Державна архівна служба України

НАКАЗ

1.11.2001

м. Київ № 87

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву України від 31 жовтня 2001р. "Про роботу ХХХV Міжнародної конференції Круглого столу архівів (CITRA)"
   
  1. Оголосити до виконання рішення колегії Держкомархіву України від 31 жовтня 2001 р. "Про роботу ХХХV Міжнародної конференції Круглого столу архівів (CITRA)" (додається).
  2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Держкомархіву України Г. В. Боряка.

Голова Державного комітету
Р. Я. Пиріг


РІШЕННЯ
колегії Державного комітету архівів України

від 31 жовтня 2001 р.

Про роботу XXXV Міжнародної конференції
Круглого столу архівів (CITRA)

Заслухавши інформацію заступника Голови Державного комітету архівів України Г. В. Боряка про XXXV Міжнародну конференцію Круглого столу архівів (CITRA) та завдання Держкомархіву України у зв'язку з цим, колегія відзначає, що 10–13 жовтня ц. р. у м. Рейк'явік (Ісландія) відбулася низка заходів, що має велике значення для міжнародного архівного життя: чергова конференція Круглого столу архівів (CITRA), 2-а Генеральна асамблея Європейського відділення МРА (EURBICA) та 8-і делегатські збори МРА. У першому з цих заходів взяло участь близько 200 осіб – представників архівних служб та національних асоціацій архівістів 80 країн світу, які обговорили проблеми приймання, зберігання та експертизи архівних документів, у тому числі від установ і організацій різної форми власності, "усної історії" тощо.

Під час засідання Генеральної асамблеї Європейського відділення МРА розглядався стратегічний план цієї новоствореної регіональної організації, в якому передбачено, зокрема, підготовку практичного довідника з програм міжнародного наукового і культурного обміну в європейському співтоваристві, розробку довгострокової міжнародної програми професійної підготовки архівістів, вміщення інформації про національне архівне законодавство європейських країн в архівній галузі на web-сайті МРА, опрацювання спільних рекомендацій з проблеми експертизи та відбору архівних документів на зберігання, заходи з реалізації міжнародного проекту "Спільна архівна спадщина країн та народів Центральної і Східної Європи". Обговорювалася також остаточна редакція Статуту регіонального відділення, що має бути представлена на наступній Генеральній асамблеї EURBICA. Робочу групу з доопрацювання проекту очолила Мартін де Буадефр, директор Національного архіву Франції, Президент EURBICA.

На 8-х Делегатських зборах МРА після детального постатейного обговорення були ухвалені резолюції щодо узгодженої позиції світового архівного співтовариства з питання необхідності ратифікації Протоколу 1999 р. до Конвенції про захист культурної спадщини у випадку збройних конфліктів, підтримки проекту Резолюції ЮНЕСКО із зберігання цифрової спадщини, підготовленого Європейською комісією із збереження і доступу (ECPA), застосування Міжнародного стандарту ISO 15489 з діловодства тощо. На делегатських зборах були також заслухані звіти відділень, комітетів та комісій, інформація скарбника МРА.

Учасникам форуму було представлено інформації про сучасний стан проблеми експертизи, відбору і приймання на державне зберігання документів установ, підприємств, організацій різних форм власності, громадських організацій, приватних архівів у різних країнах світу, зокрема про набутий архівною службою і державними архівами України, досвід у вирішенні цих проблем.

У дискусіях відбувся також обмін думками щодо перспектив комплектування державних архівів документами "усної історії". Із зацікавленням обговорено інформацію про досвід низки архівних установ України в організації збирання, зберігання і актуалізації усних свідчень.

Під час конференції відбулися зустрічі й переговори з керівниками архівних служб Канади, Латвії, Литви, Росії, Хорватії, з представником Генеалогічного товариства Юта. Проведені консультації з Генеральним секретарем МРА Я. ван Альбадою, керівництвом EURBICA щодо залучення архівних установ України до міжнародних програм, які передбачають надання фінансової допомоги.

