Державна архівна служба України

НАКАЗ

23.05.2001

м. Київ № 45

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву України від 16 травня 2001 р. "Про стан матеріально-технічної бази державних архівних установ"
   

  1. Оголошується до виконання рішення колегії Державного комітету архівів України від 16 травня 2001 р. "Про стан матеріально-технічної бази державних архівних установ".
  2. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Голови Державного комітету Г. В. Боряка.

Голова Державного комітету
Р. Я. Пиріг


РІШЕННЯ
колегії Державного комітету архівів України

від 16 травня 2001 р.

Про стан матеріально-технічної бази
державних архівних установ

Заслухавши та обговоривши доповідь начальника відділу зберігання та обліку НАФ Держкомархіву України Г. П. Рижкової, колегія констатує, що стан матеріально-технічної бази державних архівних установ зумовлюється рівнем їх бюджетного фінансування. У зв'язку з його недостатністю впродовж останніх років на потреби матеріально-технічного забезпечення держархіви використовують кошти, отримані за надання платних послуг, а також спонсорську допомогу.

Додаткові можливості для вирішення цих питань надаються Програмою збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000-2005 роки та аналогічними регіональними програмами. За рахунок коштів, передбаче них Програмою збереження для оснащення технічними засобами бібліотек та архівів загальнодержавного значення, центральні державні архіви отримали цього року комп'ютерну та копіювальну техніку. У ході реалізації регіональних програм у Держархіві при Раді міністрів Автономної Республіки Крим і ряді держархівів областей придбано комп'ютери, необхідне обладнання й витратні матеріали для консерваційно-реставраційних робіт і мікрофільмування, здійснено ремонт приміщень.

Вирішення низки питань, спрямованих на зміцнення матеріально-технічної бази архівів, передбачено розпорядженнями облдержадміністрацій, прийнятими відповідно до Розпорядження Президента України від 2 вересня 2000 р. "Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи".

Активізувалася робота щодо забезпечення новими та додатковими приміщеннями архівів низової ланки, оснащення їх архівосховищ стелажним обладнанням тощо.

Разом з тим, загальний рівень матеріально-технічної оснащеності державних архівних установ не відповідає сучасним вимогам. За винятком Держархіву Дніпропетровської області, що стабільно фінансується на зміцнення матеріально-технічної бази з державного і місцевого бюджетів, державні архівні установи або отримують незначні суми бюджетних коштів для вирішення окремих найнагальніших питань, або ж зовсім не одержують таких надходжень. Зростаючий дефіцит бюджетного фінансування спричинює поглиблення негативних процесів, які створюють загрозу збереженості Національного архівного фонду. Не вирішено питання про централізоване зберігання копій страхового фонду документів НАФ. Через відсутність коштів лишається незавершеним будівництво споруд держархівів Київської, Тернопільської областей і м. Севастополя. У поточному році кошти на відновлення будівельних робіт передбачено лише в бюджеті м. Севастополя. Повільно здійснюється реконструкція та облаштування приміщень, наданих держархівам Закарпатської, Івано-Франківсь кої областей та Кам'янець-Подільському міськархіву. Відповідного фінансового забезпечення для освоєння отриманих наприкінці минулого року приміщень потребують держархіви Чернівецької області та м. Києва. Основні масиви документів держархівів Закарпатської, Одеської, Харківської та Чернівецької областей тривалий час зберігаються у вкрай несприятливих умовах. У незадовільному технічному стані перебувають споруди 9 державних архівів.

Проблема забезпеченості відповідними приміщеннями архівів низової ланки - архівних відділів райдержадміністрацій і міськархівів - також лишається актуальною. У 12 областях приміщення 29 архівів підлягають заміні як непридатні для зберігання документів; приміщення 78 архівів у Автономній Республіці Крим і ряді областей потребують капітального ремонту; у восьми областях 26 архівів мають пічне опалення.

