Державна архівна служба України

НАКАЗ

1.11.2001

м. Київ № 86

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву України від 31 жовтня 2001 р. "Про поліпшення роботи державних архівних установ щодо підвищення кваліфікації працівників діловодних, архівних та експертних служб підприємств, установ і організацій"
   
  1. Оголосити до виконання рішення колегії Держкомархіву від 31 жовтня 2001 р. "Про поліпшення роботи державних архівних установ щодо підвищення кваліфікації працівників діловодних, архівних та експертних служб підприємств, установ і організацій" (додається).
  2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Портнов Г. В.).

Голова Державного комітету
архівів України
Р. Я. Пиріг


РІШЕННЯ
колегії Державного комітету архівів України

від 31 жовтня 2001 р.

Про поліпшення роботи державних архівних установ
щодо підвищення кваліфікації працівників діловодних,
архівних та експертних служб підприємств,
установ і організацій

Колегія, заслухавши й обговоривши доповідь начальника відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву Г. В. Портнова, відмічає, що Примірна програма та навчальний план підвищення кваліфікації працівників служб документаційного забезпечення управління і архівів міністерств, відомств, підприємств, організацій, установ, затверджені колегією Головархіву УРСР у листопаді 1990 р., відіграли позитивну роль в організації навчання слухачів семінарів, курсів підвищення кваліфікації при державних архівних установах.

За останнє десятиріччя різноманітними формами навчання було охоплено кілька тисяч працівників, відповідальних за роботу з діловодними і архівними документами в органах управління всіх рівнів, на підприємствах, в установах і організаціях різних галузей народного господарства і соціально-культурної сфери.

Державні архівні установи стали ширше використовувати можливості місцевих центрів науково-технічної пропаганди, вищих та середніх спеціальних навчальних закладів як бази для підвищення кваліфікації працівників діловодного апарату та архівних підрозділів установ. Заслуговує на увагу досвід Державного архіву Черкаської області, який встановив ділові контакти з місцевим центром підвищення кваліфікації державних службовців та керівників державних підприємств, установ і організацій, що дало змогу розширити коло слухачів, залучати до викладання на курсах провідних фахівців не тільки місцевих органів управління, наукових закладів, а й представників центральних установ, на належному рівні оплачувати викладацьку роботу.

Переліком платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 р. № 639, передбачено оплату занять з підвищення кваліфікації працівників установ, які проводяться в державних архівах.

Разом з тим останніми роками у зв'язку з погіршенням фінансування багатьох бюджетних і госпрозрахункових організацій, скороченням чисельності відповідних категорій працівників як в установах, на підприємствах, так і в державних архівах, стан підвищення кваліфікації архівістів та діловодів погіршився.

Найбільш поширеними формами цієї роботи стало проведення одноденних семінарів з різними категоріями працівників діловодних, архівних та експертних служб установ, окремі виступи представників державних архівів на нарадах, які проводять центральні та місцеві органи виконавчої влади, що не може замінювати систематичного, цілеспрямованого навчання.

В деяких державних архівах зовсім не проводяться заняття з працівниками канцелярій, загальних відділів, архівних підрозділів установ. Припинили роботу курси підвищення кваліфікації працівників діловодного апарату і архівів центральних органів виконавчої влади в м. Києві.

Зазначені факти, а також прийняття нових нормативних актів з організації діловодства і роботи архівних підрозділів установ, зокрема, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 4 квітня 1997 р. № 348, Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держкомархіву України від 16 березня 2001 р. № 16, Примірних норм часу (виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держкомархіву України від 16 травня 2001 р. № 40, викликають необхідність створення системи підвищення кваліфікації працівників діловодних, архівних та експертних служб.

З метою підвищення фахового рівня співробітників, які працюють з документами на підприємствах, в установах і організаціях, колегія вирішує:

  1. Вважати підвищення кваліфікації працівників діловодних, архівних та експертних служб підприємств, установ і організацій одним із пріоритетних завдань державних архівних установ України.
  2. Затвердити Примірну програму підвищення кваліфікації працівників діловодних, архівних та експертних служб підприємств, установ і організацій (додаток 1) та навчальний план (додаток 2).
  3. Директорам Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, держархівів областей, м. Севастополя протягом 2001–2002 рр. організувати роботу постійно діючих платних курсів підвищення кваліфікації працівників діловодних служб та архівних підрозділів підприємств, установ і організацій.
  4. Рекомендувати Спілці архівістів України (Лозицький В. С.) разом з відділом формування НАФ та діловодства Держкомархіву (Портнов Г. В.), керівниками УНДІАСД та державних архівів, розташованих у м. Києві, розглянути питання про відновлення роботи курсів підвищення кваліфікації співробітників діловодних та архівних підрозділів центральних органів виконавчої влади, інших установ, організацій і підприємств міста і у місячний строк подати пропозиції Держкомархіву України.
  5. Доручити УНДІАСД (Матяш І. Б.) у першому півріччі 2002 р. розробити розділ організації й методики електронного документообігу Програми підвищення кваліфікації та направити його Держкомархіву України.

