Загальні положення

Забезпечення користувачів документами страхового фонду здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 01 листопада 2022 р. № 1229 «Про затвердження Положення про використання страхового фонду документації» з дотриманням  авторських   прав на інтелектуальну  власність   постачальників  документів фонду та вимог законодавства про захист інформації, на платній основі.

Використання фонду проводиться шляхом виготовлення та надання користувачу фонду копій документів фонду, які зберігаються на базах зберігання фонду (на мікрографічній плівці) або в електронному сховищі Державного реєстру документів страхового фонду документації України.

Копії документів фонду за вибором користувача фонду виготовляються в електронній або аналоговій формі (на папері або мікрографічній плівці).

Копії документів фонду, виготовлені в електронній або паперовій формі, з метою підтвердження їх відповідності оригіналам за бажанням користувача фонду засвідчуються.

Копії документів фонду, виготовлені на мікрографічній плівці, не потребують засвідчення.

З метою організації використання фонду користувач фонду подає до Укрдержархіву заявку на забезпечення копіями документів фонду за формою та описом, установленими Мін’юстом.

До заявки на забезпечення копіями документів фонду користувача фонду, зокрема органу сектору безпеки і оборони або правоохоронного органу, який не є постачальником документів, додаються дозвіл постачальника документів фонду або копії документів, що підтверджують його право власності на документи чи правонаступництво, або відповідне рішення суду.

У разі використання документа фонду, що містить інформацію, яка є державною таємницею, до заявки на забезпечення копіями документів фонду додаються реквізити спеціального дозволу користувача фонду на провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею.

Укрдержархів протягом п’яти робочих днів з дати отримання заявки на забезпечення копіями документів фонду здійснює її розгляд та повідомляє користувачу фонду про можливість її виконання або відмову у виконанні.

Підставами для відмови у виконанні заявки на забезпечення копіями документів фонду є:
– відсутність інформації про документ фонду у Державному реєстрі документів страхового фонду документації України;
– невідповідність оформлення заявки на забезпечення копіями документів фонду встановленим вимогам;
– відсутність у користувача фонду, який не є постачальником документів фонду, дозволу постачальника документів фонду або документів, що підтверджують його право власності на документи чи правонаступництво, або відповідного рішення суду;
– для заявок на забезпечення копіями документів фонду, що містять інформацію, яка є державною таємницею, — відсутність спеціального дозволу користувача фонду на провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею.

У разі відсутності підстав для відмови у виконанні заявки на забезпечення копіями документів фонду Укрдержархів протягом десяти робочих днів з дати її отримання визначає спеціальну установу фонду, яка буде виконавцем заявки, та надає їй завдання на виготовлення копій документів фонду.

Спеціальна установа фонду, визначена Укрдержархівом виконавцем заявки на забезпечення копіями документів фонду, разом з користувачем фонду визначає склад та обсяг документів фонду, які підлягають копіюванню, та укладає договір на виготовлення копій документів фонду з остаточним визначенням строків їх надання користувачу фонду.

Спеціальна установа фонду, визначена Укрдержархівом виконавцем заявки на забезпечення копіями документів фонду, здійснює відправлення виготовлених копій документів фонду на адресу користувача фонду відповідно до укладеного договору.

Порядок оформлення та відправлення користувачами заявок на забезпечення документами страхового фонду

Користувачі у випадку втрати, псування або недоступності правдника (оригіналу) документа, подають до Укрдержархіву (вул. Солом’янська, 24, м. Київ, 03110) супровідним листом заявку на забезпечення копіями документів фонду за формою та описом, затвердженими наказом Мін’юсту від 26.12.2022 № 5818/5, зареєстрованим в Мін’юсті 27.12.2022 за № 1683/39019    (додаються).

Форма Заявки на забезпечення копіями документів фонду.
Опис Заявки на забезпечення копіями документів фонду.
Приклад складання супровідного листа користувача для надсилання заявки.
Приклад складання листа-дозволу постачальника документів фонду.

>Правила комплектування копій документів страхового фонду документації України, які визначають основні технічні вимоги, структуру та порядок комплектування копій документів страхового фонду документації України в електронній та аналоговій формах, а також вимоги до їх засвідчення затверджені наказом Мін’юсту від 17.04.2023 № 1363/5, зареєстрованим в Мін’юсті 17.04.2023 за № 633/39689 .