Невідкладного вирішення потребує проблема розширення площ архівосховищ. Повністю вичерпано резерви площ для поповнення документами держархівів Полтавської, Харківської областей, мм. Києва і Севастополя. Заповненість архівосховищ ще 13 державних архівів становить 90-100%. Незабаром ця проблема постане перед ЦДНТА, ЦДАМЛМ, Державним архівом при Раді міністрів Автономної Республіки Крим і держархівами 11 областей, сховища яких заповнені на 70-90%.

Поступово вичерпуються резерви вільних площ сховищ у архівах низової ланки. Загальна заповненість архівосховищ у 18 областях перевищує 80%, а в частині архівів Автономної Республіки Крим, Донецької, Київської, Полтавської областей вона дорівнює 100%. Значну частину сховищ архівів у Вінницькій, Донецькій, Житомирській, Київській, Полтавській, Чернівецькій, Чернігівській областях обладнано дерев'яними та комбінованими стелажами.

Через брак коштів не обладнані системами охоронної та пожежної сигналізації окремі корпуси держархівів Закарпатської, Кіровоградської, Одеської, Тернопільської областей. У семи держархівах не організовано належної цілодобової охорони всіх приміщень. Не відповідає сучасним нормативним вимогам забезпеченість держархівів протипожежним устаткуванням, зокрема системами автоматичного пожежогасіння та пристроями автоматичного відключення систем вентиляції та кондиціювання повітря при спрацюванні пожежної сигналізації. Наявні системи кондиціювання та вентиляції в більшості архівів потребують модернізації або заміни, лише у половині держархівів областей їх технічний стан є задовільним.

Суттєвою проблемою є захищеність приміщень, у яких розташовані архівні відділи райдержадміністрацій та міськархіви. На сьогодні в 150 з них охоронно-пожежна сигналізація відключена через відсутність коштів на її утримання, ще в 30 сигналізація потребує ремонту. П'ята частина від загальної кількості цих архівів (129 із 640) взагалі не обладнана сигналізацією. Системи автоматичного пожежогасіння відсутні, основними засобами пожежогасіння є вогнегасники, кількість яких не скрізь відповідає встановленим нормам.

Матеріальна забезпеченість і технічна оснащеність ЦЛМРД ЦДА України та відповідних підрозділів і лабораторій державних архівів не відповідають виробничим потребам. Зношеність і моральна застарілість наявного обладнання, незабезпеченість найнеобхіднішими витратними матеріалами для консерваційно-реставраційних робіт і мікрофільмування, а також відсутність можливостей для придбання сучасного технічного обладнання - загальна проблема для більшості державних архівних установ.

Не відповідає сучасним вимогам і забезпеченість держархівів комп'ютерною технікою.

Колегія вирішує:

  1. Визнати загальний стан матеріально-технічної бази державних архівних установ незадовільним.
  2. Рекомендувати керівництву Держкомархіву:
  3. Відділам Держкомархіву - зберігання та обліку НАФ (Рижкова Г. П.), фінансово-економічному (Кутова Л. О.) забезпечити підготовку відповідних матеріалів із зазначених у п. 2 питань.
  4. Керівникам державних архівних установ:

Голова колегії,
Голова Держкомархіву України
Р. Я. Пиріг

Секретар колегії
Г. І. Бєлоусова


ДОВІДКА
про стан матеріально-технічної бази державних архівних установ

Діяльність державних архівних установ, реалізація в повному обсязі покладених на них завдань, найважливішим з яких є збереження НАФ, безпосередньо залежить від рівня їх матеріально-технічної бази, розвиток якої неможливий без відповідного фінансового та технічного забезпечення.

Зростаючий дефіцит бюджетного фінансування державних архівів упродовж останніх років, зумовлений загальною економічною ситуацією в країні, призвів до припинення розвитку їх матеріально-технічної бази.

З метою з'ясування сучасного стану матеріально-технічної бази державних архівних установ було проведено їх анкетування, аналіз результатів якого засвідчив наступне.