Голова колегії,
Голова Державного комітету
архівів України
Р. Я. Пиріг

Секретар колегії
Г. І. Бєлоусова


Відділ формування Національного архівного фонду
та діловодства

Додаток 1

до рішення колегії
Держкомархіву України
від 31 жовтня 2001 р.

ПРИМІРНА ПРОГРАМА
підвищення кваліфікації працівників діловодних,
архівних та експертних служб підприємств,
установ і організацій

ЗМІСТ

Передмова

Розділ 1. Документування управлінської діяльності

1.1. Законодавчі та нормативно-правові акти з питань діловодства

1.2. Склад управлінських документів

1.3. Уніфікація і стандартизація управлінських документів

Розділ 2. Приймання, розгляд і реєстрація документів

Розділ 3. Складання та оформлення службових документів

3.1. Складання документів

3.2. Оформлення документів

Розділ 4. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

Розділ 5. Організація контролю виконання документів

Розділ 6. Ведення діловодства за зверненнями громадян

Розділ 7. Робота з документами, справами, виданнями, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави

Розділ 8. Складання номенклатур і формування справ

Розділ 9. Підготовка справ до зберігання та використання

Розділ 10. Функції діловодної служби

Розділ 11. Механізація і автоматизація діловодних процесів

Розділ 12. Робота архівних підрозділів установ

12.1. Основні положення роботи архівів установ

12.2. Експертиза цінності документів в установах

12.3. Підготовка і передавання справ до архіву установи

12.4. Складання і оформлення описів справ

12.5. Фондування та облік документів архіву установи

12.6. Забезпечення збереженості документів архіву установи

12.7. Користування документами архіву установи

12.8. Планування, звітність, облік роботи архіву установи

12.9. Порядок передавання архівом установи документів Національного архівного фонду на державне зберігання

12.10. Організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів та організацією документів у діловодстві установ державними архівами

Програма практичних занять

ПЕРЕДМОВА

Примірна програма передбачає вивчення працівниками діловодних, архівних та експертних служб підприємств, установ і організацій основних питань роботи з документами у діловодстві та в архівних підрозділах з метою підвищення їх професійного рівня і освоєння сучасних вимог до документування управлінської діяльності.

Заняття з підвищення кваліфікації організуються державними архівами на платних курсах згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 р. № 639. Примірна програма може бути використана також для проведення занять із співробітниками, що працюють з документами, в інших формах навчання.

Для більш глибокого засвоєння слухачами теоретичного матеріалу необхідно проводити практичні заняття згідно з програмою, що додається.

Загальний обсяг лекційних і практичних занять – 56 годин.

Після закінчення навчання слухачів по даному курсу доцільно провести підсумкове заняття у формах здавання заліку або співбесіди.

Ця програма є примірною. Під час організації роботи курсів підвищення кваліфікації при конкретному державному архіві кількість годин лекційних і практичних занять може змінюватись у залежності від контингенту слухачів, їх кількості, періодичності проведення занять. Розділи і підрозділи, помічені зірочкою, за скороченою програмою можна не читати, зазначивши, на які основні моменти необхідно звернути увагу і де отримати необхідну інформацію.

У розділі 1.3 "Уніфікація і стандартизація управлінських документів" викладач у міру затвердження нових державних стандартів України з питань оформлення документів і термінології повинен змінювати джерела, що підлягають розгляду.

1. Документування управлінської діяльності

1.1. Законодавчі та нормативно-правові акти з питань діловодства

Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153.

Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.

Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.

1.2. Склад управлінських документів Поняття "Документування управлінської діяльності". Види організаційно-розпорядчих документів.

1.3. Уніфікація і стандартизація управлінських документів

Поняття "Уніфіковані системи документації". Значення уніфікації і стандартизації документів. ГОСТ 6.38–90. "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Оформлення реквізитів документів. Вимоги до бланків, текстів документів, документів, що виговлені за допомогою друкарських засобів. ДСТУ 2732–94 " Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення".

2. Приймання, розгляд і реєстрація документів

Приймання документів. Попередній розгляд документів. Розгляд документів керівництвом установи.

2.3. Реєстрація документів

Поняття "Реєстрація документа". Форми реєстрації документів. Систематизація реєстраційних карток та організація довідкових картотек. Робота виконавця з документами. Передача документів всередині установи. Підрахунок обсягу документообігу.

