Електронні документи,
електронні архіви

КЛАСИФІКАЦІЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ ФРН

Рудюк В. В. Класифікація електронних документів ФРН //
Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія: Наук. журнал / Міністерство культури і туризму України, Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв. - Київ, 2005. - №3. - С. 26-31.



Дедалі ширше використання електронних документів вимагає розробки практичної системи їх класифікації - такої, що забезпечуватиме адекватну і зрозумілу передачу змісту документів з метою їх ідентифікації, упорядкованого зберігання та швидкого віднайдення в електронних ресурсах, передбачатиме класифікування і пошук за різними критеріями (відповідно до специфіки електронних пошукових систем), дозволить вільно оперувати електронними документами незалежно від зміни їх типів, видів тощо. На даний час такої класифікації немає ні в Німеччині, ні в Україні. Намагання застосовувати для класифікації електронних документів різні системи, розроблені раніше для паперових форм документів, призводять до хаосу в класифікації та ускладнюють роботу з електронними документами.

Спроба укладання класифікації на матеріалі ФРН зумовлена кількома обставинами: 1) обговорення у німецькій фаховій літературі можливостей застосування для роботи з електронними документами різних класифікаційних систем дає змогу проаналізувати їх переваги і недоліки; 2) у ФРН створено комунікаційні платформи для використання електронних документів, розроблено відповідні стандарти і форми, що є вигідною умовою для класифікації використовуваних на цих платформах електронних документів; 3) класифікація електронних документів Німеччини та України є складового частиною комплексного історико-порівняльного аналізу, мета котрого - оптимізувати процес розвитку електронного документообігу в Україні завдяки врахуванню закордонного досвіду.

Термінологічні зауваження: ведучи мову про класифікацію документів, ми маємо на увазі класифікаційну систему (нім. klassifika-tionssystem), придатну для розподілу документів на класи (класифікування, нім. klassifizieren) і для укладання класифікаційної таблиці; електронні документи, у рамках даного дослідження, - це засоби ділових комунікацій, що створені і функціонують відповідно до німецьких законів про електронні документи, електронний документообіг та електронний цифровий підпис [3; 4; 5].

На початку 1970-х pp., у період підготовки до запровадження електронного документообігу у ФРН, автори концепції створення електронної системи інформаційних банків (Informationsbankensystem) та експерти випробували можливості практичного застосування різних класифікацій, котрі забезпечили б системі гнучкість і динамічність. Результатом тестів стала рекомендація не використовувати в електронній документаційній системі теоре-тико-абстрактні класифікації, оскільки вони для цього непридатні. Натомість було запропоновано винайти класифікацію електронних документів емпіричним шляхом [8].

Період засвоєння електронних технологій у галузі інформації і документації у ФРН (сер. 1970-х - ІІ пол. 1990-х pp.) був присвячений значною мірою створенню І наповненню електронних баз даних (Datenbanken, DB). Відповідним чином склалася традиція класифікувати бази даних (додаток 1) за формою зберігання інформації (типи баз даних. Datenbanktypen) та за її змістом (зміст баз даних, Datenbankinhalle) [9].

Нині інформаційно-документаційні установи ФРН намагаються використовувати для роботи з електронними документами класифікаційні системи, побудовані за різними принципами. Загальної класифікації, створеної спеціально для роботи з електронними документами, у Німеччині немає. Спеціальні дослідження у цьому напрямку не проводились, принаймні фаховим осередкам - наприклад, Товариству з питань класифікації (Gesellschaft fur Klassifikation), Німецькому товариству з питань інформаційної науки та інформаційної практики (Deutsche Gesellschaft fur Informationswissenschaft und Informationspraxis) вони не відомі. Систему класифікації, використовувану для упорядкування та організації доступу до власних фондів електронних документів, продемонстрував лише федеральний архів ФРН. Уявлення про неї можна передати одним фрагментом (Див. додаток 2). Така система, створена спочатку для класифікування паперових архівних документів, має дуже загальний вигляд, подібно до застосованої раніше класифікації баз даних. На наше переконання і на думку німецьких колег, необхідно вдатися до більш детального класифікування об'єктів на документному рівні (Aktenebene), а також модифікувати систему відповідно до сучасної і перспективної структури електронних документів як засобів ділових комунікацій. Для цього потрібно визначити, за яким принципом має бути побудована нова класифікаційна система - з урахуванням сучасної теорії інформаційно-документаційної діяльності у Німеччині.