Документи центральних державних архівів, Держархіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, 24 держархівів областей, мм. Києва і Севастополя, а також Бердичівського і Кам'янець-Подільського міськархі вів, утворених на базі відділів держархівів областей, розміщені у 84 спорудах. Майже половина з них (40) - це типові архівосховища з проектною місткістю понад 47 млн. справ, що збудовані в 1965-1992 рр. Решта - 44, що розраховані на зберігання майже 11,9 млн. справ, - це пристосовані для зберігання архівних документів споруди різного призначення й часу побудови (лише 13 із них зведені в ХХ ст.). При цьому 18 сховищ трьох центральних держархівів (ЦДІАЛ, ЦДНТА, ЦДАМЛМ), семи держархівів областей і двох їх відділів (Вінницької, Львівської, Одеської, Тернопільсь кої, Харківської, Чернігівської з відділами в Ніжині та Прилуках), а також Кам'янець-Подільського міськархіву повністю або частково розміщені в колишніх культових спорудах, частина з яких є пам'ятками архітектури ХVІ-ХІХ ст. Оскільки процес повернення релігійним установам культових будівель триває (Указ Президента України, 1992 р.), доля більшості з цих архівів лишається остаточно не вирішеною.

Із загальної кількості спеціально збудованих архівних споруд три знаходяться в незадовільному технічному стані (держархіви Львівської, Миколаївської, Рівненської областей). Серед пристосованих приміщень кількість таких є вдвічі більшою (держархіви Вінницької, Івано-Франківської, Київської, Тернопільської, Херсонської областей і м. Києва). Стан частини архівосховищ у ЦДІАЛ, ЦДКФФА, держархівах Закарпатської, Одеської, Харківської, Чернівецької областей тривалий час залишається аварійним. Обстеження спеціалізованими установами технічного стану архівних будівель та інженерних мереж проведено лише в 19 держархівах. У поточному році передбачається здійснення таких обстежень у держархівах Запорізької та Сумської областей. Решта архівів не планує обстежень через відсутність коштів на їх проведення.

Майже всі архівні споруди обладнані системами охоронно-пожежної сигналізації. Не мають сигналізації окремі приміщення держархівів чотирьох областей (Закарпатської - відділ у м. Берегово, Кіровоградської - корп. № 2, Одеської - відділ у м. Ізмаїлі, сховище № 2, Тернопільської - корп. № 3) і Бердичівського міськархіву. Приміщення ЦДКФФА не обладнано охоронною сигналізацією, а корп. № 1 Держархіву Вінницької області - пожежною.

У більшості держархівів забезпечено належну цілодобову охорону приміщень. Її здійснюють спеціалізовані підрозділи охорони або чергові, які включені до штату архівної установи. Не забезпечені охороною: одне з приміщень Держархіву Закарпатської області в м. Ужгороді, корп. № 3 Держархіву Тернопільської області, відділи Держархіву Чернігівської області в мм. Ніжині та Прилуках, а також Бердичівський міськархів. Не охороняються в позаробочий час одне з приміщень Держархіву Київської та головний корпус Держархіву Тернопільської областей, а в держархівах Івано-Франківської області та м. Севастополя має місце вільний доступ до архівних приміщень у робочий час.

Системами вентиляції та кондиціювання повітря оснащені переважно архівосховища, що знаходяться в спеціально збудованих приміщеннях. Але лише в 13 архівах технічний стан цих систем є задовільним. У решті архівів вони потребують модернізації чи повної заміни внаслідок моральної застарілості та технічної зношеності або ж законсервовані через нестачу коштів на їх утримання.

Не відповідає нормативним вимогам забезпеченість держархівів сучасним протипожежним устаткуванням. Зокрема, пристроями автоматичного відключення систем вентиляції та кондиціювання при спрацюванні пожежної сигналізації забезпечено лише 10 архівів, при цьому в трьох із них вони знаходяться в неробочому стані. Системи автоматичного пожежогасіння встановлено в сховищах 12 архівів, але в 3 із них вони підлягають ремонту або заміні. Чотири держархіви забезпечені вогнегасниками лише частково, а у двох є потреба в їх повній заміні чи перезарядженні у зв'язку із закінченням терміну використання.

