Державна архівна служба України

20.09.2001

м. Київ № 70

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву України від 19 вересня 2001 р. "Про зберігання документів у Пенсійному фонді України та його органах на місцях у зв'язку з реформою пенсійного забезпечення громадян"
   

  1. Оголосити до виконання рішення колегії Державного комітету архівів України від 19 вересня 2001 р. "Про зберігання документів у Пенсійному фонді України та його органах на місцях у зв'язку з реформою пенсійного забезпечення громадян" (додається).
  2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Портнов Г. В.)

Голова Державного комітету
Р. Я. Пиріг


РІШЕННЯ
колегії Державного комітету архівів України

від 19 вересня 2001 р.

Про зберігання документів у Пенсійному фонді України
та його органах на місцях у зв'язку з реформою
пенсійного забезпечення громадян

Колегія, заслухавши й обговоривши доповідь начальника відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву Г. В. Портнова, відмічає, що згідно з Указом Президента України від 4 травня 1998 р. № 401/98 "Про заходи щодо впровадження персоніфікованого обліку відомостей у системі обов'язкового державного пенсійного страхування" та постановами Кабінету Міністрів України від 4 червня 1998 р. № 794 і 8 червня 1998 р. № 832 пенсійна система в Україні переводиться на принципи пенсійного страхування із запровадженням на основі новітніх інформаційних технологій персоніфікованого обліку відомостей про фізичних осіб, які мають право на виплату пенсій (СПОВ).

Сутність персоніфікованого обліку полягає в тому, що для кожного громадянина за місцем роботи підприємствами, установами, організаціями ведеться облік відомостей про сплату ними страхових внесків до Пенсійного фонду України (ПФУ), а також дані про право на пільгове пенсійне забезпечення кожного працівника.

На підставі відомостей, поданих роботодавцями і громадянами, які самостійно сплачують страхові внески, в централізованому банку даних Пенсійного фонду на кожну застраховану особу відкривається персональна облікова картка з постійним страховим номером, що відповідає ідентифікаційному номеру особи (коду) у Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів. У цій картці накопичуватимуться за весь період трудової діяльності дані про заробіток, страхові внески до Пенсійного фонду, а також відомості про стаж роботи з усіх місць, де працював громадянин.

Згідно з Положенням про організацію СПОВ у державному банку даних Пенсійного фонду індивідуальні відомості про працюючих від усіх роботодавців акумулюються і зберігаються в електронній формі протягом всього життя та 75 років після смерті застрахованої особи в її персональній обліковій картці, де є також необхідні анкетні дані особи за відомостями Державної податкової адміністрації.

В архівах органів Пенсійного фонду на місцях зазначені вище облікові картки у паперовій формі повинні зберігатися також впродовж 75 років після смерті застрахованої особи. Відповідно до постанови Пенсійного фонду України від 20 листопада 1998 р. № 15-4 впровадження СПОВ розпочалося в Львівському регіоні й в цей час розповсюджено на всі області, міста Київ та Севастополь.

Для впровадження та ведення системи СПОВ у всіх обласних, Київському та Севастопольському міських управліннях Пенсійного фонду України створюються відділи персоніфікованого обліку, а в кожному районному, міському відділі ПФУ – підвідділи персоніфікованого обліку. В кожному місцевому підвідділі персоніфікованого обліку Пенсійного фонду створюється архівний підрозділ для зберігання паперових документів, виділяються спеціальні працівники для роботи з ними. Для функціонування СПОВ Пенсійний фонд України розробив форми первинних облікових документів, що залежно від їх призначення (вхідні, вихідні) заповнюються як роботодавцями, так й працівниками підрозділів ПФУ.

Вхідні первинні документи з паперовою основою, що заповнюються роботодавцями і направляються місцевим відділам ПФУ, включають відомості: про роботодавця; ярлик-розписку; список осіб, які працюють або працювали у роботодавця у звітному році; список підстав, що дають право на застосування пільг; індивідуальні відомості про застрахованого громадянина; відомості про осіб, що мають право на зарахування стажу без сплати страхових внесків до ПФУ. Усі вхідні документи за допомогою технічних засобів переводяться в електронну форму і вносяться в базу даних відповідного підрозділу ПФУ та центрального сховища даних Пенсійного фонду згідно із затвердженими формами.

Вихідні форми документів, що стосуються персоніфікованого обліку платників страхових пенсійних внесків, складаються працівниками органів ПФУ і направляються заявникам (роботодавцям, громадянам) за наступними формами: ярлик-розписка; протокол контролю; стан реєстрації роботодавців; стан реєстрації пачок первинної звітності; довідка про загальний розмір нарахованих доходів та страхових внесків; довідка для застрахованої особи про інтегровані показники відомостей, що накопичені в системі загальнообов'язкового державного пенсійного страхування за звітами всіх роботодавців; первинні дані облікової картки застрахованої особи по роботодавцях, роках для розрахунку пенсії; повідомлення про реєстрацію та звітність роботодавців.

