ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Головного архівного
управління України
від 11листопада 1999 р.
№ 67

ЗАРЕЄСТРОВАНО
в Міністерстві юстиції України
29 листопада 1999 р.
за № 816/4109

ПОРЯДОК
здійснення централізованого державного обліку документів
історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном,
та документів іноземного походження,
що стосуються історії України

  1. Цей порядок, розроблений відповідно до ст. 17 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", визначає здійснення централізованого державного обліку документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.
  2. Централізованому державному обліку підлягають усі види зазначених документів з паперовою основою, плівковими та іншими носіями незалежно від форм власності.
  3. Виявлення документів здійснюється:
    - на підставі міжвідомчих міжнародних угод про співробітництво в галузі архівної справи;
    - в процесі дослідницької роботи працівників державних архівних установ у архівах за кордоном;
    - у ході тематичного виявлення інформації про документи, що стосуються історії України, на бібліографічному рівні (вивчення науково-інформаційних та науково-довідкових видань).
  4. Роботу щодо виявлення та обліку зазначених документів здійснюють центральні державні архіви, галузеві державні архіви, державні архівні установи Автономної Республіки Крим, державні арх1. Цей порядок, розроблений відповідно до ст. 17 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", визначає здійснення централізованого державного обліку документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.
  5. Документи, виявлені під час закордонних відряджень або за довідниками та іншими науково-інформаційними виданнями, описуються на картках централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки встановленого зразка (додаток).
  6. Документи, а також копії архівних документів, у тому числі на правах оригіналу, юридичних та фізичних осіб, що надійшли з-за кордону на підставі міжнародних угод про співробітництво в галузі архівної справи, шляхом придбання на аукціоні, тендері, за договорами купівлі-продажу, дарування, за заповітом, підлягають фондуванню, описуванню та державному обліку згідно з чинним законодавством.
  7. Картки централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки складаються у двох примірниках. Один примірник облікової картки постійно зберігається в державній архівній установі за місцем її складання.

    Другий примірник облікової картки державні архівні установи разом із ідомостями про зміни у складі та обсязі фондів подають до Головархіву країни, який створює банк даних "Зарубіжна архівна україніка" (далі - АУ). Картки цих документів повинні мати у правому верхньому куті позначку "ЗАУ".

  8. Керівництво та контроль за централізованим державним обліком документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, здійснює Головархів України через Центральний фондовий каталог (далі - ЦФК).
  9. Картки в ЦФК ведуться окремо для кожного центрального державного архіву, Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державного архіву області, міст Києва та Севастополя.
  10. Цей Порядок може бути застосований також у процесі виявлення документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, якщо таке виявлення здійснюється, представниками інших установ, підприємств і організацій та громадянами.

Додаток
до п. 5 Порядку здійснення
централізованого державного
обліку документів
історико-культурної спадщини,
що знаходяться за кордоном,
та документів іноземного походження,
що стосуються історії України


Картка централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки

1. Країна 2. Назва архіву, його належність 3. Шифр документа
     
     
     
4. Дата створення документа 5. Заголовок документа 6. Назва фондоутворювача
     
     
     
     
     
7. Обсяг одиниці обліку 8. Джерело надходження 9. Мова документа
     
     
     
     
10. Короткий зміст документа
 
 
 
 
 
 
11. Правовий статус документа 12. Умови доступу до документа
   
   
13. Умови репродукування 14. Фізичні характеристики
   
   
15. Примітки 16. Посада, підпис укладача картки, дата та місце складання
   
   
   
   

На початок
На початок