Проблеми подальшого реформування
документно-інформаційної сфери

Доповідь Г. В. Боряка на розширеному засіданні колегії Держкомархіву
17 лютого 2005 року


Ситуація в архівній справі на сьогодні визначається такими чинниками:

  1. Проблеми залишаються. І про них ми говоритимемо далі. Ті з них, що замикаються на фінансуванні, чимдалі загострюються.
  2. Завдання і вимоги до архівів зростають. І це не є вимогами тієї чи іншої влади, цієї або іншої команди. Це виклики суспільства в цілому, виклики часу.
  3. Прихід до владних структур нових людей. Суттєва, а подекуди принципова зміна самих цих структур. А найголовніше - зміна владної ідеології.

Саме у такому контексті, з урахуванням цих найголовніших і багатьох інших складових ситуації, цих об'єктивних чинників, ми маємо здійснити аналіз нашої діяльності за останній час і визначити стратегію і тактику нашого подальшого руху, реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства або ж документноінформаційній сфері, визначити своє місце у реалізації Програми діяльності Кабінету Міністрів України "Назустріч людям".

Радикальні зміни в організаційній структурі уряду і органів управління не можуть не торкнутися і державних архівів як органів управління архівною справою, і Держкомархіву як спеціально уповноваженого органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Долю Державного комітету архівів України, і відповідно, цілої архівної системи минулої суботи було визначено: він залишився серед інших центральних органів виконавчої вклади другого рівня. Ми отримали кредит довіри від Уряду, який маємо виправдати.

Нагадаю: багатоаспектний характер ретроспективної документної інформації, зосередженої в документах Національного архівного фонду, і, відповідно, багатоадресність та багатоманітність цілей і форм її використання, з одного боку, та суто специфічні технологічні особливості її організації, зберігання й опрацювання, з іншого боку, обумовлюють відособленість цієї сфери від інших суспільних сфер і галузей.

Незаперечним є факт, що державним архівам упродовж кількох останніх років вдалося здійснити справжній прорив у європейський інформаційний, культурологічний та нормативно-правовий простір - активізувати реформування архівної сфери, адаптувати архівне законодавство до високих європейських стандартів доступу до інформаційних ресурсів держави, розпочати системну інформатизацію архівної сфери піднести авторитет української архівної служби у Міжнародній раді архівів.

Шановні колеги, за будь-яких обставин у вирі суспільних трансформацій ми мусимо не просто пам'ятати про свою високу місію, але і керуватися тими вихідними світоглядними положеннями, що були сформульовані світовою архівною спільнотою на останньому всесвітньому конгресі архівів у Відні: "Архіви становлять Пам'ять націй і суспільства, формують їхню ідентичність і є наріжним каменем інформаційного суспільства. Надаючи свідчення дій і справ людства, архіви підтримують адміністрацію управління, захищають права особи, організацій, держав. Гарантуючи громадянам право на доступ до офіційної інформації й на пізнання власної історії, архіви є фундаментом демократії, відповідальності й влади".

У практичній же роботі, виходячи з Програми діяльності уряду "Назустріч людям" і останніх урядових доручень, ми мусимо перш за все сформулювати пріоритети державної політики у нашій сфері. Тому я не буду детально зупинятися на параметрах, зазначених у звіті, - він є у вас на руках, - а звертатимуся до цифр і показників лише у міру необхідності.

Отже, нами визначено таких п'ять пріоритетних напрямків діяльності у поточному році:

1. Активізація зусиль, спрямованих на створення і підтримання умов надійного довговічного зберігання документів Національного архівного фонду.

Гострота проблеми, нагадаю, зумовлена майже повною деградацією матеріально-технічної бази державних і комунальних архівів, спричиненою тривалим недофінансуванням їхніх потреб. Як наслідок, почастішали випадки втрат документів національної історико-культурної спадщини від пожеж, крадіжок, мініаварій, порушень нормативних технологічних режимів зберігання, несвоєчасного (через відсутність місця) приймання до архівів. Цю проблему ми передбачаємо розв'язати шляхом затвердження і реалізації Державної програми розвитку архівної справи на 2006-2010 роки, концепцію якої вже розроблено.

2. Створення системи удоступнення документної інформації Національного архівного фонду: розсекречення необгрунтовано засекречених документів; систематичне оприлюднення серії сучасних путівників, інших інструментів пошуку інформації в архівах; розвиток українського ретроспективного сегменту всесвітньої інформаційної мережі.

Інструменти доступу та інші засоби актуалізації величезного інформаційного потенціалу, зосередженого у документах Національного архівного фонду (понад 5 млрд. документів) - основний зміст цього напрямку.

3. Опрацювання і запровадження технологій архівного зберігання електронних документів. Розроблення концепції створення Національного архіву електронних документів.

Прийняття відповідних законів "Про елекронний документ та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис" потребує розробки механізмів їх впровадження. Повсюдне поширення електронного документообігу, з одного боку, різноманітність і швидка зміна версій програмного забезпечення, непристосованість технологій електронного документотворення для тривалого зберігання, з іншого зумовлюють реальну загрозу безповоротної втрати значного сегменту цінної інформації.

4. Поповнення Національного архівного фонду документами національної спадщини України, що перебувають за кордоном.

Проблема загострюється, зокрема, зміною поколінь в українській діаспорі, що загрожує загибеллю цінних архівних документів. Розв'язання цього завдання передбачає прискорене вирішення низки організаційних, технічних і правових питань, затвердження відповідної програми. Сьогодні цьому сприяє позитивний імідж України у світі, і цим не можна не скористатися.