На підставі викладеного вище колегія констатує, що в Україні створено якісно нову систему нарахування та обчислення розмірів державних пенсій, за якою зазначені функції перейшли від органів соціального захисту населення до Пенсійного фонду України. Нова система пенсійного забезпечення породила зовсім нові види документів, що складаються як у паперовому, так і в електронному вигляді.

Зазначені документи містять не тільки інформацію про трудовий стаж, заробітну плату та пільги, пов'язані із займаною тим чи іншим громадянином посадою, але відображають відомості, що характеризують як роботодавця, так і найманого працівника з багатьох аспектів їх діяльності, трудових та фінансових відносин.

З метою забезпечення подальшого зберігання та використання документів, що створюються у системі персоніфікованого обліку відомостей про платників страхових пенсійних внесків, та використання їх інформації для захисту прав громадян і роботодавців та інтересів держави,
колегія вирішує:

Відділу формування НАФ та діловодства Держкомархіву (Портнов Г. В.) разом з відповідними підрозділами Пенсійного фонду України визначити строки зберігання нових видів документів з паперовою основою, що створюються при функціонуванні СПОВ.

Рекомендувати Пенсійному фонду України:

Керівникам місцевих державних архівних установ встановити ділові контакти з органами Пенсійного фонду України для налагодження роботи їх архівних підрозділів, забезпечення збереженості документів з паперовою основою та використання інформації згідно з чинними правилами.

Залишити без змін строки зберігання документів з особового складу в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.


Голова колегії,
Голова Державного комітету
архівів України
Р. Я. Пиріг

Секретар колегії
Г. І. Бєлоусова


до рішення колегії
Державного комітету
архівів України
від 19 вересня 2001 р.

ДОВІДКА
про зберігання документів у Пенсійному фонді України
та його органах на місцях у зв'язку з реформою
пенсійного забезпечення громадян

4 травня 1998 р. Президент України підписав Указ № 401/98 "Про заходи щодо впровадження персоніфікованого обліку відомостей у системі обов'язкового державного пенсійного страхування", яким передбачалося створення в Пенсійному фонді України автоматизованої системи персоніфікованого обліку відомостей про платників страхових пенсійних внесків (СПОВ).

4 червня 1998 р. Кабінет Міністрів України постановою № 794 затвердив Положення про організацію персоніфікованого обліку відомостей у системі загальнообов'язкового державного пенсійного страхування, а 8 червня 1998 р. прийняв постанову № 832 "Про заходи щодо поетапного впровадження у Пенсійному фонді автоматизованого персоніфікованого обліку відомостей у системі загальнообов'язкового державного пенсійного страхування".

Згідно із зазначеними вище нормативними актами персоніфікований облік як базова платформа для переведення пенсійної системи на принципи пенсійного страхування створюється на основі новітніх інформаційних технологій і полягає в збиранні, обробленні, систематизації та зберіганні передбачених законодавством про пенсійне забезпечення відомостей про фізичних осіб, що пов'язані з визначенням права на виплати пенсій та їх розмір.

Сутність нового виду обліку полягає в тому, що для кожного громадянина обліковуються відомості, які використовуються для визначення права на державну пенсію з урахуванням результатів його трудової діяльності. Ведеться облік того, як кожен громадянин і його підприємство, установа, організація сплачують страхові внески до Пенсійного фонду України, а також які права на пільгове пенсійне забезпечення має кожний працівник.

На підставі відомостей, поданих роботодавцями і громадянами, які самостійно сплачують страхові внески, в централізованому банку даних Пенсійного фонду на кожну застраховану особу відкривається персональна облікова картка з постійним страховим номером, що відповідає ідентифікаційному номеру особи (коду) у Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів. У цій картці накопичуватимуться за весь період трудової діяльності всі дані про заробіток, страхові внески до Пенсійного фонду, а також відомості про стаж роботи з усіх місць, де працював громадянин.

Громадянин може змінювати місце роботи, працювати за сумісництвом, бути зареєстрованим як підприємець, але відомості про стаж, заробіток та страхові внески будуть накопичуватись у єдиній обліковій картці.

Після впровадження СПОВ для розрахунків трудових пенсій будуть використовуватися тільки накопичені відомості з електронної персональної облікової картки за відповідний період трудової діяльності застрахованої особи по всіх роботодавцях, які передавали відповідну звітність про працівника Пенсійному фонду.

Згідно із зазначеним вище Положенням про організацію СПОВ у державному банку даних Пенсійного фонду індивідуальні відомості про працюючих від усіх роботодавців акумулюються і зберігаються в електронній формі протягом всього життя та 75 років після смерті застрахова ної особи в архіві СПОВ у персональній обліковій картці застрахованої особи, де є також необхідні анкетні дані особи за відомостями Державної податкової адміністрації.

