Державна архівна служба України

НАКАЗ

31.08.2001

м. Київ № 65

Про внесення змін і доповнень до Планово-звітної документації державних архівних установ
   

З метою вдосконалення планово-звітної документації державних архівних установ України за результатами аналізу її впровадження у 2000 році

НАКАЗУЮ:
  1. Внести зміни і доповнення до Збірника форм планово-звітної документації державних архівних установ України, затвердженої наказом Держкомархіву України від 20 вересня 2000 р. № 55, що додаються.
  2. Організаційно-аналітичному відділу Держкомархіву України (Новохатський К. Є.) забезпечити тиражування цього наказу та надсилання державним архівним установам для виконання.
  3. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 29 вересня 1993 р. № 44.

Голова Державного комітету
Р. Я. Пиріг


ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державного комітету
архівів України
від 31 серпня 2001 р.
№ 65

ЗМІНИ І ДОПОВНЕННЯ,
що вносяться до Планово-звітної документації
державних архівних установ України

У Вступі:

в абзаці чотирнадцятому слова "підпис керівника в грифі також засвідчується печаткою" виключити;

вступ доповнити новим п'ятнадцятим абзацем такого змісту: "Кількісні показники подаються в одиницях виміру, відомості, що відображаються кількома показниками, подаються дробом".

У зв'язку з цим абзац п'ятнадцятий вважати відповідно абзацем шістнадцятим.

У графі першій форм 103, 104–109, 119, 203, 204, 206 та додатку до ф. 207 слова "№ п/п" замінити словами "№ з/п";

У формах 201, 203–209, 210 відмітку "МП" виключити.

У формі 101:

графу четверту таблиці доповнити словом "(області)";

у абзаці першому пункту 1.5 графу третю викласти в такій редакції:

"од. зб. / кадр негатива"

графу першу розділу першого доповнити новим пунктом 1.8;

графу другу пункту 1.8 викласти в такій редакції:

"Виявлення унікальних документів (перегляд документів):

графу третю – "од.зб.";

у графі другій пункту 2.1 слова "документації особового походження" замінити словами "документів особового походження";

графу другу пункту 3.3 після слів "Експертиза цінності" доповнити словами "документів, що зберігаються в архіві";

графу другу пункту 5.1 викласти в такій редакції:

"Приміщення:

графу другу пункту 5.2 викласти в такій редакції: "Ремонт приміщень";

графу другу пункту 5.3 викласти в такій редакції: "Збільшення протяжності стелажногообладнання", графу третю – "архів / пог. м. стелажних полиць"

У Поясненні:

в абзаці третьому слова "в цілому" виключити;

абзац третій після слів "зведені показники роботи по Україні" доповнити словом "(області)";

абзац четвертий після слів "крім того, Державний архів при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державні архіви областей –" доповнити словами "до графи 4 (зведені показники по області)", далі за текстом.

У формі 103:

пункт 5 "Нормативні та науково-методичні видання" виключити.

У зв'язку з цим пункт шостий вважати відповідно пунктом п'ятим.

У формі 104:

в абзаці першому Пояснення слова "Держкомархів України" виключити.

У формі 105:

у пункті 1.1 слова "вищих органів влади" замінити словами "органів вищого рівня".

У формі 201:

графу четверту таблиці доповнити словом "області";

графу першу розділу першого доповнити новим пунктом 1.8;

графу другу пункту 1.8 викласти в такій редакції:

"Виявлення унікальних документів (переглянуто / виявлено):

у графі другій пунктів 3.1 і 3.2 слова "(в т. ч. з особового складу)" виключити;

графу другу пункту 3.1 доповнити новим абзацем восьмим такого змісту: "документів з особового складу", графу третю – "од. зб.";

у графі другій абзаци з першого по восьмий пункту 3.1 доповнити рядками такого змісту: "в т.ч. із-за кордону", графу третю – " од. зб. / документ"

графу другу пункту 3.2 доповнити новим підпунктом 3.2.1 "Погодження описів документів з особового складу", графу третю – "од. зб.";

графу другу пункту 3.3 після слів "Експертиза цінності" доповнити словами "документів, що зберігаються в архіві", слова "перегляд/виділення до знищення" виключити;

у графі другій абзац другий пункту 4.2 викласти в такій редакції:
соціально-правового характеру (надійшло / виконано)"

графу третю цього пункту – "запит / запит / із позитивним результатом"

графу третю пункту 4.4 викласти в такій редакції:
"користувач/в т.ч. іноземний / кількість відвідувань"

графу другу пункту 5.1 викласти в такій редакції:

"Приміщення:

графу другу пункту 5.2 викласти в такій редакції: "Ремонт приміщень", графу третю – "архів / кв.м"

графу другу пункту 5.3 викласти в такій редакції: "Збільшення протяжності стелажного обладнання", графу третю – " архів / пог. м стелажних полиць"

у Поясненні:

в абзаці четвертому слово "в цілому" виключити;

абзац четвертий після слів "в графах 4, 5 – зведені показники роботи (план, факт) по Україні" доповнити словом "(області)";

абзац п'ятий після слів "крім того, Державний архів при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державні архіви областей до граф" доповнити словами "4, 5 (зведені показники по області)", далі за текстом;

в абзаці сьомому слова "Підпис засвідчується печаткою відповідної державної архівної установи" виключити;

доповнити Пояснення новим, шостим абзацем такого змісту: "У пункті 1.8 відомості подаються дробом, де чисельником – кількість переглянутих справ, знаменником – кількість виявлених унікальних справ та унікальних документів у них.

