Головна сторінка | Архів новин | Архіви в світі | Корисні посилання | Контакти | Карта порталу

О международном стандарте описания
архивных документов учреждений и организаций,
частных лиц и отдельных семей

Клэр Сибиль,
Дирекция архивов Франции,
член Комитета МСА по архивным стандартам описания

Важность соблюдения принципа происхождения и правил описания
документов фондообразователей при подготовке информации
о происхождении архивных документов

Второй стандарт Международного совета архивов (MCA) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, ISAAR(CPF)1 создан, чтобы дать архивистам общие правила по составлению информации о взаимосвязях документов с деятельностью по их сохранности, т.е. с делопроизводственной практикой, улучшить доступ к документам и их понимание. Второй стандарт - ISAAR(CPF), - возможно, больше, чем первый - ISAD(G), - явился реальным поворотным моментом или, другими словами, новой точкой отсчета в теории и практике архивного описания.2

Учреждения, создавшие документы, - фондообразователи - всегда были в центре архивного описания и всегда являлись одной из важнейших точек доступа к документам при их поиске. Принцип происхождения составляет основу архивного интеллектуального учета и описания. Документы - это "информация, созданная или полученная, и сохраняемая в качестве доказательного материала, а также информация, созданная или полученная, и сохраняемая организацией или отдельным человеком в процессе осуществления правовых обязательств и ведения дел" (ИСО 15489. Управление документацией).

Описание архивов означает, в первую очередь, подготовку информации о создателях архивов (фондообразователях) и об исторических условиях возникновения и хранения архивов (в данном стандарте эта информация называется контекстуальной -прим. переводчика). Традиционно сложилось так, что контекстуальная информация включалась непосредственно в описание материалов, а соответствующие административные, исторические или биографические справки о фондообразователях (создателях) документов не всегда приобретали самостоятельное значение и не выделялись в отдельные элементы или реквизиты описания. Первые компьютерные системы для архивного описания 1980-х и 1990-х гг. использовали аналогичный подход, т.е. информация по истории создания и хранения архивов рассматривалась как неотъемлемая и составная часть описания архивных фондов. Даже в первом стандарте ISAD(G) в разделе "Содержание" говорится о том, что в описание необходимо включать информацию по административной (биографической) истории фондообразователя (создателя) архива.

Однако информацию о создателе архивного материала можно также собирать и хранить в виде отдельного стандартного описания, которое связано с описанием (описаниями) материала. Это и есть именно та модель, на которой базируется второй стандарт - ISAAR(CPF). Эта модель допускает, что информация по истории создания документов будет храниться отдельно от архивных описаний.

По целому ряду причин каждый обособленный сбор и хранение информации о происхождении фондообразователя (контекстуальной информации) - чрезвычайно важная составная часть архивного описания. Практика позволяет связать информацию о происхождении фондообразователей (учреждений, организаций, частных лиц и отдельных семей) с описаниями документов не только одного и того же источника, материалы которого находятся в нескольких архивах, но даже с описаниями других объектов культуры, таких как библиотека и музей, в которых также могут храниться материалы данного источника.

Если несколько архивов содержат документы одного и того же фондообразователя, то архивы могут легко распространять или объединять информацию об этом фонде при условии, что информация хранится в стандартном виде. Международное сообщество заинтересовано в стандартизации информации для того, чтобы проводить ее распространение или объединение, обмен и передачу за пределы государственных границ. Многонациональный характер делопроизводственной практики в прошлом и настоящем служит стимулом для международной стандартизации, которая будет способствовать обмену информацией о происхождении документов и об условиях их хранения.

Раздельный сбор и хранение контекстуальной информации имеют много преимуществ. Возможность соединить описание источника происхождения документов с несколькими описаниями архивных материалов этого же источника, хранящихся в одном архиве, позволяет не повторять информацию по административной истории фондообразователя при каждом описании. Кроме того, практика позволяет связать описания фондообразователей с другими описаниями документов этого источника, хранящихся в различных архивах. Наконец, те функции, которые невозможно описать в рамках архивных справочников, можно эффективно отразить в каталогах самих фондообразователей, например, при составлении документа о переименовании учреждения и перечня всех других ранее существовавших наименований.

Основные аспекты преемственности в двух редакциях стандарта ISAAR (CPF)

Несмотря на известные изменения, внесенные в стандарт в его новой редакции, существует глубокая преемственность между первым и вторым изданием. Цели стандарта остались прежними: ISAAR(CPF) позволяет проводить учет наименований фондообразователей и дает нам модель для раздельного и объединенного составления описания фондообразователей и архивных материалов по раскрытию и отображению сложных и многогранных отношений между архивами, документами и их создателями.

