"Архіви України"
№ 6 / 2001

Г. В. Боряк

ВИКЛИК ЧАСУ НОВІ СТРАТЕГІЧНІ ІНІЦІАТИВИ МІЖНАРОДНОГО АРХІВНОГО СПІВТОВАРИСТВА

10-13 жовтня 2001 р. у столиці Ісландії Рейк'явіку відбулася низка заходів, які мають надзвичайно важливе значення для міжнародного архівного життя - ХХХV Міжнародна конференція Круглого столу архівів (CITRA), 2-а Генеральна асамблея Європейського відділення (EURBICA) Міжнародної ради архівів та 8-мі Делегатські збори МРА.

У традиційному (щорічному) всесвітньому форумі архівістів взяла участь рекордна кількість учасників - близько 200 осіб, переважно керівники архівних служб та представники національних професійних асоціацій із 80-ти країн світу.

Найбільш представницькими були делегації Ісландії (понад 20 учасників), Франції (17), Великобританії і США (по 9 представників), Канади і Саудівської Аравії (по 6 осіб), Китаю, Японії, Голландії, Німеччини (по 5 учасників), Австрії (3). Із країн колишнього СРСР були представлені: Латвія (4 делегати), Росія, Естонія, Казахстан (по 2 представники) і Україна.

Конференція (10-12 жовтня) є частиною форумів, що проводяться протягом 2001-2003 рр. Міжнародною радою архівів у рамках серії "Архіви і суспільство". Тема нинішньої конференції - "Архіви і суспільство: Що зберігати? Приймання і відбір" - є надзвичайно актуальною і відбиває такі ключові проблеми, що турбують міжнародне архівне співтовариство, як приймання, зберігання та експертиза архівних документів.

Під час роботи конференції відбулися 4 сесії, на яких було представлено й обговорено 25 доповідей:

Основний лейтмотив більшості виступів - глибока стурбованість долею документальної спадщини людства, адже до архівів потрапляють, за наведеними у програмній доповіді президента CITRA, Національного архівіста Канади Я. Вільсона, лише 2-3% створюваної людством документації. Звідси й виникає глобальна проблема: що саме відбирати із цього колосального інформаційного масиву, який є продуктом діяльності суспільства? Хто має право відбирати і проводити експертизу?

Однак і тому, що вже відібрано на постійне зберігання, загрожує багато факторів - війни, переміщення, втрати через недбальство і недооцінку значення документальної спадщини з боку як фондоутворювачів, так і урядів, що мають усвідомити значення архівів у житті держави. Не випадково прес-реліз, поширений на конференції, має промовисту і тривожну назву: "Пам'ять світу під загрозою!".

Звідси випливають усвідомлення серйозної відповідальності, що лягає на плечі архівіста, зростання значення його професії, яка в більшості країн світу має надзвичайно високий суспільний статус. Наявність саме такого статусу була особливо відчутною, якщо говорити про африканський континент, - він був активно представлений на конференції і активно присутній у виступах і дискусіях.

Найбільш змістовно оформили свої доповіді: Д. Симпсон (Національний архів Великобританії) "Політика приймання і розміщення архівів"; Е. Швіртліц (виконавчий директор Національного архіву Австралії) "Функціональний підхід до відбору документів"; С. Каммінгс (представник Національної адміністрації архівів і діловодства, США) "Перебудова політики менеджменту в діловодстві"; К. Гренштрем (Голова Правового комітету МРА) "Правове поле у відборі документів"; К. Ден (представник Національного архіву Австралії) "Стандарт ISO 15489"; Й. Колянович (директор Національного архіву Хорватії) "Співпраця архівів і фондоутворювачів".

Другий лейтмотив більшості виступів на конференції - крихкість, ламкість, нетривкість електронних документів. Адже людство саме на рубежі століть і тисячоліть розпрощалося з "паперовим суспільством" і увійшло у фазу "електронного суспільства". На означення цих документів в англійській мові існує дуже влучний термін - fragile (при транспортуванні ящиків з виробами із скла на них наклеюють етикетки саме з таким написом). На конференції звучала стурбованість, до певної міри розгубленість і неготовність суспільства в цілому і професіоналів-архівістів, зокрема, дати чітку відповідь на запитання: як впоратися з електронними документами, які критерії їх відбору й експертизи можуть бути оптимальними? У цьому плані надзвичайний інтерес викликала доповідь професора Університету Британської Колумбії (Канада) Т. Іствуда "Відбір електронних документів". Він представив результати реалізації спеціального проекту (за 10 років), ініційованого урядом і пов'язаного з виробленням стратегії опрацювання електронних документів на стадії їх створення і функціонування в діловодстві, а згодом - під час передавання до архіву і зберігання. Автор люб'язно погодився підготувати на базі доповіді спеціальну статтю з оглядом проблеми і вичерпною бібліографією для журналу "Архіви України".

Неодноразово підкреслювалася революційна роль Інтернету, який докорінно, хочемо ми того чи ні, змінив обличчя архівів і архівних служб світу, позначився на діяльності архівних установ. За даними, що були обнародувані у Рейк'явіку, у світі пересічно на одного дослідника читального залу припадає 100 "віртуальних" дослідників в Інтернеті. Це - вражаюча цифра. Таким є співвідношення того, що ми бачимо на власні очі, і того, що відбувається у віртуальному архівному середовищі. Для порівняння: Національний архів Канади нещодавно зафіксував мільйонного відвідувача свого веб-сайту в Інтернеті.

Зазначимо принагідно, що не менш вражаючою є статистика відвідувань офіційного веб-сайту Державного комітету архівів України. Щомісяця фіксуються понад 2 500 візитів до нас, під час котрих робиться не менше 40 тис. запитів, копіюється понад 8 тис. екранних сторінок, понад 30 тис. файлів. Кількість запитів до сайту варіюється з 50 до 500 на годину.

Наведені дані свідчать, що це - своєрідний виклик часу, який ми мусимо сприйняти, це ті реалії, які ми не можемо ігнорувати, оскільки вони значною мірою формують структуру запитів, з якими до нас звертається суспільство.

Логічним продовженням двох перших провідних тем конференції стало одностайне бажання якнайшвидше, якнайповніше і найефективніше удоступнити національні архівні інформаційні ресурси. Це - третій основний лейтмотив виступів учасників конференції.

Однією з найбільш загальних спільних рис діяльності більшості архівних служб світу впродовж останніх років стали інтенсивні спроби створення національних електронних каталогів архівних інформаційних ресурсів; майже всі вони будуються на рівні архівного фонду (за зарубіжною термінологією - колекції, чи групи документів). Це надзвичайно складне завдання. Навіть розвинені країни Заходу стикаються з проблемами, які на сьогодні не вирішуються. Основа цих проблем - величезні обсяги інформації, яка має бути опрацьована й удоступнена для використання. Для прикладу: Національний архів Австралії поглибив рівень подання інформації до поодиничного. У архівному фонді країни нараховуються 25 млн. одиниць зберігання. З них лише 2,6 млн. представлено в Національному електронному каталозі. Якщо рухатися нинішніми темпами за сучасними технологіями і не враховувати нових надходжень, за оцінкою австралійських архівістів, їм знадобиться не менше 80 років для створення інформаційної системи поодиничного рівня.

Другою визначальною рисою розвитку світової архівної практики і наступним логічним кроком в інформатизації галузі є надання онлайнового доступу до електронних каталогів через Інтернет. Не випадково цей напрямок діяльності як один з найпріоритетніших окремо записано в звіті Виконкому МРА, представленому делегатам CITRA. Йдеться про підтримку ініціативи ЮНЕСКО щодо розроблення проекту створення в Інтернеті інтегральної інформаційної системи, що об'єднає всі національні архівні каталоги країн Євросоюзу. Нині, на жаль, нас це безпосередньо не стосується, але з часом, сподіваємося, проблема стане актуальною і для України. Принаймні, стратегія архівних служб європейських країн зафіксована тут чітко.

