Державна архівна служба України

НАКАЗ

23.10.2001

м. Київ № 82

Про внесення змін до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20.07.98 № 41
   

Відповідно до пункту 4 Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 року № 486/2000, та з метою приведення норм, викладених у Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, у відповідність до вимог Конституції України та чинного законодавства

НАКАЗУЮ:

1. Внести зміни до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за № 576/3016 (додаються).

2. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Портнов Г. В.) забезпечити реєстрацію цього наказу в Міністерстві юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Держкомархіву Боряка Г. В.

Голова Державного комітету
Р. Я. Пиріг

З оригіналом згідно

Начальник відділу
кадрового та діловодного
забезпечення Держкомархіву
І. М. Калініченко



ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ
Державного комітету архівів України
23.10.2001 № 82

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
6 листопада 2001 р.
за № 938/6129

ЗМІНИ
до Переліку типових документів,
що створюються в діяльності
органів державної влади та місцевого самоврядування,
інших установ, організацій і підприємств,
із зазначенням термінів зберігання документів

1. Пункт 2.9 розділу 2 Переліку доповнити п'ятим абзацом такого змісту: "Строк зберігання "до ліквідації організації" означає, що документи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян та інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ".

2. У другому абзаці пункту 3.1 розділу 3 Переліку слова "Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів (Головархіву) України" замінити словами "Державного комітету архівів України (Держкомархіву)".

3. Другий абзац пункту 3.3 розділу 3 Переліку після слів "Генеральної прокуратури України" доповнити словами "Центральної виборчої комісії".

4. У частині 1 Переліку "Документи, що створюються в управлінській діяльності" окремі статті викласти в новій редакції відповідно до нижченаведеної таблиці:

 

Номер статті Вид документів Термін зберігання документів Примітка
В установах, організаціях, на підприємствах, документи яких надходять до держархівів В установах, організаціях, на підприємствах, документи яких не надходять до держархівів
1 2 3 4 5

1. ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ 

1.1. Розпорядча діяльність

1 Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови та інші акти Верховної Ради Автономної Республіки Крим; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховних Рад України та Автономної Республіки Крим:      
 
    а) за місцем розробки
Пост.    
 
    б) в інших організаціях
Доки не мине потреба 1 Доки не мине потреба 1 На державне зберігання не передаються
5 Розпорядження голів обласних, районних, районних Автономної Республіки Крим, міських (міст Києва і Севастополя), районних у містах (Києві і Севастополі) державних адміністрацій:      
 
    а) з основної діяльності
Пост.1 До ліквідації організації 1 1 Надіслані для відома - доки не мине потреба
 
    б) про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу
75 р. 1 75 р. 1  
 
    в) про надання відпусток
5 р. 5 р.  
 
    г) про стягнення, відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань
3 р. 2 3 р. 2 2 Стосовно участі в ліквідації наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС - пост. в організаціях
11 Протоколи, стенограми нарад у міністрів, керівників інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій Пост. До ліквідації організації  
12 Документи (резолюції, постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми, програми, списки учасників, прайс-листи) міжнародних, національних, відомчих, міжвідомчих та галузевих з`їздів, конгресів, конференцій, нарад, семінарів:      
 
    а) в організації, що проводить захід
Пост. 10 р.  
 
    б) в інших організаціях
5 р. 5 р.  
14 Протоколи загальних зборів:      
 
    а) працівників організацій
Пост До ліквідації організації  
12 Документи (резолюції, постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми, програми, списки учасників, прайс-листи) міжнародних, національних, відомчих, міжвідомчих та галузевих з`їздів, конгресів, конференцій, нарад, семінарів:      
 
    а) в організації, що проводить захід
Пост. 10 р.  
 
    б) в інших організаціях
5 р. 5 р.  
14 Протоколи загальних зборів:      
 
    а) працівників організацій
Пост До ліквідації організації  
 
    а) працівників організацій
Пост До ліквідації організації  
16 Накази, розпорядження міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій      
 
    а) з основної діяльності
Пост.1 До ліквідації організації1 1 Надіслані для відома - доки не мине потреба
 
    б) про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу
75 р. 1 75 р. 1  
 
    в) про надання відпусток
5 р. 5 р.  
 
