Таблиця 6

Облік документів архівів та створення довідкового апарату до них

№ п/п Види робіт Одиниця виміру Норма часу у робочих днях Норма виробітку на один робочий день Зміст роботи
1 2 3 4 5 6
6.1 Ведення поточного обліку документів архівів організацій (комплексна норма)        
6.1.1. загальнодержавного рівня   3-5 - Внесення змін у список фондів, книгу обліку надходжень і вибуття документів, до аркушів і карток фондів; ведення карткового покажчика фондів, реєстру описів, справи фонду
6.1.2. обласного (Автономної Республіки Крим) рівня   2-3 - Те саме
6.1.3. міського та районного рівня   1-2 - Те саме
6.2. Складання статистичних звітів про організацію зберігання документів Національного архівного фонду України в організаціях (форма № 4)        
6.2.1. загально-державного рівня звіт 3 - Внесення відомостей про умови зберігання, обсяг і склад архівних документів, склад науково-довідкового апарату до них і кадри архіву
6.2.2. обласного (Автономної Республіки Крим) рівня звіт 2 - Те саме
6.2.3. міського та районного рівня звіт 1 - Те саме
6.3. Каталогізація документів        
6.3.1. Переглядання описів з метою відбору справ для каталогізації стаття опису - 1400 Вивчення опису для відбору справ на подокументну та поодиничну каталогізацію
6.3.2. Складання карток за заголовками в описах картка - 60 Переглядання опису, анотування змісту однієї або групи однорідних справ, написання картки за встановленою формою
6.3.3. Складання тематичних карток при груповому описуванні однорідних справ опису картка - 20 Переглядання описових статей опису, визначення однорідних справ опису; складання картки за встановленою формою
6.3.4. Виявлення документів за справами справа - 12 Поаркушне переглядання справи із вкладанням закладок на документи, які підлягають каталогізації
6.3.5. Складання карток на виявлені документи        
6.3.5.1. на управлінську, науково-технічну документацію картка - 25 Анотування змісту документа на картці встановленої форми
6.3.5.2. алфавітних картка - 100 Поаркушне переглядання справ, винесення на картки за встановленою формою прізвищ, імен та по батькові, географічних назв, назв організацій тощо
6.3.5.3. дублетних картка - 70 Написання другого примірника картки, тотожного оригіналові
6.3.6. Редагування каталожних карток картка - 260 Літературне редагування анотації; уточнення повноти та правильності викладеної інформації, уніфікація тексту, виправлення неточностей
6.3.7. Об'єднання карток картка - 100 Визначення ідентичності карток, перенесення пошукових даних документів на одну картку
6.3.8. Індексація каталожних карток картка - 140 Аналіз анотації на картці, визначення індексу відповідно до схеми класифікації, проставлення його на картці
6.3.9. Систематизація карток систематичного каталога        
6.3.9.1. тематичних картка - 360 Групування карток відповідно до класифікаційної схеми, за індексами, рубриками, підрубриками та хронологією
6.3.9.2. алфавітних картка - 720 Групування карток за прізвищами, іменами та по батькові, за алфавітом, далі за загальноприйнятою схемою іменного та географічного каталогів
6.3.10. Включення карток до систематичного каталога        
6.3.10.1. тематичних картка - 235 Включення відсистематизованих карток у каталог з дотриманням визначеної схеми розташування карток усередині індексів відповідно до рубрик та підрубрик
6.3.10.2. алфавітних картка - 470 Включення відсистематизованих карток до каталогу за алфавітом прізвищ, імен та по батькові
6.3.11. Написання розділювачів для каталогів розділювач - 90 Формулювання назв логічних ступенів поділу понять, заповнювання роздільника та проставлення на ньому індексу, розміщення роздільника у каталозі
6.4. Приймання карток на вхідні та вихідні документи картка - 1000 Приймання карток, розміщення їх у шафах або на стелажах
6.5. Складання фондових оглядів машино-писний аркуш - 2 Вивчення відомостей про склад і зміст документів одного фонду, визначення схеми побудови огляду, написання тексту
6.6. Складання тематичних оглядів машино-писний аркуш - 2 Вивчення відомостей про склад і зміст документів одного або кількох фондів з певної визначеної теми, визначення схеми побудови огляду, написання тексту