Как международный стандарт ISAAR(CPF) не устанавливает какого-либо специального правила по созданию форм наименований, а просто ссылается на национальные или международные правила и нормы. Национальные ведомства должны соблюдать определенные существующие правила или разработать новые.

Как инструмент по облегчению доступа и поиска в архивных системах описания стандарт ISAAR(CPF) предлагает модель, которая имеет ряд сходных моментов с авторским каталогом библиотек. Информация, содержащаяся в архивных указателях фондообразователей, имеет сходные черты с библиотечными записями, так как эти две формы необходимы для создания в описаниях стандартизированных точек доступа. Наименование фондообразователя (создателя) единицы описания является одной из таких наиболее важных точек доступа.

Однако отличие архивных описаний фондообразователей от библиотечных описаний состоит в основном в том, что архивные записи ограничены исключительно наименованиями объектов, которые ассоциируются с созданием архивных документов: архивные описания не содержат тематических или предметных рубрик, в них не указываются форма или литературный жанр произведения, функции учреждений или унифицированные заголовки. Важнее всего то, что архивные описания фондообразователей имеют более гибкую информационную структуру и удовлетворяют широким информационным потребностям, например, описание истории создания фондообразователя и документирование его взаимосвязей. Эта гибкая информационная структура является необходимым условием для описания фондообразователя и создания различных архивных справочников. По своей сути архивные описания фондообразователей несут большое количество информации, так как содержат административную историю фондообразователя, историю частного лица, создавшего архив, отражают взаимоотношения между объектами, создавшими описываемый архивный документ, между другими фондообразователями и созданными ими документами.

Архивные описания фондообразователей (или "авторитетные записи", как они называются в стандарте) не только фиксируют информацию о происхождении фондообразователя (контекстуальную информацию), но и служат стандартными точками доступа к требуемой информации. Если несколько архивов содержат документы одного и того же источника, то архивы могут легко распространять или обмениваться контекстуальной информацией о фондообразователе, если эта информация хранится в стандартизированном виде. В стандартизации заинтересованы многие страны, так как она помогает свободно распространять, объединять контекстуальную информацию и даже обмениваться ею на международном уровне.

Наконец, вторая редакция стандарта так же, как и первая, широко и открыто предлагает и признает многообразие форм по организации и представлению описательной информации. Допускаются многочисленные формы наименований одного и того же фондообразователя (юридического объекта или частного лица), чтобы видеть, как менялись его наименования за время его существования.

Основные отличия второй редакции стандарта

Несмотря на определенную преемственность основных принципов в первом и втором изданиях стандарта ISAAR(CPF), существует целый ряд нововведений. Одним из факторов, который способствовал существенному пересмотру стандарта, была инициатива по применению XML DTD для управления контекстуальной информацией (Encoded Archival Context), предпринятая во время пересмотра и подготовки второй редакции стандарта ISAAR(CPF).

Авторитетный контроль3 не является главной сферой применения стандарта ISAAR(CPF). Если цель первого издания стандарта заключалась в управлении стандартизированными наименованиями (заголовками) фондообразователей, то цель второго издания фокусируется в основном на авторитетном описании фондообразователей (учреждений, частных лиц и отдельных семей). ISAAR(CPF) содержит правила по описанию учреждений, организаций, частных лиц и отдельных семей, связанных с созданием и хранением архивных фондов. Другими словами, новая редакция стандарта обращает внимание скорее на сам предмет (реальное юридическое лицо, реальный объект), а не на наименование этого предмета (стандартизированную форму наименования). Элементы описания были также полностью реорганизованы.

Раздел стандарта по идентификации объекта содержит элементы, которые распознают (идентифицируют) учреждение или организацию, отдельного человека или семью в соответствии с национальными и международными стандартами. Данный раздел содержит также запись о типе юридического объекта (т.е. учреждение (организация), человек или семья), формах наименования фондообразователя, альтернативных или параллельных формах наименования, стандартизированных формах наименования, подготовленных в соответствии с другими правилами (например, AACR2), других формах наименования и уникальных обозначениях (идентификаторах) для учреждений и организаций. Включение в архивные описания фондообразователей стандартизированных форм наименований, подготовленных в соответствии с другими правилами, например библиографическими правилами каталогизации, может способствовать распространению авторизованных документов среди многочисленных профессиональных коллективов.

