Додаток 1

ПРИМІРНИЙ ПЛАН РОБОТИ АРХІВУ ОРГАНІЗАЦІЇ НА РІК
(штатна чисельність працівників - 2)

Назва організації
План роботи архіву
на ________ рік
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник організації
Підпис (ініціали, прізвище)
Дата
Кількість працівників - 2
Загальний бюджет робочого часу - 460
7% часу на тимчасову непрацездатність - 32
№ п/п Види робіт Норми виробітку (часу) Обсяг роботи Бюджет часу Строк виконання Виконавець Примітка
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Організаційна робота            
1.1. Розроблення положення про архів організації (на підставі типового) 4 дні 1 4 січень керівник архіву  
1.2. Розроблення посадових інструкцій працівників архіву 3 дні 2 6 січень керівник архіву  
1.3. Розроблення положення про експертну комісію організації (на підставі типового) 4 дні 1 4 січень керівник архіву  
1.4. Складання річного плану роботи архіву та індиві-дуальних планів працівників на рік план архіву- 3 дніпрацівника- 0,5 дня   4 грудень керівник архіву  
1.5. Складання звітів про виконання річного плану роботи архіву та звітів працівників за рік звіт архіву - 4 дні працівника- 1 день   6 грудень керівник архіву  
1.6. Участь у службових нарадах одне засідання - 0,5 дня 10 5 протягом року керівник архіву  
1.7. Підготовка питань на розгляд керівництва (проект наказу про ЕК, доповідна записка про стан архів-ної справи в організації тощо) 4 дня на одне питання 2 8 січень-травень керівник архіву  
1.8. Підготовка виступів на засіданнях колегії, нарадах 3 дні на виступ 3 9 протягом року керівник архіву  
1.9. Підвищення фахового рівня працівників архіву 10 днів на рік на кожного працівника 2 20 протягом року керівник архіву, працівник  
1.10. Надання консультацій для працівників структур-них підрозділів 6 консультацій на день 120 20 протягом року керівник архіву, працівник  
1.11. Перевіряння стану роботи з документами у струк-турних підрозділах (від 20 до 30 справ) 0,5 дня на один структурний підрозділ 4 2 серпень керівник архіву  
1.12. Консультування з усіх питань діяльності архіву- у державній архівній установі

по телефону

0,5 дня на одну консультацію

20 консульта-цій на день

6

40

3

2

протягом року

протягом року

керівник архіву, працівник
керівник архіву, працівник
 
1.13.       5     Проведення видів робіт, непередбачених планом
2. Участь у складанні номенклатури справ            
2.1. Надання методичної допомоги структурним під-розділам у складанні номенклатури 50 статей на один день 1000 20 жовтень-листопад керівник архіву, працівник  
2.2. Участь у контролі за впровадженням номенклату-ри справ у структурних підрозділах 0,5 дня на один структу-рний підрозділ 10 5 січень-лютий керівник архіву, працівник  
2.3.       3     Проведення видів робіт, непередбачених планом
3. Експертиза цінності документів            
3.1. Організація роботи ЕК (підготовка засідань, участь в роботі, ведення і оформлення протоколів) 3 дні на одне засідання 2 6 червень-листопад керівник архіву  
3.2. Проведення експертизи наукової і практичної цін-ності документів:
  • з поаркушним переглядом документів
  • без поаркушного перегляду документів

 

20 справ

105 справ

 

160

600

 

8

6

 

лютий-квітень

лютий-квітень

 

керівник архіву, працівник

керівник архіву, працівник

 
3.3. Складання акта про виділення про знищення до-кументів, що не підлягають зберіганню 30 позицій 60 2 грудень працівник  
3.4. Формування в'язок справ, що не підлягають збері-ганню 600 справ 1200 2 грудень працівник  
3.5. Організація вивезення справ для знищення 300 справ 1200 4 грудень працівник  
4. Підготовка і приймання справ до архіву            
4.1. Надання методичної і практичної допомоги працівникам структурних підрозділів у підготовці описів справ постійного, тривалого зберігання, з особового складу 25 справ 400 16 лютий-травень керівник архіву, працівник  
4.2. Складання графіку передавання справ із структурних підрозділів до архіву з 16 до 30 структурних підрозділів - 2 робочих дні 1 2 січень керівник архіву  
4.3. Приймання справ від структурних підрозділів 100 справ 400 4 лютий-травень працівник  
4.4.       4     Проведення видів робіт, непередбачених планом
5. Науково-технічне опрацювання документів            
5.1. Науково-технічне опрацювання справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, сформо-ваних у діловодстві, з поаркушним переглядом документів, нумеруванням і перенумеруванням аркушів у справах 4 400 100 червень-жовтень керівник архіву, працівник  
5.2. Складання рукописних зведених описів на документи
  • постійного зберігання
  • з особового складу
  • тривалого зберігання