    г) про стягнення, відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань
3 р. 2 3 р. 2 2 Стосовно участі в ліквідації наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС - пост. в організаціях
18 Правила, положення, інструкції; методичні вказівки та рекомендації:      
 
    а) за місцем розробки і затвердження
Пост. 1 До ліквідації організації 1 При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від керівного органу
 
    б) в інших організаціях
До заміни новими До заміни новими  
1.2. Контроль
24 Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, акти) комплексних ревізій та перевірок установ, організацій, підприємств органами виконавчої влади, органами вищого рівня кооперативних, громадських організацій (за винятком документів періодичних бухгалтерських ревізій, передбачених ст. 341, 342):      
 
    а) за місцем ревізії та в організації, що здійснює перевірку
Пост. 1 10 р. 1 При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від організації, що здійснює перевірку
 
    б) в інших організаціях
5 р. 5 р.  
1.3. Організаційні основи управління
32 Статути та положення підприємств, установ, організацій (у тому числі громадських):      
 
    а) за місцем складання і затвердження
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) в інших організаціях
3 р. 1 3 р. 1 1 Після заміни новими
33 Положення про структурні підрозділи підприємств, установ, організацій Пост. До ліквідації організації  
45 Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, зведення) з основної діяльності:      
 
    а) що подаються в органи виконавчої влади та місцевого самоврядування, органи вищого рівня
Пост. 1 До ліквідації 1 організації 1 З оперативних та адміністративно-господарських питань - 5 р.
 
    б) що подаються структурними підрозділами керівництву організації
5 р. ЕПК 5 р.  
49 Посадові інструкції працівників підприємств, установ, організацій:      
 
    а) за місцем затвердження
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) в інших організаціях
3 р. 1 3 р. 1 1 Після заміни новими
52 Документи (звіти, довідки, доповідні записки, висновки) про створення організацій, їх реорганізацію, перейменування, передачу з однієї галузі до іншої, переведення до іншої місцевості Пост. До ліквідації організації  
54 становчі документи (статут, установчий договір; зміни та доповнення до них, протоколи установчих зборів засновників недержавних організацій, списки засновників (учасників):      
 
    а) за місцем складання і затвердження
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) в інших організаціях
3 р. 1 3 р. 1 1 Після заміни новими
33 Положення про структурні підрозділи підприємств, установ, організацій Пост. До ліквідації організації  
45 Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, зведення) з основної діяльності:      
 
    а) що подаються в органи виконавчої влади та місцевого самоврядування, органи вищого рівня
Пост. 1 До ліквідації1 організації 1 З оперативних та адміністративно-господарських питань - 5 р.
 
    б) що подаються структурними підрозділами керівництву організації
5 р. ЕПК 5 р.  
49 Посадові інструкції працівників підприємств, установ, організацій:      
 
    а) за місцем затвердження
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) в інших організаціях
3 р. 1 3 р. 1 1 Після заміни новими
52 Документи (звіти, довідки, доповідні записки, висновки) про створення організацій, їх реорганізацію, перейменування, передачу з однієї галузі до іншої, переведення до іншої місцевості Пост. До ліквідації організації  
54 становчі документи (статут, установчий договір; зміни та доповнення до них, протоколи установчих зборів засновників недержавних організацій, списки засновників (учасників):      
 
    а) за місцем складання і затвердження
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) в інших організаціях
До заміни новими До заміни новими  
55 Приймально-здавальні акти з усіма додатками (за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни:      
 
    а) керівників організацій
Пост. До ліквідації організації  
 
    а) керівників організацій
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) відповідальних працівників та секретарів в організаціях
3 р. 1 3 р. 1 1 Після зміни відповідальних працівників та секретарів
56 Документи (договори, угоди, плани, звіти, акти, довідки, рекомендації) про встановлення виробничих, наукових, культурних зв`язків між організаціями Пост. До ліквідації організації  
57 Листування про встановлення виробничих, наукових, культурних зв`язків між організаціями 3 р. 3 р.  
100 Реєстраційні картки і журнали, бази даних:      
 
    а) організаційно-розпорядчої документації
Пост.1 До ліквідації організації1  Зберігаються в організації. Підлягають прийманню в держархіви, якщо можуть бути ви­користані як науково-довід­ко­вий апарат
 
    б) вхідних, вихідних та внутрішніх документів
3 р 3 р.  
107 Справи фондів (історичні довідки до фондів, акти перевірки наявності й стану документів, акти приймання-передавання документів від структурних підрозділів та на держзберігання, акти про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів, огляди  фондів, свідоцтва про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду) Пост.1 До ліквідації організації У разі ліквідації організації передаються на держзберігання

2. ПРОГНОЗУВАННЯ, ПЛАНУВАННЯ, ЦІНОУТВОРЕННЯ

2.2. Прогнозування і перспективне планування

138 Основні напрями економічного і соціального розвитку підприємств,  установ і організацій:      
 
    а) за місцем складання
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) в інших організаціях
До­ки не мине потреба Доки  не мине потреба  
142. Документи (доповіді, довідки, розрахунки, листування) щодо коригування  перспективних планів економічного і соціального розвитку Пост. До ліквідації організації  
161 Документи (доповіді, звіти, довідки, висновки) про порядок проведення економічних експериментів      
 
    а) за місцем складання
Пост. 5 р.  
 