В разделе стандарта по описанию элементы были реорганизованы независимо от типа объекта, к которому они могут относиться. Информация готовится в виде свободного текста по биографии, истории учреждения или семьи и (или) в виде структурированного текста, как это представлено в девяти элементах, и (или) в виде ссылок на связь с другими релевантными источниками. Все элементы должны включать классификаторы данных. Раздел по описанию содержит элементы, имеющие решающее значение для описания фондообразователей (создателей архива): даты существования, история, местонахождение, юридический статус, функции, профессиональная принадлежность и род занятий, полномочия (подчиненность), внутренняя структура (генеалогия) и главный контекст (т.е. указания на национальную или государственную принадлежность, религию).

Если в первом издании стандарта взаимосвязи выстраивались, главным образом, между наименованиями (заголовками) фондообразователя путем таких ссылок, как "см." или "см. также", то во втором издании есть специальный раздел ссылок, цель которого - представить фактические отношения данного фондообразователя с другими организациями и учреждениями, отдельными людьми или семьями. Релевантная информация записывается как свободный текст в форме рассказа и (или) как структурированный текст в элементах описания. Все ссылки должны включать классификаторы данных (уточненные данные). Устанавливая связи между различными объектами, можно применять системы, которые не ограничиваются связями между фондами (создателями) архива, но помогают отразить сложные взаимоотношения, существовавшие между различными фондообразователями. Но в стандарте есть нечто большее, чем простое установление связей: стандарт ISAAR(CPF) позволяет распространять архивные описания фондообразователей в более широких масштабах, указывая на связи между архивными и другими описательными системами.

Раздел по контролю (в первой редакции раздел назывался "Примечания") был улучшен после включения информации по источникам, которые использовались для составления авторитетной записи, информации о создателе (создателях) архива и их статусе. Раздел содержит: архивный шифр (идентификатор) авторитетной записи, архивные шифры (идентификаторы) учреждения, указания на использованные правила и (или) условия описания, статус административного документа, даты создания, пересмотра или уничтожения, язык и шрифты документа, источники и примечания, касающиеся хранения документов.

Наконец, глава 6 содержит указания на связь соответствующих организаций, учреждений, отдельных лиц или целых семей с архивными материалами и другими источниками. С одной стороны, в этой главе утверждается модель отдельного и объединенного описания фондообразователей и архивных материалов внутри архивной описательной системы. С другой стороны, предлагается способ объединения архивных административных документов с другими информационными ресурсами, имеющими к ним отношение, которые можно найти в каталогах библиотек, описательных системах музеев или на веб-сайтах. Глава 6 указывает, какую информацию следует готовить для установления связей с архивными описаниями, библиографическими и другими релевантными источниками: названия и идентификаторы смежных источников (ресурсов), типы смежных ресурсов, характер отношений (связей), даты смежных источников (ресурсов) и (или) отношений (связей).

Суммируя изложенное, необходимо отметить, что ISAAR(CPF):

Примеры применения ISAAR(CPF)

Модель раздельного и взаимосвязанного описания документов и объектов, их создавших, была адаптирована некоторыми широко известными архивными системами в Интернете.

Национальный регистр архивов (NRA) - это источник для тех, кто разыскивает информацию по теме и местонахождению документов, касающихся британской истории. База данных содержит свыше 43 тыс. неопубликованных каталогов и собраний рукописей, которые были индексированы. Индексы можно искать различными путями: по фамилии (отдельного человека или целой семьи, по названию организации или названию местности или путем комбинации того и другого), но не по предметному принципу, как это было до сих пор, где точкой доступа был только фондообразователь (создатель) документов. Таким образом, поиск документов семейства Спенсер-Черчилль, герцогов Мальборо, приводит к выявлению 27 упоминаний (ссылок) в индексах Национального регистра архивов (NRA) с указанием различных других архивов, хранящих документы этой семьи.

База данных "Яркие искры" (Bright Sparks), разработанная Австралийским центром науки и техники, состоит не только из архивных источников. База содержит свыше 4 тыс. биографий лиц, сыгравших заметную роль в различных отраслях науки, техники и медицины Австралии. Биографии связаны с описаниями архивных материалов известных людей, создавших документы или имеющих к ним отношение, а также с другими информационными ресурсами.