Проблемою номер один для державних архівів, яка з кожним роком стає дедалі нагальнішою, є необхідність розширення площ архівосховищ. На сьогодні завантаженість сховищ п'яти архівів (ЦДІАК, держархівів Полтавської та Харківської областей, міст Києва і Севастополя) перевищує 100%. Архівосховища ще 13 архівів (ЦДАВО, ЦДІАЛ, ЦДКФФА (кінодокументи), держархівів Дніпропетровської, Донецької, Закарпатсь кої, Івано-Франківської, Київської, Одеської, Тернопільської, Херсонської, Чернігівської областей) заповнені на 90-100%. Невдовзі ця проблема постане й перед ЦДНТА, ЦДАМЛМ, Держархівом при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, держархівами Вінницької, Волинської, Житомирської, Запорізької, Львівської, Миколаївської, Рівненської, Сумської, Хмельницької, Черкаської, Чернівецької областей, Бердичівським та Кам'янець-Подільським міськархівами, сховища яких заповнені на 70-90%.

Водночас у приміщеннях ряду держархівів частину архівосховищ і робочих кімнат займають інші організації (бібліотеки, відділи РАГСу, архівні відділи райдержадміністрацій, міськархіви). Позитивне вирішення питання щодо їх віднесення дало б можливість держархівам збільшити корисні площі своїх приміщень. Це складало б для різних архівів:

Для іншої групи архівів розв'язання проблеми збільшення площ архівосховищ полягає в прискоренні робіт з реконструкції та облаштування раніше наданих приміщень, а також завершенні будівництва архівних споруд. Серед них:

Держархів Закарпатської області - приміщення надано в 1999 р., кошторисна вартість його реконструкції складає 2,5 млн. грн. Протягом 2000 р. освоєно 400 тис. грн., виділених із резервного фонду Кабінету Міністрів України. Кошти на продовження реконструкційних робіт у бюджеті архіву на 2001 р. не передбачені.

Держархів Івано-Франківської області - приміщення надано в 1998 р. За цей час на освоєння приміщення витрачено 330 тис. грн. Вартість реконструкції в цінах 1997 р. складала 1671940 грн., зараз ця сума дорівнює майже 4,5 млн. грн. У 2001 р. передбачено виділення 300 тис. грн. для фінансування робіт з освоєння приміщення.

Держархів Чернівецької області - приміщення надано в жовтні 2000 р. замість колишньої культової споруди, що підлягає передачі релігійній громаді. Проектно-кошторисну документацію не розроблено. На 2001 р. заплановано виділення коштів у сумі 258 тис. грн.

Держархів м. Києва - у листопаді 2000 р. надано додаткове приміщення під архівосховище площею 454,2 кв. м. Проектно-кошторисну документацію не розроблено. Фінансування розроблення відповідної документації та ремонтних робіт у цьому році передбачається, але його обсяги не визначено.

Кам'янець-Подільський міськархів - приміщення надано в 1995 р. замість двох культових споруд, в яких розташовані архівосховища. У 1998-2000 рр. на реконструкцію будівлі було виділено й освоєно 301,7 тис. грн. Для завершення ремонтно-облаштувальних робіт у виокремленому сховищі необхідні кошти в сумі 83 тис. грн., з яких із місцевого бюджету буде виділено в цьому році 47,7 тис. грн. Проектно-кошторисну документацію на освоєння всього наданого приміщення не розроблено.

Держархів Київської області - спорудження архіву, що було розпочато в 1977 р., призупинено в 1987 р. У ході будівництва виконано 80% робіт, освоєно 5,343 млн. грн. Для його завершення необхідно 3,191 млн. грн. Кошти на відновлення будівництва в 2001 р. не передбачені. Але розпорядженням Київської облдержадміністрації від 30.11.2000 № 674, прийнятому на виконання Розпорядження Президента України "Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи", передбачено завершення будівництва приміщення архіву протягом 2001-2005 років.

Держархів Тернопільської області - будівництво розпочато в 1991 р. і призупинено в 1996 р. Рівень будівельної готовності - 63%, освоєно 500 тис. грн. Для завершення будівельних робіт і оснащення приміщення необхідно 2,6 млн. грн. Питання про виділення коштів на відновлення будівництва в 2001 р. не вирішено.

