• In English
  • Державна архівна служба України
    Офіційний вебпортал органу виконавчої влади

    Портал працює в тестовому режимі. Зауваження та пропозиції
    надсилати на tsdea@arch.gov.ua
    Запитання – відповіді

    Ким і на підставі яких законодавчо-нормативних актів визначається вид місцевої державної архівної установи районного рівня як структурного підрозділу (управління, відділ, сектор) райдержадміністрації ?

     

     

    Наявність архівного відділу райдержадміністрації в структурі районної державної адміністрації передбачена постановою Кабінету Міністрів України від 18 квітня 2012 р. № 606 «Про затвердження рекомендаційних переліків структурних підрозділів обласної, Київської та Севастопольської міської, районної, районної в мм. Києві та Севастополі державних адміністрацій» (останні зміни внесені постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2020 р. № 1336).

    Додаток 2
    до постанови Кабінету Міністрів України
    від 18 квітня 2012 р. № 606
    (в редакції постанови Кабінету Міністрів України
    від 28 грудня 2020 р. № 1336)

    РЕКОМЕНДАЦІЙНИЙ ПЕРЕЛІК
    структурних підрозділів районної, районної у мм. Києві та
    Севастополі держадміністрації

    1. Структурні підрозділи щодо здійснення виконавчої влади з питань*:
    внутрішнього аудиту;
    соціального захисту населення;
    інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю;
    цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації та організації діяльності центрів надання адміністративних послуг; оборонної роботи;
    цивільного захисту.
    2. Структурні підрозділи із забезпечення взаємодії та здійснення окремих повноважень органів місцевого самоврядування з питань*:
    фінансів;
    забезпечення взаємодії з органами місцевого самоврядування;
    соціально-економічного розвитку території, а саме:
    економіки, агропромислового розвитку;
    освіти, охорони здоров’я, культури, спорту;
    – інфраструктури, містобудування та архітектури, житлово-комунального господарства, екології.
    3. Архівний (крім районної у м. Києві держадміністрації).
    4. Служба у справах дітей.


    * Вид структурних підрозділів (управління, відділ, сектор) та їх статус як юридичних осіб публічного права визначається головою районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації залежно від ступеня складності завдань відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 12 березня 2005 р. № 179 “Про упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, їх територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій” (Офіційний вісник України, 2005 р., № 11, ст. 522).

     

    Згідно з пунктом 4 Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2012 р., вид структурних підрозділів (управління, відділ, сектор) та їх статус як юридичних осіб публічного права визначається головою районної, районної у м. Києві та Севастополі держадміністрації залежно від ступеня складності завдань та відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 12 березня 2005 р. № 179 «Про упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, їх територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій».

    Однак, у статті 28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» вид місцевої державної архівної установи районного рівня вже визначено як архівний відділ районної державної адміністрації.

    Стаття 28. Місцеві державні архівні установи

    Місцеві державні архівні установи створюються у порядку, передбаченому законом, для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, та здійснення управління архівною справою і діловодством на відповідній території.
    До місцевих державних архівних установ належать державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій.
    Місцеві державні архівні установи є структурними підрозділами місцевих державних адміністрацій і у своїй діяльності підзвітні та підконтрольні центральному органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства.


    Отже, голова райдержадміністрації, формуючи структуру держадміністрації, має визначити вид державної архівної установи району згідно з положеннями Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» як акту, що має вищу юридичну силу, а саме як архівного відділу районної державної адміністрації.

     

     

    Кому підзвітний і підконтрольний архівний відділ райдержадміністрації?

     

     

    Відповідно до статі 24 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи та діловодства є Державна архівна служба України.

    Підзвітність і підконтрольність архівного відділу райдержадміністрації Державній архівній службі України визначені статтею 28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та частиною другою статті 31 Закону України «Про місцеві державні адміністрації».

    Підзвітність та підконтрольність архівного відділу райдержадміністрації обласній державній адміністрації визначається частиною другою статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації».