Путеводитель в режиме он-лайн по Государственному архиву Флоренции основан на модели отдельного и связанного описания архивного материала. Эта комплексная информационная система содержит описание большого количества юридических объектов (архивов, фондов и серий, создателей документов и др.). Система более широко применяет положение по подготовке контекста документов, чем положение о связи с историей и структурой фондообразователя. Эта модель содержит очерки (заметки) о каждой политико-экономической стадии развития Флоренции, Тосканы и в целом итальянской истории того периода, когда существовали и работали учреждения, создававшие документы.

Авторитетные записи играют особо важную роль при поиске государственных документов в базе данных Национального архива Австралии. База содержит описания 80 тыс. серий документов, 2,5 млн отдельных единиц хранения и детальные описания приблизительно 9 тыс. фондообразователей и депозиторов. Именно эта система с указанием (контрольным словарем) правительственных функций, служащая для идентификации как правительственных ведомств, так и созданных ими документов, может быть взята за образец всеми национальными архивами, столкнувшимися в настоящее время с проблемой роста огромного количества записанной информации в государственном секторе.

Несколько слов о функциях

Функции являются по своей сути независимыми объектами, которые требуют отдельного описания с указанием связей с документами и фондообразователями. Функции не являются аспектами жизни фондообразователя. Напротив, учреждения и организации - это зачастую лишь эпизоды в жизни функции.

Более того, описания функций и рода занятий могут послужить контекстом для документов и поэтому могут показать, как документы использовались в момент их активной жизни. Описания функций и рода занятий (деятельности) должны использоваться как справочные средства совместно с правилами описания файлов, изложенными в ISAD(G), и описанием фондообразователей, изложенным в ISAAR (CPF).

Секция стандартов и эффективных практических методов работы МСА (ICA/SPS) также внесла предложение разработать в течение ближайших четырех лет третий международный стандарт по описанию функций и рода занятий (видов деятельности) Объектов, связанных с созданием и хранением архивов.

На основе проекта по созданию Архива учреждений высшего образования Шотландии (GASHE) была подготовлена функциональная модель. Цель функциональной модели состоит в том, чтобы подготовить систематический путеводитель по функциям и видам деятельности учреждений высшего образования Шотландии (НЕI). Элементы описания организованы в шесть информационных разделов: 1) раздел по определению идентичности содержит самую необходимую информацию по идентификации единицы описания (название учреждения, создавшего документы, наименование (название, имя) или фраза о выполняемых функциях, а также дата выполняемой работы; 2) раздел контекста содержит информацию о том, как, почему и кто выполнял функции (работу); 3) раздел о смежных материалах дает информацию о документах, которые связаны с функцией (деятельностью); 4) раздел примечаний - о создании и выполнении описания документов; 5) указание других отрезков времени, в течение которых выполнялись описываемые функции или осуществлялась деятельность; 6) примечания архивиста.

Что нам дают стандарты?

Публикация стандартов МСА явилась большим событием для архивистов всего мира. Но эти два стандарта были восприняты некоторыми архивистами со скептицизмом или даже безразличием. Так что же нам дают стандарты?

"Стандарты намерены изменить все"

Прозвучавшая критика касалась в основном членов Комитета МСА по стандартам описания, которые якобы намеревались изменить работу архивистов и ввести новшества ради самих новшеств. Такая реакция со стороны архивистов естественна, потому что профессионалы во всех областях своей работы не доверяют технократическим новшествам, которые лишь усложняют системы, хорошо функционировавшие и до внедрения этих инноваций.

На самом деле стандарты не только не меняют основные принципы архивоведения, но даже подтверждают их действенность, их силу. ISAD(G) основывается на двух принципах: на иерархической организации информации (на принципе многоуровневого описания), на идентификации и индивидуализации различной релевантной информации, необходимой для описания архивной единицы.

Иерархия уровней описания повлияла на типологию справочных средств, которые были учреждены в странах, имевших научную архивную традицию. Комитет МСА определил типологию справочных средств в документе, называемом "Ориентиры для подготовки и презентации справочных средств". Идентификация, индивидуализация и систематическое исследование информации являются ядром архивного описания.

"Стандарты бесполезны"

Если бы стандарты только подтверждали фундаментальные архивные принципы, этого было бы недостаточно. Новые технологии создали потребность в новых стандартах, и стандарты МСА дали архивистам всего мира методологию по структурированию информации.