Держархів м. Севастополя - будівництво тривало протягом 1993-1997 рр. Будівельні роботи, у ході яких освоєно 2 млн. грн., виконано на 50%. Для добудови споруди необхідно 2,6 млн. грн. На 2001 р. заплановано виділення коштів у сумі 300 тис. грн.

Лишається не вирішеним питання про централізоване зберігання копій страхового фонду архівних документів.

Діяльність ЦЛМРД ЦДА України та відповідних підрозділів, створених у державних архівах для стабілізації фізичного стану документів НАФ, їх відновлення та мікрофільмування, цілком залежить від забезпечення необхідним обладнанням та витратними матеріалами. Між тим, значна частина технічного обладнання, термін експлуатації якого становить 30-40 років, підлягає заміні. Водночас існує нагальна потреба в придбанні високоякісних витратних матеріалів, сучасного ремонтно-реставраційно го обладнання, камер для дезінфекції, дезінсекції та очищення документів, мікрофільмуючих комплексів, множильної техніки, апаратури для роботи з аудіовізуальними документами тощо.

Комп'ютерна база держархівів налічує 129 комп'ютерів різних модифікацій (з них у центральних держархівах - 34, архівах обласної ланки - 95). Але наявна кількість комп'ютерної техніки не відповідає сучасним потребам архівів. Для забезпечення виконання завдань щодо створення програми "Архівні фонди України", сучасної системи електронних каталогів на базі Web-технологій, а також розроблення, наповнення, супроводу і модифікації локальних баз даних держархіви потребують збільшення кількості комп'ютерів на 170 одиниць.

Такий стан матеріально-технічної бази державних архівних установ зумовлений рівнем їх бюджетного фінансування. Серед архівів обласної ланки в найбільш сприятливих умовах знаходиться Держархів Дніпропет ровської області: щорічно з державного та місцевого бюджетів архіву виділяється від 167 тис. грн. до 376 тис. грн. на матеріально-технічне забезпечення. Інші архіви лише час від часу отримують незначні суми бюджетних коштів на ці потреби або ж зовсім не мають таких надходжень. Зокрема, держархіви Запорізької, Івано-Франківської, Кіровоградської, Львівської, Миколаївської, Сумської, Черкаської областей за останні п'ять років не мали бюджетних коштів для забезпечення нагальних матеріально-техніч них потреб. Аналогічні проблеми з фінансуванням існують і у центральних архівних установах.

З огляду на це для придбання сучасних технічних засобів, витратних матеріалів, стелажного обладнання, виконання найнеобхідніших ремонтних робіт у держархівах використовуються переважно кошти, отримані за надання платних послуг. Водночас активізувалася робота щодо залучення спонсорської допомоги для вирішення цих питань. Тільки минулого року її отримали ЦДАГО, ЦДІАК, ЦДАМЛМ, держархіви Вінницької, Волинської, Дніпропетровської, Житомирської областей та м. Севастополя.

Певні можливості для отримання додаткових коштів і технічних засобів надаються архівам Програмою збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000-2005 рр. У ході її реалізації центральні держархіви отримали комп'ютерну техніку та множильні апарати. На виконання першочергових завдань регіональних програм збереження в Державному архіві при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, держархівах Волинської, Донецької, Житомирської та деяких інших областей придбано комп'ютерну техніку та витратні матеріали, здійснено ремонтні роботи.

Водночас у Вінницькій, Дніпропетровській, Запорізькій, Івано-Франківській, Черкаській, Чернівецькій областях програми, розроблені держархівами, не затверджено облдержадміністраціями, що значно зменшує можливості реалізації передбачених ними завдань.

На виконання Розпорядження Президента України від 2 вересня 2000 р. № 273 "Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи" в більшості областей прийнято відповідні розпорядження облдержадміністрацій, якими затверджено конкретні заходи щодо зміцнення матеріально-технічної бази архівних установ областей, а також передбачено виділення коштів для їх виконання.

Реалізація зазначених вище програм і заходів, залучення коштів, отриманих за надання платних послуг і спонсорської допомоги, мають безумовно позитивне значення для забезпечення певних потреб державних архівів, але в цілому не вирішують їх основних проблем.

