"Архіви України"
№ 1-2 / 2001

СТАТТІ ТА ПОВІДОМЛЕННЯ

К. Є. Новохатський

НАЦІОНАЛЬНІ АРХІВНІ ФОНДИ В ПОСТРАДЯНСЬКИХ ДЕРЖАВАХ:
ПОРІВНЯЛЬНИЙ АНАЛІЗ АРХІВНИХ ЗАКОНІВ

Одним із завдань державного будівництва незалежних держав, які утворилися на теренах колишнього СРСР, стало створення правової системи: розроблення і прийняття конституцій, законів, інших нормативно-правових актів, які регулюють відносини в різноманітних сферах суспільного і державного життя, у тому числі законодавства з архівної справи.

На сьогодні архівні закони прийнято в усіх пострадянських державах. У ряді країн до цих законів уже внесено часткові зміни, в інших така робота здійснюється зараз. Оскільки повсюдно вже пройдено перший етап і робота продовжується вшир та углиб, скрізь напрацьовуються підзаконні нормативні акти, доцільно провести порівняльний аналіз законів про архіви, розглянути загальне і своєрідне в них, можливо - визначити певні тенденції розвитку архівного законодавства.

У цьому зв'язку є потреба в кількох попередніх зауваженнях:

  1. З огляду на великий обсяг матеріалу ми змушені обмежитися лише визначенням суті поняття національного архівного фонду в текстах архівних законів.
  2. На жаль, в нашому розпорядженні немає повної текстової бази; відсутні тексти туркменського та естонського законів. Немає й упевненості, що в усіх випадках розглядаються останні редакції законів1.
  3. Навмисне обійдено питання черговості прийняття законів і можливих впливів і запозичень.
  4. Ми користувалися російськомовними текстами, що є, як правило, неофіційними перекладами. До того ж, мають місце моменти термінологічних розбіжностей і невизначеностей, оскільки половина законів, що розглядаються, не містить спеціальних визначень понять.
  5. Більш глибокий і обґрунтований аналіз можливий лише в контексті інших законів і підзаконних актів, тобто в системі національного законодавства, із урахуванням традицій і особливостей місцевої законотворчої та правозастосувальної практики.
  6. Аналіз провадиться не професійним юристом, а архівістом-практиком, який має певний досвід законотворчої діяльності.
  7. Поза межами нашої теми залишається аналіз законодавства пострадянських держав у цій галузі в загальносвітовому архівному контексті.

Процеси, що відбувалися в СРСР наприкінці 80-х рр., серед інших поставили завдання законодавчого регулювання суспільних відносин в архівній справі. Насамперед необхідно було підвищити рівень захисту архівної спадщини, надавши загальнообов'язкової сили нормам і процедурам, виробленим архівною теорією і архівною практикою. Другим завданням, що, безумовно, більше хвилювало широку громадськість, була демократизація доступу до архівів2.

Надзавданням залишалася давня мрія архівістів - піднести суспільний престиж архівної справи. У той час окреслилися два підходи до вирішення цих питань, що були втілені у двох варіантах проекту закону про архіви: Головархіву СРСР та групи юристів і архівістів. Як відомо, у СРСР такий закон прийнято не було. Однак ідеї, що надихали архівістів 10 років тому, і насамперед сформоване тоді коло питань, які слід було законодавчо врегулювати, певним чином вплинули на творців архівних законів у нових державах.

Підставою для порівняння є спільність принципів організації архівної справи в колишніх союзних республіках (насамперед принцип централізації), єдність наукової та методологічної бази, схожість рівнів розвитку архівної справи (як і подібність завдань, що, виникають у процесі побудови молодих держав). Зближує архівні закони й синхронність їхнього прийняття.

Коло питань, що регулюються архівними законами, є досить широким. Разом із тим відносно стабільною є основна проблематика цих законів: визначення предмета й об'єкта законодавчого регулювання, реґламентація взаємовідносин власності, принципових процедур формування архівних фондів, збереження архівних документів і використання архівної інформації, управління архівною справою. За змістом найбільш точним є формулювання цілей і завдань архівних законів в Азербайджані, Білорусі, Казахстані, Таджикистані, Узбекистані, Україні, де мова йде про регулювання суспільних відносин, пов'язаних із виконанням основних архівних процесів.

У всіх країнах при створенні архівного законодавства в основу було покладено концепцію національного архівного фонду або архівного фонду країни (далі, як правило, НАФ). У більшості випадків це знайшло відображення в назві закону. Щоправда, тільки в архівному законі Грузії прямо вказано на мету утворення НАФ: "...задля забезпечення збереженості і централізованого обліку, вдосконалення описування й широкого використання віднесених до нього документів".

Основним об'єктом регулювання відповідно до цієї концепції було обрано сукупність усіх цінних архівних документів, які належать державі і суб'єктам права, що знаходяться на її території і (або) під її юрисдикцією.

Суть і об'єм поняття основного об'єкта законодавчого регулювання - НАФ - встановлюються через його офіційне визначення, видовий і категоріальний склад документів, які до нього входять, процедуру його формування.

У більшості законів відзначається культурологічний аспект цього феномена: як невід'ємної частини культурної (історико-культурної) спадщини нації, що очевидно недостатньо для визначення його соціальної суті. Вигідно в цьому плані вирізняються білоруський, таджицький і український закони, де підкреслюється двоаспектність НАФ: як частини культурної спадщини та як складової інформаційних ресурсів суспільства. Невипадково, наприклад, в Україні прийняттю закону про НАФ передувало прийняття таких базових законодавчих актів, як закон про інформацію і Основи законодавства про культуру. В цих актах, природно, знайшли відповідне відображення архівні сюжети.

Крім того, в законах Таджикистану й України задекларовано важливий для національної самосвідомості момент - значення національної архівної спадщини як складової частини світового культурного надбання.

Розглянемо уважніше визначення НАФ у різних законах. Як правило, вони даються в основних поняттях або їм присвячено окрему статтю. Іноді визначення необхідно компонувати із фраґментів, розміщених у різних статтях.

Для зручності аналізу поділимо ці визначення на смислові блоки.