    Підзвітність та підконтрольність архівного відділу райдержадміністрації державному архіву області як структурному підрозділу обласної державної адміністрації визначається частиною третьою статті 42 Закону України «Про місцеві державні адміністрації». У свою чергу державний архів області підзвітний і підконтрольний Державній архівній службі України відповідно до статті 28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».

     

     

    На яким підставах визначається статус архівного відділу райдержадміністрації як юридичної особи публічного права?

     

     

    Наявність архівного відділу в структурі райдержадміністрації передбачена постановою Кабінету Міністрів України від 18 квітня 2012 р. № 606 «Про затвердження рекомендаційних переліків структурних підрозділів обласної, Київської та Севастопольської міської, районної, районної в мм. Києві та Севастополі державних адміністрацій» (останні зміни внесені постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2020 р. № 1336). Разом із цим, у примітці до додатку 2 до постанови вказано, що вид структурних підрозділів (управління, відділ, сектор) та їх статус як юридичних осіб публічного права визначається головою райдержадміністрації залежно від ступеня складності завдань та відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 12 березня 2005 р. № 179 «Про 2 упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, їх територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій».

    Архівний відділ райдержадміністрації має статус місцевої державної архівної установи та входить до системи архівних установ України – це визначено статтею 23 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».

    У статті 28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» вказано, що місцеві державні архівні установи створюються для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, та здійснення управління архівною справою і діловодством на відповідній території.

    У статті 5 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» вказано, що типове положення про структурні підрозділи місцевої державної адміністрації затверджується Кабінетом Міністрів України. У постанові Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2012 р. № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» вказано, що міністерства повинні розробляти методичні рекомендації з розроблення положень про структурні підрозділи місцевих державних адміністрацій з обов’язковим врахуванням у них галузевих повноважень, необхідних для реалізації державної політики у відповідній сфері (пункт 2 постанови Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2012 р. № 887).

    Голови райдержадміністрацій затверджують положення про структурні підрозділи на основі Типового положення про структурний підрозділ місцевої держадміністрації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2012 р. № 887, та з урахуванням галузевих методичних рекомендацій (пункт 3 постанови Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2012 р. № 887).

    На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2012 р. № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації» Державною архівної службою України були розроблені та наказом від 18 січня 2013 р. № 4 затверджені «Методичні рекомендації з розроблення Положення про архівний відділ районної, районної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації». У цих методичних рекомендаціях архівний відділ райдержадміністрації чітко визначений юридичною особою публічного права.

    Визначаючи статус архівного відділу райдержадміністрації як юридичної особи публічного права, Державна архівна служба України керувалася також пунктом 9, підпунктом 6 пункту 10 постанови Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004 «Про проведення експертизи цінності», яким визначено утворення у складі 3 архівного відділу райдержадміністрації експертної комісії (ЕК) для організації роботи з експертизи цінності документів. Положення про експертну комісію архівного відділу райдержадміністрації затверджується на підставі Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 р. № 1226/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 р. за № 1061/23593.

    ЕК архівного відділу райдержадміністрації є постійно діючим органом архівного відділу. Склад ЕК затверджується начальником архівного відділу райдержадміністрації. Головою ЕК архівного відділу райдержадміністрації є, як правило, начальник архівного відділу райдержадміністрації, а секретарем – один із його працівників. Рішення ЕК архівного відділу приймаються більшістю голосів, оформляються протоколом, який підписують голова і секретар ЕК, та набирають чинності з моменту затвердження начальником архівного відділу райдержадміністрації. Рішення ЕК архівного відділу є обов’язковими для виконання всіма юридичними особами, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації.

    У складі райдержадміністрації, як в установі (юридичній особі), також утворюється ЕК, однак вона має нижчий статус, ніж ЕК архівного відділу райдержадміністрації. Статус ЕК райдержадміністрації визначено у підпункті 7 пункту 10 постанови Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004 «Про проведення експертизи цінності». Завдання ЕК райдержадміністрації визначено у пунктах 22 та 23 постанови Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004 «Про проведення експертизи цінності». Повноваження ЕК райдержадміністрації поширюються лише на документи, створені у процесі її діяльності. ЕК райдержадміністрації не має повноважень приймати рішення щодо документів, утворених в діяльності юридичних осіб, що функціонують на території району, крім власної юридичної особи.

