Державна архівна служба України

НАКАЗ

27.09.2005

м. Київ № 120

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву України від 20.09.2005 "Про стан роботи Державного архіву Полтавської області з джерелами формування НАФ та джерелами комплектування архіву"
   

  1. Оголосити рішення колегії Держкомархіву України від 20.09.2005 "Про стан роботи Державного архіву Полтавської області з джерелами формування НАФ та джерелами комплектування архіву" (додається).
  2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Г. В. Портнова.

Голова Державного комітету Г. В. Боряк


РІШЕННЯ
КОЛЕГІЇ ДЕРЖАВНОГО КОМІТЕТУ АРХІВІВ УКРАЇНИ

м. Київ 20 вересня 2005 р.

Про стан роботи Державного архіву Полтавської області
з джерелами формування НАФ та джерелами комплектування архіву

Колегія, заслухавши і обговоривши доповідь директора Державного архіву Полтавської області (далі - Держархів) Білоус Г. П. та співдоповідь завідувача сектора діловодства відділу формування НАФ та діловодства Держкомархіву Кузнєцової М.І., відзначає, що Держархівом проводяться організаційні та методичні заходи, спрямовані на поліпшення формування НАФ, посилення контролю за діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ і організацій (далі - установ).

Розпорядженням голови Полтавської обласної державної адміністрації від 30.05.2003 № 168 затверджено список установ, що є джерелами комплектування Держархіву. Списки фізичних осіб, документи яких бажано прийняти на державне зберігання, та юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, погоджені ЕПК Держархіву (протокол № 8 від 16.06.2005). За останні десять років кількість установ - джерел комплектування Держархіву залишається стабільною (240 установ). Внесення змін до списку відбувається на підставі рішень ЕПК.

За останні два роки тричі розглядалися питання про стан формування НАФ на засіданнях колегії Держархіву.

Відповідно до наказу директора Держархіву від 05.02.2004 № 10 був оголошений і проведений з 1 лютого по 30 жовтня 2004 року огляд стану документаційного забезпечення управління та збереженості документів в 19 установах культури. Підсумки підбито на розширеному засіданні колегії Держархіву 18.11.2004.

З метою контролю за станом архівної справи та організації діловодства в установах проведено 36 комплексних і тематичних, 10 контрольних перевірок.

Останнім часом значно покращилися показники стану архівної справи та діловодства в установах обласної ланки. За станом на І півріччя 2005 року 75% установ мають погоджені ЕПК Держархіву номенклатури справ. Описи справ постійного зберігання 74% установ - джерел комплектування схвалені ЕПК та описи справ з особового складу 77% установ погоджені ЕПК.

Схвалені ЕПК Держархіву описи справ постійного зберігання підготовлено на достатньому рівні. Забезпечується повнота фондового складу включених до описів документів.

Держархів в рамках навчальних програм обласного центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ, організацій є співорганізатором постійно діючих тематичних семінарів для працівників діловодних та архівних служб.

Відділ формування НАФ та діловодства архіву за останні два роки організував три семінари-наради з профільних питань, в яких взяли участь 144 представники установ.

На достатньому рівні організовано роботу ЕПК Держархіву, яка також приділяє увагу питанням оптимізації фондового складу документів, що знаходяться на державному зберіганні.

Держархів приділяє значну увагу зберіганню соціально значущих документів, що не належать до НАФ. На даний час в області створено 30 трудових архівів (18 при райрадах, 6 при райдержадміністраціях, 5 при міськрадах, 1 при селищній раді).

Разом з тим у роботі Держархіву мають місце недоліки.

Через брак вільних площ та перевантаженість архівосховищ Держархів змушений комплектуватися в основному документами ліквідованих установ. З цієї ж причини з 1992 року не проводиться передавання документів до Держархіву з архівних відділів райдержадміністрацій. Понад встановлені строки в архівних підрозділах установ - джерел комплектування зберігається 88 тис. справ.

Держархів немає списків установ - джерел формування НАФ, не ведеться укладання договорів про передавання документів на постійне зберігання установами приватної форми власності - джерелами формування НАФ.

Контрольно-довідкова картотека ведеться за застарілими формами. В наглядових справах відсутні внутрішні описи, порушено систематизацію документів у цих справах, до них вміщено паспорти установ.

Довідки з перевіряння установ - джерел комплектування Держархіву не повною мірою висвітлюють стан архівної справи та діловодства.

Тільки 29% установ - джерел комплектування мають індивідуальні інструкції з діловодства, 43 установи користуються інструкціями з діловодства, надісланими установами вищого рівня.

Не завжди подаються на розгляд ЕПК разом з описами справ акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Є випадки внесення до описів справ постійного зберігання документів з тимчасовими строками зберігання.

Майже не проводиться упорядкування документів власними силами установ, співробітники відділу відомчих архівів, комплектування та експертизи цінності документів (за рахунок спецкоштів) упорядковують 84% усіх справ установ.

Протягом 2003-2004 рр. мали місце випадки втрати документів НАФ в установах.

Колегія вирішує:

  1. Просити Полтавську обласну державну адміністрацію виділили Держархіву Полтавської області додаткове приміщення для зберігання архівних документів.
  2. Відзначити позитивний досвід Держархіву Полтавської області у створенні трудових архівів в області та запропонувати підготувати статтю в журнал "Архіви України".
  3. Директору Державного архіву Полтавської області (Білоус Г. П.):

    - підготувати та затвердити до 01.03.2006 нові списки юридичних і фізичних осіб відповідно до "Основних правил роботи державних архівів України";

    - зосередити зусилля на розгляді з метою погодження інструкцій з діловодства, положень про ЕК та архівні підрозділи установ - джерел формування НАФ та джерел комплектування документами НАФ;

    - запровадити одночасний розгляд на засіданнях ЕПК повного комплекту матеріалів (описів справ постійного зберігання, з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню);

    - підвищити вимоги до якості відбору документів на державне зберігання;

    - розглянути питання про збільшення чисельності працівників відділу формування НАФ та діловодства.

  4. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Сельченкова С. В.):

    - розробити в І півріччі 2006 року методичні рекомендації з проведення комплексних, тематичних і контрольних перевірянь роботи архівних підрозділів, експертних комісій та служб діловодства підприємств, установ, організацій усіх форм власності.


Голови Державного комітету архівів України     Г. В. Боряк

Секретар колегії     О. М. Шаленко


На початок
На початок