Таблиця 7

Забезпечення збереженості документів архівів

№ п/п Види робіт Одиниця виміру Норма часу у робочих днях Норма виробітку на один робочий день Зміст роботи
1 2 3 4 5 6
7.1. Контроль температурно-вологісного, світлового режимів зберігання документів, протипожежного стану архівосховища   3-5 днів на рік на архівосховище - Регулярні вимірювання температури та відносної вологості повітря за допомогою контрольно-вимірювальних приладів; систематичне перевіряння правильності їхніх показників, визначення вологості в архівосховищі відповідно до психрометричної таблиці, запис показників, регулювання температурно-вологісного режиму за допомогою кондиціонерів, вентиляторів, провітрювання приміщення, зволоження повітря; забезпечення захисту документів від впливу світла;нагляд за станом засобів пожежогасіння, охоронної та протипожежної сигналізації
7.2. Дотримання санітарно-гігієнічного режиму зберігання документів   4-12 днів на рік на ар-хіво-схо-вище - Знепилення картонажів з документами, стелажів і приміщень архівосховищ за допомогою пилососа не рідше одного разу на рік. Систематичне прибирання архівосховища не рідше одного разу на місяць
7.2.1. Знепилення справ, картонажів, в'язок, стелажів        
7.2.1.1. без вилучення справ картонаж - 150 Знепилення поверхні картонажу, в'язки, стелажа за допомогою пилососа або вологої ганчірки
7.2.1.2. із вилученням справ справа - 150 Знепилення поверхні картонажу, в'язки, стелажа, вилучення справ із картонажів; протирання поверхні кожної справи сухою ватою або м'якою ганчіркою; розміщення справ у картонажі, картонажів на стелажах
7.3. Розміщення документів у архівосховищах        
7.3.1. Вертикальне розміщення справ на стелажах справа - 900 Розміщення справ за номерами опису, справи
7.3.2. Формування в'язок справ        
7.3.2.1. які підлягають включенню до Національного архівного фонду справа - 300 Групування справ за номерами, написання на ярлику назви та номера фонду, опису, справи, в'язки, прикріплення ярлика до шпагату, перев'язування справ, розміщення в'язок на стелажах
7.3.2.2. які не підлягають включенню до Національного архівного фонду справа - 400 Групування справ у в'язки, написання на ярлику року, назви структурного підрозділу, терміну зберігання, прикріплення ярлика до шпагату, розміщення в'язок на стелажах
7.3.2.3. які не підлягають зберіганню справа - 600 Групування справ у в'язки, перевірка наявності справ
7.3.3. Картонування справ справа - 300 Розміщення справ у картонажах за номерами, проставлення архівного шифру на картонажі, написання на ярлику назви фонду, номера опису, справи; промазування ярликів клеєм та наклеювання на картонаж, розміщення картонажів на стелажах
7.3.4. Перекартонуван-ня справ справа - 280 Розв'язування картонажів (в'язок), розміщення справ у картонажах за номерами, проставлення архівного шифру на картонажі, розміщення на стелажах
7.3.5. Розміщення в'язок і картонажів картонаж, в'язка - 150 Розміщення в'язок і картонажів за номерами справ
7.3.6. Переміщення справ всередині архівосховищ картонаж, в'язка - 100 Переміщення справ у межах архівосховища; внесення змін до топографічних покажчиків
7.3.7. Топографування        
7.3.7.1. ведення постелажних топографічних покажчиків картка - 55 Заповнення картки покажчика за встановленою формою із зазначенням місця зберігання фонду або його частини; систематизація карток
7.3.7.2. ведення пофондових топографічних покажчиків картка - 60 Заповнення картки за встановленою формою на кожний фонд із зазначенням місця його зберігання, систематизація карток за номерами фондів
7.4. Перевіряння наявності та фізичного стану справ справа - 250 Звіряння облікових документів фонду, встановлення їхньої повноти, звіряння показників; перевіряння наявності та фізичного стану справ за місцем зберігання, звіряння статей опису з описанням справ на обкладинках, візуальний огляд справ, звіряння фактичної наявності справ із підсумковими записами в описі, розшук справ, заповнення аркуша перевіряння наявності та стану справ за встановленою формою
7.5. Оформлення результатів перевіряння наявності, фізичного стану справ та їхнього розшуку акт 1 - Підготовка за встановленою формою актів та аркушів перевіряння наявності, стану справ та організації розшуку відсутніх справ, відмітка в описі та справі фонду про закінчення перевіряння
7.6. Перевіряння правильності повернення на місце зберігання справ, описів після користування ними од. зберігання - 300 Звіряння записів у книзі обліку видачі справ з фактичною наявністю справ на місцях зберігання, уточнення місця розташування справ за покажчиками, перевіряння правильності повернення справ
7.7. Вилучення справ, що виділені до знищення справа - 175 Вилучення справ, включених до акта, звіряння їхніх пошукових даних з актом, формування в'язок, переміщення справ до спеціального приміщення для зберігання документів, що не підлягають зберіганню, контроль за навантаженням та вивезенням справ, оформлення документів, які засвідчують знищення справ
7.8. Організація палітурних робіт   2 дні на рік - Укладання договору щодо проведення палітурних робіт, замовлення необхідних матеріалів
7.9. Відбір, підготовка, передавання справ для оправлення, їхнє поверенення справа   - 80 Підбір справ за картками або описом, складання списку справ, які підготовлені до оправи, виймання справ, звіряння пошукових даних із заголовками справ та описом, підкладання, за необхідністю, чистого аркуша, аркуша користування документами, передавання справ для оправлення, повернення справ, перевіряння якості оправлення, вкладання справ у картонажі


