Державна архівна служба України

НАКАЗ

18.03.2004

м. Київ № 35

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву від 16.03.2004 "Про стан діловодства на підприємствах, в установах та організаціях Вінницької та Волинської областей"
   
  1. Оголосити до відома і виконання рішення колегії Держкомархіву України від 16 березня 2004 року "Про стан діловодства на підприємствах, в установах та організаціях Вінницької та Волинської областей" (додається).
  2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Держкомархіву України Портнова Г. В.

В. о. Голови Державного комітету
К. Є. Новохатський


РІШЕННЯ
колегії Державного комітету архівів України

від 16 березня 2004 р.

Про стан діловодства на підприємствах, в установах
та організаціях Вінницької та Волинської областей

Колегія відзначає, що за дорученням керівництва Держкомархіву архівними установами Вінницької та Волинської областей проведено обстеження стану діловодства в органах державної влади, місцевого самоврядування, інших підприємствах, установах, організаціях незалежно від форми власності.

Обстеження проведено методом анкетування в 48 обласних та 538 районних, міських та сільських установах Вінницької області, 22 обласних та 60 районних та міських установах Волинської області.

У 40 відсотках обласних установ та 11 відсотках районних та міських установ, з числа обстежених, Вінницької області; у 81 відсотку обласних та 30 відсотках районних та міських установ Волинської області розроблені індивідуальні інструкції з діловодства відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153. Інші установи у роботі з документами користуються Примірною інструкцією з діловодства.

У більшості обстежених обласних установ, що ведуть діловодство за документами з грифом "ДСК", використовується Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.

Окремо від загального діловодства ведуть діловодство за документами з грифом "ДСК" 87 відсотків обстежених установ Вінницької області і 66 відсотків Волинської області.

Майже 98 відсотків обстежених установ мають зведені номенклатури справ, погоджені з ЕПК держархівів областей.

В установах, що мають структурні підрозділи, кожен підрозділ складає власні номенклатури справ.

З числа обстежених установ всі обласні і 80 відсотків районних, міських та сільських установ мають бланки для листів і загальні бланки для інших видів організаційно-розпорядчих документів, які оформлені відповідно до вимог Примірної інструкції з діловодства.

В установах, що не мають бланків, виготовлених друкарським способом, зокрема, в окремих сільрадах та новостворених сільськогосподарських підприємствах, використовуються кутові штампи.

У 95 відсотках установ здійснюється централізована реєстрація документів.

З метою організації контролю за виконанням документів в органах виконавчої влади та місцевого самоврядування обласного, районного та міського рівнів створені спеціальні служби, зокрема відділи контролю, введено посади відповідальних за контроль за виконанням документів.

Державні архівні установи та архівні відділи міських рад перевіряють роботу служб діловодства установ, здійснюють контроль за складанням і дотриманням інструкцій з діловодства та номенклатур справ, а також надають методичну допомогу в організації діловодства.

Під час проведення перевірок стану ведення діловодства в установах працівниками державних архівних установ обов'язково перевіряється правильність формування справ у структурних підрозділах відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Органами виконавчої влади обласного рівня, органами місцевого самоврядування разом з державними архівними установами розроблені примірні номенклатури справ для районних відділів статистики, відділів освіти райдержадміністрацій, сільських рад, новостворених сільськогосподарських агроформувань, середніх шкіл.

Співробітниками Державного архіву Вінницької області в рамках навчальних програм Центру підвищення кваліфікації держслужбовців проведено 4 семінари з працівниками служб діловодства, організовано постійно діючий семінар "Сучасне діловодство та ведення архівів" для відповідальних за діловодство та архіви обласних, районних та міських установ (35 лекцій, 34 практичних заняття) на базі Вінницького державного центру науково-технічної та економічної інформації. Начальники архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад брали участь у 36 нарадах-семінарах.

Державним архівом Волинської області проводяться курси підвищення кваліфікації у Центрі підвищення кваліфікації держслужбовців. У 2003 р. проведені семінари у м. Ковелі для спеціалістів служб діловодства та архівів райдержадміністрацій та міськрад у Луцькому, Шацькому районах, м. Володимир-Волинському. Архівними відділами проведено 21 семінар та наради з керівниками і відповідальними працівниками з питань ведення діловодства та архіву.

Разом з тим обстеження стану діловодства у Вінницький та Волинський областях свідчить, що в організації діловодних процесів існують певні недоліки.

Більшість установ застосовують застарілу журнальну форму реєстрації документів (70 відсотків установ Вінницької області, 85 відсотків установ Волинської області).

Недостатньо здійснюється контроль за виконанням документів. Тільки у 33 відсотках обстежених установ виконання документів контролюється за допомогою контрольної картотеки, у 7 відсотках створені відповідні автоматизовані бази даних, решта установ здійснює контроль за виконанням документів за журналами реєстрації вхідних документів.

За останні три роки в середньому на 30 відсотків збільшився документообіг.

Недостатній рівень комп'ютеризації служб діловодства установ областей відбивається на впровадженні систем електронного документообігу та систем автоматизації діловодства. Тільки 30 відсотків обстежених обласних установ у Вінницький області повністю чи частково впровадили системи автоматизації діловодства, 14 відсотків - у Волинській області. Майже не застосовуються системи електронного документообігу та не ведеться облік електронних документів.

Мають місце порушення в оформленні реквізитів документів та порядку їх розміщення.

Службами діловодства установ не здійснюються перевірки стану діловодства в структурних підрозділах.

Колегія вважає, що зазначені недоліки у діяльності служб діловодства є наслідком недостатньої нормативно-методичної бази з організації діловодства, слабкого організаційно-методичного керівництва цією ділянкою роботи з боку Держкомархіву, державних архівних установ, недостатньої чисельності їх структурних підрозділів, які повинні забезпечувати організацію документів у діловодстві, нестачі кваліфікованих спеціалістів-документознавців, обізнаних на питаннях сучасних інформаційних технологій, недостатнього фінансового забезпечення цього напряму роботи.

Колегія вирішує:

  1. Державним архівним установам, архівним відділам міських рад:

    - посилити надання організаційно-методичної допомоги службам діловодства підприємств, установ і організацій, що знаходяться у зонах їх комплектування;

    - надати службам діловодства установ допомогу у розробленні та погодженні індивідуальних інструкцій з діловодства, зведених номенклатур справ;

    - забезпечити впровадження ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів";

    - провести обстеження стану впровадження електронного документообігу і застосування електронних документів на підприємствах, установах, організаціях, що знаходяться у зонах комплектування;

    - вжити заходів щодо кадрового зміцнення відділів формування НАФ та діловодства державних архівів.

  2. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Сельченковій С. В.) до 10 квітня 2004 р. розробити і надіслати державним архівам анкету-запитальник обстеження стану впровадження електронного документообігу і застосування електронних документів на підприємствах, установах, організаціях.

В. о. голови колегії,
в. о. Голови Державного комітету
архівів України
К. Є. Новохатський

Секретар колегії
В. С. Оснач


На початок
На початок