37 архівних установ лише 11 мають постійне підключення до Інтернет виділеними каналами зв'язку, 19 архівів - підключено до мережі через телефонний канал, 7 досі не мають ніякого доступу до інформаційних ресурсів мережі Інтернет.

Шість установ мають власні веб-сайти, решта - сторінки на веб-порталі Держкомархіву та сайтах обласних державних адміністрацій.

Абсолютно неприпустимим явищем є відсутність електронної пошти в ЦДНТА, ЦДАМЛМ, державних архівах Вінницької, Житомирської та Київської областей.

Завершується виконання галузевої програми "Архівні фонди України", що передбачає створення електронної версії Центрального фондового каталога. До бази введено 159 522 фондів, що становить 77% із загальної кількості фондів.

За умови збереження таких темпів перший етап галузевої програми - створення локальних сегментів зведеного електронного каталога може бути завершено протягом 2006-2007 . Водночас необхідно констатувати, що відділом інформаційних технологій Держкомархіву забезпечується лише поточний супровід роботи на місцях, натомість не розпочато інтеграцію локальних сегментів до зведеної інформаційної системи.

П'ять архівів не подали жодної інформації про стан інформатизації (державні архіви Волинської, Донецької, Житомирської, Запорізької та Херсонської областей), таким чином наведені показники не є повними.

Фінансова діяльність державних архівних установ

У минулому році спостерігалася тенденція до збільшення фінансування галузі вцілому.

Якщо у 2004 році Державним бюджетом України для архівної галузі було затверджено кошти в сумі 23011,6 тис. грн., то у 2005 році - 40423,8 тис. грн. Це зростання в основному пов'язано з підвищення соціальних виплат працівникам архівних установ.

Із загальної суми коштів, передбачених для галузі у 2005 році, 20,9 млн. або 52% становлять видатки на заробітну плату з нарахуванням. Комунальні послуги та енергоносії - 1862,9 тис. грн., інші видатки на утримання архівних установ - 15744,6 тис. грн., з них 10637,1тис. грн. капітальні видатки, які значно зросли у 2005 році в порівнянні з іншими роками.

Потреба архівних установ, що передбачалася у бюджетних запитах була врахована в Законі України "Про Державний бюджет України" на 73,1% (у 2004  на 49%). При цьому потреба центральних державних архівних установ врахована в більшій мірі, ніж потреби обласних архівів. У 2005 році при потребі держархівів областей коштів у сумі 38 700 тис. грн. затверджено держбюджетом 26 668 тис. грн. або 68% від потреби.

Центральним архівним установам у 2005 році при потребі 18 086 тис. грн. виділено 13 755 тис. грн. або 76% від потреби, профінансовано 100 відсотків.

Незважаючи на те, що у структурі видатків 2005 року питома вага заробітної плати досить висока, вона виявилася недостатньою для здійснення виплат по заробітній платі в повному обсязі, оскільки трьохразове підвищення посадових окладів, що відбулося протягом 2005 року, не було враховано у Державному бюджеті України на 2005 рік.

Середня заробітна плата працівників держархівів областей становила у 2005 році 650 грн., в центральних архівних установах - 556 грн.

З 1 вересня 2005 року введено умови оплати праці працівників архівних установ на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів, що дало можливість підвищити заробітну плату працівникам у середньому на 18-20 відсотків.

Кількісний та якісний склад працівників архівних установ

В державних архівних установах України працює 3081 особа, 55% - державні службовці, 79% всіх працюючих - жінки. Працівники керівного складу і більшість фахівців (75%) мають вищу освіту, частина з них - вищу історичну, історико-архівну, достатню кваліфікацію і професійний досвід, 29 працівників мають почесні звання.

У 2005 році прослідковувалася тенденція омолодження трудових колективів, якщо у 2004 році кількість працівників пенсійного та передпенсійного віку становила 45%, то у 2005 році вже 36%.

Непокоїть і плинність кадрів, у 2005 році звільнилося 16% працівників. Питома вага працівників, стаж роботи в архівній галузі яких становить від 1 до 5 років - 37%, від 6 до 10 років - 17%, понад 30 років в архівних установах працює лише 3,5%.

Держкомархівом та державними архівними установами проводилася робота у справі добору і розстановки кадрів, підвищення їх фахового і освітнього рівня. Працівники, які не мають вищої освіти, залучалися до навчання у вузах.

Підвищення кваліфікації архівістів у сучасних умовах, коли вимоги до їхньої кваліфікації зростають, є одним із нагальних завдань і здійснюється в Інституті підвищення кваліфікації керівних кадрів Національної академії державного управління при Президентові України, Державній академії керівних кадрів культури і мистецтв, у регіональних центрах підвищення кваліфікації державних службовців. Взято участь у навчаннях "Відкритий та конкурсний відбір кадрів для державної служби", організованого в рамках проекту, профінансованого Міністерством Закордонних Справ Республіки Польща та Французької Республіки, в Центрі підвищення кваліфікації державних службовців Навчально-наукового інституту управління Національної академії внутрішніх справ України.

Проводилося вивчення зарубіжного досвіду. У жовтні працівники Держархіву Волинської області вивчали досвід роботи архівів у Республіці Польща в рамках програми Року України в Польщі. Архівісти Держархіву Чернігівської області приймали участь в засіданнях круглого столу молодих архівістів України, Росії і Білорусії в рамках Міжнародного молодіжного фестивалю "Дружба - 2005". Низку заходів з підвищення кваліфікації архівних працівників здійснено у процесі подальшого впровадження Основних правил роботи державних архівів України.

Значна увага приділялася стажуванню з метою виявлення достатнього професійного рівня та ділових якостей для роботи на вакантних посадах.

Підводячи основні підсумки роботи державних архівних установ у 2005 році, можемо констатувати наявність певних позитивних зрушень у нашій діяльності, що спрямована передусім на забезпечення потреб суспільства та держави в ретроспективній архівній інформації, активне сприяння вирішенню соціальних проблем громадян.

На початок
На початок