У використовуваній Федеральним архівом ФРН класифікаційній системі відбито синтетичний принцип класифікування об'єктів, - попри те, що протягом тривалого часу в Європі віддавали перевагу аналітичним класифікаційним системам. Ідеться про різновиди десяткової класифікації (Dezimalklassifikation), коли всі можливі об'єкти класифікації визначено заздалегідь, так званим методом прекомбінації, і розташовано в ієрархічному порядку згори донизу, або від загального до часткового. Нам не вдалося натрапити на жодне ствердне висловлювання в німецькій фаховій літературі щодо можливості використання аналітичної класифікації для роботи з електронними документами, і можна зрозуміти чому.

По-перше, вкрай важко скласти таку систему, придатну для тривалого використання, тобто визначити і розташувати заздалегідь всі класи, котрі вона охоплюватиме. Щоб увести нові об'єкти, інші ознаки розрізнення або способи підпорядкування, потрібно змінювати всю систему. З метою "страхування" від подібних випадковостей укладачі аналітичних класифікаційних систем часто уводять клас типу Інші як допоміжну конструкцію. Застосування такого принципу веде до виникненння нових проблем: І) значення цього класу зрозуміле лише у чіткому протиставленні його іншим класам відповідного класифікаційного ряду і втрачає будь-яку інформативність поза контекстом класифікаційної таблиці; 2) у процесі класифікування об'єктів цей допоміжний клас часто використовується як накопичувач складних або незручних для класифікації випадків, і коли їх стає забагато, знов-таки доводиться переглядати принципи ідентифікації та підпорядкування елементів системи, тобто змінювати її цілком.

По-друге, відношення між електронними документами дуже часто поліієрархічні: один клас підпорядковується кільком. Аналітичні системи, побудовані за ієрархічним принципом, практично непридатні для коректної передачі таких відношень, доводиться використовувати громіздкі допоміжні конструкції - наприклад, дублювання класів на різних рівнях класифікації, укладання коментарів або алфавітного покажчика до класифікаційної таблиці, щоб можна було швидко знайти альтернативні включення. Тому бібліотечні десятичні класифікації вважають найбільш придатними для фізичного упорядкування об'єктів - скажімо, книг, адже матеріальний об'єкт може розташовуватися лише в одному місці.

По-третє, побудована за аналітичним принципом класифікація складна для користувачів-нефахівців: їм важко визначити, за яким критерієм класифіковано і під яким записом класифікаційної таблиці розташовано потрібний їм документ. Так, щоб знайти довготермінове боргове зобов'язання за десятичного класифікацією, користувачеві потрібно зорієнтуватися у десяти рівнях докумен-таційної ієрархії: від основного класу 3 (соціальні науки, право, управління) до підкласу 336.763.311.1 (довготермінові боргові зобо-в 'язання). У німецькій версії десятичної класифікації основному класу б (прикладні науки, медицина, техніка) підпорядковано майже 76 тис. підкласів [11]. Записи у класифікаційних таблицях - особливо на верхніх ієрархічних рівнях - зазвичай розгорнуті вербальні (використання стислих формулювань вимагає уведення додаткових підкласів для поділу елементів за найдрібнішими ознаками), така форма записів не підтримується електронними пошуковими системами [1; 5].

На відміну від аналітичної класифікації, синтетична не визначає класи заздалегідь: об'єкт (документ) ідентифікують, послідовно комбінуючи - "нанизуючи" відповідні ознаки (записи в класифікаційній таблиці), доки з них не утвориться так звана фасеткова формула, що передає цілісне уявлення про об'єкт. Функціональність' такої класифікаційної системи, що за подібність до способу зорового сприйняття комах дістала назви фасетної (Facettenklassifikation), очевидно залежить від ретельного відбору ознак. - у нашому випадку достатніх для якнайповнішої характеристики будь-яких документів, -упорядкованих за групами {фасетами, ти. Facetten). Так, за класифікаційною схемою Федерального архіву ФРН, фасетна формула DG13 означає документи Німецької Демократичної Республіки (D), що стосуються економічних питань (G), видані Міністерством гірничо-рудної, металургійної та калійної промисловості у період з 1966-го по 1990 р. (13) [б].