Третій стратегічний напрямок актуалізації інформаційних ресурсів архівної галузі, на якому наголошувалося під час форуму, - публікація електронних версій традиційних архівних довідників - описів, інвентарів, індексів у Інтернеті (як у вигляді баз даних, так і в текстовому режимі). Цей процес має майже "обвальний" характер. Гуверівський інститут війни, миру і революцій у США оголосив, наприклад, про підготовку до публікації на своєму веб-сайті близько 700 (!) описів власних колекцій.

На 2-й Генеральній асамблеї EURBICA було представлено 37 європейських країн. Делегатами заслухано і обговорено:

На засіданні розглянуто Стратегічний план EURBICA.

Основні рекомендації плану передбачають:

На засіданні обрано новий склад Виконкому EURBICA.

На Делегатських зборах було заслухано звіти відділень, комісій і комітетів МРА; звіт скарбника МРА.

8-мі Делегатські збори МРА прийняли резолюцію.

Під час роботи форуму відбулася презентація нового веб-сайту МРА та нового сайту Національного архіву Ісландії. На сайті МРА вперше представлено всі відділення міжнародної організації, закладено широкі перспективи для створення потужного засобу комунікації міжнародного архівного співтовариства. Ядро сайту Національного архіву Ісландії становить реєстр цифрових зображень найдавніших документів з історії країни, а також Ісландська генеалогічна база даних.

Відбулася також презентація нового міжнародного архівного часопису, органу МРА "Comma" (№ 1-2, 2001).

Прийнято рішення про проведення ХХХVI Міжнародної конференції Круглого столу архівів у Марселі (Франція) в листопаді 2002 р.


"Архіви України"
№ 6 / 2001

РЕЗОЛЮЦІЯ ДЕЛЕГАТСЬКИХ ЗБОРІВ

Рейк'явік, 13 жовтня 2001 року

Національні архівісти і президенти національних професіональних асоціацій, члени Міжнародної ради архівів, з приводу XXXV засідання Міжнародної конференції Круглого столу архівів (CITRA),

  1. Взявши до уваги нинішню міжнародну ситуацію та небезпеку, яка виникла для пам'яті світу і людської спадщини, виходячи з права націй на захист власної архівної цілісності, повторюють своє звернення до всіх урядів щодо ратифікації Протоколу 1999 року до Договору із захисту культурної власності у випадку збройного конфлікту, який був прийнятий у Гаазі в 1954 році;
  2. Враховуючи вразливість електронних документів та комплекс проблем з їх зберігання, звертаються до своїх урядів з проханням підтримати проект резолюції зі збереження оцифрованої спадщини, підготовлений Європейською комісією зі збереження і доступу (ECPA);
  3. Рекомендувати всім утворювачам документів, як публічним, так і приватним, щоб діловодство, включаючи й електронне, велося відповідно до умов стандарту з діловодства ISO 15489;
  4. Рекомендувати своїм управлінським структурам зробити публічно доступними критерії експертизи, які використовуються для відбору архівних документів;
  5. Привернути увагу бізнесових структур, передусім багатонаціональних підприємств, на необхідність у контексті запровадженої ними політики "стійкого розвитку" брати до уваги необхідність збереження їхніх архівів для сприяння захисту індивідуальної та колективної пам'яті;
  6. Визнаючи зростання важливості архівів міжнародних неурядових організацій для розуміння сучасної історії, просити Виконавчий комітет МРА здійснити певні кроки, разом з ЮНЕСКО та іншими партнерами, для поліпшення зберігання, експертизи та доступу до архівів міжнародних неурядових організацій;
  7. Враховуючи те, що архівні документи, які створені і зберігаються міжнародними організаціями системи Об'єднаних Націй та їхніми партнерськими організаціями, становлять надзвичайно важливий елемент пам'яті світу, висловлюють бажання, щоб МРА офіційно і постійно піклувалася про справи цих організацій, особливо щодо забезпечення доступу до документів цих організацій і для захисту приватності;
  8. Усвідомлюючи труднощі, які виникають щодо архівів державних компаній у ході та після їхньої приватизації, рекомендувати, щоб ці труднощі враховувалися при складанні всіх офіційних документів, які регулюють процеси приватизації, так само, як і у відповідному архівному законодавстві;
  9. Крім того, закликати Виконавчий комітет ICA, секції та комітети скласти звіти про свою діяльність та досягнення на XXXVII сесії CITRA у 2003 році;
  10. Засвідчують свою вдячність колегам, активна участь яких підтвердила, що конференція мала стимулююче і виняткове значення для дослідження професійних проблем;
  11. Висловлюють свою глибоку вдячність уряду Ісландії, Національному архівісту Ісландії і його колегам за гостинність та виняткову організацію зустрічі.
На початок

"Архіви України"
№ 6 / 2001

"ПАМ'ЯТЬ СВІТУ ПІД ЗАГРОЗОЮ!"

Пресове повідомлення

Які свідчення про наше життя та роботу залишимо ми прийдешнім поколінням? Як ми можемо бути впевненими, що архіви дійсно репрезентують сьогоднішнє суспільство в усій його різнобарвності? Завдання архівістів полягає у збиранні такої кількості інформаційних джерел, яке зможе надати впевненості в тому, що відтворено якомога повнішу картину цього суспільства. Разом з тим, суспільство зазнає постійних змін, і документи, що з'являються в одних зонах, вже практично не існують в інших; електронні документи, створювані новими інформаційними технологіями, є дуже вразливими.

Ці теми перебували в центрі дебатів XXXV Міжнародної конференції Круглого столу архівів (CITRA), яка проходила в Рейк'явіку, Ісландія, від 9 до 13 жовтня 2001 року. CITRA є органом Міжнародної ради архівів (ICA), який щорічно збирає директорів національних архівних установ та голів національних професіональних архівних асоціацій для обговорення проблем, що становлять професійний інтерес. Цього року темою обговорення була: "Архів і суспільство: Що зберігати? Приймання та експертиза". Міжнародна конференція у Рейк'явіку зібрала 186 національних архівістів та голів національних професіональних архівних асоціацій із 70 країн світу.

Залишаються актуальними традиційні форми архівного приймання документів державних та громадських інституцій. Але тільки вони не здатні повністю відбити різнобарвність життя сучасного суспільства. Постає необхідність приймати документи від приватного сектора: бізнес переживає постійну організаційну реструктуризацію на хвилі приватизації й об'єднань, неурядові товариства та організації відчувають вплив громадянського суспільства як на національному, так і міжнародному рівні. Одна з резолюцій звертає увагу бізнесових структур, передусім багатонаціональних, на необхідність зробити свій внесок у збереження народної пам'яті, доводить, що кроки, спрямовані на збереження власних архівів, - в інтересах політики їхнього розвитку. Учасники також обговорили представлення в архівних документах звичайних громадян, а також тих членів суспільства, які є маргіналами або забуті історією, а також користь "усної історії".

Відбір та експертиза набувають імперативного значення з огляду на збільшення маси документів, що створюється, і скорочення та ефемерний характер більшості інформації, особливо з огляду на матеріальні й фінансові обмеження. Відбір та експертиза є дуже складним видом роботи, яка спричиняє незворотні втрати серед різних категорій документів. Одним із рішень конференції була рекомендація роз'яснити і зробити публічно доступними критерії відбору документів, що використовуються архівістами-професіоналами. Відзначалося, що в деяких країнах, зокрема Сполученому Королівстві та Австралії, влаштовуються публічні консультації і досягається узгодження інтересів усіх зацікавлених сторін: утворювачів документів, дослідників-науковців, генеалогістів, громадськості в цілому.

