Державна архівна служба України

НАКАЗ


22.10.2004
м. Київ № 111

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву України від 19.10.2004 "Про роботу Державного архіву Тернопільської області щодо поповнення Національного архівного фонду та організаційно-методичного керівництва діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ і організацій області"
   

  1. Оголосити рішення колегії Держкомархіву України від 19.10.2004 "Про роботу Державного архіву Тернопільської області щодо поповнення Національного архівного фонду та організаційно-методичного керівництва діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ і організацій області" (додається).
  2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Г. В. Портнова.

Голова Державного комітету
Г. В. Боряк


РІШЕННЯ
КОЛЕГІЇ ДЕРЖАВНОГО КОМІТЕТУ АРХІВІВ УКРАЇНИ

м. Київ 19 жовтня 2004 р.

Про роботу Державного архіву Тернопільської області
щодо поповнення Національного архівного фонду
та організаційно-методичного керівництва
діяльністю архівних підрозділів підприємств,
установ і організацій області

Колегія, заслухавши і обговоривши доповідь заступника директора Державного архіву Тернопільської області Сергеєвої Н. А. та співдоповідь завідувача сектора діловодства відділу формування НАФ та діловодства Держкомархіву Кузнєцової М. І., відзначає, що держархівом області проводиться значна робота з організації забезпечення відбору документів на державне зберігання, здійснюється організаційно-методичне керівництво діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ і організацій.

Держархів області активно комплектується документами особового походження. За останні роки на підприємствах, в установах і організаціях області покращився стан організації архівної справи: 69 відсотків установ - джерел комплектування повністю описали документи постійного зберігання та схвалили описи з ЕПК держархіву області; 68 відсотків справ постійного зберігання включено в описи, схвалені ЕПК; 88 відсотків установ мають зведені номенклатури справ.

З метою контролю за станом архівної справи та діловодства систематично здійснюються комплексні, тематичні, контрольні перевірки установ - джерел комплектування.

Працівники держархіву області постійно проводять наради з питань роботи архівів та експертних комісій установ. Архівні відділи райдержадміністрацій та міськради провели за останні два роки 38 нарад і семінарів з установами - джерелами комплектування.

Організовано постійно діючі курси з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб державних підприємств, установ, організацій у Центрі підвищення кваліфікації державних службовців і керівників державних підприємств, установ та організацій при Тернопільській облдержадміністрації.

Архівними відділами області організовано роботу з поповнення та збереження документів НАФ та інших соціально значущих документів ліквідованих підприємств, установ, організацій. Найкращих результатів досягнуто в Гусятинському районі, де райдержадміністрація приділяє значну увагу архівній справі, а райрада створила трудовий архів.

Планомірно працює ЕПК держархіву області. Щорічно проводяться 24 засідання ЕПК, на яких розглядаються описи справ постійного зберігання, з особового складу, історичні довідки, номенклатури справ, акти про вилучення для знищення документів підприємств, установ, організацій усіх форм власності. На засіданнях ЕПК держархіву області та ЕК архівних відділів запрошуються представники підприємств, установ, організацій, документи яких розглядаються.

Разом з тим у роботі Державного архіву Тернопільської області є суттєві недоліки та ряд невирішених питань.

Майже 13 років держархів області не комплектується. Внаслідок чого в архівних підрозділах установ знаходиться понад 71 тис. справ із строками зберігання, які минули.

Положення про відділ формування НАФ держархіву області не відповідає вимогам положення про Державний архів Тернопільської області (наказ від 12.12.2003 № 519).

Не організовано роботу з виявлення установ - джерел формування НАФ та їх обліку. Не розпочато підготовку нових списків установ відповідно до "Основних правил роботи державних архівів України".

Є певні недоліки в організації контролю за діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ і організацій. Тільки 12 відсотків установ -джерел комплектування держархіву області впровадили нові положення про архівний підрозділ та ЕК. Довідки про результати комплексних перевірок недостатньо охоплюють питання роботи з документами в установах та роботу ЕК, не містять конкретних пропозицій щодо поліпшення стану архівної справи та діловодства. Під час комплексних перевірок в основному увага зосереджується на питаннях роботи архівного підрозділу і майже не відображається стан організації діловодства в установі. За останні два роки в області не проводився огляд стану збереженості документів в архівних підрозділах установ - джерел комплектування.

В архівні відділи райдержадміністрацій та міськрад у 2003 році надійшло майже 6 тис. справ з особового складу ліквідованих підприємств, установ, організацій (76 відсотків від загальної кількості справ), що спричинило завантаження архівосховищ. У той час в області функціонує тільки один трудовий архів.

Мають місце недоліки в організації роботи ЕПК держархіву області та ЕК архівних відділів райдержадміністрацій та міськради. Потребує поліпшення якість відбору на державне зберігання документів НАФ. У ряді випадків ЕПК схвалює описи справ, в яких не забезпечено повноту фондового складу документів. За останні роки зменшилась увага ЕПК до питань оптимізації фондового складу документів, що знаходяться на державному зберіганні.

Протоколи засідань ЕПК і ЕК не відображають весь хід обговорення та прийняття з обговорених питань рішень.

Колегія вирішує:

  1. Звернути увагу директора Державного архіву Тернопільської області Хаварівського Б. В., голови ЕПК Сергеєвої Н. А. на недоліки в роботі щодо поповнення Національного архівного фонду та організаційно-методичного керівництва діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ і організацій і зобов'язати їх:
    - переглянути положення про структурні підрозділи держархіву;
    - організувати впродовж 2005 року складання списків установ - джерел формування НАФ відповідно до "Основних правил роботи державних архівів України" та організувати облік установ - джерел формування НАФ;
    - підвищити вимоги до якості відбору на державне зберігання документів підприємств, установ, організацій та забезпечити повноту фондового складу включених до описів документальних джерел;
    - зосередити зусилля на збільшенні кількості погоджених номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про ЕК та архівний підрозділ;
    - вжити додаткових заходів щодо створення мережі трудових архівів;
    - з метою поліпшення контролю за станом архівної справи та діловодства в установах до 1 квітня 2005 р. розробити методичні рекомендації з проведення комплексних, тематичних і контрольних перевірок роботи архівних підрозділів, експертних комісій та служб діловодства підприємств, установ, організацій.
  2. Рекомендувати директору Державного архіву Тернопільської області Хаварівському Б. В. відзначити до Дня архівіста роботу архівного відділу Гусятинської райдержадміністрації.
  3. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Сельченкова С. В.):
    - підготувати до 1 липня 2005 р. методичні рекомендації зі складання списків джерел формування Національного архівного фонду та списків джерел комплектування державних та комунальних архівів для впровадження в практику роботи архівних установ;
    - надавати постійну методичну і практичну допомогу Держархіву Тернопільської області у роботі з профільних відділу питань.

Голова колегії,
Голова Державного
комітету архівів України
Г. В. Боряк

Секретар колегії
В.С. Оснач


На початок
На початок