Державна архівна служба України

НАКАЗ

25.05.2004

м. Київ № 61

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву від 18 травня 2004 р. "Про діяльність державних архівів зі створення страхового фонду НАФ"
   

  1. Оголосити до відома і виконання рішення колегії Держкомархіву України "Про діяльність державних архівів зі створення страхового фонду НАФ".
  2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Держкомархіву України Новохатського К. Є

Голова Державного комітету
Г. В. Боряк


РІШЕННЯ
КОЛЕГІЇ ДЕРЖАВНОГО КОМІТЕТУ АРХІВІВ УКРАЇНИ

м. Київ
18 травня 2004 р.

Про діяльність державних архівів
зі створення страхового фонду НАФ

Заслухавши й обговоривши доповідь начальника відділу зберігання та обліку Держкомархіву Г. П. Рижкової про діяльність державних архівів зі створення страхового фонду НАФ, колегія констатує, що сучасний стан цієї роботи, зумовлений загальним рівнем розвитку матеріально-технічної бази державних архівних установ, не відповідає завданням збереженості Національного архівного фонду.

Украй незадовільне бюджетне фінансування архівної сфери впродовж останнього десятиліття унеможливлює реалізацію найнагальніших заходів зі створення та організації страхового фонду. Невирішеним лишається питання щодо його централізованого відокремленого зберігання. Внаслідок відсутності коштів для заміни технічно зношеного і морально застарілого обладнання, придбання високоякісної плівки ДЦЗД НАФ та більшість державних архівів припинили створення страхових копій документів.

Минулого року страхове копіювання документів з паперовою основою здійснювали 11 держархівів: ЦДІАК, ЦДІАЛ, держархіви Вінницької, Волинської, Донецької, Запорізької, Сумської, Тернопільської, Черкаської, Чернівецької, Чернігівської областей. Створено страховий фонд на 7334 од. зб. Держархіви Житомирської та Херсонської областей поповнили страховий фонд фотодокументів, Держархів Миколаївської області - фото- і фонодокументів. Поточного року очікується збільшення обсягів цієї роботи: планами 16 держархівів передбачено створення страхових копій 19,7 тис. од. зб. документів з паперовою основою. Виходячи з того, що до переліків особливо цінних документів, на які має бути створено страховий фонд, внесено 2,5 млн. справ з паперовою основою, а також з огляду на те, що 70% із них потребують суттєвого поліпшення фізичного стану і підлягають першочерговому мікрофільмуванню, темпи і масштаби створення страхового фонду не можна визнати задовильними.

Відновлення процесу страхового копіювання та збільшення його обсягів мають стати одними із найпріоритетніших завдань державних архівів, зважаючи на існуючу тенденцію до зростання ризику виникнення надзвичайних ситуацій різного ступеня, що зумовлюються незадовільним технічним станом архівних будівель, систем їх життєзабезпечення, недостатністю та технічною зношеністю протипожежного устаткування, а також геологічними чинниками. За відсутності копій страхового фонду такі події можуть спричинити незворотну втрату не лише архівних першоджерел, але й зафікованої в них інформації. Наочним підтвердженням тому є катастрофічні наслідки пожежі, що сталася в квітні 2003 р. у Кам'янець-Подільському міському архіві: за попередніми підсумками загинуло майже 70% справ п'яти фондів, загальна кількість яких дорівнювала 101225 од. зб. Страхові копії було створено тільки на 8,5% цих справ.

Серйозне занепокоєння викликає те, що переважна більшість страхових копій виготовляється завдяки участі держархівів у міжнародних проектах. Зокрема, починаючи з 1994 р. поповнення страхового фонду відбувається насамперед у результаті мікрофільмування документів генеалогічного змісту для Генеалогічного товариства Юта (США). На різних етапах реалізації до участі в проекті залучалися ЦДІАК, ЦДІАЛ, Держархів в Автономній Республіці Крим, держархіви Донецької, Закарпатської, Запорізької, Івано-Франківської, Сумської, Тернопільської, Черкаської, Чернівецької, Чернігівської областей. Визнаючи таку співпрацю загалом як позитивну, колегія наголошує, що вона не може бути єдиним шляхом створення страхового фонду НАФ, оскільки задіяні при цьому документи не завжди підлягають першочерговому страховому копіюванню.

