Державна архівна служба України

НАКАЗ

21.01.2004

м. Київ № 10

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву України від 20 січня 2004 р. "Про стан збереженості та обліку документів Національного архівного фонду в архівних підрозділах державних наукових установ Національної академії наук України та музеїв і бібліотек вищих навчальних закладів Міністерства освіти і науки України"
   
  1. Оголосити до виконання рішення колегії Держкомархіву України від 20 січня 2004 року "Про стан збереженості та обліку документів Національного архівного фонду в архівних підрозділах державних наукових установ Національної академії наук України та музеїв і бібліотек вищих навчальних закладів Міністерства освіти і науки України" (додається).
  2. Направити рішення колегії Національній академії наук України та Міністерству освіти і науки України.
  3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступника Голови Держкомархіву України Г. В. Портнова.

Голова Державного комітету
Г. В. Боряк


РІШЕННЯ
КОЛЕГІЇ ДЕРЖАВНОГО КОМІТЕТУ АРХІВІВ УКРАЇНИ

м. Київ
20 січня 2004 р

Про стан збереженості та обліку документів
Національного архівного фонду
в архівних підрозділах державних наукових установ
Національної академії наук України та музеїв
і бібліотек вищих навчальних закладів
Міністерства освіти і науки України

Колегія констатує, що державними архівними установами відповідно до їх компетенції проведено з'ясування кола архівних підрозділів наукових установ Національної академії наук України, музеїв і бібліотек вищих навчальних закладів Міністерства освіти і науки України, у яких зберігаються документи Національного архівного фонду та обстеження умов зберігання цих документів. Результати проведеної роботи свідчать, що у зазначених установах усі документи НАФ обліковано, збереженість їх загалом забезпечено.

У системі Національної академії наук України організаційно-методичне керівництво і контроль за зберіганням та обліком документів Національного архівного фонду здійснюється централізовано архівним підрозділом Інституту архівознавства Національної бібліотеки України ім. В. І. Вернадського (далі - НБУВ) на підставі нормативно-методичних документів з питань організації архівної справи і діловодства в Національній академії наук України, розроблених відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи". В Інституті архівознавства ведеться Центральний фондовий каталог на документи Архівного фонду НАН України. Загальна паспортизація архівних підрозділів проводиться раз на чотири роки.

До установ, яким згідно з рішенням Президії НАН України надане право постійного зберігання документів, належать: Інститут архівознавства НБУВ, Інститут рукопису НБУВ, відділ рукописів Львівської наукової бібліотеки ім. В. Стефаника НАН України, відділ рукописних фондів і текстології Інституту літератури ім. Т. Г. Шевченка НАН України, відділ фольклористики Інституту мистецтвознавства, фольклористики та етнології ім. М. Т. Рильського НАН України; науковий архів Інституту археології НАН України та 16 музейних кімнат при інститутах НАН України. Загальний обсяг документів у зазначених установах становить: 749616 од. зб. (1218 фондів) і 1145 окремих документів особового походження з паперовою основою, 1 од. зб. кіно-, 53914 од. зб. фото-, 8694 од. зб. фоно-, 9 од. зб. відеодокументів.

У архівних підрозділах чотирьох установ (Інститут архівознавства НБУВ, Інститут рукопису НБУВ, Інститут археології НАН України, Львівська наукова бібліотека ім. В. Стефаника НАН України) складено описи на особливо цінні та унікальні документи, в інших - цю роботу розпочато у 2002 р. Забезпечено відокремлене зберігання унікальних документів.

Документи архівних підрозділів Інституту рукопису НБУВ та відділу рукопису Львівської наукової бібліотеки ім. В. Стефаника розміщено у спеціально збудованих спорудах, інші - в пристосованих під архівосховища приміщеннях.

Але в організації зберігання документів є певні проблеми й недоліки, зумовлені тривалою відсутністю стабільного фінансування НАН України. Не відповідають нормативним вимогам умови зберігання архівних документів у архівних підрозділах більшості наукових установ. Мають місце порушення температурно-вологісного режиму в архівосховищах внаслідок відсутності систем кондиціювання повітря. Потребують заміни пожежна сигналізація у відділі рукописів Львівської наукової бібліотеки ім. В. Стефаника та охоронна в Інституті рукопису НБУВ. Автоматичними системами пожежогасіння оснащено лише Інститут архівознавства НБУВ та Інститут рукопису НБУВ.

У музеях і бібліотеках вищих навчальних закладів, підпорядкованих Міністерству освіти і науки України, централізований контроль за організацією зберігання і обліку документів Національного архівного фонду не здійснюється. Не розроблено єдині нормативні документи щодо ведення обліку архівних документів, як у музеях, так і у бібліотеках. Відсутні узагальнені дані про кількість установ, у яких зберігаються документи Національного архівного фонду, та обсяг цих документів.

Із загальної кількості підданих обстеженню установ (142), дев'ять розташовано в спеціально збудованих спорудах, решта (133) розміщується в приміщеннях будівель вищих навчальних закладів, більшість з яких відповідають вимогам до умов зберігання архівних документів. Але технічний стан ряду приміщень бібліотек є незадовільним. У найкритичнішому стані перебуває приміщення наукової бібліотеки Львівської державної академії ветеринарної медицини ім. С. З. Гжицького. Непоодинокими є випадки порушення нормативних вимог температурно-вологісного та санітарно-гігієнічного режимів. Недостатньою є оснащеність приміщень сучасними засобами пожежної та охоронної безпеки: лише 12 установ обладнано системами автоматичного пожежогасіння, 34 забезпечено пожежною, а 28 - охоронною сигналізацією. Недостатня увага приділяється перевірянню наявності архівних документів та виявленню унікальних документів. Усупереч чинним архівним правилам музеї практикують експонування оригіналів унікальних документів. Облік фізичного стану архівних документів не ведеться.

Колегія вирішує:

  1. Схвалити роботу державних архівних установ щодо перевіряння стану збереженості та обліку архівних документів у архівних підрозділах державних наукових установ Національної академії наук України та музеїв і бібліотек вищих навчальних закладів Міністерства освіти і науки України.
  2. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (С. В. Сельченкова):
  3. Державному архіву в Автономній Республіці Крим, державним архівам областей, міст Києва і Севастополя:
  4. Рекомендувати Національній академії наук України та Міністерству освіти та науки України:

Голова колегії,
Голова Державного комітету
архівів України
Г. В. Боряк

Секретар колегії
В. С. Оснач


На початок
На початок