Практично всі закони визначають НАФ насамперед як сукупність, тобто поєднання у взаємовідповідності, що утворює загальний результат, ціле. Таким чином мається на увазі не просто сума розрізнених одиниць, а одне ціле, внутрішньо структурована єдність. Семантично це корелює з одним із визначень поняття "фонд". Одиницями, що дають цей новий результат, у більшості законів визначено документи. В казахському, киргизькому, російському законах це не просто документи, а, що дуже суттєво, саме архівні документи. (Або, як вказано в найбільш розгорнутому варіанті - Законі Республіки Казахстан - "сукупність архівів, архівних фондів і колекцій, документальних пам'яток і документів". Правда, понятійну чистоту дещо знижує подача в одному ряду архівних документів і просто документів.) Це уточнення є важливим для розмежування оперативних або динамічних документів, які утворюються в так званих живих системах, від статичних документів, що знаходяться в архівній стадії. Крайнім виразом цієї ідеї є формулювання узбецького закону: НАФ - це сукупність лише архівних фондів (хоча, можливо, тут неточність перекладу). Принципово важливою для розуміння архівознавчої суті поняття НАФ є вказівка в зазначених законах на один із структуроутворюючих елементів сукупності, що розглядається, - архівний фонд. Хоча для визначення НАФ як об'єкта права в даному випадку це й не має значення.

На жаль, у жодному законі, крім казахського, немає визначення базового поняття "документ". Очевидно, законотворці виходили з того, що дане поняття настільки поширене і загальноприйняте, що не потребує спеціального визначення. До того ж, можливо, враховувалася наявність стандартизованого терміна "документ".

Однак невизначеність у законодавстві терміна приводить до невизначеності в об'єктах регулювання в суміжних законодавчих актах. Так, прийняття в Законі України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" терміна "документ" як базового спричинило фактично повне накладання змісту понять "архів" і "бібліотека". Латвійськими законодавцями невдовзі після прийняття архівного закону було усвідомлено необхідність уточнення в цьому плані, і дефініцію терміна "документ" дано в доповненнях до закону.

Наступний змістовий блок визначення поняття НАФ розвиває категоріальні характеристики одиниць, які утворюють вказані сукупності. Він дається в одній словесній конструкції: "незалежно від". Далі йде різноваріантне сполучення характеристик, що не впливають на приналежність документів до НАФ: вид, тип носія, спосіб фіксування інформації, джерело утворення, місце і час створення, місце зберігання (місцезнаходження), форма власності. Таким чином визначено всеосяжність видів архівних документів. Найбільше сполучення цих елементів у законах Азербайджану, Вірменії, Білорусі, Литви, Росії, Таджикистану, України. Хоча можна припускати, що невключення до переліку тієї чи іншої характеристики не повинно означати, що це звужує склад документів, які відносяться до НАФ.

Змістовий блок характеристики документів, які складають НАФ, поділяється на два основні варіанти: як результат процесів розвитку нації або як відображення її історичного шляху, що беруть початок від латвійської та російської моделей.

Перший варіант: "які з'явилися в процесі державного, економічного, суспільно-політичного, соціального і культурного розвитку латиської нації та національних груп, які проживали і проживають в Латвії", в модифікованому вигляді використаний у Білорусі й Молдові.

Другий варіант: "які відображають матеріальне і духовне життя народу (народів)", зафіксований у законах Азербайджану, Білорусі, Узбекистану, Таджикистану, України. Причому в двох останніх - в суттєво уточненій редакції: "які відображають історію духовного і матеріального життя його (її) народу та інших народів".

Принципове значення для відбору документів до складу НАФ мають їх ціннісні параметри. Вони означені в більшості архівних законів. У визначеннях НАФ їх подано в таких комбінаціях: "історична, наукова, економічна, політична, соціальна і культурна цінність" - в азербайджанському законі; замість "цінність" - "значення" - в казахському і російському; "духовне, суспільне, політичне, соціально-економічне значення і науково-історична цінність" - у вірменському; "історична, культурна, державна або суспільна цінність" - у грузинському; "цінність культури, яка має значення для історії і культури" - в литовському; "наукова, історико-культурна цінність" - в таджицькому і українському законах. Дещо невизначеною є ціннісна характеристика в узбецькому законі - "які мають архівну значимість". Однак у всіх цих випадках мова йде про цінність документів як дуалістичного феномена в його єдності (інформація плюс носій). Інакше трактується ця характеристика в латвійському законі, де як критерій фігурує тільки цінність інформації, що міститься в документах. На нашу думку, у ряді наведених прикладів спостерігається певна надлишковість цінностей і значень, серед яких лише наукова, історична й культурна (духовна) можуть бути незамінними.

Надлишковою, на наш погляд, є також спроба дати перелік видів (жанрів) документів, що входять до НАФ, в азербайджанському, вірменському, білоруському, казахському й узбецькому законах. Природно, такі видові ряди є неповними і підлягають критиці з причин включення різнопорядкових понять, дублювання і т.п.

Водночас у жодному із законів не реґламентовано дуже важливе питання про входження до складу НАФ вторинних документів архівів: облікової документації й архівних довідників. Без цієї несучої конструкції НАФ втрачає свою сутність і перетворюється на хаотичне нагромадження паперів. Казахський закон у такому переліку вказує страхові копії, а білоруський - копії на правах оригіналу. Привертає увагу такий казус, як включення до НАФ Азербайджанської Республіки книг і брошур, матеріалів періодики, "творів мистецтва".

Більш поширеним варіантом є фіксування в законі переліку видів суб'єктів - джерел формування НАФ. Він зустрічається в законах дев'яти держав, у редакціях від дуже докладної, розпорошеної по декількох статтях білоруського закону, до компактної - в українському ("формується із документів державних органів, підприємств, установ і організацій всіх форм власності, а також документів громадян та їх об'єднань").

В усіх законах постулюється обов'язковість включення до НАФ документів державних суб'єктів, але лише в деяких окремо відзначається обов'язковість представлення на експертизу і документів недержавних суб'єктів.

Торкнемося також питання про співвідношення в законах понять "документальна пам'ятка" і "документ НАФ". Термін "документальні пам'ятки" з пам'яткоохоронного законодавства перейшов до архівних законів Азербайджану, Білорусі, Казахстану, Киргизстану, Таджикистану, України. Причому його зміст розкрито лише в азербайджанському і білоруському законах - як унікальних або особливо цінних архівних документів. У казахському і киргизькому законах документальні пам'ятки історії і культури згадуються як один із видів документів, що входять до НАФ. У таджицькому й українському законах фігурують тільки унікальні документальні пам'ятки, і визначені вони як документи НАФ, що мають особливу історико-культурну цінність. Реальний зміст поняття "документальні пам'ятки" в України встановлено в результаті зіставлення архівного і пам'яткоохоронного законів - документи НАФ плюс рідкісні видання3. До речі, у зв'язку з недавньою відміною останнього закону, в якому визначено це поняття, воно втратило правовий зміст. У підготовленому українськими архівістами законопроекті нової редакції архівного закону термін "унікальна документальна пам'ятка" пропонується виключити, замінивши його на "унікальний документ НАФ". У той же час усі документи НАФ визначаються як пам'ятки культури. Така нова понятійна конфігурація має, на нашу думку, принципове значення і повніше відображає глибинну суть архівної справи. До того ж, вона кореспондує з декларуванням НАФ як культурної й інформаційної скарбниці нації.