Виходячи з надзвичайної важливості розвитку європейського напряму архівного співробітництва у двосторонньому та багатосторонньому форматах, колегія вирішує:

  1. Прийняти інформацію заступника Голови Державного комітету архівів України Г. В. Боряка про XXXV Міжнародну конференцію Круглого столу архівів (CITRA) у м. Рейк'явік (Ісландія) до відома.
  2. Вжити заходів до широкого оприлюднення і підтримки Стратегічного плану Європейського відділення, а саме:
  3. Відповідно до Рекомендацій XXXV Міжнародної конференції Круглого столу архівів (CITRA) вважати за потрібне привернути увагу до бізнес-архівів, а також до необхідності захисту індивідуальної і колективної пам'яті, уособленої в приватних особових архівах та архівах організацій, асоціацій тощо.
  4. Доручити ЦДКФФА України (Слончак Н. М.) спільно з УНДІАСД (Матяш І. Б.) розробити пропозиції щодо можливості участі України у проекті "Забезпечення збереження європейської фотографічної спадщини задля удоступнення", запропонованому Європейською комісією із збереження та доступу і підтриманому Радою Європи.
  5. Зобов'язати УНДІАСД (Матяш І. Б.) протягом першого півріччя 2002 р. підготувати пропозиції щодо застосовування в Україні міжнародного стандарту ISO 15489 "Інформація і документація", особливо щодо електронного діловодства та зберігання електронних документів.
  6. Доручити відділу інформації, використання НАФ та зовнішніх зв'язків Держкомархіву (Папакін  Г. В.), Центру інформаційних технологій Держкомархіву (Забенько Ю. І), УНДІАСД (І. Б. Матяш) підготувати аналітичні огляди діяльності ЮНЕСКО із створення Інтернет-архіву, а також архівних служб США і Канади, які займаються відбором та прийманням на зберігання в електронному вигляді поточної і ретроспективної інформації, що виставляється в Інтернеті.
  7. Взяти участь у програмі "Модернізація архівів у країнах, що розвиваються", що реалізується Швейцарським агентством розвитку і співробітництва та Швейцарським національним архівом.
  8. Запропонувати заступнику голови Державного комітету архівів України Боряку Г. В. виступити з ініціативою і підготувати пропозиції щодо створення власного web-сайту ЕURBICA як важливого засобу комунікації між членами відділення.
  9. Взяти участь у наступній ХХХVІ Міжнародній конференції Круглого столу архівів (листопад 2002 р., Марсель, Франція).

Голова колегії,
Голова Державного комітету
архівів України
Р. Я. Пиріг

Секретар колегії
Г. І. Бєлоусова


Виклик часу і нові стратегічні ініціативи міжнародного
архівного співтовариства (Інформація про роботу XXXV
Міжнародної конференції Круглого столу архівів (CITRA),
2-ї Генеральної асамблеї Європейського відділення
Міжнародної ради архівів (EURBICA)
та 8-х Делегатських зборів МРА (10–13 жовтня 2001 р.))

10–13 жовтня 2001 р. у столиці Ісландії Рейк'явіку відбулася низка заходів, які мають надзвичайно важливе значення для міжнародного архівного життя – ХХХV Міжнародна конференція Круглого столу архівів (CITRA), 2-а Генеральна асамблея Європейського відділення (EURBICA) Міжнародної ради архівів та 8-і Делегатські збори МРА.

I

У традиційному (щорічному) всесвітньому форумі архівістів взяла участь рекордна кількість учасників – близько 200 осіб, переважно керівників архівних служб та представників національних професійних асоціацій з 80 країн світу.

Найбільш представницькі делегації були з Ісландії (понад 20 учасників), Франції (17), Великобританії і США (по 9 представників), Канади і Саудівської Аравії (по 6 осіб), Китаю, Японії, Голландії, Німеччини (по 5 учасників), Австрії (3). З країн колишнього СРСР були представлені: Латвія (4 делегати), Росія, Естонія, Казахстан (по 2 представника) і Україна. Конференція (10–12 жовтня) є частиною форумів, що проводяться протягом 2001–2003 рр. Міжнародною радою архівів в рамках серії "Архіви і суспільство". Тема нинішньої конференції – "Архіви і суспільство: Що зберігати? Приймання і відбір" – є надзвичайно актуальною і відбиває одну з основних проблем, що турбує міжнародне архівне співтовариство – проблему приймання, зберігання та експертизи архівних документів.