На 1 січня 2004 р. страховий фонд НАФ налічує копії 1068626 од. зб. документів з паперовою основою, 82645 од. зб. НТД, 4086 од. зб. кіно-, 24754 од. зб. фото-, 921 од. обл. фоно-, 1 од. обл. відеодокументів. Але відсутність стабільних оптимальних умов зберігання, різкі сезонні коливання температурно-вологісного режиму в сховищах згубно позначаються на якості копій страхового фонду. Згідно з результатами обстеження його технічного стану, не відповідають нормативним вимогам і підлягають переробленню 10,5% страхових копій документів з паперовою основою, 20% НТД, 0,3% фото-, 1,2% кінодокументів. Найбільша кількість таких копій налічується в ЦДАГО (100%), ЦДІАК (25,3%), ЦДНТА (20%), держархівах Запорізької (38,3%), Київської (25%), Сумської (19,4), Чернівецької (20,4%) областей.

Галузеві держархіви створення страхового фонду не ропочали, за винятком Галузевого державного архіву Служби безпеки України, де страхове копіювання здійснюється в процесі співпраці з Меморіальним музеєм Холокосту (США).

Зважаючи на необхідність активізації страхового копіювання особливо цінних і унікальних документів з метою гарантованої збереженості зафіксованої в них в них інформації,
колегія вирішує:

  1. Визнати, що загальний стан створення страхового фонду в державних архівах не відповідає завданням збереженості Національного архівного фонду.
  2. Керівникам державних архівних установ:
  3. Директору УНДІАСД (І. Б. Матяш):
  4. Директору ДЕКС ЦДА України (О. С Фролов) забезпечити здійснення підготовчих робіт щодо реконструкції корпусу № 3 комплексу споруд ЦДА України (вул. Солом'янська, 24) та облаштування його для централізованого зберігання документів НАФ.
  5. Директору ДЦЗД НАФ (Л. В. Терещук) вивчити можливості надання державним архівам послуг щодо придбання обладнання та матеріалів, необхідних для здійснення робіт зі створення страхового фонду НАФ, а також проявлення плівки. Визначити засади такої співпраці.
  6. Керівництву, начальнику фінансово-економічного відділу Держкомархіву (Н. Г. Авраменко) врахувати потреби цетральних державних архівних установ щодо фінансового забезпечення робіт зі створення страхового фонду в бюджетному запиті до проекту Державного бюджету на 2005 рік.
  7. Начальнику відділу зберігання та обліку НАФ Держкомархіву (Г. П. Рижкова) розробити на підставі регіональних програм створення страхового фонду держархівів та необхідих кошторисних обгрунтувань до них відповідний розділ до пректу Державної цільової програми розвитку архівної справи і діловодства.

Головуючий,
перший заступник Голови
Державного комітету архівів України
К. Є. Новохатський

Секретар колегії
В. С. Оснач


Доповідь
начальника відділу зберігання та обліку Держкомархіву Г. П. Рижкової
про діяльність державних архівів зі створення страхового фонду НАФ

Одним із найважливіших напрямків забезпечення збереженості НАФ є створення страхового фонду особливо цінних та унікальних документів. У плановому порядку страхове копіювання розпочалося наприкінці 1950-х років. У держархівах було організовано 29 лабораторій забезпечення схоронності і мікрофотокопіювання, вісім з яких, організованих у 1972-1976 рр. на базі ЦЛМРД ЦДА, ЦДІАЛ, ЦДНТА, держархівів Вінницької, Донецької, Запорізької, Черкаської та Чернівецької областей, виконували функції зональних лабораторій з оброблення мікрофільмів.

При підбитті підсумків цієї роботи наприкінці 1996 р. констатувалося, що станом на 1 січня цього року страховий фонд було створено на 968438 од. зб. документів з паперовою основою (111,098 млн. кадрів рулонної плівки і 344,6 тис. кадрів на мікрофішах), що становило 25% від загальної кількості особливо цінних документів, а також на 173 од. зб. науково-технічної документації, 4083 од. зб. кіно-, 36674 од. зб. фото-, 856 од. зб. фонодокументів.

Водночас було зазначено, що стан і масштаби роботи зі страхового копіювання, організація зберігання страхового фонду не відповідають завданням збереженості Національного архівного фонду. ЦДАГО, ЦДАМЛМ, держархіви Вінницької, Запорізької, Тернопільської, Чернівецької областей змушені були призупинити роботи зі створення страхового фонду через незадовільний технічний стан обладнання для мікрофільмування та оброблення плівки, терміни експлуатації якого на той час повністю вичерпалися, а також відсутність запасів плівки та хімреактивів для її оброблення та коштів для забезпечення стабільного функціонування лабораторій. У держархівах Закарпатської та Київської областей ця робота не здійснювалася у зв'язку з відсутністю необхідного обладнання. Крім того, понад 10 млн. кадрів наявних страхових мікрофільмів (9% від загальної кількості) підлягали перезніманню з огляду на невідповідність їх технічного стану нормативним вимогам.

