Державна архівна служба України

НАКАЗ

22.11.2001

м. Київ № 89

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву України від 21 листопада 2001 р. "Про стан збереженості документів Національного архівного фонду в ЦДНТА України та Державному архіві Харківської області"
   
  1. Оголосити до виконання рішення колегії Держкомархіву від 21 листопада 2001 р. "Про стан збереженості документів Національного архівного фонду в ЦДНТА України та Державному архіві Харківської області".
  2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ зберігання та обліку Національного архівного фонду Держкомархіву (Рижкова Г. П.).

Голова Державного комітету
Р. Я. Пиріг


РІШЕННЯ
колегії Державного комітету архівів України

від 21 листопада 2001 р.

Про стан збереженості документів Національного архівного фонду
в ЦДНТА України та Державному архіві Харківської області

Заслухавши інформації директора Центрального державного науково-технічного архіву України О. М. Мащенко, директора Державного архіву Харківської області В. В. Рєзнікової та начальника відділу зберігання та обліку НАФ Держкомархіву Г. П. Рижкової, колегія відзначає, що керівництво цих архівів приділяє значну увагу питанням створення належних умов зберігання документів Національного архівного фонду, здійсненню заходів щодо їх удосконалення.

Усі приміщення зазначених архівів оснащені локальними системами охоронно-пожежної сигналізації та забезпечені цілодобовою охороною. Охоронний режим регламентовано спеціальними інструкціями. Зберігання ключів від робочих кімнат і сховищ в позаробочий час організовано згідно із чинними нормативними вимогами. Особливу увагу приділено питанням пожежної безпеки. Розроблено необхідні інструкції, плани евакуації документів на випадок виникнення надзвичайної ситуації та поетажні схеми евакуації. В архівах діють добровільні пожежні дружини, визначені відповідальні за пожежну безпеку сховищ і робочих кімнат, регулярно проводяться обстеження протипожежного стану приміщень. Архівосховища оснащені достатньою кількістю вогнегасників, а також іншими засобами пожежогасіння. Є схеми розміщення фондів у сховищах, пофондові та постелажні покажчики, журнали видачі документів із сховищ. Перевіряння наявності та стану справ здійснюються відповідно до річних планів робіт архівів, результати перевіряння оформляються з урахуванням вимог нормативних документів. Організовано роботу з виявлення унікальних документів. Здійснюються заходи, спрямовані на поліпшення фізичного стану документів (ремонт, реставрація, оправлення).

У ЦДНТА загалом створено умови для гарантованої збереженості документів. Термін дії договору про оренду приміщення продовжено до 15 червня 2005 р. З метою посилення пожежної безпеки архівних приміщень і ліквідації наслідків пожежі, що сталася в травні 1998 р., реалізовано низку заходів. Зокрема, відремонтовано дах будівлі, а також пошкоджені від пожежі сховища та робочу кімнату. Оброблено вогнегасним розчином дерев'яні конструкції горища. Здійснено ремонт сигналізації, електропроводки, пакетників електрообладнання тощо, частину цих робіт виконано за рахунок спонсорських коштів.

У Держархіві Харківської області вирішено найактуальніше питання – повернення приміщення, яке тривалий час займала Книжкова палата. Освоєння цього приміщення дозволить збільшити корисні площі архівосховищ майже на 900 кв. м. Певному поліпшенню технічного стану будівлі головного корпусу архіву сприяло здійснення часткових ремонтних робіт.

Водночас колегія зазначає, що в роботі ЦДНТА і Держархіву Харківської області мають місце невирішені питання та недоліки. Недостатня увага приділяється контролю за дотриманням правил видачі справ у тимчасове користування, своєчасністю повернення або продовження терміну їх використання. Допускаються порушення вимог охоронного режиму щодо обов'язкового опечатування дверей архівосховищ у позаробочий час.

У ЦДНТА затягуються терміни закінчення ремонту та підключення сигналізації, знищеної внаслідок пожежі. Не виділено окремого приміщення для зберігання облікової документації та ведення роботи з обліку архівних фондів. Мають місце порушення порядку оформлення видачі справ з архівосховищ. Лише третина пошкоджених під час пожежі документів піддана ремонтно-реставраційному обробленню.