Під час роботи конференції відбулося 4 сесії, на яких було представлено і обговорено 25 доповідей.

1 сесія "Публічні документи: Стратегія приймання й відбору" (4 доповіді);

2 сесія: "Публічні документи: Правила і практика приймання й відбору" (6 доповідей);

3 сесія: "Пам'ять суспільства: бізнес-архіви; архіви організацій" (8 доповідей);

4 сесія: "Пам'ять суспільства: особові архіви; потенціал усних архівів" (7 доповідей).

Основний лейтмотив більшості виступів – глибока стурбованість долею документальної спадщини людства, – адже до архівів потрапляє, за наведеними у програмній доповіді Я. Вільсона, президента CITRA, національного архівіста Канади, – лише 2–3% створюваної людством документації. Звідси й виникає глобальна проблема – що саме відбирати із цього колосального інформаційного масиву, який є продуктом діяльності суспільства? Хто має право відбирати і проводити експертизу?

Однак й тому, що вже відібрано на постійне зберігання, загрожують багато факторів – війни, переміщення, втрати через недбальство і недооцінку значення документальної спадщини з боку як фондоутворювачів, так і з боку урядів, які мають усвідомити значення архівів у житті держави. Не випадково прес-реліз, поширений на конференції, має промовисту і тривожну назву "Пам'ять світу в небезпеці!"

Звідси випливає усвідомлення серйозної відповідальності, що лягає на плечі архівіста, зростання значення професії і постаті архівіста, яка у більшості країн світу має надзвичайно високий суспільний статус. Наявність саме такого статусу була особливо відчутною, якщо говорити про африканський континент – він був активно представлений на конференції і активно присутній у виступах і дискусіях.

Найбільш змістовно оформити свої доповіді: Д. Симпсон (Національний архів Великобританії) "Політика приймання і розміщення архівів"; Е. Швіртліц (виконавчий директор Національного архіву Австралії) "Функціональний підхід до відбору документів"; С. Каммінгс (представник Національної адміністрації архівів і діловодства, США) "Перебудова політики менеджменту в діловодстві"; К. Гренштрем (Голова Правового комітету МРА) "Правове поле у відборі документів"; К. Ден (представник Національного архіву Австралії) "Стандарт ISO 15489"; Й. Колянович (директор Національного архіву Хорватії) "Співпраця архівів і фондоутворювачів".

Другий лейтмотив більшості виступів на конференції – крихкість, ламкість, нетривкість електронних документів. Адже людство саме на рубежі століть і тисячоліть розпрощалося з "паперовим суспільством" і вступило у фазу "електронного суспільства". На означення цих документів в англійській мові існує дуже влучний термін – fragile (при транспортуванні ящиків з виробами із скла на них наклеюються етикетки саме з таким написом). На конференції звучала стурбованість, до певної міри розгубленість і неготовність суспільства в цілому і професіоналів-архівістів, зокрема, дати чітку відповідь на запитання: як впоратися з електронними документами, які критерії їх відбору і експертизи можуть бути оптимальними? У цьому плані надзвичайний інтерес викликала доповідь професора Університету Британської Колумбії (Канада) Т. Іствуда "Відбір електронних документів". Він представив результати реалізації спеціального проекту (за 10 років), ініційованого урядом і пов'язаного з виробленням стратегії опрацювання електронних документів на стадії їх створення і функціонування в діловодстві, а згодом – під час передачі і зберігання в архіві. Автор люб'язно погодився підготувати на базі доповіді спеціальну статтю з оглядом проблеми і вичерпною бібліографією для журналу "Архіви України".

Неодноразово підкреслювалася революційна роль Інтернету, який докорінно, хочемо ми того чи ні, змінив обличчя архівів і архівних служб світу, позначився на діяльності архівних установ. За даними, що були обнародувані у Рейк'явіку, – у світі пересічно на одного дослідника читального залу припадає 100 "віртуальних" дослідників в Інтернеті. Це – вражаюча цифра. Таким є співвідношення того, що ми бачимо на власні очі і того, що відбувається у віртуальному архівному середовищі. Для порівняння: Національний архів Канади нещодавно зафіксував мільйонного відвідувача свого web-сайту в Інтернеті.