У зв'язку з визначенням поняття НАФ і уточненням його меж цікаво простежити ставлення законодавців до питання включення до НАФ документів історії тієї чи іншої країни та її народу, що зберігаються за кордоном. Будь-які прямі норми з цього приводу відсутні в архівних законах Вірменії, Грузії, Росії, Таджикистану. В законах Білорусі, Казахстану, Узбекистану й України є записи про належність до НАФ документів їх історії, що зберігаються за кордоном і відповідно до міжнародних законів підлягають поверненню. Крім того, в законах Азербайджану, Казахстану, Латвії, Литви, України є норма, яка зобов'язує державу сприяти поповненню НАФ зарубіжними документами. Категоричним у цьому відношенні є молдавський закон, який включає до складу Архівного фонду Республіки "документи і архіви, в минулому вивезені з Молдови, які на даний час знаходяться у володінні державних установ і громадських організацій або фізичних осіб інших держав".

Таким чином, у пострадянському законодавстві зарубіжні документи з історії тієї чи іншої титульної нації розглядаються переважно як потенційне джерело поповнення її НАФ. За винятком, зрозуміло, тих, що незаконно опинилися за кордоном.

Звісно, що документи з визначеними в законах ціннісними характеристиками підлягають постійному зберіганню і збереженню їхньої цілісності, первинного вигляду.

Як ми вже відзначали, забезпечення збереженості НАФ - основна ідея архівних законів. Ця норма так чи інакше постульована в їхніх текстах.

До складу НАФ увійшли всі документи, які знаходилися на момент прийняття законів у державних сховищах і (або) взяті на державний облік. Подальше формування НАФ (як включення нових надходжень, так і виключення певних документів у порядку уточнення складу) повсюдно проводиться тільки через процедуру експертизи цінності. Разом із тим у трактуванні її суті й організації проведення простежуються певні розбіжності. Якщо у Вірменії, Киргизії й Україні порядок проведення цієї ключової у формуванні НАФ процедури встановлюється урядом, то в Азербайджані, Білорусі, Литві, Росії, Таджикистані й Узбекистані дане питання вирішується на рівні центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи. У киргизькому, латвійському, молдавському законах термін "експертиза цінності документів" узагалі не вживається. З текстів вірменського і грузинського законів випливає, що експертні комісії, які відбирають документи до складу НАФ, діють при держархівах, а в литовському законі вказано, що вони можуть утворюватися фондоутворювачами і фондоутримувачами. Не зовсім зрозуміле формулювання грузинського закону про "відбір, опрацювання і експертизу документів".

Винятковим є, згідно з литовським законом, склад Архівного фонду Литви. У статті 12 цього закону записано: "Документи Архівного фонду Литви є документами постійного, тривалого (від 10 до 100 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання". Таким чином, смисл експертизи там полягає не у відборі документів для включення до НАФ, а у визначенні термінів зберігання документів, які апріорно до нього віднесені.

Важливими для визначення суті НАФ і ступеня його захисту є питання виключення документів зі складу НАФ. Це питання навіть більш принципове, ніж про порядок віднесення документів до НАФ. Можливість вилучення документів із НАФ прямо передбачають лише закони Азербайджану, Казахстану, Литви, Таджикистану, України. При цьому мається на увазі, що таке вилучення підлягає санкціонуванню центральним органом у галузі архівної справи. Суттєвими є обмежувальні норми: "при непроведенні експертизи цінності документів Національного архівного фонду або при порушенні правил проведення експертизи знищення документів призупиняється" (Азербайджан), "виключення документів зі складу НАФ з політичних та ідеологічних міркувань забороняється" (Казахстан, Україна).

Якщо експертиза цінності документів, передбачена всіма законами, є архівнотехнологічною частиною процедури включення їх до НАФ, то їх державна реєстрація згідно з українським законом є юридичною частиною цієї процедури. Саме з моменту державної реєстрації суб'єкти законодавчого регулювання несуть відповідальність за документ відповідно до закону про НАФ. Аналогічні завдання покликані вирішувати державна реєстрація документів в Азербайджані й Таджикистані, включення до зводу НАФ - у Білорусі, Казахстані, Литві й, можливо, держреєстрація архівів у Вірменії.

Внутрішнє структурування НАФ, окрім архівних фондів (колекцій) і сховищ, також і за формами власності - на державну й недержавну частини - спеціально зафіксовано в законах більшості пострадянських держав4. Водночас важлива ідея єдності й неподільності, цілісності НАФ однозначно простежується лише в законах Вірменії та Узбекистану: "Національний архівний фонд Вірменії єдиний і неподільний", закон спрямований на "...збереження цілісності Національного архівного фонду Республіки Узбекистан..."

Якщо в Росії сам характер прийнятого нормативно-правового акта про архіви - основ законодавства - передбачав розроблення більш детального загального підзаконного акта, яким стало затверджене Указом Президента Російської Федерації Положення про Архівний фонд Російської Федерації, то не зовсім зрозумілою є роль положень про НАФ Республіки Казахстан, про ДАФ Литви і Молдови, які передбачені архівними законами цих держав.

У зв'язку з цим дозволимо собі одне зауваження загального характеру. Архівні закони, можливо - в силу специфіки архівної справи, перенасичені посиланнями на підзаконні нормативні акти, що, на наш погляд, не завжди забезпечує достатній рівень захисту від впливу привхідних обставин. Життя свідчить, що ціла низка принципових моментів функціонування НАФ має вирішуватися прямою законодавчою нормою, яка б не залежала від жодної кон'юнктури.

Значення архівних законів полягає насамперед у тому, що вони конституювали архівні фонди націй, ввели їх у правовий простір. НАФ став правовою категорією. При цьому практично всі розглянуті закони ввели НАФ у правове поле з високим початковим потенціалом суттєвого національного надбання. Законодавство про НАФ стало правовою основою реформування архівної справи в нових соціально-політичних і економічних реаліях, нових суспільних відносинах.

Наприкінці - декілька слів про тенденції подальшого розвитку архівного законодавства, а в ньому - поняття про національний архівний фонд. Загальна модель розвитку соціальних відносин: від практичних потреб - до наукового їх осмислення, далі - до нормативно-правового закріплення нового знання і впровадження нових норм у практику вже на більш високому витку суспільного прогресу. Якщо розглядати дану закономірність у міжнародному контексті, в цій тріаді діють дві різнонаправлені тенденції: розходження і гармонізації. Подібні процеси відбуваються і в архівній справі пострадянських держав.