5. Створення розгалуженої мережі трудових архівів.

Удеться про забезпечення збереженості соціально значущих документів, що не належать до Національного архівного фонду і утворилися в процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб. Ці документи потрібні громадянам для підтвердження їх прав на соціальний захист. На сьогодні централізоване зберігання зазначених документів організовано лише у половині регіонів. Про масштаби проблеми свідчить той факт, що тільки державними архівами, де подібні документи становлять незначну частку, щороку виконується понад 300 тис. таких запитів громадян.

Конкретні шляхи вирішення цих та інших актуальних завдань нам належить обговорити сьогодні розглянути, а також на наступних засіданнях колегії Держкомархіву, колегій усіх державних архівів.

Почнемо з головного. У сфері забезпечення збереженості та державного обліку, на превеликий жаль, доводиться констатувати: загальну ситуацію змінити на краще не вдалося. Кількість проблем, вирішення яких у повній мірі потребує відповідного стабільного бюджетного фінансування, не зменшилася. Найнагальнішою з них є забезпечення достатнього рівня та подальшого розвитку матеріально-технічної бази державного зберігання документів НАФ. Оскільки вже понад десятиріччя ці потреби не мають бюджетного забезпечення, процес їх накопичення триває і набуває дедалі критичних масштабів.

Лишаються відкритими питання, зазначені в дорученнях Президента України від 12 червня 2003 р. № 1-1/707 та Прем'єр-міністра України від 17 червня 2003 р № 35656, зокрема:

Загалом кількість аварійних архівних споруд з кожним роком неухильно зростає. Технічна зношеність і моральна застарілість інженерних мереж і комунікацій архівних будівель, що вже досягла критичної межі, може спричинити виникнення надзвичайних ситуацій із трагічними наслідками, призвести до масової втрати архівних документів. Саме такі фактори стали минулого року причиною аварійних ситуацій у ЦДАМЛМ, держархівах Миколаївської області і м. Києва. Днями така аварія трапилася у Держархіві Рівненської області. Хто наступний?

Не визначеним лишається становище дев'яти держархівів, які розміщуються в колишніх культових будівлях. Нагадаю, що де процес забезпечення приміщеннями архівів Івано-Франківської, Тернопільської, Харківської областей і м. Севастополя замість повернутих церковним громадам споруд та облаштування їх для зберігання документів досі не завершився.

Нагальною є й потреба розширення площ архівосховищ шляхом будівництва нових приміщень або виділення і пристосування наявних вільних будівель. Кількість державних архівів, які вичерпали резерви площ для комплектування документами або впритул наблизилися до граничної межі з кожним роком збільшується.

Низький загальний рівень захищеності архівних будівель і сховищ, послаблення контролю за дотриманням нормативних вимог до організації охоронного режиму уможливлюють безконтрольний доступ до архівних документів та їхнє викрадення.

Якщо рік 2003-й для нас позначений чорним четвергом 10 квітня, коли сталася гуманітарна катастрофа - пожежа у Кам'янці, рік минулий залишиться в історії архівної справи як рік масштабної крадіжки у ЦДІА у Львові, у найдавнішому архіві держави. А рік нинішній розпочався з крадіжки у відділі ЦДАМЛМ у Плютах. Викрадено, зокрема, картини Миколи Глущенка. Так ми відзначаємо 100-річний ювілей Олександра Корнійчука і Ванди Василевської. Мимоволі виникає питання: Хто наступний?

Щодо Львова. За фактом крадіжки порушено кримінальну справу. Частину документів конфісковано Генпрокуратурою Польщі; іншу частину повернуто до архіву в результаті спецоперації, проведної в Києві правоохоронцями. Однак значна кількість документів досі перебуває на "чорному ринку". Заходи, що здійснюються правоохоронними органами, керівництвом архіву, Держкомархівом, навіть у разі розкриття злочину, не вирішать проблему функціонування нелегальної торгівлі архівними документами в цілому.

Аналізуючи ситацію, не можна обійти увагою ті глибинні обставини, що уможливили крадіжки. У більшості архівів відсутня сучасна охоронна сигналізація. Немає й позавідомчої охорони - цілодобове чергування здійснюють глибоко літні люди. Загалом, на сьогодні лише 19 із 73 будівель державних архівів забезпечено постами позавідомчої охорони. Міліцейська охорона є лише в трьох архівах (Сімферополь, Донецьк і м. Київ). Системи охоронної сигналізації встановлено у 53 будівлях, але лише 15 із них виведені на центральні пульти спостереження і можуть вважатися такими, що працюють. Охоронною сигналізацією обладнано менше половини із 511 архівосховищ. Фактично ж більшість потребує заміни, ремонту або модернізації. У ЦДІА у Львові, держархівах Донецької, Київської, Харківської, Херсонської областей взагалі відсутні охоронні системи. Не краще виглядає, до речі, ситуація у нашому комплексі центральних архівів.

За умов набуття архівними документами ознак товару з фіксованою ринковою вартістю, вважаємо за необхідне вжиття негайних заходів для забезпечення державних архівосховищ охоронною сигналізацією та забезпечення підрозділами охорони - міліцейської або інших спеціальних служб охорони.

Інший важливий аспект - повне ігнорування приватними колекціонерами чинного законодавства, зокрема, статей 6 та 10 нашого Закону, які зобов'язують усіх фізичних та юридичних осіб, що мають у своєму розпорядженні документи, від часу створення яких минуло 50 і більше років, зареєструвати їх у встановленому порядку. Механізму, інструменту, за допомогою якого приватні колекції мають пройти державну реєстрацію і експертизу, немає.