    Отже, неприпустимим є утворення архівного відділу райдержадміністрації без статусу юридичної особи публічного права, оскільки в такому разі утворена у його складі ЕК втрачає свій статус і не матиме права виконувати завдання, визначені їй у пунктах 20 та 21 постанови Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004 «Про проведення експертизи цінності», тобто вона не матиме повноважень щодо розгляду, погодження та схвалення рішень про внесення документів до Національного архівного фонду та виділення документів, строки зберігання яких завершилися до знищення тощо.

    Архівний відділ райдержадміністрації виконує запити юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів, що ним зберігаються, та видає архівні довідки (копії, витяги) відповідно до Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 2 березня 2015 р. № 295/5 «Про затвердження Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів)», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 4 березня 2015 р. за № 251/26696. Архівні довідки, копії і витяги оформлюються на бланку архівного відділу райдержадміністрації, засвідчуються підписом керівника і гербовою печаткою архівного відділу райдержадміністрації.

    Районна державна адміністрація не зберігає архівні документи, оскільки не є архівною установою. Голова райдержадміністрації як керівник юридичної особи законодавством не наділений правом підпису архівних довідок (копій, витягів), виданих на підставі архівних документів архівною установою.

    Архівний відділ райдержадміністрації також виконує запити щодо витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, які постійно проживають за кордоном, у т. ч. тих, які тимчасово перебувають на території України, іноземців та осіб без громадянства за запитами державних архівів областей, а також самих громадян України, іноземців та осіб без громадянства на підставі Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, затвердженої наказом Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України 21 вересня 2015 р. № 1786/5/272 «Про затвердження Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства», зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 21 вересня 2015 р. за № 1117/27562. На підставі виявлених відомостей державними архівами областей оформлюються відповідні архівні довідки.

    Отже, неприпустимим є створення архівного відділу райдержадміністрації як структурного підрозділу без статусу юридичної особи публічного права, оскільки в такому разі його керівник (начальник) не матиме права підпису. Такий структурний підрозділ не має гербової печатки, а відтак він втрачає право видачі архівних довідок (копій, витягів).

    Враховуючи вищевикладене, архівні відділи райдержадміністрацій повинні створюватися зі статусом юридичних осіб публічного права.

     

     

    У віднесенні працівників архівного відділу РДА до державних службовців важливе значення має здійснення ними управлінських функцій. Отже, чи наділений архівний відділ райдержадміністрації управлінськими функціями?

     

     

    Архівний відділ РДА є одночасно архівною установою, яка зберігає документи Національного архівного фонду місцевого значення, та структурним підрозділом райдержадміністрації, що здійснює управлінські функції, а саме – управління архівною справою і діловодством на території району. Про наявність у архівного відділу РДА управлінських функцій вказано у статті 28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».

     

     

    Чому в районній державній адміністрації голова, формуючи її структуру, повинен утворювати два архіви та чи можна створити лише один архів?

     

     

    Дійсно, у структурі районної державної адміністрації має функціонувати два архіви:
    1) архівний відділ РДА як структурний підрозділ райдержадміністрації, місцева державна архівна установа та юридична особа публічного права;
    2) архівний підрозділ (архів) райдержадміністрації як структурний підрозділ апарату райдержадміністрації.


    1. Архівні відділи райдержадміністрацій утворюються та діють відповідно до статті 28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» як місцеві державні архівні установи для тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду місцевого значення та здійснення управління архівною справою і діловодством на території відповідних районів (зон їхнього комплектування). Юридичні особи всіх форм власності, що діють на території району, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду, у т. ч. сільські, селищні, міські, а також районні (районні у містах) ради, та їхні виконавчі органи, є джерелами комплектування архівних відділів райдержадміністрацій як державних архівних установ. Після завершення граничних строків зберігання документи Національного архівного фонду з архівних відділів райдержадміністрацій передаються на постійне зберігання до відповідних державних архівів областей.