На початковому етапі творення перших редакцій архівних законів, за нашими спостереженнями, запозичення і взаємовпливи були більш суттєвими. Можна навіть стверджувати, що всі вони походять від одного архетипу5. Сьогодні в процесі вдосконалення архівного права більше враховуються внутрішні фактори, передусім система національного законодавства і накопичена практика застосування законів. Ці фактори надалі будуть усе більш визначальними.

Разом з тим, збереже свою силу й тенденція узгодження, гармонізації національних архівних правових норм. В її основі - не тільки необхідність розвитку міжнародного співробітництва і діяльність у цьому плані міжнародних (у тому числі й архівних) організацій. Головне - спільність завдань архівної справи, єдність предмета законодавчого регулювання, єдність суті Національного архівного фонду як сукупності матеріальних одиниць, наукової і правової категорій, вищої класифікаційної одиниці, інформаційної системи (поля), пам'ятки й живого об'єкта культури й т.д.

Єдність законів архівної науки також зближує норми архівного права. І будь-який подальший розвиток поняття національного архівного фонду має знаходити адекватне відображення в нормативно-правовій базі архівної справи.


1Закон Азербайджанской Республики "О Национальном архивном фонде". 22 июня 1999 г.; Закон Республики Армения "О Национальном архивном фонде Армении". 8 января 1993 г.; Закон Республики Беларусь "О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь". 6 января 1999 г.; Закон Республики Грузия "О Национальном архивном фонде". 2 мая 1995 г. (с изменениями от 11 ноября 1997 г.); Закон Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах". 22 декабря 1998 г.; Закон Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики". 11 января 1994 г.; Закон Латвийской Республики "Об архивах". 26 марта 1991 г. (с изменениями от 21 октября 1993 г.); Закон Литовской Республики "Об архивах". 5 декабря 1995 г.; Закон Республики Молдова "Об Архивном фонде Республики Молдова". 22 января 1992 г.; Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. 7 июля 1993 г.; Закон Республики Таджикистан "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях". 13 ноября 1998 г.; Закон Республики Узбекистан "Об архивах". 15 апреля 1999 г.; Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи". 24 грудня 1993 р.   повернутися...

2Див., наприклад: Хан-Пира Э. И. Закон готовится в секрете? // Литературная газета. - 16 березня 1988 р.; Спасти службу социальной памяти // Советская культура. - 31 травня 1988 р.; Илизаров Б. С. Кому выгодны тайны. Тревожные вопросы по поводу проекта Закона о госархивах // Литературная газета. - 1 червня 1988 р.; Житомирская С. В. Дело не только в секретности // Литературная газета. - 19 липня 1989 р.; Гримстед П. К. Прописи про описи. - Там же. - 16 серпня 1989 р.; Болховитинов Н. Н. "Порядки" і порядок. - Там же; Козлов В. П. Нужен закон. - Там же; Георгиевский В. Свободный вход в архивы предлагают сделать специалисты в своем авторском проекте нового закона об архивном деле в СССР // Известия. - 19 липня 1990 р.; Дискусія про архіви // Архіви України. - 1990. - № 3. - С. 7-10, № 4. - С. 9, № 5. - С. 5-7; Щоб архіви не "здали в архів" // Архіви України. - 1990. - № 6. - С. 5-8.  повернутися...

3Новохатський К. Є. Документ Національного архівного фонду - документальна пам'ятка історії та культури: співвіднесення понять // Архіви України. - 1999. - № 1-6. - С. 26-34.  повернутися...

4Особливості правового регулювання стосовно документів НАФ залежно від форми власності на них в архівних законах пострадянських держав заслуговують на окремий розгляд.  повернутися...

5Однак, немає підстав вважати таким проект модельного закону для держав - учасниць СНД "Про архівний фонд і архіви", який з'явився пізніше багатьох архівних законів - уже як узагальнення першого досвіду законотворчості.   повернутися...

На початок

"Архіви України"
№ 1-2 / 2001

ДИСКУСІЯ ПРО АРХІВИ

О. М. Загорецька, Л. В. Кузнецова,
С. Г. Кулешов

СТАНДАРТИЗАЦІЯ В ГАЛУЗІ СПРАВОЧИНСТВА В УКРАЇНІ:
НЕВИРІШЕНІ ПРОБЛЕМИ

Нормативно-методичне забезпечення організації справочинства є одним із пріоритетних завдань управлінського (традиційного) документознавства. У межах його вирішення Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УДНДІАСД) за дорученням Державного комітету архівів України (Держкомархів України) здійснює перероблення ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення"1 та розробляє державний стандарт "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

Чинний термінологічний стандарт, попри критичне ставлення ряду документознавців та архівознавців до його змісту (певна міра такої критичності так чи інакше буде присутня, зважаючи на значну розбіжність думок у підходах до формулювання понять), відіграв позитивну роль як перша вітчизняна спроба стандартизації не тільки термінів у галузі справочинства та архівної справи, а й загалом у даних сферах практичної діяльності. Між тим, на нашу думку, зараз усе актуальнішою стає проблема наближення трактування фіксованих у ньому понять до прийнятих міжнародним співтовариством, їхнього узгодження з поняттєвим апаратом суміжних галузей знань, на що, зокрема, орієнтують загальні вимоги до побудови термінологічних стандартів чинного з 1 січня 2001 р. ДСТУ 3966-2000 "Термінологія. Засади і правила розроблення стандартів на терміни та визначення понять"2.

Більшість термінів архівної справи і технологічно пов'язаного з ним справочинства була сформульована за радянських часів, коли архіви з відомих причин були зоною "особливого доступу". Це й спричинило певну специфічність термінології галузі, її ізольованість від інших сфер інформаційної діяльності й деякою мірою (передусім у практичній частині) сленговий характер. Між тим, незважаючи на певну "замкненість", даний поняттєвий апарат упродовж останнього півстоліття все ж відчував вплив процесу розвитку історичних, правознавчих та інформаційних дисциплін. Зокрема, активні спроби оновлення змісту цих понять були здійснені в результаті становлення й розвитку різних концепцій інформатики в 1960-1980-х рр., коли ідеї цієї комплексної науки поширилися в усіх галузях знань. Так, у тогочасних працях таких відомих учених, як В. М. Автократов, Б. С. Ілізаров, А. М. Сокова, Е. Й. Хан-Піра та ін., декларувалося входження документознавства та архівознавства до циклу інформаційних дисциплін та обґрунтовувалася необхідність синтезованого використання історико-джерелознавчого та інформаційного підходів для вирішення теоретичних проблем у даних науках. Це певною мірою вплинуло на формування змісту ГОСТу 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"3. Однак спірність його окремих позицій і необхідність їхнього перегляду та формулювання конструктивних пропозицій уже в другій половині 1980-х рр. були об'єктом обговорення на сторінках фахових видань4. Усе це не давало підстав для повторення вже в українському стандарті похибок радянського ГОСТу (причому не тільки останнього, а й попередніх його версій).