За час, що минув, змін на краще, на жаль, не відбулося. У травні 2001 р. при рзгляді на засіданні колегії питання "Про стан матеріально-технічної бази державних архівних установ" було зазначено, що вкрай незадовільне бюджетне фінансування архівної сфери впродовж останнього десятиліття призвело, фактично, до припинення її розвитку й унеможливило вирішення найнагальніших проблем, у т. ч. і стосовно створення та організації страхового фонду. Невирішеним лишається питання щодо його відокремленого зберігання. Матеріальна забезпеченність і технічна оснащеність ЦЛМРД ЦДА (нині - ДЦЗД) та відповідних підрозділів і лабораторій держархівів не відповідають виробничим потребам. Загальною проблемою для абсолютної більшості архівів, як і раніше, є відсутність можливостей для заміни наявного технічно зношеного й морально застарілого обладнання, придбання високоякісних матеріалів.

Аналіз результатів анкетування держархівів із зазначеного питання, проведеного у ході його підготовки до розгляду на колегії, також не засвідчив суттєвих позитивних змін.

Упродовж 1996-2003 рр. страховий фонд документів НАФ дещо збільшився, а саме: на документи з паперовою основою - на 100188 од. зб., НТД - на 82472 од. зб., кіно- і фонодокументи - відповідно на 3 од. обл. і 65 од. обл. Але такі темпи та обсяги створення страхового фонду не можна визнати достатніми з огляду на кількість архівів, які здійснювали цю роботу, та враховуючи загальну щорічну кількість замікрофільмованих справ. Зокрема, у 1999-2003 рр. щорічно лише 10-13 державних архівів, створювали страхові копії документів, а кількість замікрофільмованих справ коливалася в межах від 5 тис. до 13,6 тис. одиниць зберігання.

Минулого року цією роботою займалися 11 державних архівів; загальний обсяг справ, на які було створено страхові копії, дорівнює 7,334 од. зб., у т. ч.: ЦДІАК - 1309 од. зб., ЦДІАЛ - 1445, держархіви Вінницької - 159, Волинської - 183, Донецької - 450, Запорізької - 803, Сумської - 1875, Тернопільскої - 28, Черкаської - 119, Чернівецької - 400, Чернігівської - 563 областей. Держархіви Житомирської і Херсонської областей створювали страховий фонд на фотодокументи, Держархів Миколаївської області - на фото- і фонодокументи. У поточному році очікується певна активізація цієї роботи: планами 16 держархівів передбачено створення страхових копій на 19,7 тис. од. зб. документів з паперовою основою.

Водночас слід зазначити, що поповнення страхового фонду документів з паперовою основою починаючи з 1994 р. відбувається переважно за рахунок створення страхових копій на документи генеалогічного змісту в процесі їх мікрофільмування для Генеалогічного товариства Юта (США). На різних етапах реалізації цього проекту в ньому взяли участь ЦДІАК, ЦДІАЛ, Держархів в Автономній Республіці Крим, держархіви Донецької, Закарпацької, Запорізької, Івано-Франківської, Сумької, Тернопільської, Черкаської, Чернівецької, Чернігівської областей.

Оцінюючи таку співпрацю загалом як позитивну, слід зазначити, що вона не в змозі забезпечити остаточного вирішення проблеми створення страхового фонду. У процесі реалізації проекту, що триває донині, здійснюється мікрофільмування метричних книг різних конфесій кінця XIII - початку XX ст., які в більшості архівів не віднесені до особливо цінних справ, що підлягають страховому копіюванню. Між тим, загальний обсяг справ, включених до таких переліків, перевищує 2,5 млн. од. зб. При цьому, не можна ігнорувати факту існування загрози збереженості зафіксованої в них інформації, оскільки майже 70% цих справ потребують суттєвого поліпшення фізичного стану - консерваційно-профілактичного оброблення, реставрації, відновлення згасаючих текстів. Відсоток таких справ у ЦДІАК, держархівах Київської, Миколаївської, Одеської, Хмельницької, Чернігівської областей дорівнює 100%, Держархіві Донецької області - 94,1%, Держархіві в Автономній Республіці Крим і Держархіві Рівенської області - перевищує 70%, ЦДАВО, держархівах Запорізької і Херсонської областей - коливається в межах 50-70%.

Згадані переліки потребують уточнення, оскільки критерії віднесення документів до особливо цінних, розроблені на початку 1980-х років, мають бути піддані аналізу та суттєвому доопрацюванню.