    б) в інших організаціях
5 р. 5 р.  

 2.4. Ціноутворення

177 Тарифи, цінники:      
 
    а) за місцем затвердження
Пост.1 До ліквідації організації 1 На державне зберігання приймаються вибірково
 
    б) в інших організаціях
До перегляду цін До перегляду цін  

 3. ФІНАНСУВАННЯ, КРЕДИТУВАННЯ, ПОДАТКОВА ПОЛІТИКА

3.1 Фінансування

188 Фінансові плани перспективні:      
 
    а) за місцем розробки
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) в інших організаціях
Доки не мине потреба Доки не мине потреба  
189 Фінансові плани (баланси прибутків та видатків):      
 
    а) зведені річні
Пост. 10 р.  
 
    б) річні
Пост.1 10 р. 1 За місцем розробки, в інших організаціях - доки не мине потреба
 
    в) квартальні
3 р.2 3 р.3 2 За відсутності річних - пост.
3 За відсутності річних - 10 р.
 
    г) місячні
1 р.4 1 р.5 4 За відсутності річних і квартальних - пост.
5 За відсутності річних і квартальних - 10 р.
200 Валютні плани Пост. 10 р.  
201 Проекти валютних планів, документи (розрахунки, таблиці, довідки) до них 5 р. 5 р.  
202 Звіти про виконання валютних планів, платежів і надходження валюти:      
 
    а) зведені річні
Пост. До ліквідації організації  
 
    в) квартальні
3 р.1 3 р.2 1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації
 
    г) місячні
3 р.3 3 р.4 3 За відсутності річних, квартальних - пост.
4 За відсутності річних, квартальних - до ліквідації організації

 3. 2. Кредитування

264 Зведені відомості по відкритих кредитах Пост. 10 р.  

 4. ОБЛІК ТА ЗВІТНІСТЬ

4.1. Оперативний і статистичний облік та звітність

297 Звіти організацій про виконання перспективних і поточних планів; аналізи звітів:      
 
    а) зведені річні й з більшою періодичністю
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) річні й з більшою періодичністю
Пост. До ліквідації організації  
 
    в) піврічні
3 р.1 3 р.2 1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації
 
    г) квартальні
3 р.3 3 р.4 3 За відсутності річних, піврічних - пост.
4 За відсутності річних, піврічних - до ліквідації організації
 
    ґ) місячні
1 р.5 1 р.6 5 За відсутності річних, піврічних, квартальних - пост.
6 За відсутності річних, піврічних, квартальних - до ліквідації організації
298 Статистичні звіти й таблиці організацій з усіх основних видів діяльності:      
 
    а) зведені річні й з більшою періодичністю
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) річні й з більшою періодичністю
Пост. До ліквідації організації  
 
    в) піврічні
3 р.1 3 р.2 1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації
 
    г) квартальні
3 р.3 3 р.4 3 За відсутності річних, піврічних - пост.
4 За відсутності річних, піврічних - до ліквідації організації
 
    ґ) місячні
1 р. 5 1 р.6 5 За відсутності річних, піврічних, квартальних - пост.
6 За відсутності річних, піврічних, квартальних - до ліквідації організації

 4.2. Бухгалтерський облік та звітність

308 Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них; додатки до балансу, спеціалізовані форми:      
  а) зведені річні Пост. До ліквідації організації  
 
    б) річні
Пост. До ліквідації організації  
 
    в) квартальні
3 р.1 3 р.2 1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації
309 Звіти з фінансування:      
 
    а) зведені річні
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) річні
Пост. До ліквідації організації  
 
    в) квартальні
3 р.1 3 р.2 1 За відсутності річних - пост.
2 За відсутності річних - до ліквідації організації
 
    г) місячні
1 р.3 1 р.4 3 За відсутності річних і квартальних - пост.
4 За відсутності річних і квартальних - до ліквідації рганізації
310 Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них Пост. До ліквідації організації  
315 Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.) 3 р.1 3 р.1 1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення
317 Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (табуляграми) на видавання заробітної плати, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат 3 р.1 3 р.1 1 За відсутності особових рахунків - 75 р.
321 Облікові регістри (головна книга, журнали, розроблювальні таблиці та ін.) 3 р.1 3 р.1 1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення
328 Відомості про витрачання кредитів:      
 
    а) річні
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) квартальні
3 р. 3 р.  
 