Держкомархівом вже порушене питання щодо цільового виділення коштів для встановлення охоронної сигналізації та забезпечення позавідомчої охорони. Щойно ми отримали відповідне доручення Кабінету Міністрів, яке передбачає забезпечення цих потреб при коригуванні Державного бюджету-2005.

Серед інших першочергових проблем у цій сфері - доооснащення архівних приміщень сучасними протипожежними засобами і необхідність обладнання архівосховищ системами вентиляції і кондиціювання повітря.

Невідкладного вирішення потребує питання збільшення обсягів страхового копіювання документів НАФ, задля чого необхідно відновити діяльність лабораторій з виготовлення мікрофільмів страхового фонду, оснастивши їх відповідним сучасним обладнанням і матеріалами. Мізерний обсяг наявного страхового фонду (лише 2,6% від загального обсягу). Нинішні темпи цієї роботи не залишають жодних підстав для оптимізму: для копіювання лише першочергового масиву - унікальних та особливо цінних документів - (2,5 мл. од. зб.) нам потрібно понад 450 років!

Дорогою ціною - ціною втрачених у пожежі в Кам'янці документів - далася нам реконструкція комплексу споруд центральних установ, де ми з вами зараз перебуваємо і де 34 роки не було капітального ремонту. Контури оновленої споруди вже вимальовуються. Загальна розрахункова вартість реконструкції і будівництва - не менше 60 млн. грн. Сподіваюся, що виділені на цей рік кошти (4,4 млн.) залишаться в бюджеті-2005 після його перегляду.

Низка проблем підлягає вирішенню у сфері формування НАФ і організації зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ, організацій.

Є проблема, щодо якої ми маємо вже зараз сьогодні прийняти відповідальне рішення.

Цілком очевидно, що найближчим часом кардинально проблему додаткових архівосховищ для постійного зберігання нових надходжень до Національного архівного фонду не буде розв'язано.

Щороку до державних архівів надходить близько 360 тис. справ НАФ, з них майже 200 тис. справ - це документи місцевих підприємств, установ і організацій сільської, районної та міської ланок. Таких фондоутворювачів у нас 29,3 тис. або 83% від загальної кількості. Зрозуміло, що ці документи - джерела місцевої історії, і потрібні вони місцевим користувачам. Але за традиційними архівними технологіями ми через певний час ці документи переміщуємо до обласних центрів, віддаляючи їх таким чином від місць їх утворення і потенційного попиту. Водночас ми завантажуємо сховища держархівів областей місцевими фондами, які там одержують переважно третю категорію значущості.

Пропонується у руслі загального курсу на підвищення відповідальності місцевої влади за стан справ у своїх регіонах покласти відповідальність за постійне зберігання місцевих сегментів Національного архівного фонду на відповідні районні державні адміністрації і міські ради.

Це дуже серйозний крок, і робити його треба, зваживши на всі можливі наслідки такого рішення, врахувавши усі аспекти проблеми. Пропонуємо нашим регіональним керівникам найближчим часом обговорити запропоновану реформу на розширених колегіях архівів із залученням усіх зацікавлених сторін. Головне питання - чи буде забезпечено належний рівень збереженості і доступності документів. Безумовно, мають суттєво змінитися й акценти у діяльності кожної ланки архівної системи.

Одна з нових проблем цього напрямку - забезпечення надходження до державних архівів комлексу виборчої документації. На сьогодні у всіх областях завершується приймання на тимчасове зберігання (виборчих бюлетенів, контрольних талонів, списків тощо) за всіма турами виборів.

Серйозним викликом стали для нас бурхливі події Помаранчевої революції, які не залишали часу для застосування традиційних методів комплектування архівів документами. Громадянське суспільство, народжене Майданом, витворило цілий масив нових видів новітньої документації - агітаційні листівки, звернення, газети, плакати, графіті, політичний фольклор, політична карикатура, поезія, потужні ресурси Інтернету, аудіовізуальні документи.

Нам вдалося багато зібрати безпосередньо на вулицях, під час ініціативного документування подій, зокрема, фотографування, під час переговорів із довіреними особами кандидатів у Президенти, партійними осередками, громадськими організаціями. 23 архіви домовилися про передавання документації із штабами Віктора Ющенко і 15 - зі штабами Віктора Януковича. На сьогодні лише власними силами архівістів зібрано понад 8 тис. примірників друкованої продукції; бл. 2000 тис. од. зб. фото-, значний масив відеодокументів. Повністю заархівовано бл. 60 веб-сайтів. Зразки зібраного представлено в спеціальному розділі нашого веб-порталу. З ними також можна ознайомитися на виставці у фойє.

Втім, не завжди вдається реалізувати всі домовленості. Виникли проблеми із передаванням документації центрального виборчого штабу Віктора Ющенка, не кажучи вже про аналогічну структуру Віктора Януковича. Взагалі, на майбутнє, діяльність архівістів у подібних (нестандартних) ситаціях має бути методично чітко оформлено, а набутий досвід - узагальнено.

З інших проблем у цій сфері - комплектування ЦДКФФА відеодокументами Дирекції телепрограм Верховної Ради України: для перезапису на професійні відеокасети першочергового масиву документів архіву бракує 50 тис. грн. Загальна ж ситуація ускладнюється тим, що зміна більшістю установ і організацій утворювачів кіно-відео-фото-фонодокументів державної власності на приватну фактично позбавила цей архів будь-яких засобів впливу на процес передавання на державне зберігання зазначених типів документів. Очевидно тут слід приводити законодавство у відповідність з існуючими реаліями.