Наступні резолюції також стали підсумком роботи конференції: перша закликає всі уряди ратифікувати Протокол 1999 року до Договору про захист культурної власності у випадку збройного конфлікту, прийнятий у Гаазі в 1954 році. Це спричинено новими подіями в сучасному міжнародному контексті, коли декілька конфліктів продемонстрували очевидну загрозу для архівів, дуже потрібних як для окремих людей, так і для суспільства. Інша резолюція настійно рекомендує урядам та ЮНЕСКО підтримати проект резолюції, підготовлений Європейською комісією із збереження та доступу щодо збереженості цифрової спадщини, яка перебуває під великою загрозою.

Це міжнародне зібрання було першим із серії, яка складається з трьох конференцій, організованих Міжнародною радою архівів і об'єднаних загальною темою, - "Архів і суспільство". XXXVI конференція CITRA відбудеться в листопаді 2002 року в Марселі, Франція, і обговорюватиме тему "Як суспільство сприймає архіви?".


"Архіви України"
№ 6 / 2001

13 жовтня 2001 року
Д. Ю. Мєшков

ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ: ОБІГ, ЗБЕРІГАННЯ, ВИКОРИСТАННЯ, ЗАКОНОДАВЧІ АСПЕКТИ.
ДОСВІД ФРН (1990-2000)

Постановка проблеми та необхідні термінологічні зауваження

Сучасні методи оброблення даних для описування та зберігання документів використовуються в більшості німецьких архівів - державних (Федеральний, земельні архіви) та муніципальних, приватних, партійних і релігійних, архівах підприємств і т. п. У багатьох з них запроваджено дуже різноманітні концепції та рішення, які охоплюють увесь спектр - від опрацювання текстів з метою підготовки описів або публікацій до більш складних завдань, наприклад розроблення автоматизованих систем управління архівними фондами або автоматизованих систем обліку замовлень та видачі справ дослідникам. Різноманітність цих рішень обумовлена різноманітністю архівної системи Німеччини, яка, в свою чергу, пояснюється особливостями історичного розвитку держави та її сучасним федеративним устроєм.

Відносна самостійність федеративних земель, окремих громад, а також архівів підприємств, релігійних і інших об'єднань в організації архівної роботи диктує необхідність самостійного пошуку ними рішень в архівному будівництві, зокрема в питаннях, пов'язаних із застосуванням новітньої техніки або прийманням на зберігання документів в електронному вигляді.

Для українських архівістів пошук та прийняття самостійних рішень не є чимось новим, водночас спостерігання за роботою архівів в умовах федеративної держави, тим більше - в галузі застосування сучасних технологій, коли, на наш погляд, необхідність узгодження єдиних стандартів та технологій є важливою умовою подальшої успішної діяльності, наштовхує часом на суперечливі висновки. З одного боку, з проблематикою, пов'язаною з "електронною" документацією, німецькі архівісти (йдеться насамперед про т. зв. "старі федеральні землі") зіткнулися набагато раніше, ніж їхні українські та, до речі, й східнонімецькі колеги. Відповідно до цього напрацьовано значно багатший досвід, та й прогрес у багатьох напрямках роботи є очевидним. Але при всіх цих перевагах у часі та, що дуже важливо, за умов належного фінансового забезпечення1 , досі не створено, як того можна було очікувати через 20 років роботи, якоїсь всеохоплюючої електронної системи управління архівом, що включала б операції від приймання документів на зберігання та їхнього обліку і до надання доступу до облікової документації або до самих документів через комп'ютерні мережі. І досі відсутня схожа чи загальна практика опрацювання та приймання на зберігання електронних документів; кожна із земель крокує, здається, власним шляхом, подеколи наслідуючи досвід сусідів, що також не завжди є оптимальним рішенням.

Метою даної статті є спроба узагальнення досвіду німецьких архівістів у галузі використання сучасної електронно-обчислювальної техніки (ЕОТ) для вирішення професійних завдань, причому особлива увага приділяється проблемі архівного опрацювання, зберігання та використання документів, створених за допомогою електронної техніки, що зберігаються на відповідних носіях та за відповідними технологіями (електронних документів). Для цього автором було вивчено досить широке коло спеціальної літератури: статті в періодичних фахових виданнях2, матеріали науково-практичних колоквіумів та збірки статей, опубліковані в серії "Публікації Архівної школи у м. Марбург"3, монографічні дослідження. Значний інтерес через уже згадані причини викликає досвід, накопичений в окремих федеральних землях. Ідеться, насамперед, про Північну Райн-Вестфалію та Баден-Вюрттемберг4.

Розгляду досвіду архівістів Німеччини мають передувати необхідні термінологічні зауваження.

Один з основних термінів, який потребує визначення, - "архівація" (Archivierung)5. В архівній справі Німеччини під "архівацією" розуміють весь комплекс завдань з експертизи цінності документів, їх приймання до архівів, зберігання, описування та надання для користування6.

По-друге, це електронний документ, під яким у літературі розуміють "сукупність цифрових даних, які з'явилися в результаті введення оригінальних даних (текстових документів, невеликих баз даних, таблиць, графіків, складених у середовищі певної "бюро-системи"7 ) або комбінування вже існуючих даних чи їх компонентів"8. Виходячи з цього, не важко уявити спектр проблем, які архівісти пов'язують з появою та існуванням електронних документів. "Архівація електронної документації являє собою комплексне завдання - від співпраці архівістів при розробленні електронних систем в органах управління через приймання цифрових документів до архівів на зберігання і далі, аж до надання архівних документів в електронному вигляді для користування"9.

Електронний документ характеризується такими основними рисами: він є окремим документом та відрізняється від інших електронних документів, включаючи також його різні версії. По-друге, електронному документу притаманна логічна структура зв'язків між меншими сукупностями даних - частинами тексту, таблицями, зображеннями, заголовками, які, власне, складають документ. Це відрізняє документ від інших типів даних. По-третє, електронний документ усе більше набуває характеру мультимедійного (Compound-Doсument), з можливим додаванням звуку та відеозображень10. Таким чином, електронний документ є основною нижчою, самостійною одиницею, яка створюється, зберігається та функціонує в електронних системах документообігу. Вважається, що електронний документ як такий в ізольованому вигляді не є достатньо репрезентативним, він має розглядатися тільки в поєднанні зі специфічною контекстінформацією, іншими електронними документами11.

Важливість контекстінформації для кращого розуміння змісту окремого документа - це навряд чи новина для архівіста або історика. Писане слово або речення, хоча й суттєва, але ж тільки частина загального процесу комунікації. Необхідними умовами для його розуміння є знання формальних обставин, намірів та цілей, причин, отже загальної ситуації, в якій з'явився той чи інший документ. Звичайно, всі ці аспекти неможливо зафіксувати в процесі приймання документів на зберігання, але завдання архівіста полягає в максимальному збереженні контекстної інформації, а звідси - й загального змісту документа.

Законодавчі умови

На підставі відповідних законів федерації та окремих земель архіви установ, органів управління і т. ін. забов'язані запропонувати до передавання до відповідного постійного архіву всі документи на аналогових або цифрових носіях, яких вони більше не потребують для виконання своїх завдань. Архів з постійним складом документів шляхом експертизи вирішує подальшу долю цих документів. У більшості випадків архіви підприємств після закінчення термінів зберігання також пропонують свої документи одному з недержавних архівів, що спеціалізуються на зберіганні документації підприємств (Wirtschaftsarchiv), або самі створюють умови для вивчення історії підприємства. В цих випадках методи архівної роботи співпадають з тими, що застосовуються в архівах установ, закладів і т. ін.