У формі 202:

графу четверту таблиці після слова "по Україні" доповнити словом "(області)";

графу п'яту таблиці викласти в такій редакції: "Центральні державні архівні установи";

у графі другій пункту 1.5 чисельник доповнити словами "стелажних полиць", у знаменнику слово "стелажів" виключити;

графу першу пункту 1.5 доповнити підпунктом 1.5.1;

графу другу підпункту 1.5.1 викласти в такій редакції: "Ступінь заповнення стелажного обладнання", графу третю – "%";

графу другу підпунктів 2.1.1.2, 2.1.2.2, 2.1.3.2, пунктів 2.2.2, 2.3.1, 2.4.2, 2.5.2 доповнити новим рядком такого змісту: "в т. ч. унікальних документів", графу третю – " од. зб. / документ"

графу другу пунктів 2.1.1.6, 2.1.2.6, 2.1.3.5 викласти в такій редакції: "Мікрофотокопій страхового фонду", графу третю – "од. обл. / кадр"

у графі другій пункту 2.1.3.6 слова "одиниць зберігання / кадрів" виключити;

пункт 2.1.3.3 вважати пунктом 2.1.3.4, пункт 2.1.3.4 вважати відповідно пунктом 2.1.3.3;

у графі другій пунктів 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6 слова "до книг обліку й описання" замінити словами "до описів";

графу першу розділу другого доповнити новими пунктом 2.7 та підпунктом 2.7.1;

графу другу пункту 2.7 викласти в такій редакції: "Документи з особового складу";

графу другу підпункту 2.7.1 викласти в такій редакції:

"Одиниць зберігання всього / в т. ч. внесених до описів",

графу третю – "од. зб. / од. зб."

графу другу пункту 3.1 доповнити новими підпунктами такого змісту:

"3.1.1 на управлінську документацію всього / в т.ч. видано

3.1.2 на документи особового походження всього / в т.ч. видано

3.1.3 на науково-технічну документацію всього / в т.ч. видано

3.1.4 на кінодокументи всього / в т.ч. видано

3.1.5 на фотодокументи всього / в т.ч. видано

3.1.6 на фонодокументи всього / в т.ч. видано

3.1.7 на відеодокументи всього / в т.ч. видано

3.1.8 на машиночитані документи всього / в т.ч. видано";

графу третю підпунктів 3.1.1–3.1.8 доповнити словами "опис / опис"

пункти 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6 – виключити.

У зв'язку з цим пункти 3.7, 3.8, 3.9, 3.10, 3.11, 3.12, 3.13, 3.14, 3.15, 3.16, 3.17, 3.18 вважати відповідно пунктами 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6, 3.7, 3.8, 3.9, 3.10, 3.11, 3.12, 3.13, а також внести відповідні зміни до Пояснення;

в абзаці дванадцятому слова " до розроблення яких архів більше не повернеться " виключити; доповнити Пояснення новим п'ятнадцятим абзацем такого змісту: "У пункті 3.17 вказується кількість складених карток каталога та введених до банку даних держархіву. У пояснювальній записці до паспорта подається інформація про типи каталогів, а саме: систематичний, предметно-тематичний, географічний, історії установ та ін.";

в абзаці дев'ятнадцятому слова "щодо змісту" замінити словами " щодо змін".

У формі 203:

в абзаці п'ятому Пояснення слова "та засвідчується печаткою" виключити.

У формі 204:

у назві графи п'ятої слово "Фактичний" виключити;

графу шосту "Назва видавництва" виключити.

У зв'язку з цим графу 7 вважати відповідно графою 6;

у Поясненні:

в абзаці третьому слово "фактичний" та слова "в графі 6 – назва видавництва, якому передано рукопис до друку" виключити, слова "в графі 7" замінити словами "в графі 6"; в абзаці четвертому слова "та засвідчує печаткою" виключити.

У формі 205:

у Поясненні:

в абзаці першому слова "Держкомархів України" виключити;

в останньому абзаці слова "засвідчується печаткою" виключити.

У формі 206:

у пункті 2 слово "для" виключити;

пункт 3 після слова ЕПК доповнити словом "архіву";

у передостанньому абзаці Пояснення слова "та засвідчується печаткою" виключити.

У формі 207:

рядок "Міські архіви" доповнити словами "в т.ч. постійного зберігання документів";

доповнити мережу архівних установ новим рядком "Архівні відділи міськрад";

у Поясненні:

в абзаці першому слово "державних" виключити;

в передостанньому абзаці слова ", підпис керівника засвідчується печаткою установи" виключити.

У формі 209:

пункт 3.4 вважати пунктом 3.3;

у пункті 1.2 слова "назви найважливіших фондів, що були прийняті на державне зберігання у звітному році" виключити;

доповнити структуру тексту новим пунктом 1.3 такого змісту: "Відомості про кількість виявлених документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України";

у пункті 3.1 слова "номенклатур справ" виключити, доповнити текст реченням такого змісту: "Кількість погоджених номенклатур справ підприємств, установ і організацій – джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій";

у пункті 4.4 слова "фондів і" виключити;

структуру тексту доповнити новим розділом першим такого змісту:

  1. "1. Основні організаційні заходи

    1.1. Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання.

    1.2. Здійснено заходи щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпоряджень державних адміністрацій, рішень рад.

    1.3. Кількість підготовлених і поданих до місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, інформацій та ін., результати їх розгляду.

    1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік розглянутих питань.

    1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

    1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних перевірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів.

    1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.

    1.8. Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів.

    1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість)."

У зв'язку з цим розділи 1, 2, 3, 4 структури тексту вважати відповідно розділами 2, 3, 4, 5;

у Поясненні:

в абзаці третьому слова "вищих органів" замінити словами "органів вищого рівня";

в останньому абзаці слова ", засвідчує печаткою" виключити.


Начальник організаційно-аналітичного
відділу Держкомархіву
К. Є. Новохатський


На початок
На початок