    Архівні відділи райдержадміністрацій є структурними підрозділами районних державних адміністрацій, у своїй діяльності вони підзвітні та підконтрольні центральному органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства, – Державній архівній службі України та відповідним державним архівам областей.

    Положення про архівний відділ райдержадміністрації розробляється та затверджується на підставі Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2012 р. № 887, та «Методичних рекомендацій з розроблення Положення про архівний відділ районної, районної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації», розроблених Державною архівною службою України та затверджених її наказом від 18 січня 2013 р. № 4.

    У своїй діяльності архівні відділи райдержадміністрацій спираються на Правила роботи архівних установ України, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 8 квітня 2013 р. № 656/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 р. за № 584/23116.


    2. Державні органи, у т. ч. й районні державні адміністрації, як юридичні особи публічного права, відповідно до статті 31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних. інтересів громадян. Райдержадміністрація (апарат і структурні підрозділи без права юридичної особи публічного права) передає документи поточного діловодства до свого архівного підрозділу у порядку, встановленому Міністерством юстиції України.

    Строки тимчасового зберігання архівних документів в архівному підрозділі райдержадміністрації визначаються Міністерством юстиції України з урахуванням правового статусу та особливостей діяльності зазначеної юридичної особи. У визначенні цих строків та у своїй діяльності архівні підрозділи райдержадміністрацій спираються на Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. № 736/27181, та на Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України від 17.04.2012 за № 571/20884.

    Зазначені в частині першій статті 31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» юридичні особи, у т. ч. й райдержадміністрації, зобов’язані після закінчення строків тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду, передати їх у порядку, встановленому Міністерством юстиції України, на постійне зберігання відповідно до місцевих державних архівних установ (архівних відділів райдержадміністрацій) або архівних відділів міських рад (у разі районної у місті державної адміністрації).

    Положення про архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій затверджується зазначеними юридичними особами на основі Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 10.02.2012 № 232/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції 10.02.2012 за № 202/20515.

    Таким чином, архівний відділ райдержадміністрації є місцевою державною архівною установою, що зберігає документи Національного архівного фонду, утворені в діяльності інших юридичних осіб. Архівний підрозділ райдержадміністрації призначений лише для тимчасового зберігання документів, утворених виключно в діяльності апарату райдержадміністрації як юридичної особи та її структурних підрозділів без права юридичної особи. Ці архіви утворюються та функціонують на підставі різних статей Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та різної нормативної бази. Отже, перехрещення їх функцій не відбувається, а відтак унеможливлюється їх злиття в один підрозділ.

     

     

    На підставі яких законодавчо-нормативних положень утворюються та функціонують архівні підрозділи сільських, селищних, міських (міст районного значення) та районних рад?

     

     

    Архівні підрозділи (архіви) у сільських, селищних, міських, районних радах та їх виконавчих органах, комунальних установах, підприємствах, організаціях, розташованих на території села, селища, міста, створюються як структурні підрозділи цих органів та установ відповідно до статті 31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності (як документів НАФ, так і документів з кадрових питань (особового складу)), використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян. Статус юридичної особи публічного права цим архівним підрозділам (архівам) не надається. У разі відсутності архівного підрозділу в органах місцевого самоврядування можуть призначатися відповідальні за архіви особи.

    Органи місцевого самоврядування, комунальні підприємства, установи та організації у процесі діяльності передають документи поточного діловодства до своїх архівних підрозділів у порядку, встановленому Міністерством юстиції України.

    Упродовж діяльності сільські, селищні, міські ради та їхні виконавчі органи – комітети, відділи, управління утворюють документи трьох категорій, які відкладаються в їх архівних підрозділах, а саме документи:
    постійного зберігання, тобто такі, що на підставі експертизи цінності визнаються складовою Національного архівного фонду та які у встановлені строки передаються на постійне зберігання до місцевих державних архівних установ (спершу до архівних відділів райдержадміністрацій (архівних відділів міських рад), а згодом – до державних архівів відповідних областей);
    з кадрових питань (особового складу), тобто такі, що мали зберігатися в архівному підрозділі (архіві) відповідного органу місцевого самоврядування, інших юридичних осіб упродовж 75 років від часу їх створення, а у разі ліквідації цього органу / юридичних осіб повинні передаватися для подальшого зберігання правонаступникам або у разі їх відсутності – до відповідних «трудових архівів»;
    тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання, тобто ті, що на підставі експертизи цінності вилучаються для знищення після закінчення строків їх зберігання.