Зазначимо принагідно, що не менш вражаючою є статистика відвідувань офіційного web-сайту Державного комітету архівів України. Щомісяця до нас – фіксується понад 2500 візитів, під час котрих робиться не менше 40 тис. запитів, копіюється понад 8 тис. екранних сторінок, понад 30 тис. файлів. Кількість запитів до сайту варіюється з 50 до 500 на годину. Наведені дані свідчать, що це своєрідний виклик часу, який ми мусимо сприйняти, це ті реалії, які ми не можемо ігнорувати, оскільки вони значною мірою формують структуру запитів, з якими до нас звертається суспільство.

Логічним продовженням перших двох провідних тем конференції стало одностайне бажання якнайшвидше, якнайповніше і найефективніше удоступнити національні архівні інформаційні ресурси. Це – третій основний лейтмотив виступів учасників конференції.

Однією з найбільш загальних спільних рис діяльності більшості архівних служб світу упродовж останніх років стали інтенсивні спроби створення національних електронних каталогів архівних інформаційних ресурсів; майже усі вони будуються на рівні архівного фонду (за зарубіжною термінологією – колекції, чи групи документів). Це надзвичайно складне завдання. Навіть розвинені країни Заходу стикаються з проблемами, які на сьогодні не вирішуються. Коріння цих проблем – величезні обсяги інформації, яка має бути опрацьована і удоступнена для використання. Для прикладу: Національний архів Австралії поглибив рівень подання інформації до подокументого. У архівному фонді країни нараховується 25 млн одиниць зберігання. З них лише 2,6 млн представлено в Національному електронному каталозі. Якщо рухатися нинішніми темпами за сучасними технологіями і не враховувати нових надходжень, за оцінкою австралійських архівістів, їм знадобиться не менше 80 років для створення.

Другою визначальною рисою розвитку світової архівної практики і наступним логічним кроком в інформатизації галузі є надання он-лайнового доступу до електронних каталогів через Інтернет. Не випадково цей напрямок діяльності як один з найпріоритетніших окремо записано в звіті Виконкому МРА, представленому делегатам CITRA. Йдеться про підтримку ініціативи ЮНЕСКО щодо розробки проекту створення в Інтернеті інтегральної інформаційної системи, що об'єднає усі національні архівні каталоги країн Євросоюзу. Нині, на жаль, нас це безпосередньо не стосується, але з часом, сподіваємося, проблема стане актуальною і для України. Принаймні, стратегія архівних служб європейських країн зафіксована тут чітко.

Третій стратегічний напрямок актуалізації інформаційних ресурсів архівної галузі, на якому наголошувалося під час форуму, – публікація електронних версій традиційних архівних довідників – описів, інвентарів, індексів у Інтернеті (як у вигляді баз даних, так і в текстовому режимі). Цей процес має майже "обвальний" характер. Гуверівський інститут війни, миру і революцій в США оголосив, наприклад, про підготовку до публікації на своєму web-сайті близько 700 (!) описів своїх колекцій.

ІІ

2-а Генеральна асамблея Європейського відділення МРА (EURBICA)

На Генеральній асамблеї EURBICA було представлено 37 європейських країн. Делегатами заслухано і обговорено такі основні питання:

Основні рекомендації плану передбачають:

На засіданні обраний новий склад Виконкому EURBICA.

ІІІ

8-і Делегатські збори МРА (13 жовтня) прийняли резолюції, у яких, зокрема, пропонується:

На делегатських зборах заслухано також звіти відділень, комісій і комітетів МРА; звіт скарбника МРА.

Під час роботи форуму відбулася презентація нового web-сайту МРА та нового сайту Національного архіву Ісландії. На сайті МРА вперше представлено усі відділення міжнародної організації, закладено широкі перспективи для створення потужного засобу комунікації міжнародного архівного співтовариства. Ядро сайту Національного архіву Ісландії становить реєстр цифрових зображень найдавніших документів з історії країни, а також Ісландська генеалогічна база даних. Відбулася також презентація нового міжнародного архівного часопису, органу МРА – "Comma" (№ 1–2, 2001).

Прийнято рішення про проведення ХХХVI Міжнародної конференції Круглого столу архівів у Марселі (Франція) у листопаді 2002 р.


Заступник голови
Держкомархіву України
Г. В. Боряк


На початок
На початок