Стан забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду в Держархіві Харківської області викликає серйозне занепокоєння. Архівосховища перевантажені документами, частину справ, через відсутність вільного місця на стелажах, розміщено на підлозі. Технічний стан головного корпусу архіву є аварійним, в найбільш небезпечній частині будівлі зберігається 159 тис. справ. Кінодокументи та мікрофільми страхового фонду перебувають у підсобному підвальному приміщенні ЦДНТА, умови зберігання в якому не відповідають найелементарнішим вимогам. У непристосованому для зберігання документів приміщенні на території Свято-Покровського монастиря продовжують знаходитися 7,4 тис. справ. Між тим, саме у переміщених звідти фондах виявлено справи, що мають біоушкодження. У архівних підрозділах установ-джерел комплектування держархіву області зберігається понад встановлені терміни 189,4 тис. справ.

З метою забезпечення умов гарантованої збереженості документів Національного архівного фонду та усунення недоліків у роботі ЦДНТА України і Держархіву Харківської області колегія вирішує:

Привернути увагу Харківської облдержадміністрації до необхідності поліпшення умов зберігання документів у Держархіві Харківської області. Просити вирішити питання щодо виділення у 2002 р. коштів на ремонт і оснащення отриманого архівом приміщення, а також на капітальний ремонт головного корпусу архіву.

Директорам ЦДНТА України та Держархіву Харківської області:

ЦДНТА України (Мащенко О. М.):

Держархіву Харківської області (Рєзнікова В. В.):

Фінансово-економічному відділу Держкомархіву (Кутова Л. О.) врахувати потреби ЦДНТА України при розподілі бюджетних коштів, передбачених на утримання центральних державних архівних установ у 2002 р.

Відділу зберігання та обліку НАФ Держкомархіву (Рижкова Г. П.) надати ЦДНТА України та Держархіву Харківської області необхідну методичну допомогу з профільних питань.

Керівникам державних архівних установ проаналізувати стан збереженості документів та вжити заходів щодо посилення гарантованої збереженості Національного архівного фонду.


Голова колегії,
Голова Державного комітету
архівів України
Р. Я. Пиріг

Секретар колегії
Г. І. Бєлоусова


до рішення колегії
Державного комітету
архівів України
від 22.11.2001

ДОВІДКА
про стан збереженості документів
Національного архівного фонду в ЦДНТА України
та Державному архіві Харківської області

У ході перевірки стану збереженості документів Національного архівного фонду в Центральному державному науково-технічному архіві України та Державному архіві Харківської області, здійсненої 29 жовтня – 2 листопада поточного року відповідно до плану оргроботи Держкомархіву на ІІ півріччя 2001 р., з'ясовано наступне.

ЦДНТА України розміщується на правах безоплатної оренди в пристосованому для зберігання документів приміщенні, яке віднесене до пам'яток архітектури ХІХ ст. Минулого року термін дії договору продовжено до 15 липня 2005 р. Будівля, що в 1993 р. була передана у власність Свято-Покровському монастиря, перебуває на балансі архіву. У 1995 р. Українським спеціальним науково-реставраційним проектним інститутом "Укрпроектреставрація" було проведено обстеження її технічного стану. На сьогодні він є задовільним.