Сьогодні Україна створює власну нормативно-правову базу, що забезпечує функціонування різних сфер документальної та інформаційної діяльності. Відчувається прагнення гармонізувати їх з міжнародними законами та стандартами (зокрема, з комплексом останніх під рубрикою "Інформація та документація"). З іншого боку, в країнах з високим рівнем розвитку економіки відбувається певне інтегрування інформаційно-документальних галузей (причому не тільки інтелектуальне, а й у практичній діяльності) внаслідок їхньої комп'ютеризації. В Україні теж починають спостерігатися зародки подібних процесів. Разом з тим, нерідко проекти таких нормативних документів державного рівня не надсилаються на рецензування до Держкомархіву України, УДНДІАСД, інших зацікавлених архівних установ. Подеколи й самі архівісти та документознавці не виявляють ініціативи щодо контактів у даному напрямі. Так, К. Є. Новохатський цілком справедливо зауважує, що "неучасть архівістів у формуванні нової редакції Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" призвела до того, що визначення вжитого в ньому терміна "бібліотека" фактично нічим не відрізняється від визначення архіву ("інформаційний, культурний, освітній заклад, що має упорядкований фонд документів і надає їх у тимчасове користування фізичним і юридичним особам")"5. Не зосереджуючися на поняттях архівної справи (це не є аспектом даної публікації), зазначимо, що йдеться, дійсно, не про функції обох типів установ (котрі в загальному формулюванні, й справді, значною мірою збігаються), а про характер об'єктів, якими вони комплектуються і які зберігають6, що, власне, і зумовлює специфіку їхніх функцій. Так, зіставлення фіксованого рядом законів України ("Про інформацію", "Про бібліотеки та бібліотечну справу", "Про обов'язковий примірник документів") визначення поняття "документ" ("матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або іншому носієві") з поняттям "архівний документ" за термінологічним словником "Архівістика"7 або за чинним ДСТУ 2732-94 наштовхує на висновок, що архівним документом може вважатися будь-який стародрук, і, отже, архів здійснює приймання та зберігання старовинних друкованих книг, часописів, листівок тощо.

Із наведеного прикладу стає зрозумілою, по-перше, важливість взаємоузгодження різних нормативних актів, по-друге, необхідність перегляду вихідних понять, пов'язаних із визначенням сутності документів, що є об'єктами справочинства та архівної справи, і, по-третє, критичного (але неупередженого!) перегляду деяких традиційних слововживань, оскільки аргумент "так було завжди", за відсутності логічного обґрунтування, сьогодні вже не спрацьовує. Водночас ми далекі від того, щоб сприймати беззастережно всі новації, оскільки унормована термінологічна та дефініційна творчість як за кордоном, так і в Україні іноді також буває алогічною та неоднозначною (наприклад, не викликають захоплення такі закордонні терміни, як "інформаційне суспільство" чи "електронний документ")8 або відбиває специфіку тільки однієї дисципліни в міжгалузевому терміні9.

Почасти неправильні інтерпретація чи переклад міжнародних норм, зокрема стандартизованих, також призводять до подібних результатів. Так, у вітчизняному ДСТУ 2392-94 "Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення", що є аналогом ISO 5127/1-198310, архівознавство визначається як "інформатика (виділено нами. - Авт.), орієнтована на дослідження питань організації, управління та функціонування архівів", у той час як у міжнародному стандарті це не "інформатика", а "інформаційна наука"! (п. 1.2-07.)

Утім, наблизимося до змісту перероблюваного термінологічного ДСТУ. Щодо трактування терміна "документ" один з авторів даної публікації вже писав раніше і висловлював свої аргументи й пропозиції з цього приводу11. Ми не можемо погодитися також із формулюванням визначення цього терміна в законах України, оскільки, незважаючи на його позитивний характер як загальнодокументознавчого, воно потребує певної конкретизації. Так, кожен із наведених тут інформаційних процесів (одержання, зберігання, використання і поширення) може розглядатися як автономно (наприклад, "поширення"), так і в сполученні з "іншими носіями". Це дає підстави вважати документами: а) засоби радіо- та телетрансляції; б) будь-які носії, що мають фіксовану інформацію, але її передавання та зберігання не є їхньою основною функцією. Нами пропонується таке визначення документа: "Запис інформації, зафіксований на матеріальному носії, основною функцією якого є збереження та передавання інформації в часі та просторі"12.

Наступна теза присвячена загальнодокументознавчим визначенням деяких видів документів, оскільки саме з ними пов'язане функціонування справочинства. Однак спочатку дамо відповідь на питання, яке, напевно, постало перед читачем уже з огляду на заголовок публікації: чому нами вживається термін "справочинство", а не внормований - "діловодство"? По-перше, вважаємо, що слово "справочинство" більш наближене до українського слововживання, ніж "діловодство", а, по-друге, воно логічно пов'язане з терміном "справа". Свідомі того, що таку новацію сприймуть не всі. Однак на допомогу нам приходять норми ДСТУ 3966-2000. Зокрема, тепер в окремих випадках у термінологічних стандартах дозволяється фіксувати два стандартизовані терміни13. При цьому, є лише застереження, що в межах одного нормативного документа (саме тут обов'язковим є вживання стандартизованих термінів) слід застосовувати тільки один із термінів-синонімів. Тому в проекті нашого стандарту пропонуємо такі пари стандартизованих синонімів: "справочинство" і "діловодство", "справа" і "діло".