Крім того, в архівах органів Пенсійного фонду на місцях (уповноважених органах) зазначені вище облікові картки на паперовій основі зберігаються також впродовж 75 років після смерті застрахованої особи.

Відповідно до постанови Пенсійного фонду України від 20 листопада 1998 р. № 15-4 впровадження СПОВ розпочалося в Львівському регіоні й в цей час розповсюджено на всі області та місто Київ. Впровадження СПОВ планується вводити поетапно в міру виконання відповідних організаційно-технічних заходів та фінансової забезпеченості.

Згідно зі структурою СПОВ вона складається з трьох рівнів:

Для впровадження та ведення системи СПОВ у всіх обласних, а також у Київському та Севастопольському міських управліннях Пенсійного фонду України створюються відділи персоніфікованого обліку, а в кожному місцевому (районному, міському) відділі ПФУ – підвідділи персоніфікованого обліку.

Оскільки офіційними документами при вирішенні спірних питань між Пенсійним фондом, роботодавцями та застрахованими ПФУ визнано паперові документи, в кожному місцевому підвідділі персоніфікованого обліку відділу Пенсійного фонду створюється архів для зберігання паперових документів, виділяються спеціальні працівники для роботи з архівними документами.

Для функціонування СПОВ Пенсійний фонд України розробив ряд форм первинних облікових документів, що залежно від їх призначення (вхідні, вихідні) заповнюються як роботодавцями, так й працівниками підрозділів ПФУ.

Вхідні первинні документи на паперовій основі, що заповнюються роботодавцями і направляються місцевим відділам ПФУ, включають такі форми:

  1. Відомості про роботодавця.
  2. Ярлик-розписка.
  3. Список осіб, які працюють або працювали у роботодавця у звітному році.
  4. Список підстав, що дають право на застосування пільг.
  5. Індивідуальні відомості про застрахованого громадянина.
  6. Відомості про осіб, що мають право на зарахування стажу без сплати страхових внесків до ПФУ.

Усі вхідні документи за допомогою технічних засобів переводяться в електронну форму і вносяться в базу даних відповідного підрозділу ПФУ та центрального сховища даних Пенсійного фонду згідно із затвердженими формами.

Вихідні форми документів, що стосуються персоніфікованого обліку платників страхових пенсійних внесків, складаються працівниками органів ПФУ і направляються заявникам за наступними формами:

  1. Ярлик-розписка.
  2. Протокол контролю.
  3. Стан реєстрації роботодавців.
  4. Стан реєстрації пачок первинної звітності.
  5. Довідка про загальний розмір нарахованих доходів та страхових внесків.

Довідка для застрахованої особи про інтегровані показники відомостей, що накопичені в системі загальнообов'язкового державного пенсійного страхування за звітами всіх роботодавців.

Первинні дані облікової картки застрахованої особи по роботодавцях, роках для розрахунку пенсії.

Повідомлення про реєстрацію та звітність роботодавців.

Викладене вище дозволяє стверджувати, що з 1998 р. в Україні створено якісно нову систему нарахування та обчислення розмірів державних пенсій, при якій зазначені функції перейшли від органів соціального захисту населення до органів Пенсійного фонду України.

Нова система пенсійного забезпечення породила зовсім нові, ті, що раніше не застосовувалися, види документів, які складаються як у традиційному вигляді на паперових носіях, так і в електронному вигляді.

Зазначені документи містять не лише інформацію про трудовий стаж, заробітну плату та пільги, пов'язані із займаною тим чи іншим громадянином посадою, й відображають відомості, що характеризують як роботодавця, так і найманого працівника з багатьох аспектів їх діяльності, трудових та фінансових відносин.

Зважаючи на це здавалося б можливим скоротити строки зберігання таких традиційних видів документів з особового складу працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності майна як накази з призначення, переведення, звільнення робітників і службовців, встановлення особливих умов праці та її оплати, особових рахунків з 75 до 10 років.

Але, враховуючи, що зазначені документи мають більш широке значення, ніж підстави для нарахування пенсій, зокрема, обов'язково використовуються при виявленні численних помилок у заповненні первинних документів персоніфікованого пенсійного обліку, залишити строки зберігання зазначених документів без змін.

Пенсійному фонду та Держкомархіву слід визначити строки зберігання новітніх видів документів, що створюються при функціонуванні автоматизованої системи персоніфікованого обліку відомостей про платників страхових пенсійних внесків.

На мою думку, окремо необхідно розглянути питання про доцільність 75-річного зберігання після смерті одержувача пенсії індивідуальних відомостей про застраховану особу, що складаються на паперовій основі, оскільки вся інформація цих документів постійно переноситься в органах Пенсійного фонду на електронні носії та зберігається у відповідних базах даних.


Начальник відділу формування
Національного архівного фонду
та діловодства Держкомархіву
Г. В. Портнов


На початок
На початок