Рівень матеріально-технічної забезпеченості архівів низової ланки, тобто 640 архівних відділів райдержадміністрацій та міськархівів, також не можна визнати задовільним.

Абсолютна більшість цих архівів розміщується в пристосованих для зберігання документів приміщеннях, які не завжди відповідають чинним вимогам. Лише вісім архівів у АРК і чотирьох областях знаходяться в спеціально побудованих спорудах.

Слід відмітити, що останнім часом робота щодо поліпшення умов зберігання документів у архівах цієї ланки активізувалася. Щорічно збільшується кількість архівів, які здійснюють ремонт наявних і отримують нові та додаткові приміщення, оснащують архівосховища стелажним обладнанням. Зокрема, минулого року найбільш цілеспрямовано й послідовно ця робота проводилася в АРК, Дніпропетровській, Запорізькій, Київській, Луганській, Львівській, Одеській, Сумській, Черкаській, Чернігівській областях.

Але проблема забезпечення архівів відповідними приміщеннями лишається актуальною.

На сьогодні приміщення 26 архівів у восьми областях мають пічне опалення, що становить серйозну загрозу для збереженості документів. Найбільша кількість таких приміщень - у Вінницькій, Львівській, Чернівецькій областях. Приміщення 58 архівів (АРК і 18 областей) потребують капітального ремонту, ще 20 - перебувають у незадовільному технічному стані. У Донецькій області 1/5 частина архівних приміщень (8 із 40) підлягають заміні як такі, що є непридатними для зберігання документів. Загальна кількість таких приміщень - 29 (12 областей).

Поступово вичерпуються резерви вільних площ архівосховищ. Загальна заповненість сховищ у 18 областях перевищує 80%, а в частині архівів АРК (2), Донецької (8), Київської (6), Полтавської (6) областей становить 100%.

Значна кількість сховищ архівів Вінницької (16 із 31), Донецької (13 із 40), Житомирської (16 із 26), Київської (16 із 35), Полтавської (26 із 30), Чернівецької (8 із 12), Чернігівської (17 із 26) областей обладнана дерев'яними та комбінованими стелажами. У Львівській, Харківській, Хмельницькій областях усі архіви мають таке обладнання. Повністю забезпечені металевим стелажним обладнанням лише архівосховища Миколаївської та Тернопільської областей.

Суттєвою проблемою, що спричинена фінансовою неспроможністю архівних установ, є забезпечення захищеності їх приміщень.

П'ята частина загальної кількості архівів (129 із 640) не обладнана охоронно-пожежною сигналізацією. У 30 архівах із числа обладнаних сигналізацією остання підлягає ремонту, а майже в 150 - відключена через брак коштів на її утримання. Основним протипожежним обладнанням архівів є первинні засоби пожежогасіння та вогнегасники, кількість яких не скрізь відповідає встановленим нормам. Системи автоматичного пожежогасіння в архівосховищах відсутні, лише в сховищі одного з архівів у Львівській області в цьому році встановлено таку систему.

Забезпеченість архівів сучасними технічними засобами є мінімальною. Комп'ютери мають лише 30 архівів 15 областей: у АРК, Дніпропетровській, Донецькій і Запорізькій - по 4 таких архіви.

На 2001 р. передбачено виділення певних коштів на розвиток матеріально-технічної бази архівів низової ланки в межах реалізації Програми збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000-2005 рр., аналогічних регіональних програм, а також заходів щодо розвитку архівної справи, розроблених на виконання Розпорядження Президента України від 2 вересня 2000 р. № 273. Обсяги фінансування різні: від забезпечення мінімальних потреб (Запорізька, Івано-Франківська, Полтавська області) - до 611,6 тис. грн. (Дніпропетровська область). Виділення коштів на зазначені потреби у Харківській області не передбачено.

Сучасний стан матеріально-технічної бази держархівів зумовлюється "залишковим" принципом фінансування архівної галузі. Відновлення її розвитку залежить від стабільності надходження бюджетних коштів для забезпечення нагальних потреб державних архівів усіх рівнів.


Начальник відділу зберігання
та обліку НАФ
Держкомархіву України
Г. П. Рижкова


На початок
На початок