Відповідно до висловлених вище міркувань щодо поняття "документ" потребує певного перероблення визначення терміна "діловодство", зафіксоване в ДСТУ 2732-94 ("діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності"). А саме: конкретизації, з якими документами працює справочинство. Також, на нашу думку, доцільно замінити "документування управлінської діяльності" на "документування управлінської інформації", оскільки не кожен вияв документування управлінської дії (наприклад, їх фіксація в діловому щоденнику керівника) є об'єктом справочинства. Намагання конкретизувати вид документа, що є об'єктом справочинства, простежується в аналогічному російському стандарті - "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Тут "делопроизводство" визначається як "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с "официальными документами" (виділено нами. - Авт.)14. Водночас "официальный документ" трактовано як "документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке"15. Але офіційними документами, наприклад, вважаються також видрукувані в офіційних виданнях тексти нормативних документів. Таким чином, не всі офіційні документи створюються, опрацьовуються, зберігаються в межах справочинних процесів. У справочинстві ведуться й формуються справи, де зберігаються документи, що не є виданнями16. Ці документи є рукописними, машинописними або писемними електронними документами. Оскільки "публікація" як результат опублікування визначається як видання або його частина17, то вищезазначені документи слід вважати неопублікованими. Причому неопублікованими вони є раз і назавжди. А публікуватися може їхня інформація чи тільки документна інформація. Між тим, зрозуміло, що не всі неопубліковані документи входять у сферу діяльності справочинства, оскільки такі документи також відкладаються не тільки в результаті діяльності організації, а й особи поза її службової діяльності. У російському ГОСТі Р 51141-98 введено поняття "служебный документ"18. Раніше цей термін був поширеним і пов'язувався з канцелярськими або ж внутрішніми документами організації. І зараз в деяких стандартах, що є аналогами міжнародних, "службовий документ" виступає як відповідник "канцелярського" ("офісного"), "ділового" документа (Office Document)19. Вважаємо за доцільне прийняти, що справочинство працює зі службовими документами. І не тільки з тими, що виникають у результаті справочинної діяльності організації або надходять до неї, а також з такими, що утворюються й у інших підрозділах (наприклад, у науково-дослідному інституті - у наукових відділах, лабораторіях, зокрема зі звітами про науково-дослідні чи дослідно-конструкторські роботи, варіантами текстів інших наукових робіт, матеріалами дослідів тощо).

Отже, пропонується така логічна послідовність термінів: "офіційний документ" ("опублікований чи неопублікований документ, що має юридичну силу відповідно до його змісту, складу реквізитів та зовнішніх ознак") - "неопублікований документ" ("рукописний, машинописний або писемний електронний документ, що не є виданням або його частиною")20 - "службовий документ" ("неопублікований офіційний документ, створений в установі, або той, що надійшов до неї). Звідси остаточне визначення терміна "справочинство" ("діловодство") може бути викладене таким чином: "сукупність процесів, що забезпечує документування управлінської інформації в установі та організацію роботи зі службовими документами (виконання, формування у справи, використання документної інформації, передавання до архіву тощо)". Відповідно й розділи термінологічного стандарту, що стосуються справочинства, мають такі назви: "Документування управлінської інформації" та "Організація роботи зі службовими документами". Склад термінів цих частин не зазнав істотних змін порівняно з попереднім ДСТУ. Всі терміни, що позначають реквізити, визначаються як реквізити службових документів. Виокремлено поняття засвідченої та незасвідченої копії документа. Вважаємо за доцільне розрізняти поняття "бланк документа" та "бланк організації". Бланк документа трактується як "уніфікована форма документа з фіксованою друком постійною частиною інформації реквізитів службового документа і наявністю місця для фіксації їх перемінної частини", а бланк організації визначено як "бланк документа, що ідентифікує організацію, в якій було створено документ". Серед пропонованих термінів - "управління документацією" (із синонімом "документаційне забезпечення управління"), що визначається таким чином: "сукупність науково-обґрунтованих заходів, спрямованих на забезпечення високоефективного створення та функціонування управлінської документації". Визначення терміна "документація", порівняно з попереднім ДСТУ, теж змінюється і пропонується такий його зміст: "сукупність неопублікованих документів, об'єднана за певною ознакою (видом документів, галуззю, походженням тощо)". Уведено також термін "електронний документ", який, попри його неоднозначність21, є на сьогодні загальновизнаним і поширеним. Відповідно до характеру різних реквізитів доцільно дати визначення понять "документна інформація", "інформація документа", "інформація на документі", прикладами кожного з яких є відповідно реквізити "текст документа", "підпис", "віза на документі". Втім, подані вище визначення термінів на сьогодні є лише пропозиціями, в обговоренні яких, сподіваємося, візьмуть участь і читачі "АУ". До того ж, перший варіант проекту цього ДСТУ має пройти рецензування в організаціях.

Розроблюваний УДНДІАСД ДСТУ "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" має стати першим вітчизняним стандартом, що встановить окремі норми на технологічні процеси справочинства. Його попередником був радянський ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"22. У змісті ДСТУ фіксуватимуться норми та рекомендації щодо складу реквізитів основних видів організаційно-розпорядчих документів (ОРД), розташування реквізитів, оформлення елементів бланків організації, окремі вимоги щодо їхнього виготовлення. Стандарт поширюватиметься на державні та недержавні організації. Передбачається наявність у стандарті тільки найзагальніших норм, що стосуються створення ОРД за допомогою комп'ютерної техніки, а більш детальні коментарі цих пунктів планується викласти в настановах до застосування цього нормативного документа. Сукупна технологія створення електронних управлінських документів із урахуванням вимог багаточастинного ДСТУ 3719-98 "Інформаційні технології. Електронний документообіг. Архітектура службових документів (ОDА) та обмінний формат", а також інших стандартів у межах даної рубрики має бути об'єктом іншого державного стандарту і розроблятися спільно фахівцями в галузі інформатики та документознавства.

Під час розроблення норм проекту стандарту бралися до уваги різні нормативні документи, зокрема закони України ("Про Національний архівний фонд і архівні установи", "Про державну таємницю", "Про мови в Українській РСР"), укази Президента України ("Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади", "Про геральдичні знаки - емблеми і прапори центральних органів виконавчої влади України"), постанова Верховної Ради України "Про Державний герб України", постанова Кабінету Міністрів України "Про правила користування послугами поштового зв'язку", споріднені ДСТУ23 тощо.

У 2000 р. перша редакція проекту стандарту була розіслана 23 міністерствам, державним комітетам, іншим організаціям, від яких було отримано 17 відзивів. Подальше обговорення з рецензентами, що сформулювали найбільш кардинальні пропозиції (Держкомархів України, Український науково-дослідний інститут стандартизації, сертифікації та інформатизації, Міністерство закордонних справ України, Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського), значною мірою допомогло конкретизувати викладені норми, уточнити або розширити їхній зміст. Зупинимось на найбільш суттєвих пропозиціях.

Ряд зауважень рецензентів стосувався складу та визначень термінів, що вживаються в стандарті (вони мають бути зафіксовані на початку кожного ДСТУ). Згідно з Державним стандартом України 1.5.93 "Державна система стандартизації України. Загальні вимоги до побудови, викладу, оформлення та змісту стандартів" ці визначення мають бути стандартизованими, й у нашому випадку ми повинні були послуговуватися тими, що викладені в ДСТУ 2732-94. За умови близьких за часом рішень про затвердження остаточних редакцій перероблюваного термінологічного стандарту та того, що стосується ОРД, стане реальним їхнє узгодження. За рекомендацією деяких рецензентів використано терміни та їхні визначення з деяких стандартів, що набули чинності в останні роки. Зокрема, "берег документа" вжито замість словосполучення "поле документа".