Конечная цель двух стандартов ISAD(G) и ISAAR(CPF) состоит в том, чтобы добиться взаимодействия всех систем и доменов (областей). Являясь стандартом, ISAD(G) не может быть автономным, поэтому ISAD(G) имеет сходные черты со стандартом ISAAR(CPF) в том, что облегчает поиск и обмен информацией об архивном материале. Стандарты МСА должны быть дополнены также форматами для взаимодействия данных и моделью проведения исследования, поиска и объединения различных местных (локальных) систем.

Что касается архивных описаний, то ISAD(G) уже имеет модель данных и формат связи в DTD EAD. Кодированное архивное описание (EAD) - это стандартизированный набор семантических правил и синтаксиса для шифрования в SGML (Стандартизированный общий язык разметки) или XML (Расширяемый язык разметки) архивного описания для доступа, поиска и обмена данными на веб-сайтах. Формат DTD EAD, первоначально разработанный в Соединенных Штатах Америки для обеспечения доступа и поиска традиционных архивных справочников во Всемирной паутине, сейчас используется для обмена гетерогенными (разнородными, неоднородными) многоуровневыми архивными описаниями.

Стандарт по кодированию архивного контекста (ЕАС) был подготовлен в тандеме со второй редакцией ISAAR. ЕАС дает возможность проводить диалоговый обмен стандартизированными машиночитаемыми описаниями документов фондообразователей, составленными по рекомендациям стандарта ISAAR. Как EAD связан с ISAD(G), так ЕАС будет связан с ISAAR.

"Стандарты нужны только в технологическом обществе"

Действительно, стандарты были созданы, чтобы работать оптимально в век информации и цифровых изображений. Но фундаментальные принципы, на основе которых они созданы, - знание истории создания фондообразователя, иерархическая структура описания, идентификация элементов описания - имеют силу и действуют независимо от окружающей среды, в которой работают архивы. Технология - это инструмент, но этот инструмент может использоваться лишь совместно с хорошо структурированными и гомогенными (однородными) архивными справочными средствами. Справочное средство, которое было правильно структурировано и организовано в соответствии с многоуровневым описанием, можно будет легко преобразовать или конвертировать в XML/EAD. И напротив, электронный файл, созданный без соблюдения строгих правил, не соответствует стандартам описания. Даже если нет никакой цифровой окружающей среды, никаких высоких технологий, применение стандартов возможно и необходимо для лучшего поиска архивных справочников (описаний) как в ближайшее время, так и в долгосрочной перспективе.

Все большее число архивов должны приступить к использованию стандартов ISAAR(CPF) и ISAD(G). Несколько заседаний Международного конгресса архивов, проведенных в Вене, показали, как основные принципы, изложенные в стандартах ISAD(G) и ISAAR(CPF), а именно: многоуровневое описание и использование отдельных и связанных описаний архивного материала с указанием истории создания материала, могут применяться на практике. Эти системы иллюстрируют, как применение стандартов архивного описания может улучшить понимание среди пользователей состава и содержания архивного фонда и процессов создания документов.

Архивисты все более и более убеждаются в том, что новые технологии могут повлиять на любые характерные черты, свойственные архивным описаниям. Создание архивных описаний в век информации и электронных технологий резко отличается от составления описаний на бумаге, проводимого в прошлом. Современные технологии очень сильно влияют на структуру и содержание информации и ведут к переоценке тех путей, с помощью которых архивисты организуют знания и получают их.


Источник: Claire Sibille. ISAAR (CPF), an International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families. (Вторая часть доклада Клэр Сибиль, члена Комитета МСА по архивным стандартам, посвященная стандарту ISAAR (CPF), была прочитана на Международном семинаре по архивному описанию в Москве, 7-12 февраля 2005 г.).
Перевод с англ. В. Н. Гармаш.
Научный редактор С. Г. Еремеев.



1 Вторая часть доклада Клэр Сибиль, прочитанного ею на Международном семинаре по архивному описанию (Москва, 7-12 февраля 2005г.). Перевод первой части доклада, в которой автор рассматривает Международный стандарт описания архивных документов ISAD(G), опубликован в "Информационном вестнике" (/ИЦАД. 2005. № 2 (36). С.50-56) и в сборнике "Документоведение и архивное дело за рубежом" (2005. №1(18). С.4-12).

2 Под "архивной авторитетной записью" (archival authority record) следует понимать описание фондообразователя в стандартной форме (примеч. науч. ред.).

3 Авторитетный контроль - деятельность по созданию и поддержанию в актуальном состоянии архивных авторитетных записей.

На початок
На початок