Таблиця 8

Користування документами архівів

№ п/п Види робіт Одиниця виміру Норма часу у робочих днях Норма виробітку на один робочий день Зміст роботи
1 2 3 4 5 6
8.1. Інформування організацій, виконання запитів організацій і громадян        
8.1.1. Підготовка інформаційних листів інформац. лист 5 - Ознайомлення із спеціальною літературою, аналіз НДА та документів з теми, виявлення та анотування документів на картках; систематизація карток; підготовка інформаційного листа
8.1.2. Підготовка тематичних переліків документів        
8.1.2.1. обсягом до 0,3 друк. аркуша перелік 4 - Вивчення літератури, НДА та документів за темою; виявлення, відбір та анотування змісту документів на картках; підготовка переліку
8.1.3. Складання передмов до тематичних переліків передмова 1 - Характеристика структури переліку, особливостей описання документів, ступеня повноти висвітлення питань теми, науково-довідкового апарату до переліку
8.1.4. Оформлення тематичних переліків перелік 1 - Складання титульного аркуша, змісту, списку скорочень; нумерація аркушів переліку
8.1.5. Підготовка календарів знаменних дат та подій        
8.1.5.1. без переглядання документів календар на 100 статей 10 - Переглядання календарів минулих років; вивчення літератури, періодичної преси, аналізу НДА архіву; виявлення необхідних відомостей, фіксація їх на картці, систематизація карток за хронологією; написання тексту, робота з редактором
8.2. Виконання тематичних запитів запит 3 - Ознайомлення із запитом, аналіз НДА та документів, виявлення відомостей з теми запиту; складання відповіді на запит
8.3. Тематичне виявлення документів        
8.3.1. в архіві організації справа - 15 Аналіз запиту, НДА, визначення фондів для виявлення документів за запитом, переглядання літератури та описів, поаркушний переглядання справ; підготовка інформаційного документа
8.3.2. у державному архіві справа - 10 Те саме
8.4. Організація виставок документів        
8.4.1. до 25 експонатів        
8.4.1.1. за документами архівів організацій виставка 6 - Визначення фондів; вивчення літератури, аналіз НДА, підготовка тематичного плану, виявлення, відбір документів та ілюстративного матеріалу; анотування документів, їхня систематизація; написання експозиційного плану; складання переліку фондів та видань; організація копіювання документів; виготовлення схем, діаграм; монтаж та художнє оформлення виставки
8.4.1.2. за документами державних архівів виставка 10 - Те саме
8.5. Підготовка та проведення екскурсій по архівах організацій екскурсія 2 - Підготовка плану екскурсії; тексту бесіди; відбір документів для демонстрації під час екскурсії; проведення екскурсії
8.6. Підготовка радіопередач        
8.6.1. тривалістю до 5 хв передача 5 - Написання плану передачі; вивчення літератури, аналіз НДА та документів; підготовка тексту, робота з редактором; технічний запис тексту виступу
8.7. Підготовка телепередач тривалістю до 10 хв передача 8 - Вивчення літератури, аналіз НДА та документів; написання плану передачі; підготовка сценарію; узгодження з телестудією; підготовка дикторського тексту, робота з редактором телестудії, технічний запис передачі
8.8. Підготовка статей для періодичної преси (обсягом 0,5 друк. арк.) стаття 6 - Аналіз літератури за темою, підготовка тематичного плану; виявлення та відбір документів, написання плану та тексту статті, робота з редактором видавництва
8.9. Підготовка тематичних добірок документів (обсягом 1 друк. арк.)        