У більшості архівних законів (федеральному та земельних) передбачено норми роботи з документацією, створеною за допомогою ІТ-техніки або технологій. На підставі федерального архівного закону, приймання та зберігання "машиночитаних даних" (maschinenlesbare Daten) є одним із завдань Федерального архіву12. При цьому те, в який спосіб та якими засобами ці документи будуть створені, а також в якому вигляді будуть передані до архіву, - має бути наперед вирішено учасниками процесу, тобто за участю того архіву, який згодом прийматиме документи на зберігання13. Важливо також мати на увазі, що інформація на різноманітних носіях, у тому числі електронні документи, розглядаються при цьому як потенційні архівні документи14.

І досі не врегульованим залишається питання ліцензування тих або інших програмних продуктів, без яких оброблення, зберігання та використання створеної за їхньою допомогою інформації неможливі. Архіви, звичайно, наполягають на тому, щоб усе необхідне для зберігання електронних документів програмне забезпечення надходило до сховищ разом із самими документами. З одного боку, архіви не можуть щоразу купувати ліцензійні програмні продукти, з іншого - без них неможливо проводити експертизу цінності, зберігання, а також надання документів для користування. Видатки на ліцензування таких програм, які часом важко знайти на ринку через їхній вік або через те, що вони були розроблені для вузького кола користувачів, можуть значно ускладнити роботу архівів. У такій ситуації великого значення набуває робота архівістів з фондоутворювачем уже на етапі розроблення (вибору) програмного забезпечення (докладніше про це див. у розділі "Організація роботи архівних спілок, дослідних груп та установ").

Організацію роботи федеральних міністерств викладено в Загальному порядку роботи федеральних міністерств, який був затверджений у 1958 р. На основі цього документа кожне міністерство складає власний порядок роботи. Правилам роботи з архівами федеральних міністерств присвячений Додаток 1 Загального порядку (Правила роботи реєстратури, Registraturrichtlinie, RegR, затверджено 1995 р.), у підготовці яких Федеральний архів згідно з архівним законом (§2 Abs.10) брав активну участь. Попри досить помітну різницю в організації діловодства в різних міністерствах, як констатував свого часу Федеральний архів, не можна не помітити основних принципів роботи, притаманних міністерствам. Це стосується також роботи з електронною документацією, що, як вважають в уряді, поки що на рівні окремих міністерств не потребує додаткових законодавчих кроків. Основний принцип діловодства в міністерствах і відомствах - повна прозорість будь-якої справи в будь-який момент часу, не зважаючи на те, про які документи йдеться - традиційні, тобто з паперовою основою, чи електронні15.

З точки зору приватного бізнесу правові питання в галузі електронного документообігу можна звести до таких:

  1. доступ до комунікативних систем;
  2. підготовка та підписання договорів в електронному вигляді;
  3. участь третіх осіб в електронному діловодстві (напр., банку при підписанні двосторонньої угоди);
  4. захист інформації особистого характеру;
  5. електронне спілкування з податковими та фінансовими установами16.

Велике значення при цьому має Закон про електронний підпис, який було прийнято до 1999 р.

Організація роботи архівів, архівних спілок, дослідних груп та установ

Архівна громадськість приділяє велику увагу питанням роботи з електронними документами. Тема XIV Міжнародного конгресу архівів, що відбувся минулого року в Севільї, - наочний приклад17. Європейська Комісія вважає дійовим засобом вирішення нагальних проблем та розроблення перспективних рішень DLM-форуми. У 1996 та 1998 рр. відбулися два форуми з питань електронної документації, а також дві конференції (1997 та 1998 рр.) за участю архівістів та інших спеціалістів, які займаються розробленням методів роботи з документами на електронних носіях, які підлягають тривалому зберіганню18.

На національному рівні - в Німеччині, а також в Австрії та Швейцарії - створено різноманітні позавідомчі групи експертів, якими так або інакше обговорюються стратегія та концепції формування архівних фондів з електронних документів. Така група в Німеччині (Arbeitskreis Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen) пропонує колегам, які на практиці зіткнулися з необхідністю приймання на зберігання електронних документів, можливість обміну досвідом та налагодження контактів з колегами та спеціалістами в галузі інформатики. Ця група щорічно організовує конференції, матеріали яких публікуються19.

Проблемам, пов'язаним з експертизою, зберіганням та користуванням електронної документації, приділяється значна увага і під час загальнонімецьких та земельних з'їздів архівістів. Так, у 1997 р., під час загальнонімецького з'їзду архівістів, присвяченого роботі архівів з урахуванням сучасних вимог, відбулися засідання двох секцій, робота яких становить для нас особливий інтерес. На одній із них було заслухано п'ять доповідей за темою "Зберігання дигіталізованої інформації: досвід та перспективи", друга присвячувалася проблемам роботи архівів у всесвітній мережі Iнтернет20. Архівісти Райнланд-Пфальцу вперше вже 1987 р., а Землі Гессен - 1989 р. на своїх форумах звернулися до цієї тематики21.

Ще однією досить поширеною формою дослідницької роботи в Німеччині є фінансування певних наукових проектів, зокрема в галузі архіво- та документознавства. Два таких проекти, що є найбільш відомими, отримали фінансування з боку Німецької дослідницької спілки (Deutsche Forschungsgemeinschaft, DFG). Один із проектів виконувався на базі Архівної дирекції Землі Баден-Вюрттемберг. Його тема була визначена як "Дигіталізація архівних та бібліотечних зібрань" (Digitalisierung von Archiv- und Bibliotheksgut). Робота над проектом завершилася 30 червня 1999 р., а її результати були опубліковані22. Продовженням цього проекту стала робота за темою "Workflow und Werkzeuge zur digitalen Bereitstellung gröІerer Mengen von Archivgut", спрямована на розроблення методів і прийомів щодо надання доступу до цифрових (digital) документів23.

Інший проект було запропоновано архівістами м. Дюссельдорфа. Його головне завдання - вивчення можливостей "дигіталізації" пошукового та довідкового апарату24. Таким чином, обидва проекти доповнюють один одного: якщо архівісти в Штуттгарті із залученням спеціалістів з технічного університету в м. Карлсруе розробляли методику перенесення на електронні носії безпосередньо архівних документів, то проект у Державному архіві Дюссельдорфа стосується переважно презентації описів та оглядів архівних фондів.

DFG підтримує також спільну працю німецьких і американських архівістів. На базі Інституту архівознавства при Архівній школі м. Марбурга з травня 2000 р. здійснюється проект "Формат обміну даних XML для доступного через мережі довідкового апарату" (XML-Austauschformatfür für Online-Findmittel). Метою роботи є розроблення на двосторонньому німецько-американському рівні доступу до архівних описів та інших пошукових засобів у режимі on-line. З боку Німеччини в роботі групи беруть участь 8 експертів: представники Архівної школи, Федерального архіву, Архівної дирекції Землі Баден-Вюрттемберг та представники фірми "Starttext", що одержала замовлення на розроблення технічних питань. До складу американської групи входять представники організації CLIR (Council on Library and Information Resources), що останнім часом дуже активно працює над проблемами застосування обчислювальної техніки в архівах. У рамках спільної роботи вже відбулися два засідання, на яких було обговорено концепцію, а також деякі технічні деталі пристосування структури даних, створених у програмі Midosa 9525, до EAD-формату. Проведено також кілька семінарів, в центрі уваги яких перебували питання розроблення спільних стандартів, що стосуються пошукових систем в Iнтернеті26.

