Державна архівна служба України

НАКАЗ

23.01.2003

м. Київ № 12

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву України від 22 січня 2003 р. "Про роботу експертних комісій державних архівних установ, підприємств, установ і організацій Житомирської області"
   
  1. Оголосити для виконання рішення колегії Державного комітету архівів України від 22 січня 2003 р. "Про роботу експертних комісій державних архівних установ, підприємств, установ і організацій Житомирської області".
  2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ формування НАФ та діловодства Держкомархіву (Портнов Г. В.).

Голова Державного комітету
Г. В. Боряк


РІШЕННЯ
колегії Державного комітету архівів України

від 22 січня 2003 р.

Про роботу експертних комісій державних архівних установ,
підприємств, установ і організацій Житомирської області

Колегія, заслухавши і обговоривши доповідь заступника директора, голови експертно-перевірної комісії Державного архіву Житомирської області Н. М. Савченко й співдоповідь начальника відділу формування НАФ та діловодства Держкомархіву Г. В. Портнова, відзначає, що експертні комісії державних архівних установ, підприємств, установ і організацій виконують завдання, покладені на них чинними нормативними актами. ЕПК держархіву області, всі ЕК архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад, переважна більшість експертних комісій юридичних осіб-фондоутворювачів НАФ працюють за індивідуальними положеннями, складеними на підставі типових положень, затверджених Держкомархівом.

Планування роботи ЕПК, ЕК здійснюється згідно з методичними настановами, розробленими Державним комітетом у 2001 році. Плани охоплюють організаційні заходи, методичну роботу, діяльність щодо схвалення і подання на затвердження описів справ постійного зберігання, погодження описів справ з особового складу, зведених номенклатур справ профільних установ, актів про вилучення документів до знищення.

ЕПК держархіву області планує та розглядає описи справ фондів, що пройшли в архіві науково-технічну переробку. ЕК архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад в обов'язковому порядку готують висновки на описи справ постійного зберігання, які направляються на розгляд ЕПК держархіву області.

ЕПК проводить засідання щомісяця, на кожному з яких розглядаються в середньому описи на 1,5 тис. справ постійного зберігання. ЕК архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад проводять 2-3 засідання на рік, а експертні комісії установ засідають щорічно.

Протоколи засідань експертних комісій відображають хід обговорення та прийняті з обговорених питань рішення.

На засіданнях ЕПК держархіву області регулярно заслуховуються представники експертних комісій профільних установ з питань експертизи цінності документів, їх впорядкування і підготовки до передачі на державне зберігання. Обговорюються методичні питання фондування, визначення строків зберігання окремих категорій документів, не передбачених чинними переліками, схвалюються примірні номенклатури справ різних установ районної та міської ланок.

Проводиться робота з підприємствами і організаціями недержавних форм власності щодо їх включення до джерел формування НАФ, надається їм допомога з науково-технічного опрацювання документів, складання номенклатур справ.

Члени експертних комісій постійно беруть участь у підвищенні кваліфікації працівників служб діловодства та архівних підрозділів установ, використовуючи для цього можливості обласного центру підвищення кваліфікації державних службовців, а також наради і семінари, які проводять обласні й місцеві ради та державні адміністрації.

Разом з тим у діяльності експертних комісій державних архівних установ, підприємств, установ і організацій області мають місце недоліки. Не складаються звіти про виконання планів роботи ЕПК та ЕК. В окремих випадках протоколи засідань ЕПК затверджуються несвоєчасно, хоча витяги з них надсилаються виконавцям.

На засідання ЕПК та ЕК архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад в багатьох випадках не запрошуються члени ЕК підприємств, установ і організацій, документи яких розглядаються.

Експертні комісії державних архівних установ беруть недостатню участь у розробці та здійсненні регіональної політики в галузі експертизи цінності документів, формуванні НАФ, поліпшенні роботи служб діловодства та архівних підрозділів установ. Зокрема, протягом декількох років у держархіві області не проводиться експертиза цінності документів НАФ. Номенклатури справ у ряді установ списку № 1 потребують вдосконалення. Непоодинокі випадки втрати документів НАФ у архівних підрозділах установ. Служби діловодства і архівні підрозділи окремих установ обласної, районної, міської ланок не перевіряються протягом багатьох років. В області створено тільки один трудовий архів.

Приміщення відділу формування НАФ та діловодства держархіву області, який забезпечує діяльність ЕПК, потребують розширення.

Колегія вирішує:

  1. Відзначити, що у роботі експертних комісій державних архівних установ, інших підприємств і організацій Житомирської області мають місце позитивні тенденції.
  2. Доручити Державному архіву Житомирської області (Шапран М. В., Савченко Н. М.) у місячний строк розробити план заходів щодо усунення недоліків у роботі експертних комісій державних архівних установ, підприємств, установ і організацій, підвищення їх ролі у розробці та здійсненні регіональної політики у галузі формування НАФ.
  3. Рекомендувати керівникам центральних, галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, держархівів областей, міст Києва і Севастополя розглянути у 2003 році на засіданнях колегіальних органів питання про роботу експертних комісій.
  4. Відділу формування НАФ та діловодства Держкомархіву (Портнов Г. В.):
    - на підставі Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739 в установленому порядку подати на затвердження і державну реєстрацію нову редакцію типових положень про відповідні експертно-перевірні та експертні комісії;
    - надати допомогу державним архівним установам Житомирської об- ласті у поліпшенні роботи експертних комісій, створенні мережі тру- дових архівів.

Голова колегії,
Голова Державного комітету архівів України
Г. В. Боряк

Секретар колегії
Г. І. Бєлоусова


На початок
На початок