3. Складання та оформлення службових документів

3.1. Складання документів

Види бланків документів. Вимоги до текстів документів. Форми тексту документів: суцільний складний, анкета, таблиця або поєднання цих форм.

3.2. Оформлення документів

Датування документів. Індексація документів. Погодження документів. Засвідчення документів. Адресування документів. Резолюція. Відмітки про проходження та виконання документів. Оформлення копій документів. Оформлення додатків до документів. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами. Розмноження документів. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів. Оформлення документів про відрядження.

4. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
5. Організація контролю виконання документів

Завдання і порядок контролю виконання документів. Строки виконання документів. Здійснення контролю виконання документів.

6. Ведення діловодства за зверненнями громадян

Реєстрація, автоматизована реєстрація пропозицій, заяв і скарг. Облік особистого прийому громадян. Поставлення документів на контроль. Формування справ. Зберігання документів.

7. Робота з документами, справами, виданнями, які містять конфіденційну інформацію,  що є власністю держави

Приймання і облік документів. Розмноження і розсилання (відправлення) документів. Формування виконаних документів у справи. Використання документів. Зняття грифа "Для службового користування". Відбір документів для зберігання і знищення. Забезпечення збереженості документів. Перевірка їх наявності. Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків.

8. Складання номенклатур і формування справ

Складання номенклатур справ. Формування справ. Оперативне зберігання документів.

9. Підготовка справ до зберігання та використання

Експертиза цінності документів. Оформлення справ. Складання описів справ. Передавання справ до архівного підрозділу установи і забезпечення збереженості документів.

10. Функції діловодної служби

Положення про діловодну службу. Цілі і завдання служби. Функції служби. Права і відповідальність посадових осіб. Взаємовідносини служби з іншими структурними підрозділами установи та організаціями, що належать до сфери її управління.

11. Механізація і автоматизація діловодних процесів

Склад комплексів засобів механізації та автоматизації роботи з документами. Застосування засобів механізації. Автоматизація роботи з документами.

12. Робота архівних підрозділів установ

12.1. Основні положення роботи архівів установ

Функції архівного підрозділу установи. Типове положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи і організації, затверджене наказом Головархіву України від 16 жовтня 1995 р. № 47.

Чинні нормативно-методичні документи, на основі яких будується робота архівів установ. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Держкомархіву України від 16 березня 2001 р. № 16.

12.2. Експертиза цінності документів в установі

Принципи і критерії експертизи цінності документів. Типове положення про експертну комісію (ЕК), затверджене наказом Головархіву України від 13 березня 1996 р. № 9. Основні завдання ЕК установи. Організація роботи ЕК. Порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів. Нормативно-методичні посібники з експертизи цінності документів і комплектування державних архівів: Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головархіву України від 20 липня 1998 р. № 41 з наступними змінами і доповненнями відомчі (галузеві) переліки, типові і примірні номенклатури справ із зазначенням строків їх зберігання, індивідуальні номенклатури справ установи. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду (НАФ), що зберігаються в архіві установи. Положення про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853.

12.3. Підготовка і передавання справ до архіву установи

Оформлення справ: нумерація аркушів справ, складання внутрішнього опису документів справи, складання засвідчувального напису справи, оправлення справ, оформлення обкладинок справ. Складання та оформлення описів справ у діловодстві установи. Передання справ до архіву установи.

12.4. Складання і оформлення річних розділів зведених описів справ установи та закінчених описів справ фонду в цілому

Призначення описів справ. Складання і оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання. Складання і оформлення закінченого опису справ постійного зберігання. Складання і оформлення опису справ тривалого (понад 10 років)  зберігання. Складання і оформлення опису справ з особового складу.

12.5. Фондування та облік документів архіву установи

Поняття про архівний фонд, архівну колекцію. Визначення фондової належності, хронологічні межі фонду. Схеми систематизації справ. Облік документів архіву. Реєстраційні форми: книга обліку надходження та вибуття документів, список фондів, картка фонду, описи справ, паспорт архіву, справа фонду. Довідковий апарат до документів архіву: описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу, номенклатури справ, історичні довідки. Довідкові картотеки і каталоги.

12.6. Забезпечення збереженості документів архіву установи

Вимоги до приміщень архіву. Електро- і протипожежне обладнання архіву. Температурно-вологісний і світловий режими. Санітарно-гігієнічний режим. Обладнання архіву. ДСТУ 55.001–98. "Документи з паперовими носіями. Правила зберігання Національного архівного фонду України". Розміщення документів в архівосховищі. Порядок видавання справ з архівосховища. Перевірення наявності та стану справ. Порядок проведення, організація розшуку, оформлення результатів розшуку справ.