    Строки тимчасового зберігання архівних документів в архівних підрозділах органів місцевого самоврядування, комунальних підприємствах, установах та організаціях визначаються відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. № 736/27181, та на Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України від 17.04.2012 за № 571/20884.

    Після закінчення строків тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архівних підрозділах органи місцевого самоврядування, комунальні підприємства, установи та організації зобов’язані передати їх у порядку, встановленому Міністерством юстиції України, на постійне зберігання відповідно до архівних відділів райдержадміністрацій або архівних відділів міських рад.

    Положення про архівні підрозділи (архіви) органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій затверджується зазначеними юридичними особами на основі Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 10.02.2012 № 232/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції 10.02.2012 за № 202/20515.

     

     

    Які архівні документи залишаються на зберіганні в старостинському окрузі та повноваження старости щодо них?

     

     

    Староста (у «старій сільраді – сільський голова») – затверджується сільською, селищною, міською радою на строк її повноважень за пропозицією відповідного сільського, селищного, міського голови (староста не має статусу юридичної особи публічного права). Староста сприяє жителям відповідного села, селища у підготовці документів, що подаються до органів місцевого самоврядування.

    Відповідно до частини п’ятої статті 1 Закону України «Про нотаріат» у населених пунктах, де немає нотаріусів, нотаріальні дії, передбачені статтею 37 цього Закону, вчиняються уповноваженими на це посадовими особами органів місцевого самоврядування. Відповідно до підпункту 5 пункту «б» частини першої статті 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» вчинення нотаріальних дій з питань, віднесених Законом до їх відання, державна реєстрація актів цивільного стану (за винятком виконавчих органів міських (крім міст обласного значення) рад) є делегованими повноваженнями виконавчих органів сільських, селищних, міських рад у сфері забезпечення законності, правопорядку, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян.

    Довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у справах органів місцевого самоврядування, видаються в порядку, передбаченому статтею 8 Закону України «Про нотаріат».

    Отже, у разі покладення на старосту обов’язку щодо виконання нотаріальних дій, останній має право на надання відомостей щодо вчинених нотаріальних дій.

    Довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у нотаріуса (старости), видаються ним виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії. У разі смерті особи чи визнання її померлою такі довідки видаються спадкоємцям померлого, у разі визнання особи безвісно зниклою – опікунові, призначеному для охорони майна зниклого. Довідки про вчинені нотаріальні дії також видаються на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства з обов’язковим зазначенням номера справи та прикладанням гербової печатки відповідного органу.

    Витяг зі Спадкового реєстру про наявність складеного заповіту видається тільки заповідачу, а після смерті заповідача – будь-якій особі, яка пред’явила свідоцтво про смерть або інший документ, що підтверджує факт смерті заповідача.

    Таким чином, у старостинському окрузі зберігаються документи про вчинені нотаріальні дії, відповідальність за збереження яких покладається на старосту.

    Відповідно до пункту 1 Інструкції з ведення погосподарського обліку в сільських, селищних та міських радах, затвердженої наказом Держкомстату від 11.04.2016 № 56, погосподарський облік, як вид первинного обліку, передбачений для накопичення і систематизації відомостей, які збирають сільські, селищні, міські ради територіальних громад по кожному з розташованих на їхній території сільських населених пунктів і які є необхідними для проведення державних статистичних спостережень.

    У межах погосподарського обліку місцеві ради ведуть облік особистих селянських господарств у порядку, визначеному центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері статистики.

    Погосподарський облік ведеться за формами первинної облікової документації, затвердженими наказом Держкомстату від 24.11.2015 № 340 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації для сільських, селищних та міських рад».

    Місцеві ради самостійно приймають рішення щодо виду та формату погосподарського обліку, а також щодо організації проведення робіт з перезакладення та ведення документів погосподарського обліку.