Упродовж 1998–2001 рр. реалізовано низку заходів, спрямованих на ліквідацію наслідків пожежі, що сталася в травні 1998 р., та посилення протипожежної безпеки архівних приміщень. Частину з цих заходів здійснено за рахунок спонсорських коштів. Зокрема, відремонтовано сховища та робочу кімнату, що потерпіли від пожежі, а також дах будівлі. Дерев'яні конструкції горища оброблено вогнезахисним розчином. Здійснено ремонт сигналізації на першому і другому (частково) поверхах, електровимикачів у сховищах першому поверху, пакетників електрообладнання та електропроводки (на другому поверсі її повністю замінено). Регулярно проводяться комплексні вимірювання електромережі, перевірено технічний стан внутрішнього протипожежного водоводу та регулювання напору води. Частково оновлено протипожежне устаткування, перезаряджено вогнегасники. Розробляються плани заходів на виконання приписів органів держпожежнагляду за результатами обстеження протипожежного стану приміщень архіву (останній припис – від 07.02.2001). Є план евакуації документів архіву на випадок виникнення надзвичайної ситуації та поетажні схеми евакуації. Діють пожежно-технічна комісія та добровільна пожежна дружина, склад їх своєчасно поновлюється, визначені відповідальні за пожежну безпеку сховищ і робочих кімнат. Проводяться заняття з членами пожежних розрахунків ДПД з метою набуття практичних навичок з використан ня засобів пожежогасіння тощо. Стан пожежної безпеки архіву перевіряється двічі на рік з оформленням актів перевірок.

Фонди архіву, що налічують 508219 од. зб. документів з паперовою основою та 189 роликів мікрофільмів страхового фонду, розміщено в сховищах за видами документів: проектна документація (1-й поверх), конструкторсько-технологічна (2-й поверх) і наукова (3-й поверх). Є схема розміщення документів і топографічні покажчики. Всі документи закартоновані. Страховий фонд зберігається в окремому сховищі. Ступінь завантаженості сховищ складає 70%. Стелажне обладнання архівосховищ 1-го і 3-го поверхів металеве, на 2-му поверсі стелажі комбіновані. Температурно-вологісний режим є стабільним і відповідає оптимальним параметрам. У цьому році встановлено нові контрольно-вимірювальні прилади, показники яких регулярно фіксуються. Вікна захищені металевими віконницями, що забезпечує підтримання належного світлового режиму, а на 1-му поверсі – й заґратовані. Двері зачиняються на замки з контрольними вкладинками, порядок видачі ключів і зберігання їх у позаробочий час регламентовано інструкцією з охорони приміщення. Архів охороняється цілодобово штатними черговими.

Перевіряння наявності та стану справ здійснюється згідно з річними планами роботи, результати його оформляються з урахуванням вимог чинних нормативних документів, відсутніх справ не виявлено. Ведеться картотека обліку фізичного стану документів. Робота з ремонту та реставрації спрямована головним чином на відновлення цілісності документів, пошкоджених під час пожежі. Розпочато виявлення унікальних документів і перевіряння фізичного стану мікрофільмів страхового фонду.

Загалом у ЦДНТА створено умови для гарантованої збереженості документів, хід виконання запланованих заходів контролюється керівництвом, регулярно заслуховується на засіданнях дирекції архіву.

Водночас існують проблеми, що зумовлені недостатністю бюджетного фінансування та дефіцитом вільних площ.

До таких слід віднести відсутність відокремленого приміщення для роботи з обліку документів та читального залу. Лишаються відкритими питання відновлення і підключення сигналізації, пошкодженої під час пожежі, оброблення вогнезахисним розчином дерев'яних конструкцій комбінованих стелажів, встановлення в сховищах автоматичної системи пожежогасіння, заміни застарілого мікрофільмуючого і проявного обладнання, придбання апаратури для мікрофільмування креслень великих форматів.

Мають місце й певні недоліки в організації роботи щодо забезпечення збереженості документів. Зокрема, двері архівосховищ (за виключенням сховища І частини) у позаробочий час не опечатуються. Послаблено контроль за порядком оформлення видавання справ із сховищ. Порушуються правила видавання справ у тимчасове користування: справи видаються без оформлення актів встановленої форми. Враховуючи те, що лише 30 відсотків пошкоджених під час пожежі документів пройшли ремонтно-реставраційне оброблення, обсяги цих робіт необхідно збільшити.

З огляду на зазначене вважаю за доцільне рекомендувати:

Державний архів Харківської області за кількістю документів є одним з найбільших регіональних архівів. Його фонди станом на 1 січня 2001 р. налічують 2307570 од. зб. документів з паперовою основою, 718 од. зб. кіно-, 34002 од. зб. фото-, 1247 од. зб. фонодокументів та 158 роликів мікрофільмів страхового фонду. Основна їх частина зберігається в двох архівосховищах.