Є й інші стратегічні проблеми у сфері комплектування. Про одну з них ми вже почали з вами розмову на минулорічній колегії. Я маю на увазі усну історію, якою традиційно як професіонали займаються у нас майже виключно етнографи, а також подеколи - академічні і університетські історики.

Я глибоко переконаний, що безпосереднім обов'язком архівістів має стати організація (спільно з місцевими університетами, академічними установами, краєзнавчими осередками, музеями) широкомасштабної програми збирання усних свідчень про ключові події минулого століття. Невблаганний час забирає від нас ціле покоління свідків, і якщо не ми, і не зараз, цього вже не зробить ніхто. Ми безповоротно втратимо потенційний масив унікальних джерел, зокрема, про окупаційний період в роки Другої світової війни, повоєнне повсякденне життя містя і села і суспільні трансформації. Цей виклик часу ми не маємо права не сприйняти.

Ще одна проблема у сфері комплектування. Шановні колеги, ми мусимо нарешті відійти від стереотипів 60-х-80-х років і усвідомити свою відповідальність за весь НАФ, незалежно від місця зберігання його документів, як це декларовано в Законі, але жодним чином не здійснюється на практиці. Фактично поза увагою, без контролю і централізованого державного обліку залишаються значні документальні масиви, які безсумнівно є складовими НАФ. Це в першу чергу зібрання сотень історичних, краєзнавчих, меморіальних музеїв. Це і Центр захисту культурної спадщини від надзвичайних ситуацій при Міністерстві надзвичайних ситуацій, і громадські архіви - Музей-архів українського Самвидаву "Смолоскип", архів Товариства вояків УПА, унікальний копійний архів з РДАДА у Запоріжжі на базі філії академічного інституту, це нещодавно створений приватною корпорацією електронний архів періодичних видань під скромною назвою. "Національний архів преси" та безліч інших. Ці архіви ми мусимо як мінімум відстежувати, реєструвати, пропонувати їм співпрацю. На яких засадах? Давайте будемо обговорювати, думайте і пропонуйте.

Другий рік ми намагаємося налагодити роботу з обліку документів НАФ у фондах музеїв і бібліотек, але мушу констатувати, що більшість директорів поставилися до неї як до другорядної.

Чи є у нас чіткий план дій стосовно мережі народних архівів? Що являють собою 11 зареєстрованих приватних архівів у Дніпропетровській, Донецькій, Харківській областях?

Особливого підходу потребує архівний фонд НАН України. За винятком Інститутів рукопису та архівознавства НБУВ та можливо ЛНБ ім. В.Стефаника у Львові, академічні інститути традиційно розглядають свої зібрання не як складову НАФ, а як корпоративну власність, а подеколи - і як приватну власність керівництва. Про існування НАФ або архівного закону, сучасної нормативно-методичної бази там просто не знають.

Проблема трудових архівів. Минулого року значно активізувалася робота архівних установ щодо забезпечення зберігання соціально значущих документів громадян. Кількість трудових архівів у регіонах України потроїлась: зараз їх вже 324. Цьому сприяло затверджене Держкомархівом нове "Примірне положення про Трудовий архів", поширення досвіду деяких областей. Крім цього, для зберігання документів ліквідованих підприємств і організацій архівним відділам райдержадміністрацій і міських рад виділено додатково майже 5 тис. м2 та відповідну кількість працівників. Проте проблему остаточно не вирішено. Три сотні архівів - це лише незначний відсоток від потреби. Державні і комунальні архіви і далі змушені приймати на зберігання непрофільні для документи: у минулому році до них у прийнятому масиві документів майже половину складали документи з особового складу. Як ми вже з вами говорили, це не є виходом.

Упродовж останніх років погіршився стан роботи з документами в установах. Одна з причин - відсутність внутрішнього контролю за роботою діловодних і архівних підрозділів підвідомчих установ з боку міністерств та інших центральних органів. Не розробляються відомчі нормативно-методичні документи з архівної справи і діловодства.

Необхідно націлювати міністерства на розробку нових відомчих переліків документів, типових і примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, впровадження технологій електронного діловодства, організацію корпоративних семінарів з цих питань.

Сьогодні активно впроваджуються електронні документи, електронний документообіг в усі сфери управлінської діяльності. Опрацьовано проекти Національної програми інформатизації, Загальнодержавної програми "Електронна Україна", Програми впровадження електронного документообігу, електронного цифрового підпису. Питання нашої готовності до комплектування архівними електронними документами набуває особливої актуальності.

Минулого року у ході масштабного обстеження понад 24 тис. установ, вдалося окреслити коло проблем у сфері електронного документообігу в установах. Це недостатнє фінансове та матеріально-технічне забезпечення; відставання нормативно-методичного забезпечення роботи від інформаційно-технологічного; відсутність єдиних вимог до технічного, апаратного, телекомунікаційного рівня оснащення, до регламентації типів носіїв інформації і форматів для архівного зберігання електронних документів, недостатнє кадрове забезпечення спеціалістами з інформаційних технологій.

Серйозному опрацюванню із врахуванням величезного світового досвіду підлягають проблеми автентичності електронних документів, їх експертизи цінності, обліку, зберігання.

На жаль, загальмувалася робота із законодавчого врегулювання питань діловодства. Підготовлений робочою групою Держкомархіву минулого року законопроект про діловодство було повернуто Кабінетом Міністрів із серйозними зауваженнями. І вже кілька місяців до нього ніхто не торкався. Я звертаюся до колег з вимогою негайно виправити ситуацію.

Наступна сфера - інформаційна діяльність.