Деякими рецензентами пропонувалося замість наведеного на початку тексту першої редакції стандарту переліку номіналів ОРД, тобто об'єктів, на які поширюються його вимоги (постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи), подати детальну класифікацію цих документів за різними ознаками (носієм, способом фіксації інформації, функціями, строками дії тощо). Ними зазначалося, що "Державний класифікатор управлінської документації", на який спирається проект стандарту, не включає всіх видів ОРД, а, з другого боку, ряд фіксованих у ньому документів інших класів управлінської документації також виконує організаційну або розпорядчу функції. Погоджуючися загалом з даними висновками, автори першої редакції ДСТУ не вважають за доцільне подавати різноаспектну класифікацію ОРД, оскільки зміст даного стандарту цього не потребує, і єдиним необхідним критерієм поділу тут виступає номінал документа. Чітка класифікація ОРД на сьогодні, дійсно, відсутня. Між тим, слід зауважити, що для окремих документів інших класів управлінської документації (зокрема, бухгалтерсько-облікової, банківської, звітно-статистичної тощо) виконання розпорядчої або організаційної функції є (на відміну від ОРД) не основною, а похідною, частковою, і їхня основна функція орієнтована на забезпечення конкретної ланки сфери управління.

Рецензенти пропонували також поширити норми ДСТУ на інші документи різних класів управлінської документації щодо оформлення подібних з організаційно-розпорядчими документами реквізитів. Виходячи із загальних завдань і перспектив створення суміщуваних уніфікованих форм документів та уніфікованих систем документації, ця пропозиція є слушною. Однак схеми розміщення реквізитів і правила оформлення однакових номіналів різних класів управлінської документації значно різняться, і погодження з відомствами, що встановлювали їх, підходів до уніфікації є на сьогодні справою надто складною. Також навряд чи доцільно здійснювати подібне узгодження щодо оформлення однакових реквізитів (наприклад, таких найпоширеніших, як "підпис", "печатка", "дата" тощо). Між тим, враховуючи цю пропозицію, в другій редакції зафіксовано положення про можливість застосування норм оформлення реквізитів ОРД стосовно інших класів управлінської документації.

Щодо складу реквізитів ОРД, то він не зазнав суттєвих змін. Була визнана слушною рекомендація включити до цього переліку додатковий реквізит (його порядковий номер є останнім - 32), що використовується під час оформлення нормативних актів, які вносяться у державний реєстр, відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади". Відкритим є питання використання реквізиту під час реєстрації установчих документів організацій у вищих органах державної влади та органах місцевого самоврядування. Дещо змінюються назви реквізитів, наприклад: замість "Державний герб України" - "зображення Державного герба України", "емблема організації" - "зображення емблеми організації, "печатка" - "відбиток печатки" тощо.

Автори проекту ДСТУ пропонують встановити такі розміри берегів ОРД: лівий - 35, правий - 10, верхній та нижній - 20 мм.

Зважаючи на наявність значної кількості видів бланків у різних організаціях, норми стандарту пропонується поширити на: а) загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення в бланку назви виду документа), крім листа; б) бланк листа; в) бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа. Зберігаються можливі варіанти оформлення поздовжнього та кутового розміщення реквізитів бланків. Зображення Державного герба України на бланку з поздовжнім розміщенням реквізитів вміщується всередині у верхньому березі розміром не більше 12 мм у ширину та 15 мм - у довжину. На бланках із кутовим розміщенням реквізитів - над серединою найменування організації. Зображення емблеми організації розташовується на лівому березі поряд з найменуванням організації. Рекомендовано не вміщувати зображення емблеми організації за наявності зображення Державного герба України.

Зафіксовано загальні вимоги щодо форматів та якості паперу й фіксації постійної інформації елементів бланка організації. Дозволяється виготовлення бланків із дотриманням даних вимог за допомогою засобів комп'ютерної техніки.

Інформація бланків має бути фіксована українською мовою. Двомовність у оформленні реквізитів бланка допускатиметься тільки в окремих випадках. Зокрема, коли це зумовлено статусом організації як офіційного учасника міжнародних відносин (дипломатичних, торговельних, військових тощо). Також у випадку, коли ОРД створюється на офіційно визначеній території компактного розселення національної меншини і друга мова тут (крім державної) - мова національної меншини. У цьому разі для внутрішньотериторіального обігу допускається фіксація тексту документа мовою національної меншини. Двомовність бланка організації можлива в разі направлення документа за кордон. Крім української, бланк може фіксувати реквізити також державною (або іншою) мовою країни-адресата або однією з мов міжнародного спілкування (англійською, російською, іспанською тощо).

Особливо дискусійним є встановлення норм реєстрації бланків організації. На думку ряду рецензентів (а з нею погоджуються й автори статті), серед яких є й представники центральних органів виконавчої влади, це положення має бути не нормативним, а рекомендаційним. Рішення про реєстрацію приймається організаціями самостійно, тобто реєстрація здійснюється організаціями за певних умов, зважаючи на характер їх діяльності, специфіку тексту документа, вид бланка (оскільки є бланки, що належать до документів суворого обліку та звітності) та інші обставини. Зняття норми зумовлюється поширенням технології створення електронних ОРД, що передбачає комп'ютерний набір тексту документа вже в готову електронну форму бланка і роздрук на принтері тексту разом із бланком. До того ж, у деяких відомствах обсяг створюваних потоків ОРД, текст яких фіксується на бланках, сягає десятків, а то й сотень тисяч на рік, що просто унеможливлює процес попередньої реєстрації бланків. Власне, через значне збільшення кількості документів і використовується вищевказана комп'ютерна технологія.

Оформлення інших реквізитів ОРД наближено до традиційних норм, але з деякими змінами. Зокрема, запис відомостей про поштову адресу оформлюється відповідно до нових "Правил користування послугами поштового зв'язку". Код організації має проставлятися за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 15 січня 2001 року слід писати: 15.01.2001. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують мовно-цифровий спосіб оформлення дати: 29 січня 2001 року. Допускається оформлення дат у послідовності: рік, місяць, число. Наприклад: 2001.01.15. Однак, остання форма запису може стати єдиною в результаті прийняття міжнародного стандарту ГОСТ 7.64 "Представление дат и времени дня. Общие требования", що впроваджується в межах СНД і є аналогом міжнародного стандарту ISO 8601-88.