Мають місце й приклади комерційних проектів, що здійснювалися на базі або за активної участі німецьких архівів. Один із них, по створенню бази даних на переселенців, 5 років тому було започатковано в Державному архіві м. Гамбурга. Як відомо, протягом 1820-х - 1930-х років через Гамбурзький порт на Американський континент виїхали понад 5 млн. осіб, причому близько 80% з них - це емігранти зі східноєвропейських країн. Списки пасажирів досить добре збереглися в архіві й уже давно стали об'єктом підвищеного інтересу насамперед нащадків переселенців, що мешкають зараз у США, Канаді та інших країнах. Отже, проект був задуманий як комерційний, усі видатки мали повернутися. Його метою було надання інформаційних послуг зацікавленим особам шляхом введення інформації до комп'ютерів та надання можливості користувачам через мережу здійснювати самостійний пошук. До проекту було залучено значних інвесторів, наприклад фірми "Оракл" та "Сімменс". Серед співорганізаторів, окрім архіву, - міський відділ соціального забезпечення та відділ по роботі з пресою. Участь у проекті міського управління Гамбурга надала, здавалося б, чисто комерційній ініціативі певного соціального змісту: для введення даних до комп'ютерів було створено на термін 4 роки 30 робочих місць, роботу одержали переважно інваліди та безробітні. Для презентації проекту в США туди спеціально виїздила бургомістр Гамбурга. Було організовано кілька зустрічей із потенційними користувачами інформаційної системи, зокрема з представниками 7 тис. генеалогічних організацій, земляцтв і т. ін. Заплановано введення до пошукової системи близько 4 млн. імен; обладнання надано спонсорами, програмне забезпечення розроблено фірмою-спонсором "Оракл". У проект планується інвестувати майже 7 млн. німецьких марок, левова доля яких - це видатки міста на заробітну плату та страхування персоналу. В технічному відношенні пошукова система є базою даних, яка підтримує 2 мови, і розміщена на двох серверах - безпосередньо в архіві та на порталі міста Гамбурга27. Перші місяці після початку роботи пошукової системи в Iнтернеті інформація надавалася безкоштовно, згодом було введено систему оплати. Пересічна вартість одного запиту не перевищує 20 євро. Планується також участь архіву в розбудові порталу, на якому незабаром з'являться фільми, туристична реклама. За рахунок грошових надходжень планується здійснити реконструкцію музею, присвяченого переселенцям.

З огляду на те, що попит на інформацію з історії національних меншин, як і загалом про осіб, що переселилися за межі України, вже майже 10 років не спадає, а ступінь розроблення матеріалу з цього питання - досить високий, такий проект викликає інтерес. Цікавим є також інтегрований характер проекту, до якого залучено як приватні фірми, так і органи міського самоуправління.

Які аспекти роботи мають перебувати в центрі уваги архівістів? Якими принципами слід керуватися при цьому? Найбільш реалістично основні засади практичної діяльності архівістів в умовах повсякденної праці, на наш погляд, сформулював відомий архівіст Чарльз Доллар: "За умов існування ринку, який створює найважливіші поштовхи для розвитку інформаційних технологій, і тільки незначною частиною якого є архівісти, - залишається малоймовірним, що вони в змозі підпорядкувати або пристосувати інформаційні технології виключно до архівних потреб. Для того, щоб взагалі впливати на розвиток інформаційних технологій, архівісти мусять висувати дуже переконливі аргументи на користь того, що разом із задоволенням архівних потреб будуть краще задоволені також і ?рунтовні інформаційні вимоги органів управління. Крім того, архівісти мусять пристосовувати методи архівної роботи до реалій розвитку інформаційних технологій..."28.

Очевидно, автору відомої роботи ще наприкінці 80-х років вдалося виділити найважливіший напрямок діяльності архівістів, а саме: спільна робота з організаціями-фондоутворювачами. В деяких державних архівах накопичено досить солідний досвід у цьому напрямі29.

Так, архівне управління Землі Баден-Вюрттемберг було залучено до участі в розробленні програмного забезпечення для міністерства юстиції для підтримки ведення записів про власників землі (Grundbuch).

Найперші такі спроби було зроблено в Гессені. Там працюють три державних архіви, які підпорядковано міністерству науки та мистецтва Землі Гессен. Принципові та найважливіші питання, які в інших землях вирішуються на рівні земельних архівних управлінь, тут обговорюються на конференціях директорів архівів за участю керівника відповідного відділу міністерства науки та мистецтва. Відповідальним за розроблення та впровадження тих чи інших рішень є, як правило, один із трьох архівів. Саме таким чином ще в 1974 р. було вирішено покласти відповідальність за підготовку, розроблення та всього іншого, що стосується ЕОТ, на Центральний державний архів Землі Гессен у м. Візбаден. Відтоді в цьому архіві організовано підвідділ по роботі з комп'ютерною технікою, який також відповідає за розроблення рішень та практичне виконання робіт з приймання документів на машинних носіях. За більш як 25 років в архіві накопичено солідний досвід, який у головних рисах можна сформулювати таким чином:

  1. Від кінця 70-х років час від часу, а з 1991 р. на постійній основі представник архіву бере участь у роботі спеціальної комісії, до компетенції якої віднесено експертизу автоматизованих систем діловодства, які використовуются в різних державних установах федеральної Землі Гессен, а також на рівні комунального управління та окремих установ. У ході роботи цієї комісії представником держархіву було висунуто вимоги щодо захисту та безпеки електронних даних. Результатом цієї роботи стало досить значне поширення певних програмних продуктів (наприклад, програм для електронного обліку документів канцелярії), що привело до високого ступеню одноманітності. Цей фактор в умовах широкого вибору програмного забезпечення на ринку розглядається архівістами як безумовно позитивний30.
  2. З кінця 1970-х рр. державні архіви беруть участь у розробленні спеціального навчального курсу для працівників канцелярій та архівів державних установ.
  3. Інформація щодо принципів зберігання управлінської документації стала ще доступнішою після представлення державних архівів у внутрішній мережі управлінських установ Гессена. Там було подано відомості про завдання держархівів Гессена щодо зберігання управлінських документів, а також правову та розпорядчу документацію. В межах цієї локальної мережі всім установам з боку державних архівів надано можливість пересилати відомості про передавання документів на зберігання у вигляді простих таблиць або текстів31.

На прикладі досвіду, накопиченого в державних архівах Саксонії, виправдовує себе знайома архівістам колишніх СРСР та НДР практика, коли за певну установу відповідає певний працівник державного архіву. З таких співробітників та із залученням експерта з питань машиночитаних даних складається група, компетенція якої виходить за рамки певної установи. Її члени координують загальні питання, зокрема ті, що стосуються приймання на зберігання електронних документів. Одним із перших кроків у роботі з електронними документами було опитування, проведене в 1995-1996 рр. за ініціативою Центрального держархіву з метою з'ясування характеру, напрямків та тенденцій використанні ЕОТ в установах. Результати досі не втратили свого значення, через кілька років опитування планується повторити.

Другий захід, що застосовується саксонськими архівістами задля підтримки важливих контактів при роботі з установами-фондоутворювачами, - це щорічне проведення "Дня установи", на який запрошують представників міністерств, установ та інших закладів, передусім працівників канцелярій, архівів та інших аналогічних підрозділів. У рамках "днів" відбуваються семінари та дискусії, серед яких - обговорення питань, пов'язаних з електронною документацією32.

Проте на сьогодні не всі проблеми вирішуються успішно. Так, у Саксонії значна частина машиночитаних документів установ колишньої НДР, що надійшли до державних архівів у середині 1990-х років, були значно пошкоджені, до того ж, бракувало обладнання для роботи з ними, у зв'язку з чим більшість із них довелося знищити. Тільки незначну частину електронних записів, що стосувалися діяльності фінансових установ м. Хемніца, за допомогою Бундесархіву переписали у формат ASCII, і удоступнили їх для користувачів33.