    в) місячні
1 р. 1 р.  
336 Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва Пост. До ліквідації організації  
337 Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного будівництва Пост. До ліквідації організації  

 5. ОРГАНІЗАЦІЯ ВИКОРИСТАННЯ ТРУДОВИХ РЕСУРСІВ

5.2. Ринок праці, працевлаштування та допомога безробітним, переселення

374 Договори про надання фінансової допомоги на створення та збереження робочих міст, на компенсаційні виплати працівникам 3 р.1 3 р.1 1 Після закінчення строків дії договорів

 5.3. Організація праці, продуктивність праці, трудова дисципліна

406 Колективні договори Пост. До ліквідації організації  

 5. 5 Охорона праці

465 Документи (акти, звіти, аварійні картки, висновки експертів, протоколи комісій) про розслідування причин виробничих аварій 10 р.1 10 р.2 1 Пов`язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами - пост.
2 Пов`язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами - до ліквідації організації
466 Акти розслідування професійних захворювань та отруєнь 45 р. ЕПК 45 р.  
475 Відомості про аварії та нещасні випадки 5 р.1 5 р.2 1 З летальним кінцем - пост.
2 З летальним кінцем - до ліквідації організації
478 Документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків 45 р. ЕПК 45 р.  
479 Журнали реєстрації нещасних випадків 45 р.1 45 р.1 1 Після закінчення журналу

6. РОБОТА З КАДРАМИ

6.1. Прийом, розподіл, переміщення та облік кадрів

513 Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів)1:     1 Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення - 3 р. після звільнення
 
    а) керівників вищих, органів державної влади; осіб, які мають найвищі ступені відзнаки й почесні звання; керівників організацій загальнодержавного значення; відомих політичних діячів; осіб, які мають наукові ступені й вчені звання
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) членів творчих спілок
Пост. До ліквідації організації  
 
    в) службовців, інженерно-технічних працівників, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, звільнених та виборних працівників громадських організацій
75 р. -"В" 75 р. -"В"  
528 Списки, картотеки обліку керівних працівників Пост. До ліквідації організації  
533 Протоколи засідань конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, наукових співробітників, державних службовців Пост. 10 р.  

 7. СОЦІАЛЬНО-КУЛЬТУРНИЙ РОЗВИТОК НАСЕЛЕННЯ

7.1. Соціальне страхування та соціальний захист населення

701 Документи (довідки, заяви, списки, посвідчення на відрядження, протоколи вручення і журнали реєстрації посвідчень) про громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи Пост.1 Пост.1 1 На підприємствах, в установах і організаціях

 8. НАУКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА ДІЯЛЬНІСТЬ

8.1. Науково-технічна інформація

940 Документи (дипломи, свідоцтва, атестати, грамоти) про нагородження організацій за участь у виставках Пост. До ліквідації організації  

 9. ЕКОНОМІЧНЕ, НАУКОВО-ТЕХНІЧНЕ І КУЛЬТУРНЕ СПІВРОБІТНИЦТВО ІЗ ЗАРУБІЖНИМИ КРАЇНАМИ

1002 Статути, положення міжнародних організацій, членами яких є центральні органи виконавчої влади та громадські організації України Пост. До ліквідації організації  
1018 Документи (угоди, договори, контракти) про науково-технічне, економічне, культурне співробітництво з зарубіжними країнами Пост. До ліквідації організації  
1036 Документи (декларації, ліцензії, дозволи, специфікації та інші товаросупровідні документи) митного оформлення вантажів, товарів, майна 3 р.1 3 р.1 1 За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення

 11. АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ

11.1. Адміністративно-господарські питання

1132 Журнали відбитків і зліпків печаток та штампів Пост. До ліквідації організації  

 11.2. Експлуатація службових будівель

1150 Акти приймання й передачі будівель, приміщень, земельних ділянок у користування організаціям      
 
    а) у постійне користування
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) у тимчасове користування
1 р.1 1 р.1 1 Після закінчення експлуатації

 11.3. Транспортне обслуговування

1182 Документи (акти, висновки, протоколи) аварійних комісій:      
 
    а) про аварії, пов'язані з великими матеріальними збитками та людськими жертвами
Пост. До ліквідації організації  
 
    б) про інші аварії
5 р. 5 р.  

 12. ДІЯЛЬНІСТЬ ГРОМАДСЬКИХ ОРГАНІЗАЦІЙ

1312 Документи (протоколи, доповіді, стенограми, постанови, резолюції) загальних, звітно-виборних конференцій, зборів:      
 
    а) в організації в цілому
Пост.    
 
    б) в первинних осередках
5 р. До ліквідації організації 5 р.  

Начальник відділу формування
Національного архівного фонду
та діловодства Держкомархіву України
Г. В. Портнов

З оригіналом згідно

Начальник відділу
кадрового та діловодного
забезпечення Держкомархіву
І. М. Калініченко


На початок
На початок