 

 


60
60
100

 

 



250
50
100

 

 


4
1
1

 

 


жовтень
жовтень
жовтень
керівник архіву, працівник Представлення описів у державний архів не пізнше 10 листопада
5.3. Складання доповнень до історичної довідки за період від 1 до 5 років - 4 дні   4 жовтень керівник архіву  
5.4. Складання передмови до опису справ постійного зберігання за період від 1 до 5 років - 5 днів   5 жовтень керівник архіву  
5.5. Складання списку скорочень та змісту до опису справ постійного зберігання 1   1 жовтень керівник архіву  
5.6. Звіряння описів і передмов 25 аркушів 75 3 жовтень керівник архіву  
5.7. Оформлення описів 1 день на один опис 3 2 жовтень керівник архіву  
5.8. Організація палітурних робіт (оформлення договору на проведення робіт, замовлення матеріалів тощо) 2 дні на рік   2 вересень керівник архіву
5.9. Відбір, підготовка, передавання справ для оправлення та їхнє повернення 80 справ 400 5 вереснь-жовтень працівник  
5.10.       9     Проведення видів робіт, непередбачених планом
6. Облік документів архіву та створення довідкового апарату до них            
6.1. Ведення поточного обліку документів (внесення змін у книгу обліку надходжень і вибуття докумен-тів, карток фондів, ведення карткового покажчика фондів, реєстру описів)     5 протягом року керівник архіву  
6.2. Складання статистичного звіту про організацію зберігання документів НАФ в організації (форма № 4)     3 листопад керівник архіву Не пізніше 1 грудня надсилається до дер-жавного архіву
7. Забезпечення збереженості документів            
7.1. Проведення нагляду за дотриманням температурно-вологісного режиму, станом засобів пожежегасіння в архівосховищі 5 днів на рік на одне архівосховище   5 протягом року працівник  
7.2. Проведення санітарних днів 1 раз на місяць   12 останній понеділок місяця керівник архіву, працівник  
7.3. Картонування справ 300 400 2 листопад працівник  
7.4. Розміщення картонажів 150 150 1 листопад працівник  
7.5. Перевіряння нумерації аркушів справ, що видаються користувачам 5000 аркушів 100000 20 протягом року працівник  
7.6.       2     Проведення видів робіт, непередбачених планом
8. Користування документами архіву            
8.1. Виконання запитів соціально-правового характеру 3 запити в день 80 27 протягом року керівник архіву, працівник  
8.2. Виконання тематичних запитів 3 дні на один запит 2 6 протягом року керівник архіву  
8.3. Оформлення користувачів 15 користувачів 45 3 протягом року працівник  
8.4. Видавання справ користувачам
  • для роботи в архіві
  • для роботи в структурних підрозділах

 

60 справ

50 справ

 

120

600

 

2

12

протягом року

 

працівник

працівник

 
8.5.       2     Проведення видів робіт, непередбачених планом
9. Підготовка і передавання справ на державне зберігання            
9.1. Перевіряння наявності документів 250 справ 824 4 лютий керівник архіву  
9.2. Формування в'язок 300 справ 824 3 травень працівник  
9.3. Передавання справ на державне зберігання 260 справ 824 3 травень керівник архіву Згідно з графіком дер-жавного архіву пере-давання справ у ІІ кварталі
  На можливу непрацездатність     32      

Керівник архіву        Підпис       Розшифрування підпису


Додаток 2

ПРИМІРНИЙ ПЛАН РОБОТИ АРХІВУ ОРГАНІЗАЦІЇ НА РІК
(відповідальна за архів особа працює
30 % річного робочого часу)

Назва організації
План роботи архіву
на ________ рік
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник організації
Підпис (ініціали, прізвище)
Дата
Робота в канцелярії - 171 роб. дн.
Робота в архіві - 69 роб. дн.
№ п/п Види робіт Норми виробітку (часу) Обсяг роботи Бюджет часу Строк виконання Примітка
1 2 3 4 5 6 7
1. Організаційна робота          
1.1. Розроблення положення про архів організації (на підставі типового) 2 дні 1 2 січень  
1.2. Розроблення положення про експертну комісію організації (на підставі типового) 2 дні 1 2 січень  
1.3. Складання річного плану роботи архіву план архіву - 0,5 дня 1 0,5 грудень  
1.4. Складання звіту про виконання річного плану роботи архіву звіт архіву - 0,5 дня 1 0,5 грудень  
1.5. Консультування з усіх питань діяльності архіву
  • у державній архівній установі
  • по телефону