Перевагами фасетної класифікації, на думку німецьких авторів, найповніше можна скористатися саме при застосуванні її в електронних системах завдяки можливості створення будь-яких комбінацій записів для швидкого класифікування або пошуку об'єктів [1]. Окремі ознаки об'єкта, з яких складається фасетна формула, можна позначати одним словом - це дуже важливо для класифікації, використовуваної у комп'ютерних системах, зокрема, як Інструмент доступу до електронних ресурсів, оскільки у цьому випадку всі означення повинні бути лаконічними І зрозумілими без будь-якого контексту.

Побудовані виключно на принципах синтетичної класифікації системи трапляються рідко, особливо, якщо класифікувати доводиться велику кількість об'єктів з найрізноманітнішими характеристиками. Адже з надмірним збільшенням кількості ознак або їх груп класифікаційна система стає складною для використання та зростає ризик помилок. У такому разі доцільне використання змішаних аналітично-синтетичних систем: групи ознак об'єктів розташовуються в ієрархічному порядку - від найзагальніших ознак до част кових, - ознаки з різних груп можуть комбі-нуватися між собою за синтетичним принци, пом. До змішаних класифікаційних систем належить так звана Colon Classification, що створена передусім для класифікації малих публікацій і так само, як десяткова класифі-кація, претендус на роль універсальної.

Оскільки придатність десяткової класифікації для роботи з електронними документами виявилася сумнівною, фасетні мають тенденцію до надмірного збільшення кіль кості ознак розрізнення, а наша мета - створити гнучку універсальну систему для класифікації невеликих за обсягом документів скористаємося змішаним принципом для спроби класифікації сучасних елеетронних документів у ФРН (див. додаток 3).

Згідно з німецькими фаховими джере лами, електронний документообіг у ФРН базується на трьох комунікаційних платфор мах: E-Government (електронне урядування) E-Business (електронний бізнес), E-Rechtsver kehr (електронні документи правового змісту). E-Government - комунікаційна платформі (нім. Dokumentationsplattfonn) для електронно підтримки процесів державного управління тобто, для обміну електронними документами з використанням можливостей Інтернету. Ця платформа покликана забезпечити широкий доступ до документів та їх проектів на всі; стадіях опрацювання.

У рамках електронного урядуванні розрізняють три комунікативних рівня (Beziehungsebenen): G2G (англ. Government To-Govern-ment) - між владними органами G2B (Government-To-Business) - між державою та суб'єктами економічної діяль ності; G2C (Government-To-Ciuzen) - між органами влади та громадянами, туристами претендентами на отримання дозволу на проживання або громадянство тощо [12 За аналогією з комунікативними рівнями галузі електронного бізнесу пропонуєм увести також рівень G2E (Goverament-Tc Employee, між владними органами та їх службовцями) - для виокремлення потоків документів, призначених для внутрішнього використання у закритих системах (Intranet, Workflow-System та ін.).

Фахівці розрізняють три сфери застосування електронного урядування (Anwendungsbereiche): 1) E-Assistance (електронна підтримка) - надання органами влади інформації про їх послуги і контакти, наприклад, адреси відповідальних працівників з різних питань, можливості отримання освіти, відпочинку тощо, зазвичай така Інформація подана на веб-сайтах органів влади; 2) E-Administration (електронне адміністрування) - контакти із службовцями органів влади за допомогою електронної пошти, обмін електронними документами, наприклад, у процесі стягнення адміністративних зборів або сплати штрафних квитанцій; 3) E-Demokracy (електронна демократія) - електронна підтримка політичних процесів формування громадської думки і прийняття політичних рішень: контакти з політиками, проведення опитувань, надсилання пропозицій щодо змін законодавства, заявки громадян для внесення їх у списки виборців тощо [2; 12]. На нашу думку, такий поділ має теоретичне значення і не є зручним ані для практичного класифікування документів, ані для пошуку документів за цими критеріями; окрім того, не всі передбачені ними документи є засобами ділової комунікації, а належать до електронних публікацій (наприклад, веб-сайти). Тому ми не уводитимемо цей критерій розрізнення до класифікаційної таблиці.