За сучасних умов підвищення ефективності інформаційної діяльності державних архівів - це найбільш дієвий спосіб грунтовно довести, що архіви є значущими за пересічну культосвітню установу, що вони мають вагоме міжгалузеве значення.

Наочні приклади з недавнього минулого: створення потужної інтернет-виставки Держкомархіву про події Помаранчевої революції; згадаймо напруження навколо о. Тузли, коли ми не тільки надали всю ретроспективну інформацію з цієї теми, але і відкрили в Урядовому будинку документальну виставку. Такі заходи засвідчують, що ми не можемо і не маємо права залишатися на маргінесі сьогоденного бурхливого життя.

Найнагальнішим нашим завданням є використання архівної інформації з метою соціального захисту громадян. Не можна забувати, що імідж архівів в очах пересічного громадянина створюється не лише амбітними й гучними акціями або фундаментальними виданнями, а передусім повсякденною роботою із заявами громадян.

Позаминулого року ледь намітилася тенденція до зменшення обсягів довідкової роботи, але пенсійна реформа знов викликала шквал звернень до архівів. Цілком закономірно, що й нині, коли пенсійні виплати підлягають перегляду з метою їх диференціації та відновлення соціальної справедливості, ми маємо не зменшувати темпів цієї роботи. Від локальних баз даних, ситуативно створених в архівах для оптимізації пошуків певних груп документів (соціального або генеалогічного характеру), слід переходити до інтегрованих міжархівних баз.

У зв'язку із зростанням кількості довідок про заробітну платню та введенням неузгодженої з нами інструкції Пенсійного фонду не можна вважати за нормальну ситуацію, коли пенсіонери мають ходити по колу між державним архівом і відділенням Пенсійного фонду. Проблема потребує негайного вирішення відповідним відділом Держкомархіву.

Актуалізація архівних ресурсів, власне, і є реалізацією нашого суспільного мандату - забезпечення потреб суспільства у ретроспективній інформації.

На жаль, це завдання ми вирішуємо з надзвичайною напругою. Започатковану ще 2000 р. програму видання довідкової літератури, про яку ми докладно будемо говорити завтра, реалізовано хіба на третину. Маємо в цій царині архівні довгобуди - Путівник Держархіву Тернопільської області, реєстр фондів ЦДАВО та Держархіву Закарпатської області. Ці видання мали вийти друком ще минулого року. Загалом, у редакційному портфелі Держкомархіву вже сконцентрувалася низка підготовлених довідників. Я звертаюся до керівників архівів із закликом активізувати пошуки коштів для видання.

Усі довідники по архівах, що з'являються не лише в традиційному книжковому форматі, але й в електронному, є найбільш запитуваними у користувачів. Другий з рейтингових розділів веб-порталу - "Документальні виставки оn-line", третій - "Архіви України" з анотаціями про склад і зміст документів конкретних архівів. За кілька років наш веб-сайт перетворився на потужний інформаційний ресурс обсягом 400 МБ та 10 тис. веб-сторінок. Кількість відвідувачів якогостановить бл. 500 осіб на добу (бл. 200 тис. на рік).

Одне із ключових завдань у сфері забезпечення доступу до архівних ресурсів - кардинальне оновлення англомовної частини нашого веб-порталу.

Одним із стратегічних завдань можна вважати підготовку зведених міжархівних довідників корпусного, тобто максимально повного наповнення. Слід негайно підготувати зведений довідник по документах про події Помаранчевої революції. Цей довідник логічно доповнить тритомне документальне видання, що його готує Верховна Рада за дорученням спікера Володимира Литвина.

У рамках Року України в Польщі перед нами стоїть проблема корпусної реєстрації архівної полоніки - польська сторона чітко виконує аналогічні зобов'язання, ми ж здебільшого ставимося до цього зневажливо.

Знову наголошу на необхідності серйозного опрацювання "позаархівної частини НАФ" - музейних і бібліотечних архівних і рукописних зібрань для другого тому видання "Архівні установи України". Координацію цієї роботи покладено на галузевий інститут, але про істотні зрушення говорити не доводиться.

З огляду на лавиноподібний потік генеалогічних запитів особливої актуальності набуває підготовка зведеного міжархівного довідника про наявні метричні книги усіх конфесій, відомостей про усі переписи населення XVIII-XX ст., а також інших типів документів, що містять інформацію генеалогічного характеру.

Окремо слід говорити про зарубіжну архівну україніку в наших архівах, - зрозуміло, перш, ніж запроваджувати програму реєстрації архівної спадщини України за межами держави, ми маємо зареєструвати те, що у нас вже зібрано упродовж останніх чотирьох десятиліть, адже мікрофільми з-за кордону до нас почали надходити з 60-х років.

Ще раз наголошу на довідниках про розсекречені архівні фонди; втрачені й переміщені архіви, роботу над якими слід активізувати.

Один із перспективних міжнародних проектів - всесвітній довідник по архівах тоталітаризму під назвою "Архіви прав людини". З огляду на історичне минуле, було б нелогічним відмовлятися від подібного престижного проекту.

У рамках відзначення 60-ї річниці завершення Другої світової війни, ми маємо невдовзі видати корпусні довідкові публікації "Архіви окупації", каталоги фотодокументів періоду війни і окупації.

Одним із перспективних напрямів є розвиток поки що зародкового ринку архівних послуг, що надаються через мережу Інтернет. Ми щойно прийняли відповідне рішення колегії Держкомархіву.