У серпні 1991 р. у Бундесархіві було створено спеціальний підвідділ по роботі з машиночитними документами. Серед покладених на нього завдань - "приймання та архівне оброблення машиночитних даних федеральних органів управління, які підлягали тривалому зберіганню, ...своєчасне налагодження контактів з фондоутворювачами для запобігання можливого в таких випадках знищення даних..."34. З перших днів діяльності підвідділ тісно співпрацював із Координаційно-консультативним відділом при уряді з питань використання інформаційної техніки в міністерствах та відомствах (Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung, KBSt)35.

Технічні аспекти

Вирізняють два основних типи автоматизованих систем. Перший із них - це так звані програми або "системи управління документацією" (Schriftgutverwaltungssystemen), головне завдання яких - автоматизація роботи канцелярій зі зберігання, обліку та пошуку документів. Вони заступають традиційні пошукові засоби - регістри та описи.

Так звані "системи управління документообігом" (Dokumentenmanagementsystem) у порівнянні із "системами управління документацією" (Schriftgutverwaltungssystemen) значно радикальніше змінюють звичний спосіб роботи установ та їх співробітників за рахунок майже повної автоматизації всього документообігу. Впровадження таких систем як у державному, так і громадському секторі було зустрінуте досить скептично, що пояснювалося побоюванням потрапити в залежність від автоматизованих систем. До того ж, всеохоплююча автоматизація частково суперечить управлінським традиціям, які знайшли відбиття в законі про управління (Verwaltungsverfahrensgesetz), а також GGO36.

У Німеччині в галузі державного управління, на комунальному та земельному рівні на сьогодні свідомо обрано перший тип програм. Підстави для цього є такими.

У програмах другої групи завдання - більш широкі. Виходячи з переліку функцій, назвемо їх умовно: "системи управління документообігом". Серед основних завдань - повна автоматизація всіх процесів, що відбуваються на підприємстві, в закладі або установі, зі створення, опрацювання, управління, зберігання документів. Така система побудована на принципі роботи "клієнт-сервер", причому сервер виконує функції збереження та управління даними (електронними документами). Такі системи якнайкраще відповідають потребам установ (підприємств і т. ін.), які виконують велику кількість типових, одноманітних операцій. Серед управлінських структур вони ще не набули значного поширення, натомість активно використовуються на середніх та великих приватних підприємствах, зокрема медіа- та пресконцернами.

При використанні в діловодстві ІТ-обладнання вважається необхідним зверненням до традиційних методів діловодства. По-перше, йдеться про те, що номенклатура (Aktenplan) справ не втрачає свого значення і охоплює всі документи, що створюються в установі, упорядковуючи їх тематично та за ієрархією. Вважається, що номенклатура в автоматизованних системах залишається невід'ємною частиною, яка через тезаурус не може бути заміненою37. У таких системах номенклатура разом з описом справ навіть отримують певні переваги, зокрема могли б відображати актуальний стан документа: чи заархівований він, чи закінчено справу і т.ін.

Описана співробітником міністерства внутрішніх справ Саксонії та двома архівістками з Дрездена ситуація, очевидно, є типовою, насамперед для колишньої НДР38. Хоча в правилах роботи архівів установ передбачено застосування електронних даних, діловодство в міністерствах переважно ведеться на папері, причому документи майже скрізь складаються та друкуються за допомогою персональних комп'ютерів. Застосовуться здебільшого звичайні програмні пакети, що працюють у системі DOS-WINDOWS, а також бази даних, більшість з яких працює в системі UNIX. Серед інших методів оброблення даних для реєстрації документів та пошти застосовуються також "системи управління документацією" (Schriftgutverwaltungssystemen), серед яких переважають стандартні програмні рішення, що вже кілька років присутні на ринку (REGISBASE, REGIS, REGISTRATA). У всіх випадках, де не передбачені інші правила (напр., у міністерствах фінансів та юстиції), документам автоматично надаються номери згідно із загальною типовою номенклатурою справ, затвердженою в Саксонії. Документи на папері, як і раніше, відкладаються згідно з цією нумерацією.

Серед нестандартних рішень, запроваджених у Саксонії на міністерському рівні, заслуговує на увагу "система управління документацією", спеціально розроблена на замовлення міністерства внутрішніх справ (Regi-SMI). Комплексні системи запроваджено також в установах, що займаються обліком нерухомості. Це автоматизовані карти та книги, а також топографічно-картографічна інформаційна система (ATKIS). Перехід до автоматизованої системи супроводжується в Саксонії переведенням старих кадастрових записів до 1840-х років в електронний вигляд у форматі SQD. Ця робота грунтується на загальнофедеральній моделі, електронні дані відкрито для користування для фізичних та юридичних осіб. У міністерстві науки та мистецтва заплановано перехід до електронної системи з різноманітними можливостями пошуку, до якої, до того ж, шляхом оцифровування документів поступово передбачається ввести весь наявний архів.

Додаткові особливості мають також "системи управління документацією", що застосовуються в судах та прокуратурах Саксонії. Робота з електронно-обчислювальною технікою в цих установах спрямована на зменшення постійно зростаючих витрат робочого часу на виконання необхідних процедур та одноманітних операцій, спирається на певні зразки, які вже застосовано на федеральному рівні, звичайно з урахуванням місцевих особливостей. Анкетування, що проводилося Центральним держархівом у м. Дрездені, свідчить, що надалі слід очікувати різкого зростання застосування електронно-обчислювальної техніки в усіх напрямках.

Iснування ефективних систем усе більше залежить від можливості впровадження комунікації засобами:

Відносно підрозділу а) слід мати на увазі, що документи, які розіслано або поширено електронною поштою, мають розглядатися в контексті структури даних, передавання даних і т. п. Однак, важливі для прийняття тих чи інших рішень електронні повідомлення зберігаються переважно на папері, як це прийнято - з нотатками про подібні телефонні розмови.

Системи електронного обміну даних (б) є такими, що слугують обміну даними в стандартизованій формі між принаймні двома суб'єктами (підприємствами, установами і т. ін.)39. Вони використовуються для обміну типовими документами між двома або більше підприємствами або підприємством та банком: прайс-листи, замовлення, рахунки, підтвердження і т. п. Позитивами є швидкість, якість при виконанні одноманітних операцій. Зв'язок забезпечується безпосередньо між двома учасниками або через спеціальні мережі (наприклад, за допомогою протоколу Х. 400 через ISDN). При застосуванні для таких цілей мережі Iнтернет слід мати на увазі, що цей шлях потребує додаткових засобів щодо захисту інформації.

Програмні продукти

Використовується різноманітне програмне забезпечення. Є програми, розроблені спеціально для архівів та бібліотек. Крім уже згадуваної Midosa, існує програмний пакет Faust, який розроблено в кількох варіантах: для архівів, зокрема фотоархівів, бібліотек та музеїв. Його використовують, наприклад, в архіві Нюрнберга40. Досить поширеним є й пакет Augias, який існує також у кількох варіантах - відповідно до потреб споживача. Що стосується архівів, уже існують кілька програм для імпорту даних, складання архівних путівників, архівних баз даних і т. ін. Корисність цієї програми вже визнали понад 500 архівних установ у Німеччині, Швейцарії, Австрії, серед них, зокрема, Швейцарський федеральний архів (м. Берн), Баварський господарчий архів (м. Мюнхен), архів Гумбольдтівського університету в Берліні, архів другого каналу німецького телебачення ZDF, великі архіви релігійних установ41.

Існує й інший шлях впровадження комп'ютерної техніки. Так, з першого кварталу 1994 р. усі підрозділи Федерального архіву перейшли на автоматизоване управління сховищами, тобто здійснення пошуку, замовлення, видавання та повернення справ у сховища, а також приймання на зберігання нових надходжень, обліку (включно з архівами тимчасового зберігання, - Zwischenarchive) через єдину автоматизовану систему. Програму було розроблено спеціально для архіву фірмою "Thomson", яка через кілька років перестала існувати, через що в архівістів зараз постійно виникають проблеми з підтриманням та розвитком програмного забезпечення.