Більш конкретизованим, на думку авторів проекту ДСТУ, має бути порядок фіксації резолюції на документах. У деяких організаціях для цього використовуються спеціальні форми, іноді вже з фіксованими прізвищами виконавців документа. Часто інформація резолюції фіксується тільки на цих формах, а на документах вона відсутня. Окрім того, що під час архівного зберігання це спричиняє ряд труднощів у роботі з документами, дані форми після певного строку зберігання знищуються, а, отже, втрачається інформація, пов'язана з документом. Резолюція та прізвища виконавців мають бути безпосередньо на документі. Якщо їх більше чотирьох (а це максимальна кількість, що, разом із резолюцією, може вміститися в даній частині розташування реквізиту), то інші можуть фіксуватися на додаткових формах (із уже надрукованими прізвищами чи без них). Тексти документів постійного строку зберігання дозволяється друкувати тільки на лицьовому боці аркуша.

Утім, зазначені вище норми ще мають пройти повторне обговорення, узгодження й рецензування у відповідних організаціях. Автори статті сподіваються на оперативний зв'язок із читачами щодо порушених у публікації питань, щоб у останній редакції проекту стандарту врахувати слушні пропозиції та зауваження. Їхній зміст може знайти відбиття також у настановах щодо застосування ДСТУ "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", розроблення яких планується розпочати після затвердження стандарту.


1Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення: ДСТУ 2732-94. - К.: Держстандарт України, 1994. - 33 с.

повернутися...

2Термінологія. Засади і правила розроблення стандартів на терміни та визнaчення понять: ДСТУ 3966-2000. - К.: Держстандарт України, 2000. - 33 с.

повернутися...

3Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ 16487-83. М.: Госстандарт СССР, 1984. - 12 с.повернутися...

4Див., наприклад: Хан-Пира Э. И. Архивоведческое терминоведение: Учеб. пособие. - М.: МГИАИ, 1990. - С. 87-131.повернутися...

5Новохатський К. Є. Шляхи вдосконалення нормативно-правової бази діяльності архівних установ // Архіви України. - 2000. - № 1-3. - С. 7.повернутися...

6Тут доцільно було б сказати "переважно", оскільки в ряді великих бібліотек є так звані рукописні підрозділи, де зберігаються архівні документи, а в деяких архівах - фонди стародруків.

повернутися...

7"Документ, що припинив виконувати свою основну соціальну функцію, заради якої був створений, але через свою історичну, наукову, культурну цінність, вагомість як джерела інформації зберігається в архіві або підлягає архівному зберіганню" (Архівістика: Термінологічний словник / Авт.-упоряд.: К. Є. Новохатський, К. Т. Селіверстова, Н. І. Гончарова та ін. - К., 1998. - С. 16).повернутися...

8Зокрема, такий вітчизняний поняттєвий пасаж, як "бездокументарна форма цінного паперу" зафіксований у Законі України "Про Національну депозитарну систему та особливості електронного обігу цінних паперів в Україні" (ст.1). Хочеться вірити, що він ніяк не пов'язаний із поняттям "бездокументарные ценные бумаги", уживаним у Цивільному Кодексі Російської Федерації і відповідно вже поцінованим (Див., наприклад: Столяров Ю. Н. Онтологический статус документа и его практическое значение для библиотек // Библиотековедение. - 1999. - № 4-6. - С. 53).повернутися...

9Наприклад, таке трактування поняття "документ" як "структурована одиниця призначеної для сприйняття людиною інформації, яка може бути одиницею обміну між користувачами і/або системами" в стандарті з електронних технологій (Інформаційні технології. Електронний документообіг. Архітектура службових документів (ОDА) та обмінний формат. Частина 1. Вступ і загальні принципи: ДСТУ 3719-1-98. - К.: Держстандарт України, 1999. - С. 4 (п. 3.48).повернутися...

10Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення: ДСТУ 2392-94. - К.: Держстандарт України, 1994. - 53 с.; ISO 5127/1-1983. Documentation and information: Vocabulary. Part 1. Basic concepts. Printed in Switzerland. - 18 p.повернутися...

11Кулешов С. Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи/ УДНДІАСД; ДАКККіМ. - К., 2000. - С. 59-63.повернутися...

12Там само. - С. 63. Водночас і це формулювання потребує певного уточнення як примітка в тексті стандарту. Зокрема, запис інформації має відповідати характеристикам певного жанру чи номіналу. Жанрові характеристики запису інформації - це функціональні та структурно-композиційні ознаки певного жанру твору літератури чи мистецтва (роман, наукова монографія, хронікально-документальний фільм тощо). Номінальні характеристики запису інформації - це функціональні та структурно-композиційні ознаки певного виду документованої службової чи особистої інформації (наказ, акт, протокол, лист, щоденник тощо).повернутися...

13Термінологія. Засади і правила розроблення стандартів на терміни та визначення понять: ДСТУ 3966-2000. - С. 6 (п. 7.4.4).повернутися...


14Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ Р 51141-98. - М.: Госстандарт России, 1998. - С. 1 (п. 1).повернутися...

15Там само. - С. 2 (п. 23).повернутися...

16Ми послуговуємося таким визначенням "видання", вміщеним у ДСТУ 3017-95 "Видання. Основні види. Терміни та визначення" (К.: Держстандарт України, 1995): "Документ, який пройшов редакційно-видавниче опрацювання, виготовлений друкуванням, тисненням або іншим способом, містить інформацію, призначену для поширення, і відповідає вимогам державних стандартів, інших нормативних документів щодо їхнього видавничого оформлення і поліграфічного виконання" (п. 3.1).

повернутися...

17Швецова-Водка Г. М. Типологія документа: Навч. посіб. для студ. ін-тів культури / Рівн. держ. ін-т культури. - К.: Кн. палата України, 1998. - С. 67.повернутися...

18"Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации" (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ Р 51141-98. - С. 2 (п. 24)).

повернутися...


19Інформаційні технології. Електронний документообіг. Архітектура службових документів (ОDА) та обмінний формат. Частина 1. Вступ і загальні принципи: ДСТУ 3719-1. - С. 8 (3.124).

повернутися...

20Визначення "неопублікований документ" є одним із проблемних у різних галузях знань. На сьогодні його задовільне визначення відсутнє в інформатиці, бібліографознавстві, книгознавстві, археографії тощо. Слід уточнити, що в проекті ДСТУ під "машинописним документом" розуміється: "писемний документ, при створенні якого знаки письма фіксують технічними засобами".повернутися...

21Кулешов С. Г. О понятии электронный документ // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Докл. и сообщения на шестой междунар. науч.-практ. конф. - М., 2000. - С. 54-57.

повернутися...

22Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ 6.38-90. - М.: Госстандарт СССР, 1990. - С. 18.повернутися...

23Зокрема: Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. - К.: Держстандарт України, 2000. - 8 с.; Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99. - К.: Держстандарт України, 2000. - 9 с.; Документація у сфері зовнішньої торгівлі. Формуляр-зразок: ДСТУ 3239-95. - К.: Держстандарт України, 1996. - 9 с.повернутися...

На початок
На початок