8.9.1. за документами архівів організацій добірка 8 - Аналіз літератури за темою, написання тематичного плану; виявлення та добір документів, їхнє анотування; підготовка експозиційного плану; складання переліку фондів та видань; організація копіювання документів
8.9.2. за документами державних архівів добірка 15 - Те саме
8.10. Підготовка тематичних альбомів фотокопій документів        
8.10.1. комплект до 30 копій альбом 6 - Аналіз НДА, виявлення, анотування та відбір документів для копіювання, написання плану альбому; монтаж та оформлення альбому
8.11. Виконання запитів соціально-правового характеру        
8.11.1. за документами довідка - 3 Аналіз запиту; визначення фондів для перегляду; аналіз НДА та документів, написання довідки за встановленою формою
8.11.1.1. за кримінальними справами довідка 3 - Те саме
8.11.1.2. про розмір заробітної плати довідка - 1 Те саме*
8.11.2. за картотеками та каталогами довідка - 5 Переглядання картотек та каталогів; виявлення відомостей бібліографічного характеру, написання довідки за встановленою формою
8.11.3. Підготовка відповідей        
8.11.3.1. про відсутність документів у архіві (без переглядання справ) лист - 15 Ознайомлення із заявою, аналіз НДА, підготовка відповіді за встановленою формою
8.11.3.2. про відсутність документів у архіві (із перегляданням справ) лист - 6 Те саме
8.11.3.3. із рекомендаціями про місцезнаходження документів лист - 5 Аналіз запиту та НДА, написання відповіді за встановленою формою з рекомендацією про місцезнаходження документів з теми запиту
8.11.4. Облік та реєстрація запитів соціально-правового характеру запит - 50 Реєстрація запитів у книзі обліку, відмітка про надсилання відповіді
8.12. Видавання справ у тимчасове користування іншій організації та їхнє повернення справа - 60 Аналіз запиту, підготовка справ до видачі, оформлення акта про видачу справ у тимчасове користування та супровідного листа; при поверненні справ - перевіряння аркуша використання документами; відмітка в акті про отримання справ; повернення справ на місце зберігання
8.13. Оформлення користувачів для роботи в архівах організацій користувач - 15 Переглядання листа організації (заяви громадянина) та плану роботи користувача, ознайомлення його з правилами роботи архіву (читального залу) та користування НДА архіву; внесення відомостей до журналу реєстрації користувачів
8.14. Консультування користувачів щодо складу та змісту документів консультація - 12 Консультування про наявність документів у архіву, надання допомоги користувачам у доборі документів (з виявленням відомостей щодо фондів, описів, каталогів, картотек)
8.15. Видавання описів користувачам опис - 70 Ознайомлення із замовленням, добір, видавання описів, приймання описів від користувача та відмітка у замовленні про повернення описів; розміщення описів на місця зберігання
8.16. Видавання справ користувачам справа - 85 Визначення місця зберігання за допомогою облікових документів, вилучення справ, заповнення та розміщення карт-замісників, перевіряння відповідності шифру та заголовків на обкладинках справ та у замовленнях, перевіряння фізичного стану справ, видавання справ. Приймання виданих справ, перевіряння фізичного стану і розміщення справ за місцем зберігання, вилучення карт-замінників
8.17. Ведення журналів обліку користування документами архівів запис - 20 Заповнення журналу за встановленою формою


* Виконуються працівниками фінансової служби повернутися...