12.7. Користування документами архіву установи

Організація користування документами. Виконання запитів соціально-правового характеру: порядок видавання, складання і оформлення архівних довідок; видавання архівних копій та витягів з документів. Видавання документів у тимчасове користування за межі архіву. Обслуговування користувачів у читальному залі архіву. Ознайомлення громадськості з документами архіву: виставки документів, виступи у засобах масової інформації, документальні публікації, лекції, екскурсії, доповіді.

12.8. Планування, звітність, облік роботи архіву установи

Нормування праці архівних працівників. Примірні норми часу (виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (Київ, 2001). Облік праці в архіві установи. Організація підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів.

12.9. Порядок передавання архівом установи документів НАФ на державне зберігання

Порядок передавання архівом установи документів НАФ на державне зберігання. Порядок приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, реорганізації або ліквідації установи.

12.10. Організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів та організацією документів у діловодстві установ державними архівами

Сучасна мережа державних архівів України, які здійснюють організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів та організацією документів у діловодстві установ.

Форми і засоби організаційно-методичного керівництва: удосконалення роботи архівних підрозділів, експертних комісій установ та організації документів у діловодстві; проведення перевірок роботи відомчих архівів, ЕК та організації документів у діловодстві; проведення громадських оглядів; вивчення, узагальнення та розповсюдження передового досвіду; організація підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів установ.

Програма практичних занять

Побудова документів: реквізити документів, бланки документів з кутовим і подовженим розміщенням реквізитів, вивчення форм довідників, які використовуються при реєстрації та індексації вхідних і вихідних документів, заповнення обліково-контрольних карток.

Вивчення основних видів організаційно-розпорядчих документів: наказ, рішення, розпорядження, протокол, постанова, рішення, доповідна, пояснювальні записки, акт, довідка, лист. Надходження документа, взяття документа на контроль, виконання документа. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.

Організація контролю термінів виконання документів. Строки виконання деяких документів.

Ознайомлення з порядком ведення діловодства за зверненнями громадян: заповнення реєстраційно-контрольних форм. Особистий прийом громадян. Формування і зберігання справ.

Особливості оформлення документів з грифом "Для службового користування".

Складання заголовків справ у номенклатурі справ установи.

Експертиза цінності документів постійного зберігання на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх зберігання та індивідуальної номенклатури справ установи.

Практичні заняття з формуванн документів у справи: нумерація аркушів, складання внутрішнього опису документів, засвідчувального напису, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Вимоги до складання і оформлення річних розділів зведених описів та закінчених описів справ архівного фонду установи.

Вивчення облікових документів архіву:  книга обліку надходження та вибуття документів, список фондів,  описи справ, паспорт архіву установи, справа фонду.

Виконання запитів соціально-правового характеру.

 


Відділ формування Національного архівного фонду
та діловодства

Додаток 2

до рішення колегії
Держкомархіву України
від 31 жовтня 2001 р.

Навчально-тематичний план курсів підвищення кваліфікації
працівників діловодних, архівних та експертних служб підприємств,
установ і організацій

Найменування розділу і тем навчального плану Кількість навчальних годин
Всього Лекцій Практичних занять Виїзних Екзамен
1 2 3 4 5 6
Розділ 1          
Документування управлінської діяльності 3 3      
Розділ 2          
Приймання, розгляд і реєстрація документів 3 2 1    
Розділ 3          
Складання та оформлення службових документів 8 6 2    
Розділ 4          
Порядок оброблення та надсилання вихідних документів 2 1 1    
Розділ 5          
Організація контролю виконання документів 2 1 1    
Розділ 6          
Ведення діловодства за зверненнями громадян 2 1 1    
Розділ 7          
Робота з документами, справами, виданнями, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави 2 1 1    
Розділ 8          
Складання номенклатур і формування справ 3 1 2    
Розділ 9          
Підготовка справ до зберігання та використання 3 2 1    
Розділ 10          
Функції діловодної служби 1 1      
Розділ 11          
Механізація і автоматизація діловодних процесів 1     1  
Розділ 12          
Робота архівних підрозділів установ 24        
12.1. Основні положення роботи архівів установ 2 2      
12.2. Експертиза цінності документів в установах 4 2 2    
12.3. Підготовка і передавання справ до архіву установи 2 2      
12.4. Складання і оформлення описів справ 3 1 2    
12.5. Фондування та облік документів архіву установи 3 2 1    
12.6. Забезпечення збереженості документів архіву установи 2 1   1  
12.7. Користування документами архіву установи 3 2 1    
12.8. Планування, звітність, облік роботи архіву установи 1 1      
12.9. Порядок передавання архівом установи документів НАФ на державне зберігання 2 2      
12.10. Організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів та організацією документів у діловодстві установ державними архівами 3 2 1    
Підсумкова співбесіда (залік) 2       2
Всього: 56 36 16 2 2

На початок
На початок