Висновки

Практика свідчить: там, де до участі в розробленні принципів зберігання та опрацювання документів було своєчасно, тобто ще в перед- "дигітальний" період, залучено архівістів, логічним продовженням цього процесу, результатом налагоджених зв'язків між архівістами та фондоутворювачами став, по суті, безпроблемний перехід до автоматизованих систем документоуправління.

Своє найважливіше завдання на майбутнє німецькі архівісти вбачають у забезпеченні присутності у відповідних комісіях, що уможливить їхній вплив на розроблення та прийняття рішень, причому головним архівісти Гессена вважають те, щоб електронні документи також управлялися в системах, побудованих з урахуванням вимог номенклатур справ.

Великого значення надається також компетентності самих архівістів у питаннях роботи та впровадження комп'ютерної техніки. Запорука успіхів на цьому шляху - безпосередня участь архівістів у розробленні тих або інших програм та проектів42.


1 Під час бесід автора цих рядків з колегами-архівістами з'ясувалося, що через високий рівень заробітної плати, а також обов'язкових для роботодавця страхових внесків найбільші труднощі виникають із фінансуванням нових та збереженням в архівах уже існуючих робочих місць. Довести необхідність розширення штатів дуже важко, отже людина, спеціаліст - є найдорожчим із того, що мають архіви. Решту ж, включаючи найсучаснішу техніку, обладнання для сховищ і т. ін., більшість архівів відповідно до планів фінансування в змозі одержувати.   повернутися...

2 Насамперед опрацьовано публікації в часопису "Der Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen", а також ряд інших матеріалів з німецькомовної фахової преси, що видається у Швейцарії та Австрії.   повернутися...

3 Див., наприклад: Digitale Archive - Ein neues Paradigma? Beiträge des 4. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg. Hrsg. von Andreas Metzing. Veröffentlichungen der Archivschule Marburg. Nr. 31. Marburg, 2000; Der Zugang zu Verwaltungsinformationen - Transparenz als archivische Dienstleistung. Beiträge des 5. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg. Verröffentlichungen der Archivschule Marburg. Nr. 33. GieІen, 2000.   повернутися...

4 У Північній Райн-Вестфалії центром прикладних досліджень є недержавна установа, яка надає виключно консультативну допомогу (Westfälisches Archivamt), а також міський архів м. Мюнстера. Див.: Übernahme und Bwertung von kommunalen Schriftgut, Datenmanagement-Systeme. Referate des 8. Fortbildungsseminars der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) vom 8. bis 10.11.1999 in Wernigorode / Harz. Texte und Untersuchungen zur Archivpflege. Nr. 12. MЯnster, 2000.
Державне Архівне управління Землі Баден-Вюрттемберг у серії своїх публікацій неодноразово зверталося до нашої тематики. Див.: Archivierung elektronischer Unterlagen. Hrsg. von Schäfer, Udo - Nicole Bickhoff. Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg. Hrsg. von der Landesarchivdirektion Baden-WЯrttemberg. Serie A Landesarchivdirektion. Heft 13. Stuttgart, 1999.    повернутися...

5 Тут і далі переклад автора.   повернутися...

6 Menne-Haritz, Angelika. Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialen für das Fach Archivwissenschaft. (Verröffentlichungen der Archivschule Marburg. Institut für Archivwissenschaft. Nr. 20). Marburg: Archivschule Marburg, 1992. - S. 39. У літературі з інформаційної техніки (далі - ІТ), як відомо, під "архівацією" розуміють дещо інше: запис, зберігання документів на цифрових носіях включно також з управлінням документами (документообігом) через системи баз даних. Таким чином, "архівація" є в цьому сенсі суттєвим компонентом, складовою частиною електронних "бюро-систем" (це такі системи, які в науці про управління характеризуються як системи для електронного забезпечення GeschКftsprozessen).   повернутися...

7 "Büro-System" - термін, що відповідає терміну "системи комп'ютерного діловодства", який використовується в україномовній фаховій літературі.   повернутися...

8 Information Exchange Steering Committee, Management of Electronic Documents in the Australian Public Service - A Report prepared by the IESC's Electronic Data Management Subcommittee, Australian Government Publishing Service, Canberra 1993, S. 6. Цит. за: Einfluss von Informationstechnologien auf Archivierungsverfahren / AWV. - Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung. V. Eichborn 1997. - S. 8.   повернутися...

9 Schäfer, Udo. Einleitung // Archivierung elektronischer Unterlagen. Hrsg. von Udo SchКfer und Nicole Bickhoff. Stuttgart: Verlag W. Kohlhammer, 1999. - S. 10.   повернутися...

10 Roberts, David. Defining Electronic Records, Documents and Data, Archives and Manuscripts 22 (1994), S.19 f. Цит. за: Einfluss von Informationstechnologien auf Archivierungsverfahren / AWV. - Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung. V. Eichborn 1997. - S. 8.   повернутися...

11 Einfluss von Informationstechnologien auf Archivierungsverfahren/AWV - Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung. V. Eichborn 1997. - S. 8. повернутися...

12 Див.: Федеральний архівний Закон (Bundesarchivgesetz, BArchG), § 2.   повернутися...

13 У федеральному архівному Законі записано: "...при передачі [на зберігання - Д. М.] носіїв з машиночитаними даними форма передачі таких даних має бути додатково узгоджена; ця форма повинна відповідати загальноприйнятим технічним нормам...". Див.: Федеральний архівний Закон, § 2/5. Схожа норма закріплена також у земельних архівних законах, наприклад у законі про архіви федеральних земель Гессен та Саксен. Див.: Hessisches Archivgesetz vom 18. Oktober 1989. § 12 Abs. 3. Аналіз досвіду такої співпраці й досі відсутній, але вважається, що ця проблема ще не знайшла в установах достатнього розуміння. Див. про це докладніше: Einfluss von Informationstechnologien auf Archivierungsverfahren / AWV - Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung V. Eichborn 1997. - S. 20.   повернутися...

14 За архівним законом Землі Північна Райн-Вестфалія до архівних матеріалів віднесено також "...інші носії інформації із записаною на них інформацією включно з програмами чи іншими допоміжними засобами, які є необхідними для їхньої експертизи". ArchivG NRW. §2, Abs.1. Цит. за: Einfluss von Informationstechnologien auf Archivierungsverfahren / AWV - Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung V. Eichborn 1997. S. 20. Подібна норма закріплена також у Саксонії. Див.: Sächsisches Archivgesetz. § 2 Abs. 2. В архівному законі Землі Бранденбург документи на традиційних та машиночитних носіях розглядаються як рівнозначні, а установи та органи управління зобов'язані запропонувати їх до передавання до одного з державних архівів (BbgArchivG §2 Abs. 5). Такі визначення архівних матеріалів, що на рівних засадах включають також електронні документи, внесено на сьогодні до архівних законів майже всіх федеральних земель Німеччини. Докл. див. про це докторську дисертацію: Nadler, Andreas. Die Archivierung und Benutzung staatlichen Archivgutes nach den Archivgesetzen des Bundes und der Länder. Bonn 1995.   повернутися...

15 Gemeinsame GeschКftsordnung der Bundesministerien, Allgemeiner Teil (GGO I), hrsg. v. Bundesministerium des Innern, Bonn, Stand MКrz 1996, § 32 Abs. 1 Satz 2. Цит. за: Einfluss von Informationstechnologien auf Archivierungsverfahren/AWV - Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung. V. Eichborn 1997. - S. 10.   повернутися...

16 Geis, Ivo. Zusammenfassung // Die digitale Kommunikation: rechtliche Aspekte elektronischer Geschäftsprozesse. AWV-Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung V. Hrsg. von I.Geis. Eschborn: AWV, 1997. - S. 229.   повернутися...