Найголовнішою запорукою просування тут виступає вдосконалення комп'ютерної оснащеності системи, адже наше бачення перспектив у цьому питанні - перш за все електронне робоче місце дослідника в читальному залі (на сьогодні ми маємо на всю систему лише кілька таких місць), але також інформаційно насичений і постійно оновлюваний веб-сайт кожної архівної установи.

Нашим професійним обов'язком є подальші зусилля з концентрації розкиданих по світах українських архівів, яким протягом найближчих 10-15 років загрожує загибель. Цікаві напрацювання є в цій царині у держархівів Тернопільської, Херсонської областей. Останній, зокрема, ініціював переговори з відомим меценатом Е. Фальц-Фейном щодо передавання родинного архіву засновників заповідника Асканія-Нова до своїх сховищ. На порядку денному - створення галузевої програми повернення архівів як складової міжгалузевої Програми повернення культурних цінностей в Україну. Переконаний, що практичний успіх програми буде забезпечено, якщо буде створено спеціалізований Архів української діаспори.

Повертаючися до проблеми актуалізації наших ресурсів, нагадаю, що магістральним шляхом, яким рухаються архівні служби передусім європейських країн, є побудова Національної архівної інформаційної системи. Кінцева мета - створення повноцінного і універсального інструменту доступу до архівних ресурсів держави у мережі Інтернет.

Випереджаючи запитання щодо браку цільового фінансування, недостатніх технічних ресурсів, систематичного ігнорування наших пропозицій до Національної програми інформатизації і т.п., зазначу, що цілком посильним завданням на сьогодні є створення базової моделі інтегрованого електронного каталога з двох-трьох архівів і апробація його в Інтернеті. Саме це завдання має стати пріоритетним у 2005 р. для відділу інформаційних технологій Держкомархіву.

Наступний етап - створення електронного комплекту описів архівних фондів з інформацією на рівні одиниці зберігання. У нас їх бл. 600 тис. Оцифровування описів треба починати негайно. Можливий алгоритм цього етапу: спочатку оцифровуються шляхом сканування друковані архівні описи (в книжковому форматі), водночас до Відділу інформаційних технологій Держкомархіву передаються готові файли тих описів, що створювалися (редагувалися) за останні роки в електронному форматі; згодом - черга машинописних описів, складених переважно у 50-х-90-х роках ХХ ст.; нарешті - комп'ютерний набір/сканування рукописних описів.

Наприклад, польські колеги представили в Інтернеті вже 12 700 інвентарів своїх фондів -15% загального обсягу. Масштаби Національного архівного фонду України у 10 разів перевищують польські. І чим далі ми відсуваємо початок цієї роботи, тим безнадійніше ми перетворюємося на архівних аутсайдерів у світі.

Окремо мушу зупинитися на проблемі розсекречування документів. Попри загальну позитивну картину - на тлі сусідів ми виглядаємо не найгірше: в Росії відсоток засекречених документів сягає 60%, у Казахстані - 5%, у нас лише 1,1% - нещодавно проведене обстеження і висновки, до яких прийшла колегія у січні цього року, є невтішними. Ми фактично зупинилися 10 років тому, поточне розсекречування проводиться мляво і подеколи бездумно й безініціативно.

Серед питань, що потребують нормативного врегулювання, зокрема правомірність прийняття архівними установами самостійних рішень щодо розсекречування документів у разі відсутності: фондоутворювача і його правонаступника; або відсутності у фондоутворювача в даний час режимно-секретного органу або ж через недоступність колишніх фондоутворювачів тощо.

У деяких областях з цих питань виникають непорозуміння з обласними управліннями СБ України, на вимогу яких навіть доводилося розсекречені документи повертати на таємне зберігання. Тому колегія визнала за необхідне розроблення спеціального Порядку перегляду грифів секретності документів державних архівів, на базі якого, сподіваюся, вдасться інтенсифікувати цю роботу.

Що ж до стереотипного сприйняття втаємниченості, закритості архівів, вкоріненого у свідомість людей за часів тоталітаризму, то тут не можна не згадати обурливі випади на нашу адресу з боку пані Наталки Дзюбенко-Мейс, автора у статті "Пережить и рассказать": з підзаголовком: "Віктор Ющенко о голодоморе, архивах и возвращении памятников" у популярному часопису "День" (11 лютого). Цитую: "Западные гуманитарии первое, о чем просили меня во время встреч: открыть украинские архивы". Далі йде малозрумілий приклад, коли західний вчений за великі гроші намагався "выкупить или хотя бы скопировать переписку князя Курбского со своей любовницей, которая хранится в одной из львовских библиотек". І це при тому, що, мовляв, "библиотека - не спецархив, доступ открыт для всех". Шановні колеги, у тому, що цю маячню друкує поважний інтелектуальний столичний часопис, що цей стереотип не подоланий, винні ми: ми надто скромні, ми не проводимо масштабних PR-акцій, не рекламуємо себе. Сотні документальних виставок щороку ми проводимо переважно у стінах архіву; анотований довідник "Розсекречені архівні фонди (їх понад 6000) ми лише зараз готуємо до друку.

Однією із невирішених базових проблем на рівні філософії архівної справи - це проблема самоусвідомлення кожним державним архівом унікальності своїх зібрань, відповідно, і самоідентифікація і саморепрезентація в архівному сегменті Інтернету, попри культивовану десятиліттями маргінальність і повну тотожність окремих елементів архівної системи, в результаті чого архіви в галузі є нібито однаково прибраними ліжками в армійській казармі. Кожен з вас має виокремити блок знакових документів, що становитимуть візитну картку архіву, опрацювати їх, описати, опублікувати включно з англомовним перекладом, оцифрувати, виставити в Інтернет. Безумовна першість у таких блоках має належати найдавнішим документам.