Таблиця 9

Передавання документів на державне зберігання

№ п/п Види робіт Одиниця виміру Норма часу у робочих днях Норма виробітку на один робочий день Зміст роботи
1 2 3 4 5 6
9.1. Перевіряння фізичного та санітарно-гігієнічного стану справ, що підлягають передаванню на державне зберігання (див. 7.4.)        
9.2. Оформлення результатів перевіряння наявності, фізичного стану справ та розшуку відсутніх справ (див. 7.5.)        
9.3. Складання довідок про причини відсутності справ довідка 1 - Узагальнення пояснювальних записок із структурних підрозділів про причини відсутності справ і результатів розшуку
9.4. Об'єднання річних розділів описів справ, що підлягають передачі на державне зберігання річний розділ опису 3 - За узгодженням з державним архівом об'єднання річних розділів опису в єдиний, складання титульного аркуша, оформлення єдиного засвідчувального напису і підсумкового запису. Складання єдиного змісту, покажчика та списку скорочень
9.5. Складання єдиних передмов до описів        
19.5.1. загальнодержав-ного рівня передмова 4 - Зведення у єдиний документ відомостей, які знаходилися у передмовах до річних розділів
9.5.2. обласного (Автономної Республіки Крим) рівня передмо-ва 3 - Те саме
9.5.3. міського та районного рівня передмова 1 - Те саме
9.6. Формування в'язок справ справа - 300 Вилучення справ з картонажів, групування справ за номерами, написання на ярлику номерів справ та в'язок; прикріплення ярлика до шпагату, перев'язування справ
9.7. Організація транспортування документів - 1 - Домовленість про транспорт, вантажників, участь у транспортуванні документів, розміщення в'язок за номерами справ на стелажах у державному архіві
9.8. Передавання справ управлінської документації на державне зберігання справа - 260 Передавання справ поодинично, порівнювання заголовків архівних шифрів, крайніх дат документів за описом та на обкладинках справ, передавання опису
9.9. Передавання документів особового походження на державне зберігання документ - 52 Передавання документів поодинично, оформлення передавання документів у встановленому порядку
9.10. Оформлення актів приймання-передавання документів на державне зберігання акт 1 - Підписання акта у керівника організації, доставлення до державного архіву


Таблиця 10

Технічне оформлення робіт

№ п/п Види робіт Одиниця виміру Норма часу у робочих днях Норма виробітку на один робочий день Зміст роботи
1 2 3 4 5 6
10.1. Друкування суцільного текстового матеріалу        
10.1.1. I групи складності машино-писний аркуш - 21 Друкування текстового матеріалу з друкованого або розбірливого рукописного оригіналу без виправлень та вставок у 4-х примірниках з одного боку аркуша форматом А-4 210х297 через 1,5 інтервали, 35-38 рядків по 60 знаків у рядку
10.1.2. ІІ групи складності машино-писний аркуш - 18 Те саме, з друкованого тексту з виправленнями та вставками або нерозбірливого рукописного оригіналу
10.2. Друкування описів, номенклатур справ, переліків документів        
10.2.1. І групи складності машино-писний аркуш - 20 Друкування текстового матеріалу з вертикальним графленням з рукописних оригіналів у 4-х примірниках форматом А-4 210х297 через 1 інтервал
10.2.2. ІІ групи складності машино-писний аркуш - 18 Те саме, з карток
10.3. Звіряння текстів після передруку        
10.3.1. машино-писний аркуш - 40 Звіряння надрукованого тексту з оригіналом, внесення до тексту необхідних виправлень на 4-х примірниках І група складності
10.3.2. ІІ група складності машино-писний аркуш - 25 Те саме, з виправленнями та вставками або нерозбірливим рукописним оригіналом
10.4. Звіряння описів, номенклатур справ, переліків після друкування        
10.4.1. заголовок - 250 Звіряння друкованого тексту з оригіналом, внесення до тексту необхідних виправленьна 4-х примірниках на управлінську, творчу, науково-технічну документацію
10.4.2. на особові справи заголовок - 350 Те саме
10.5. Складання рукописних описів, номенклатур справ, переліків заголов-ок, стаття - 60 Переведення карткових документів на листові
10.6. Оправлення справ справа - 15 Складання аркушів, пробивання 3-4 проколів шилом або сверління отворів для прошиття та закріплення ниток вузлом, обклеювання корінців