Головний корпус архіву (пр. Московський, 7) – пристосоване для зберігання документів приміщення, технічний стан якого ще в 1968 р. визнано аварійним (заключення інституту "Укрремжитлопроект"). Будівля потребує термінового капітального ремонту, часткові ремонтні роботи, що здійснюються за умови наявності коштів, суттєво не впливають на її загальний технічний стан. Комунікаційні системи та електропроводка також потребують термінового ремонту. Сховища обладнані дерев'яними стелажами.

Другий корпус архіву (вул. Мироносицька, 41) – спеціально побудоване за типовим проектом приміщення. Технічний стан його є задовільним, стелажі в сховищах металеві.

Обидва приміщення забезпечені цілодобовою позавідомчою охороною та оснащені локальними системами охоронно-пожежної сигналізації, але в другому копусі сигналізаційна система потребує заміни.

Частина фондів (112202 спр.) зберігається в приміщенні міського архіву (вул. Університетська, 13).

Питанням забезпечення охоронного режиму і протипожежної безпеки в усіх приміщеннях приділяється значна увага. Розроблено інструкцію з охорони об'єктів держархіву, інструкцію про порядок дій чергового позавідомчої охорони при спрацюванні пожежної сигналізації або при виникненні пожежі, інструкцію з дотримання правил пожежної безпеки для працівників архіву, а також плани проведення протипожежних заходів із зазначенням відповідальних за їх виконання та поетажні схеми евакуації.

У першому півріччі поточного року територіальним управлінням Держнаглядохоронпраці по Харківській області проведено комплексне вимірювання електромережі. В архіві діє ДПД, визначено відповідальних за протипожежний стан сховищ і робочих кімнат.

Усі згадані вище архівосховища оснащені достатньою кількістю вогнегасників, а також контрольно-вимірювальними приладами, показники яких регулярно фіксуються. Справи, за виключенням великоформатних одиниць зберігання та нових надходжень документів, зберігаються в картонажах. Є схеми розміщення фондів у сховищах, пофондові та постелажні покажчики, ведуться необхідні журнали видачі документів із сховищ. Згідно з річними планами роботи здійснюється перевіряння наявності та стану справ, є картотеки обліку фізичного стану документів на основі яких планується робота з відновлення фізичної цілісності документів. Облікова документація зберігається в кожному з трьох згаданих приміщень, за місцем розміщення фондів на які вона складена.

Проте загальний стан забезпечення збереженості документів у держархіві області не можна визнати задовільним. Архівосховища перевантажені, через брак вільного місця на стелажах частину документів розміщено на підлозі. У сховищах по вул. Мироносицькій, 41 та вул. Університетській, 13 у двох фондах, переміщених з архівосховища, що знаходилося в Свято-Покровському монастирі, виявлено уражені грибком справи. Між тим, 7400 справ ще й досі не вивезено з непристосованого для зберігання документів підсобного приміщення цього монастиря.

У аварійнонебезпечній частині будівлі головного корпусу архіву зберігається 159 тис. справ. Кінодокументи та мікрофільми страхового фонду перебувають у підсобному підвальному приміщенні ЦДНТА, умови зберігання в якому не відповідають найелементарнішим вимогам.

А у архівних підрозділах установ-джерел комплектування держархіву зберігається понад встановлені терміни 189,4 тис. справ.

Минулого року держархіву області вдалося вирішити найактуальнішу проблему – повернення приміщення, яке тривалий час займала Книжкова палата (реєстраційне свідоцтво від 07.09.2000 № 466). Після остаточного звільнення приміщення попереднім користувачем (акт примусового виселення від 09.07.2001) розпочато підготовчі роботи для його освоєння. Інститутом "Харківпроект" складено технічний висновок про стан будівельних конструкцій приміщення і можливості розміщення в ньому архівосховищ. Розробляється кошторисна документація на ремонтні роботи. Введення в дію цього приміщення, корисна площа якого дорівнює 900 кв. м, надасть можливість для значного поліпшення умов зберігання архівних документів.

