Доступ до документів Національного архівного фонду регулюється законодавством України, зокрема законами України “Про культуру”, “Про інформацію”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”.

Закон України “Про культуру” гарантує громадянам право на доступ до культурних цінностей шляхом користування, зокрема, документами Національного архівного фонду України або їх копіями (Розділ ІІ, ст. 8 “Право на доступ до культурних цінностей та культурних благ”).

Ця сама гарантія підтверджується Законом України “Про інформацію”, де зазначено, що право на інформацію забезпечується вільним доступом суб’єктів інформаційних відносин до архівних фондів. Водночас у Законі є вказівки на можливість обмеження цього доступу в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку, з метою запобігання заворушенням чи кримінальним правопорушенням, для охорони здоров’я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя (Розділ І, ст. 6 “Гарантії права на інформацію”). Кожному забезпечується вільний доступ до інформації, яка стосується його особисто (Розділ ІІ, ст. 11 “Інформація про фізичну особу”).

Закон України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” гарантує забезпечення доступу до архівних документів з моменту надходження їх до архівної установи й право користування документами НАФ громадян України (Розділ V, ст. 15 “Доступ до документів Національного архівного фонду”).

Тимчасові обмеження в доступі пов’язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання, перевірки наявності та стану або реставрації, забезпечення державної або іншої передбаченої законодавством таємниці, охороною законних прав та інтересів громадян (Розділ V, ст. 16 “Обмеження доступу до документів Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам”). Крім того, на вимогу власника документів або інших заінтересованих осіб архівні підрозділи об’єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, архівні установи, засновані фізичними особами, мають право обмежити доступ до документів Національного архівного фонду з метою забезпечення збереженості документів і захисту прав та законних інтересів власників документів або інших осіб (Розділ V, ст. 17 “Обмеження доступу до документів Національного архівного фонду, що належать іншим власникам”). Доступ до приватних архівів регулюється розпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цього доступ (Розділ V, ст. 15 “Доступ до документів Національного архівного фонду”).

Користування документами Національного архівного фонду у читальних залах держархівів регулюється спеціальним Порядком користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам, затвердженим наказом Міністерства юстиції України.

Система довідкового апарату державних архівів

Широке оприлюднення, ефективне використання документної інформації, і взагалі – актуалізація інформаційних ресурсів Національного архівного фонду України реалізуються через систему довідкового апарату до документів державних архівів, тобто комплексу взаємопов’язаних, створених на єдиних методологічних і методичних засадах архівних довідників, зокрема електронних.

Систему довідкового апарату побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду. Архівні довідники містять відомості про склад і зміст документів на рівні:

• НАФ України в цілому (центральний фондовий каталог, загальнодержавні міжархівні довідники про склад і зміст документів НАФ);
• державного архіву (путівник, фондовий каталог, систематичний каталог, міжфондовий покажчик, тематичний огляд);
• архівного фонду (опис, огляд фонду, каталог);
• одиниці зберігання (каталог).

Кожен тип довідника має свої види й різновиди відповідно до цільового призначення, об’єкта, аспекту описування й міри деталізації інформації.

Архівний опис як довідник забезпечує повну інформацію про склад і зміст документів певного документального комплексу (фонду, його структурної частини, об’єднаного архівного фонду, колекції) на рівні одиниці зберігання.

Архівний каталог (систематичний, предметно-тематичний, з історії установ, з історії адміністративно-територіального поділу, іменний, географічний, документів з особового складу тощо) складається незалежно від фондової належності на будь-який комплекс документів. Вторинна документна інформація представлена в каталогах у вигляді описових статей на одиниці описування.

Путівник (міжархівний, за фондами архіву, тематичний за фондами архіву тощо) подає характеристики фондів (документів) залежно від об’єкта описування (архіви, архів, група фондів, фонд, частина фонду/колекції, документ).

Покажчик (тематичний, предметний, географічний, іменний, хронологічний) містить перелік назв і предметів чи явищ, які згадуються в архівних документах, із зазначенням пошукових даних цих документів.

Огляд (тематичний, пофондовий, міжфондовий) включає систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів з джерелознавчим аналізом їх і призначається для інформації про характер і значення цих документів.

Нинішній склад і зміст архівних зібрань України розкривають понад 150 томів довідників різних типів і видів, опублікованих переважно в 1960 –1980-х рр.

Нині систему довідкового апарату державних архівів України становлять:

• центральний фондовий каталог (представлено 182 297 фондів);
• описи (понад 400 тис. одиниць);
• каталоги державних архівів, які включають понад 14 млн тематичних карток, у тому числі понад 1 млн фото-, понад 350 тис. кіно-, понад 190 тис. фоно- і понад 55 тис. відеодокументів;
• огляди архівних фондів (7063 тематичних і пофондових оглядів, з яких понад 1000 опубліковано в різних часописах та окремими виданнями).

Державні архіви України ведуть роботу щодо створення принципово нових довідників – електронних версій реєстрів фондів як сегментів Національної архівної інформаційної системи. Вона розвивається як складова частина Державної програми інформатизації України.