17 Провідна тема Конгресу звучала так: "Архіви та інформаційне суспільство в наступному тисячолітті". На його першому засіданні обговорювалося питання "Управління та використання електронних документів у рамках глобалізації".   повернутися...

18 Див., наприклад: European experts' meeting on electronic records. June 18, 1997. Proceedings. Hg. vom Rijksarchivdienst. Den Haag 1997; Electronic access: Archives in the New Millenium. Conference, 3-4 June 1998. Proceedings. Hg. vom Public Record Office. London 1998.   повернутися...

19 Перша така конференція відбулася в Держархіві м. Мюнстера в березні 1997 р., друга - в березні наступного, 1998 р. у м. Людвигсбург. Див.: Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen. Beiträge zur Tagung im Staatsarchiv Münster, 3.-4. März 1997 Hrsg. von Frank M. Bischoff (Veröffentlichungen der staatlichen Archive des Landes Nordrhein-Westfalieb E4). MЯnster 1997; Frank M. Bischoff. Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen. Zweite Tagung des Arbeitskreises im Staatsarciv Ludwigsburg // INSAR. Heft 5. 1998. S. 9.   повернутися...

20 Vom Findbuch zum Internet: Erschliessung von Archivgut vor neuen Herausforderungen; Referate des 68. Deutschen Archivtags, 23-26. September 1997 in Ulm. Siegburg: Schmitt, 1998. - S. 99-164.   повернутися...

21 1987 р. (Саарбрюкен, Шпейер), зустріч за темою "Електронне оброблення даних у міському управлінні. Нові технічні аспекти в роботі архівів". 1989 р. (м. Херборн), з'їзд з проблеми "Електронно-обчислювальна техніка в архівах".   повернутися...

22 Digitale Archive und Bibliotheken: Neue Zugangsmöglichkeiten und Nutzungsqualitäten Hrsg. Hartmut Weber/Gerald Maier. Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg, Serie A Landesarchivdirektion, Heft 15 (Herausgegeben von der Landesarchivdirektion Baden-Württemberg) 2000. - 344 S.   повернутися...

23 Див.: (станом на лютий 2001 р.).   повернутися...

24 Див.: (станом на лютий 2001 р.).   повернутися...

25 Midosa - це програма для створення пошуково-довідкового апарату в архівах для структурованого або повнотекстового пошуку. За допомогою цієї програми можна готувати до друку описи та огляди фондів; онлайнові огляди та описи (HTML/XML); бази даних, а віднині ще й, як результат роботи німецько-американської групи EAD, сумісні описи для інтеграції в американські пошукові машини. Програма підтримує також міжнародний стандарт ISAD(G)2000. Створено в 1983 р. у Баден-Вюрттемберзі, на часі підтримується Архівною школою, Федеральним архівом та Архівною дирекцією Землі Баден-Вюрттемберг. Додаткова інформація   . повернутися...

26 Докладніше про це див.: (станом на вересень 2001 р.).   повернутися...

27 Докл. див. URL: www.hamburg.de/.   повернутися...

28 Цит. за німецьким перекладом. Див.: Dollar, Charles M. Die Auswirkungen der Informationtechnologien auf archivische Prinzipien und Methoden. Marburg, 1992. - S. 17-18.   повернутися...

29 Див., наприклад, підсумок роботи архівів Землі Гессен у статті: Hedwig, Andreas. Archivische Beteiligung bei der Konzeption von Bürosystemen in Hessen - eine Zwischenbilanz // Der Zugang zu Verwaltungsinformationen - Transparenz als archivische Dienstleistung. Beiträge des 5. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg. Verröffentlichungen der Archivschule Marburg. Nr. 33. GieІen, 2000. - S. 155-164.   повернутися...

30 Одним із результатів такої роботи було запровадження в більшості владних та управлінських установ уніфікованої "системи управління документацією".   повернутися...

31 Hedwig, Andreas. Archivische Beteiligung bei der Konzeption von BЯrosystemen in Hessen - eine Zwischenbilanz // Der Zugang zu Verwaltungsinformationen - Transparenz als archivische Dienstleistung. Beiträge des 5. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg. Verröffentlichungen der Archivschule Marburg. Nr. 33. GieІen, 2000. - S. 163.   повернутися...

32 Lux, Thomas. Konzeptionen zur archivischen Betreuung von DV-Anwendungen in der Verwaltung des Freistaates Sachsen. Projekte und Perspektiven // Archivierung elektronischer Unterlagen. Hrsg. von U. SchКfer und N. Bickhoff. Stuttgart: Verlag W. Kohlhammer, 1999. - S. 40-41.   повернутися...

33 Lux, Thomas. Konzeptionen zur archivischen Betreuung von DV-Anwendungen in der Verwaltung des Freistaates Sachsen. Projekte und Perspektiven//Archivierung elektronischer Unterlagen. Hrsg. von U. SchКfer und N. Bickhoff. Stuttgart: Verlag W. Kohlhammer, 1999. - S. 35.   повернутися...

34 Wettengel, Michael. Zum Stand der Archivierung maschinenlesbarer Daten im Bundesarchiv // Mitteilungen aus dem Bundesarchiv. - 1993. - Heft 1. - S. 22.   повернутися...

35 Там само.   повернутися...

36 Досвід співпраці державних архівів Гессена з органами державного управління земельного рівня свідчить, що запровадження саме Schriftgutverwaltungssystemen замість всеохоплюючих Dokumentenmanagementsystem повністю виправдовує себе, а облік документів за номенклатурною нумерацією з наданням для можливого пошуку не більш як одного слова є цілком достатнім. Архівісти Гессена, виходячи зі свого досвіду, наполягають на тому, що, попри велику кількість програм на ринку, які надають можливість автоматичної індексації документів в поєднанні з повнотекстовим пошуком, їхнє запровадження в державних установах може спричинити труднощі в подальшій роботі з документами або базами даних.   повернутися...

37 Einfluss von Informationstechnologien auf Archivierungsverfahren / AWV - Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung. V. Eichborn 1997. - S. 15.   повернутися...

38 Lux, Thomas. Konzeptionen zur archivischen Betreuung von DV-Anwendungen in der Verwaltung des Freistaates Sachsen. Projekte und Perspektiven // Archivierung elektronischer Unterlagen. Hrsg. von U. Schäfer und N. Bickhoff. Stuttgart: Verlag W. Kohlhammer, 1999. - S. 35-44.   повернутися...

39 Iснують два шляхи стандартизації EDI - стандарти для структури інформації, що передається, а також для протоколів, що використовуються для передавання інформації. Стандарт, який використовується, значною мірою визначає вигляд та зміст одиниць інформації. Серед міжнародних стандартів найбільш поширеним є стандарт UN/EDIFACT.   повернутися...

40 Огляд фондів архіву, створений за допомогою цієї програми, див.: http://nuernberg.ifaust.de/. Додаткова інформація про програмний пакет (станом на лютий 2002 р.) .   повернутися...

41 Докладніше.   повернутися...

42 Прикладом може слугувати багаторічний досвід архівістів Гессена, які не тільки спромоглися активно впливати на розроблення стратегічних рішень, але й самі розробили кілька комп'ютерних програм, наприклад, HADIS (Hessisches Archiv-Dokumentations und Informations-System - архівну XML-програму для архівного пошуку та складання архівних покажчиків, яку було розроблено за активної участі працівників відповідного відділу держархіву. Hedwig, Andreas. Archivische Beteiligung bei der Konzeption von Bürosystemen in Hessen - eine Zwischenbilanz // Der Zugang zu Verwaltungsinformationen - Transparenz als archivische Dienstleistung... - S. 164.   повернутися...

На початок
На початок