З огляду на викладене вважаю за доцільне рекомендувати:


Начальник відділу зберігання та обліку
Національного архівного фонду
Держкомархіву
Г. П. Рижкова


до рішення колегії
Державного комітету
архівів України
від 22.11.2001

Протокол № 11
"Про стан збереженості документів
НАФ України у ЦДНТА України"

Основним питанням в роботі архіву є забезпечення схоронності документів і в цьому напрямку проводиться значна робота. Це великий комплекс робіт: протипожежні заходи, додержання охоронно-пропускного режиму, створення оптимальних умов зберігання в архівосховищах, виконання робіт по ремонту, реставрації, оправі та інше.

В рішенні цих питань ЦДНТА України досяг позитивних успіхів.

Перш за все, продовжено оренду приміщення ще на 5 років. Не дивлячись на складні обмеженості з приміщеннями, в архіві функціонують усі відділи, крім облікового. В зв'язку ж з відсутністю читального залу, дослідники працюють у спеціально відведеному куточку у відділі схоронності під наглядом співробітників.

На сьогодні завантаженість архівосховищ близько 70%, але це поки не ставить проблеми, бо при наявності цього приміщення архіву, подальше можна буде вирішити це питання.

Діючі архівосховища обладнані кондиціонерами, 100% документів картонуються, для цього лише у 2000 р. за кошти, виділені Держкомітетом, придбано картон і виготовлені коробки, яких вистачить на кілька років.

Велика увага приділяється протипожежним заходам. За минулі три роки з моменту пожежі особлива увага приділяється саме цим заходам, а також безпосередньо ліквідації наслідків пожежі:

Охоронно-пропускний режим: цілодобово працюють 4 сторожи, які мають інструкцію, книгу прийому-здачі ключів. Орендне підприємство має охорону (цілодобову на 3-му поверсі, всі приміщення взято під сигналізацію).

Стосовно сигналізації. У 2001 р. відремонтована сигналізація 1-го, 2-го поверхів. Треба відмітити, що діюча сигналізація застаріла, тому було б доцільно замінити її на сучасну. Для цього потрібні кошти, спеціалістами підготовлено кошторис на її монтаж. Необхідні також значні кошти на оброблення вогнестійким розчином дерев'яних стелажів 2-го поверху.

Для забезпечення схоронності документів в архіві є схема розміщення документів, топографічні постелажні та покомплексні покажчики.

Страховий фонд розміщується у відокремленому архівосховищі. Проте на сьогодні страховий фонд не створюється, в зв'язку з відсутністю обладнання, що дозволяє мікрофільмувати креслення. Зональній лабораторії бракує коштів та співробітників (у зв'язку зі скороченням у минулі роки).

Щорічно проводиться робота з ремонту та реставрації документів. Останні три роки ремонтуються частково згорілі документи, але 2 реставратори невзмозі були відреставрувати, дуже складна реставрація, великі обсяги.

Відсутніх документів у архіві немає, про що свідчить перевірка наявності, що проводиться згідно з планами.

В архіві проводилась робота з виявлення особливо цінних документів, закінчена робота з визначення унікальної НТД, для чого додатково підготовлено методичні вказівки (для НТД).

Беручи до уваги специфіку НТД, архів ініціативно проводить роботу щодо виявлення документів стратегічного значення, тобто споруд, інженерних мереж, комунікацій, які в повному обсязі забезпечать відновлення життєдіяльності об'єктів на випадок надзвичайних ситуацій.

Недоліки, як вказувалось вище: відсутність нової техніки, коштів на ремонт сигналізації, оброблення стелажів, недостатня кількість співробітників (реставраторів, програміста, навіть прибиральниць в архіві нема, для цього розділено оклади електрика та сантехніка) залежать не від архіву.

Згідно із зауваженнями перевірки:

Аналізуючи проведену роботу щодо забезпечення збереженості документів НАФ у ЦДНТА України треба відмітити, що, активізуючи діяльність усіх підрозділів архіва, та при умові отримання коштів на потреби забезпечення збереженості, можна покращити стан збереженості НТД в архіві і довести його відповідно до вимог нормативних документів.


Директор ЦДНТА України
О. М. Мащенко


На початок
На початок