Станом на 1 січня 2004 р. страхові копії створено на 1068626 од. зб. документів з паперовою основою (120018817 кадрів рулонної плівки та 22887590 кадрів на мікрофішах), 82645 од. зб. НТД, 4086 од. обл. кіно-, 24754 од. зб. фото-, 921 од. обл. фоно-, 1 од. обл. відеодокументів НАФ, які зберігаються в державних архівах.

Проте відсутність стабільних оптимальних умов зберігання, залежність температурно-вологісного режиму у сховищах від зовнішніх погодних умов призводить до різких коливань його показників, що згубно позначається на якості плівки. Результати обстеження технічного стану страхового фонду завсвідчили, що в 19-ти держархівах якість частини страхових копій не відоповідає нормативним вимогам. Згідно з поданими держархівами відомостями підлягають переробленню 10,5% від загальної кількості страхових копій документів з паперовою основою, 20% - НТД, 0,3% - фото-, 1,2% - кінодокументів. Найбільша кількість страхових копій документів, що підлягають переробленню, налічується в ЦДАГО (100%), ЦДІАК (25,3%), ЦДНТА (20%), держархівах Запорізької (38,3%), Київської (25%), Сумської (19,4%), Чернівецької (20,4%) областей.

Ситуація заготсрюється відсутністю й до сьогодні спеціалізованого сховища для ценралізованого зберігання копій страхового фонду, що знецінює саму ідею його створення. Будь-який із варіантів розв'язання цього питання (будівництво нового спеціалізованого приміщення, пристосування для цих потреб додатково виділеної відокремленої будівлі або ж передання наявного страхового фонду на зберігання до Державного департаменту СФД) може бути реалізованим лише за наявності двох обов'язкових складових: цільового бюджетного фінансування та додаткової штатної чисельності. По суті, позитивне вирішення зазначеного питання означає створення фактично нової державної архівної установи спеціального призначення.

Між тим, тенденція до збільшення ризику виникнення в державних архівах надзвичайних ситуацій (пожежі, затоплення внаслідок прориву водних комунікацій, загроза руйнування будівель тощо), яка зумовлюється незадовільним технічним станом самих будівель, систем їх життєзабезпечення, недосконалістю та технічною зношеністю протипожежного устаткування, а також геологічними чинниками, вимагає невідкладного вирішення питання не лише щодо відокремленого зберігання наявного страхового фонду, але й відновлення процесу його створення і значного збільшення обсягів цих робіт у всіх державних архівних установах. Зволікання з вирішенням окреслених питань може призвести до катастрофічних наслідків із незворотними втратами не тільки архівних першоджерел, а й зафіксованої в них інформації.

Це засвідчують насамперед наслідки квітневої 2003 р. пожежі в Кам'янець-Подільському міському архіві. Врятовано приблизно третину із 101225 од. зб., що входили до складу п'яти потерпілих фондів, а наявний страховий фонд становить лише 8,5% від загального обсягу справ, а саме:

До того ж, ще належить з'ясувати, на які саме справи існують страхові копії - вцілілі чи втрачені?

Безумовно, забезпечення належних умов зберігання страхового фонду (від відокремленого централізованого зберігання до створення й підтримання в сховищах оптимального режиму) неможливе без наявності цілеспрямованого, стабільного і достатнього фінансового забезпечення.

Основними невідкладними заходами щодо вирішення цих питань мають бути:

Додатковим шляхом вирішення означених питань може бути спрямування на це коштів, отриманих за надання платних послуг, та спонсорської допомоги.

Водночас мають бути здійснені заходи, які не потребують додаткового фінансування, а саме:

Узагальнені дані таких програм, за умови наявності відповідних кошторисних обгрунтувань до передбачених ними заходів, можуть стати основою відповідного розділу проекту Державної цільової програми розвитку архівної справи і діловодства, розроблення якої передбачене рішенням колегії Держкомархіву
від 15 липня 2003 р.

Виходячи з викладеного, вважаю за доцільне доручити:

  1. УНДІАСД:
  2. Відділу зберігання та обліку НАФ Держкомархіву на підставі поданих держархівами цільових програм створення страхового фонду НАФ та необхідних кошторисних обгрунтувань до них, розробити відповідний розділ до проекту Державної цільової програми розвитку архівної справи та діловодства.
  3. ДЦЗД НАФ вивчити можливості надання державним архівам послуг щодо придбання обладнання та матеріалів, необхідних для здійснення робіт зі створення страхового фонду, а також проявлення плівки, визначити засади такої співпраці.

Начальник відділу зберігання
та обліку НАФ Держкомархіву України
Г. П. Рижкова


На початок
На початок