 
0,5 дня на одну консультацію

20 консультацій на день

 
2

40

 
1

2

 
протягом року

протягом року

 
1.6. Надання консультацій для працівників структурних підрозділів 6 консультацій на день 30 5 протягом року  
2. Участь у складанні номенклатури справ          
2.1. Надання методичної допомоги структурним підрозділам у складанні номенклатури 50 статей на один день 200 4 листопад  
2.2.       1   Проведення видів робіт, непередбаче-них планом
3. Експертиза цінності документів          
3.1. Організація роботи ЕК (підготовка засідань, участь в роботі, ведення і оформлення протоколів) 2 дні на одне засідання 1 2 вересень  
3.2. Проведення експертизи наукової і практичної цінності документів
  • з поаркушним переглядом документів
  • без поаркушного перегляду документів

 25 справ

105 справ

100

300

4

3

лютий-березень

лютий- бере-зень

 
4. Підготовка і приймання справ до архіву          
4.1. Надання методичної і практичної допомоги працівникам структурних підрозділів у підготовці описів справ постійного, тривалого зберігання, з особового складу 25 справ 50 2 лютий- березень  
4.2. Складання графіку передавання справ із структурних підрозділів до архіву до 15 структу-рних підрозді-лів - 1 роб. день 1 1 січень  
4.3. Приймання справ від структурних підрозділів 100 справ 50 2 квітень  
5. Науково-технічне опрацювання документів          
5.1. Організація науково-технічного опрацювання справ постійного збері-гання та з особового складу за 5 років силами працівників державного архіву   300 5 травень-жовтень Представлення опи-сів у державний архів не пізнше 5 жовтня (за планом державного архіву)
5.2. Організація палітурних робіт     1 серпень  
5.3. Приймання справ після завершення робіт з науково-технічного опрацю-вання документів, що проведуть працівники державного архіву 300 305 1 вересень  
5.4.       1   Проведення видів робіт непередбаче-них планом
6. Облік документів архіву та створення довідкового апарату до них          
6.1. Складання статистичного звіту про організацію зберігання документів НАФ в організації (форма № 4) 1 1 1 листопад Не пізніше 1 грудня надсилається до державного архіву
6.2.       3 листопад  
7. Забезпечення збереженості документів          
7.1. Проведення санітарних днів 1 раз у квартал   4    
7.2. Перевіряння нумерації аркушів справ, що видаються користувачам 5000 аркушів 45000 9 протягом року  
7.3.       1   Проведення видів робіт, непередбаче-них планом
8. Користування документами архіву          
8.1. Виконання запитів соціально-правового характеру 3 запити в день 10 3 протягом року  
8.2. Видавання справ користувачам
  • для роботи в архіві
  • для роботи в структурних підрозділах
60 справ

50 справ

60

300

1

6

протягом року  
8.3.       1   Проведення видів робіт, непередбаче-них планом
9. Підготовка і передавання справ на державне зберігання          
9.1. Перевіряння наявності документів 250 справ 180 1 листопад  
9.2. Формування в'язок 300 справ 180 1 листопад  
9.3. Передавання справ на державне зберігання 260 справ 180 1 листопад Згідно з графіком державного архіву передавання справ не пізніше 25 листопада
9.4. Оформлення акта приймання-передавання документів на державне збе-рігання 1 акт 1 1 листопад  
  Всього     69    

Відповідальний за архів       Підпис        Розшифрування підпису

Дата


СПИСОК ЗАКОНОДАВЧИХ, НОРМАТИВНИХ АКТІВ ТА
МЕТОДИЧНИХ ПОСІБНИКІВ

1. Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" від 24 грудня 1993 р. № 3815-ХІІ // Відомості Верховної Ради України. - 1994. - № 15. - Ст. 86.

2. Наказ Держкомархіву України "Про затвердження правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій" від 16 березня 2001 р. № 16 // Офіційний вісник України. - 2001. - № . - Ст. .

3. Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" від 17 жовтня 1997 р. № 1153 // Офіційний вісник України. - 1997. - № 43. - Ст. 50.

4. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення: ДСТУ 2732-94. - К.: Держстандарт України, 1994.

5. Документи з паперовими носіями. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги: ГСТУ 55.001-98. - К., 1998.

6. Наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України "Про затвердження типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи і організації" від 16 жовтня 1995 р. № 47 // Архіви України. - 1996. - № 1-3. - С.110-112.

7. Наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України "Про затвердження типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи і організації" від 13 березня 1996 р. № 9 // Архіви України. - 1996. - № 1-3. - С.112-114.

8. Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ / УДНДІАСД. - К., 1997.

9. Типові норми часу і виробітку на основні види робіт з управлінською документацією та документами особового походження на паперових носіях, що виконуються державними архівними установами / УДНДІАСД. - К., 1997.

10. Межотраслевые методические рекомендации по разработке нормативных материалов для нормирования труда в непроизводственных отраслях народного хозяйства. - М., 1988.

11. Архівістика: Термінологічний словник. - К., 1998.

На початок
На початок