В Інтернеті завдяки зусиллям національних архівних служб з'явилися численні публікації найдавніших та унікальних документів, що перетворилися на національні символи, національні клейноди. Ці документальні підбірки сформували яскраві і неповторні віртуальні портретні галереї держав і націй, що ними пишаються народи. Сотні таких оцифрованих документів знайомлять світ з історією і культурою, скажімо, Польщі.

У сфері міжнародної діяльності однією з пріоритетних програм є дальше інтегрування державних архівів України до світового архівного співтовариства. Це передусім засвоєння та адаптація міжнародного законодавства і практики роботи у сфері архівів та діловодства, насамперед електронного. Минулого року ми провели в Києві засідання Комітету з правових питань Міжнародної ради архівів, яке стало непересічною подією як для нас, так і для членів комітету з різних країн Європи та Азії - вони вперше мали змогу ознайомитися з нашими законами в архівній та інформаційній галузях, а потім у відкритій дискусії порівняти їх зі своїм національним законодавством.

Цього року ми запланували проведення в Україні засідання Консультативної ради керівників державних архівних служб країн-учасниць СНД, Євразійського відділення МРА. Думаю, що цей захід стане корисним з точки зору наших інтеграційних інтенцій.

Проблеми науково-дослідної роботи

На нинішньому етапі розвитку галузевої науки архіви і архівісти (а для них, власне, і було свого часу створено інститут) вправі чекати виходу на новий рівень аналізу, узагальнення, синтезу і прогнозування ситуації у сфері архівної справи і діловодства.

Передусім йдеться про те, що на підставі вивчення досліджуваності тих чи інших проблем (у тому числі і зарубіжними архівознавцями та документознавцям), аналізу актуальності цих проблем для сучасної української архівістики інститут має визначити пріоритетний ряд досліджень для галузевої науки.

Ці пріоритети, повинні знайти концентроване відбиття у відповідних розділах Державної програми розвитку архівної справі діловодства.

Зрозуміло, що й сама Програма, її концепція, структура та конкретне наповнення абсолютно не можуть визначатися і розроблятися без ідей, пропозицій, обрахунків, виконаних на основі наукового аналізу. Це завдання № 1 для інституту. Колеги, очевидно, передусім хотіли би бачити якнайскоріше розроблення методів лікування наших архівів, архівних документів на мікробіологічному рівні. Діагнози, поставлені науковцями в результаті навіть вибіркових обстежень сховищ, свідчать: архіви хворі. Термінового втручання спеціалістів потребують, зокрема, актові книги ЦДІАЛ.

У проблемах забезпечення збереженості актуальним залишається пошук досконаліших методів страхового копіювання документів, а точніше інформації. Можливо, тут не треба щось винаходити оригінальне, а лише знайти з наявного прийнятне саме архівістам і саме за нинішніх умов.

Прийшов час українським архівознавцям долучитися до розв'язання проблеми максимального видового розширення кола джерел, що відображають масштабні суспільні процеси, події і явища. Тут потрібно напрацювання або пристосування і поширення вже наявних нетрадиційних методів збирання, відбору і навіть створення відповідних джерел. Та ж "усна історія", те ж ініціативне документування. Адже наша дійсність багато в чому принципово відрізняється від тієї, коли вироблялися нині діючі принципи і методи експертизи та комплектування.

Давайте врешті-решт спробуємо розібратися з одним із основних об'єктів архівної справи - Національним архівним фондом. Фундаментальні дослідження у цьому напрямі можуть дати відчутні імпульси для нашої практичної діяльності.

Серйозне завдання інституту - методичне і практичне забезпечення підготовки низки архівних довідників. Це передусім згадувані вже зведені тематичні довідники про розсекречені архівні фонди, особові архівні фонди, церковні фонди, архіви української еміграції, втрачені і переміщені архівні фонди та інші. Це нове покоління путівників по архівах. Але зараз мова йде не просто про методичний супровід, але й ініціювання подібних проектів. Або ж методичне опрацювання проблеми оцифрування описів з подальшим виставленням їх в Інтернет.

Ще більше науково-методичних проблем підлягає розв'язанню у створенні архівної інформаційної системи, у публікації документів в електронному вигляді, підготовки Інтернет-виставок.

Ще одна проблема - економіка архівної справи і діловодства. Ми зараз господарюємо за принципом "за будь-яку ціну". Весь час волаємо, що грошей недостатньо. І це так. Але скільки ж треба для сталого розвитку, ніхто не скаже. А маркетинг діяльності архіву? І нарешті проблема переведення нашої галузевої науки на самоокупність. Таке завдання чітко поставив уряд. І це не є внутрішньою проблемою лише інституту - це проблема усієї нашої системи.

Проблеми фінансування

З року в рік між нами і Міністерством фінансів точиться вперта боротьба за забезпечення мінімальних потреб галузі. Вже котрий рік поспіль нам не вдається налагодити конструктивної співпраці з апаратом Мінфіну, який беззастережно відкидає наші пропозиції. Без кардинальної зміни механізму формування бюджету галузі на рівні погодження у профільних структурах Мінфіну ми і далі щороку будемо не набувати, а втрачати національне надбання. Прикладів сьогодні наводилося досить. Формально щорічне збільшення бюджетних асигнувань відбувається майже виключно за рахунок фонду заробітної платні та нарахувань. Хронічно недофінансовуються статті на утримання архівних установ, не кажучи вже про кошти на розвиток. Без чого, з урахуванням накопичувального характеру архівної системи вона приречена на деградацію. Тут діють не просто економічні закони, а елементарні закони фізики.