Натомість варто застосувати розрізнення за діапазоном інтересів (Teilbereich), котрі повинна забезпечувати та чи інша комунікаційна платформа. За свідченнями німецьких офіційних джерел [13], інтереси електронного урядування такі: Strassenverkehrszulassungsordnung (реєстрація та дозвіл на експлуатацію транспортних засобів), Fuhrerscheinwesen (видача дозволів на керування транспортними засобами), Steuer und Abgaben (податки і збори), Gewerberecht (виробниче право), Ausbildungs-forderung (надання освітніх послуг). Register-fuhrung (ведення реєстрів), Kindergeld (грошова допомога багатодітним сім'ям), Erziehungsgeld (грошова допомога на утримання дітей).

Наступний критерій поділу - за типами документів (Dokumententyp). На даний момент у нас немає повного уявлення про те, які документи використовуються у системі електронного документообігу ФРН, проте прийнята у Німеччині загальна класифікація типів документів передбачає розрізнення за приводом їх появи (нім. Anlass der Verоffentlichung). Так, можна класифікувати у сфері ведення реєстрів типи документів Handelsregister (реєстр торгових організацій), Grundbuch (земельна книга), Schuldnerverzeichnis (реєстр боржників) та інші, у сфері податкового права -Steuererklаrung, Steueranmeldung, Steuerabkommen (податкова декларація, повідомлення про сплату податку, податкова угода) тощо.

Остання категорія - вид документа (Dokumentenart) - дає змогу класифікувати конкретні одиниці документації, наприклад, різні види податкових декларацій (Einkommenssteuer - податок на доходи, Korperschaft-ssteuer - податок з організацій, Gewerbesteuer -податок з промислових підприємств) або документи для ведення актів громадянського стану (Geburtsanzeige - свідоцтва про народження, Todesanzeige - свідоцтво про смерть).

Німецькі фахівці схиляються до думки, що на платформі E-Government повинен відбуватися документообмін з усіма установами та організаціями державного підпорядкування: адміністраціями федеральних земель, комунами, медичними та освітніми закладами, підприємствами тощо. Для електронного документообігу у сфері приватного підприємництва призначена комунікаційна платформа E-Business.

E-Business у контексті інформації і документації позначає адміністрування за допомогою електронних каналів - передусім з використанням протоколів і технологій Інтер-нет - у сфері (приватної) економіки [2; 14].

Кількість комунікативних рівнів у рамках електронного бізнесу остаточно не визначена. Найдетальніша схема з тих, що нам відомі, така: В2В (Business-To-Business, підприємство - підприємство), В2С (Business-To-Consumer, підприємство - споживач), B2G (Вusiness-To-Government, підприємство - владний орган), В2Е (Business-To-Employee, підприємство - співробітники), С2С (Consumer-To-Consu-mer, споживач - споживач). Деякі автори вважають за доцільне увести подальший поділ - наприклад, C2G на означення документних комунікацій між споживачами і владними органами, проте такі відносини передбачені комунікаційною платформою E-Goverbment і, на нашу думку, не повинні дублюватися; інші позначення не дістали широкого визнання.

Ділові і, відповідно, документаційні процеси у сфері електронного бізнесу, поділяються на внутрішні (англ. E-Procurement -адміністрування) та зовнішні (E-Commerce -електронна комерція та ін.). Відтак уведемо до класифікаційної таблиці на рівні поділу на діапазони електронні документи для забезпечення управлінської діяльності (Verwaltungs-geschafte) та торгових операцій (Handelsgeschаfte). Окремий рівень - фінансова документація (Finanzen), оскільки у цьому діапазоні використовуються форми документів, що підлягають особливому обліку і звітності.