НАСТАНОВИ
щодо застосування Примірних норм
під час планування роботи архівів організацій архівів

Примірні норми мають на меті у першу чергу допомогти працівникам архівів організацій (далі - архівів) правильно планувати й обліковувати роботу, що виконується *. Планування роботи архіву доцільно здійснювати у листопаді поточного року, а у грудні план повинен бути представлений на затвердження керівництву організації.

Планування роботи починається з визначення основних завдань архіву у наступному році, що випливають з рішень щодо архівної справи і ведення діловодства органів державної влади; наказів і розпоряджень установ вищого рівня та керівництва організації; а також настанов відповідного державного архіву. Потім визначається бюджет робочого часу на рік. Бюджет робочого часу одного працівника складається з кількості робочих днів у році мінус кількість робочих днів чергової й додаткових відпусток, мінус 7% загального бюджету робочого часу на можливу непрацездатність. Загальний бюджет робочого часу всіх працівників архіву дорівнює сумі бюджетів кожного з них.

Виходячи з основних завдань архіву та бюджету робочого часу, складається план з визначенням конкретних видів робіт. Форма плану наведена у додатках. Для полегшення процесу підготовки плану використовується схема розділів Примірних норм, що відповідають основним напрямам роботи архівів організацій.

Кожний розділ плану містить перелік видів робіт, що будуть здійснювати протягом року. В кінці кожного розділу залишається декілька резервних пунктів на випадок проведення видів робіт, що не передбачені планом. З кожного виду робіт визначається їхній обсяг (наприклад, кількість справ, що підлягають науково-технічному опрацюванню, передаванню на державне зберігання, видаванню справ тощо), що фіксується у графі 4 плану. Обсяг окремих видів робіт, наприклад, складання планів і звітів, проведення нагляду за температурно-вологісним режимом не може бути визначеним кількісно, тому їхня трудомісткість виражена тільки витратами бюджету часу, що фіксується у графі 5 плану.

Після визначення обсягів робіт вираховується відповідно до Примірних норм бюджет часу, необхідний для виконання запланованого обсягу кожного виду роботи. Бюджет часу визначається шляхом поділу обсягу роботи, що планується, на норму виробітку, а тих видів робіт, що розраховуються за нормами часу - шляхом множення обсягу робіт на відповідну норму часу.

У графі 6 плану фіксуються строки виконання робіт конкретизовані за датами, назвами місяців чи кварталів. Наприклад, складання положення про архівний підрозділ (у разі його відсутності) - на перший квартал. Термін "протягом року" може вживатися тільки щодо таких видів робіт, строк проведення яких не може бути заздалегідь визначеним, наприклад, видача довідок, участь у засіданнях ЕК тощо.

Графа 7 плану заповнюється тільки у тому разі, коли в архіві працює два чи більше працівників.

У Додатку 1 подано приклад плану роботи архіву організації на рік, в штаті якого два працівника.

У Додатку 2 - приклад плану роботи архіву організації на рік, де відповідальна за архів особа працює 30 % річного рабочого часу.

Звіт про виконання річного плану складається за аналогічною формою з доповненням видів робіт, що виконані поза планом **.


* Загальні вимоги до планів архівів викладені у розділі 10 "Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій" повернутися...

** Відповідно до пункту 10.6 "Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій"

На початок
На початок