Не можна сказати, що ми вичерпали усі можливості залучення позабюджетних коштів - у деяких архівах вони сягають третини від бюджетного фінансування, в той час як в інших складають мізерну частину бюджету, але ці можливості, зрозуміло, не є безкінечними. Середній показник по галузі становить на сьогодні бл. 10%.

А найголовніше - у людей формується стійке й небезпідставне переконання, що державі архіви непотрібні. Всупереч запису у статті 3 архівного Закону, що "держава гарантує умови для зберігання, примноження та використання Національного архівного фонду".

Отже, наші сукупні потреби, які дозволять "закрити" питання з довгобудами - реконструкцію і будівництво приміщень у регіонах - складають близько бл. 25 млн. грн. капітальних видатків (нагадаю, це архіви 7 областей та м. Севастополя).

Реконструкція комплексу споруд центральних архівів щорічно потребує 10-20 млн. упродовж кількох років, якщо ми не плануємо черговий довгобуд.

Для вирішення першочергових завдань із створення страхового фонду, встановлення та модернізації охоронної і пожежної сигналізації, забезпечення архівів спеціалізованими підрозділами охорони, радикальної модернізації спеціального та комп'ютерного обладнання - не менше 20 млн. грн.

Сукупний же бюджет галузі на сьогодні складає бл. 30 млн. грн.

Для порівняння - це бюджет одного Берлінського земельного архіву, який за параметрами співставний з одним Київським обласним архівом. Такі невтішні цифри.

Що ж до стабілізаційного фонду цільового характеру для галузі, то він оцінюються орієнтовно у 50 млн. грн. Вони мають бути передбачені у Державній програмі без фінансування якої ми будемо й далі жити і працювати з постійним відчуттям катастроф у дедалі глибшій деградації базових елементів архівної системи.

Коротко про основні актуальні проблеми у кадровому забезпеченні галузі

Негативні фактори і тенденції спричинені у цій сфері значною мірою непрестижністю професії, невідповідність її статусу, матеріального забезпечення та соціального захисту - рівню покладеної на неї відповідальності.

Навіть статус державної служби не посилює привабливість архівної професії особливо для молоді, не зупиняє відтоку частини висококваліфікованих спеціалістів. Плинність кадрів нині сягає 12%.

Продовжується процес старіння кадрів, кількість архівістів пенсійного та передпенсійного віку складає майже половину.

Кадрова політика за цих умов має передбачати здійснення таких заходів:

Серйозною перспективою може бути залученню молодих фахівців до міжнародних архівних проектів, в тому числі - за участю наукових установ, створенню кадрового резерву та плануванню службової кар'єри працівників. Таких проектів, повірте, є багато, треба лише їх вміти знайти, а тут на заваді стає, на жаль, тотальне незнання англійської мови. До речі, моя польська візаві пані Наленч повелася свого часу як залізна леді і домоглася, що навіть моє покоління державних службовців в апараті вивчило англійську мову, не кажучи про молодь.

На жаль, ми зіткнулися зараз із ще одним негативним проявом кадрової політики - спробами подекуди тотально замінити керівників усіх рівнів без конкретної індивідуальної оцінки їх професійних, ділових і людських якостей. Такий підхід, на наш погляд, навряд чи може бути плідним і конструктивним. Там, де це буде розходитися з нашою оцінкою наших місцевих колег-архівістів, ми будемо допомагати новій владі отримати об'єктивну інформацію і прийняти зважені рішення.

Що означає для архівістів перемога "Помаранчевої революції"? Прихід до влади нових людей, розпочата ними зміна владних структур у руслі проголошеної зміни суті влади - явище багатопланове і для нас у такому вигляді - нове, тому на ньому варто зупинитися окремо.

Передусім, те що у професійному плані лежить на поверхні: адміністративно-територіальна реформа потягне за собою ліквідацію і реорганізацію багатьох структур, а отже необхідність термінового упорядкування і приймання до державних архівів великої кількості документів. Ми мусимо бути готовими це зробити.

Більше того, не виключається під час цієї реформи ліквідація окремих державних архівних установ. Ми повинні подбати про збереження архівних комплексів і надання їм відповідного організаційно-правового статусу, збереження професійного кістяка - знавців фондів.

Прихід на керівні посади нових, часто молодих людей знову активізує проблему, гострота якої практично не зникає, по суті головну проблему архівної справи - роз'яснення тим, від кого залежить доля архівів, їх справжньої ролі і місця у суспільстві та державі, у цивілізованій модерній державі, показ і розкриття колосального інформаційного потенціалу архівів. Водночас потрібне вміння чітко, внятно і обгрунтовано сформулювати найнагальніші потреби архівів, пояснити, чому раніше ці проблеми не розв'язувалися, і якими втратами загрожує стагнація у цій сфері.

У будь-якому випадку в абсолютної більшості архівістів немає жодних підстав відчувати себе перед будь-ким винуватим. Чесно виконуючи свій обов'язок перед народом і вічністю, ми забезпечили збереження ввіреного нам надбання. У складних перипетіях політичної боротьби ми дотримувалися норм міжнародного етичного кодексу архівістів: захистити архівні документи від використання як зброї, засобу шантажу і брудних технологій. Ми доклали всіх зусиль, або зібрати і зберегти документальні свідчення цих буремних днів.

Я глибоко переконаний, що більшість із присутніх у залі радо сприйняли і підтримали революційні зміни у суспільстві і пов'язують із новим етапом державотворення серйозні надії і сподівання.


Дякую за увагу.

На початок
На початок