Поділ на типи уможливлює класифікування типів документів, використовуваних як у внутрішній, так в зовнішній сфері елект-роннного бізнесу: запити, нагадування, замовлення (Anfragen, Mahnungen, Bestellungen), угоди (Vertrage), рахунки, платіжні і кредитні документи (Rechnungen, Einzahlungen, Gutschriften) тощо. Тип "каталоги", хоча він використовується у системі комунікацій сфери електронного бізнесу, слід зараховувати до публікацій, і до таблиці електронних документів як засобів ділової комунікації, на нашу думку, включати не варто.

Поділ на види, на підставі відомих нам електронних документів сфери електронного бізнесу ФРН, може бути таким: за типом "запити, нагадування, замовлення" - запит щодо можливості придбання (Verfugbarkeit-sanfrage), відповідь на запит щодо можливості придбання (Verfugbarkeitsantwort), нагадування про необхідність сплати за послуги (Zahlungserinnerung), попереднє замовлення (Vorbestellung); за типом "угоди" -угода про партнерство (Partner-schaftsvertrag), угода про купівлю (Kaufvertrag), угода про першочергове право придбання (Vorkaufvetrag); за типом "рахунки, платіжні і кредиті документи" - рахунок за телекомунікаційні послуги (Telekommunikatibnsrechmmg).

Е-Rechtsverkehr має у німецькій фахові літературі подвійне тлумачення: як електронна юстиція (Е-Justiz) та електронне уряду вання (E-Government) у вузькому розумінні тобто електронне забезпечення управлінських функцій адміністративних органів. Оскільки останні функції включено у класифікаційнії таблиці до комунікаційної платформи Е Government, у нашій класифікації E-Rechtsverkehr означатиме комунікаційну платформу призначену для обміну електронними доку ментами правового змісту (судові, нотаріаль ні документи).

У рамках електронної юстиції передбачено поділ на два комунікативних рівня; "юридична установа - клієнт" (використаємо умовне позначенння J2C, англ. Justice-To-Consumer) та "клієнт - юридична установа" (C2J, Consumer-To-Justice).

Діапазон інтересів електронної юстиції лежить у площині цивільного права (Zivilrecht) та публічного права (оffentliches Recht). Проте, цей поділ здається нам занадто загальним. Для більшої конкретики і зручності пошуку окремих документів пропонуємо застосувати поділ за судовими інстанціями (Verwaltungsgericht - адміністративна судова установа, Finanzgericht - фінансова судова установа, Sozialgericht - соціальна судова установа, Registergericht - реєстрова судова установа), на необхідності регулювання електронного документообігу з котрими у літературі наголошено окремо, та увести категорію "нотаріат" (Notariat) для виокремлення групи документів особливого правового значення.

Типи електронних документів, якими оперують інстанції наведених вище рівнів, різноманітні. Наприклад, одна з функцій нотаріальних контор - засвідчувати документи (Beglaubigung - засвідчення), а суди отримують і пересилають в електронному вигляді скарги (Klage) та рішення (Urteil).

Класифікування окремих видів документів у сфері електронної юстиції проблематичне оскільки можливості електронного документообміну у цій сфері обмежені. Суди ФРН зобов'язані використовувати технології електронного підпису та кодування документів, що пересилаються електроними каналами. Для цього отримувач також повинен мати відповідний електроннний ключ, проте лише мізерна частка комунікантів мають його. Відтак наведемо для прикладу лише два види електронних документів, що ними оперують нотаріальні контори: засвідчення підпису (Unterschriftsbeglaubigung) та засвідчення копії документа (Abschriftsbeglaubigung).

Зважаючи на те, що німецька фахова література па даний час визнає неспроможність висвітлити всі форми електронної документації в розмаїтті ділових відносин між різними суб'єктами права, ми не претендуємо на всеосяжність поданої класифікації. Проте, на нашу думку, класифікаційна таблиця містить найважливіші критерії поділу, спільні для документів усіх електронних комунікаційних платформ, а відтак дає досить цілісне уявлення про структуру і сфери використання електронних документів у ФРН.


Використана література

На початок
На початок