    У місцевій раді призначають уповноважену особу (осіб) ОМС (старосту або іншу уповноважену особу), яка відповідає за ведення погосподарського обліку в кожному населеному пункті. Отже, виписка з погосподарської книги може надаватись старостою, за умови покладення на нього обов’язків із ведення такого обліку у відповідному старостинському окрузі.

    Таким чином, у старостинському окрузі зберігаються документи з погосподарського обліку, відповідальність за збереження яких покладається на старосту.

     

     

    Чи мають старости повноваження щодо документів про землекористування, реєстрацію місця проживання, актів цивільного стану, адже староста відповідно до статті 541 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» «сприяє жителям відповідного села, селища у підготовці документів, що подаються до органів місцевого самоврядування?

     

     

    Якщо на старосту рішенням відповідної місцевої ради покладені обов’язки з видачі конкретних офіційних документів, він має право їх видавати. У разі якщо відомості може надати тільки відповідна рада, староста має всіляко сприяти громадянину, який звернувся за допомогою, у підготовці документів із проханням надати такі відомості для подання до органів місцевого самоврядування. Обсяг повноважень старости, як посадової особи органу місцевого самоврядування, визначається законом, статутом територіальної громади, положенням про старосту, посадовою інструкцією старости. Усі повноваження старости здійснюють від імені відповідної ради, виконавчого органу місцевої ради.

    Однак, якщо такі повноваження віднесені до конкретних органів, вони здійснюються цими органами, а не старостами.

    Так, відповідно до пунктів 2, 4 Порядку видачі довідки про наявність у фізичної особи земельних ділянок, затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів України від 17.01.2014 № 32, довідка про наявність у фізичної особи земельних ділянок безоплатно видається сільською, селищною або міською радою за місцем податкової адреси (місцем проживання) платника податку протягом п’яти робочих днів з дня отримання відповідною радою письмової заяви про видачу такої довідки. Довідка видається на підставі відомостей Державного земельного кадастру та реєструється сільською, селищною, міською радою. Таким чином, видача довідок такого характеру, а відтак і зберігання документів, віднесені до повноважень відповідної ради, тому на старосту покладатися не можуть.

    Відповідно до пункту 3 постанови Кабінету Міністрів України від 02.03.2016 № 207 «Про затвердження Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру» реєстрація/зняття з реєстрації місця проживання/перебування здійснюється виконавчим органом сільської, селищної або міської ради, сільським головою (у разі коли відповідно до закону виконавчий орган сільської ради не утворено) на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці, на яку поширюються повноваження відповідної сільської, селищної або міської ради. Однак, чинним законодавством чітко передбачено, що функції із реєстраційного обліку здійснюються саме працівниками органу реєстрації, які й уповноважені на видачу довідок про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання. Отже, складання таких довідок, як і зберігання відповідних документів, до компетенції старости не належать.

    Відповідно до пункту 3 частини 1 статті 4 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», пункту 1 розділу 1 «Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні», затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 № 52/2, органами державної реєстрації актів цивільного стану, які проводять державну реєстрацію, є районні, районні у містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні відділи державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції, виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад. Відповідно до підпункту 5 пункту «б» частини першої статті 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» державна реєстрація актів цивільного стану (за винятком виконавчих органів міських (міст обласного значення) рад є делегованим повноваженням виконавчих органів сільських, селищних, міських рад у сфері забезпечення законності, правопорядку, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян.

    Надання відомостей щодо реєстрації актів цивільного стану покладено на працівників виконавчих органів ради, які уповноважені на надання доступу до інформації про відомості актових записів цивільного стану. Таким чином, староста надавати такі відомості, як і зберігати відповідні документи, не уповноважений.

    Староста має право зберігати документи, що відкладаються у його поточній діяльності. Він несе відповідальність за достовірність відомостей, зазначених у цих документах, організацію та правильність ведення діловодства, обліку й звітності.

     

     

     

     

    У разі виникнення питань чи пропозицій з приводу реформування архівної галузі, просимо Вас скористатись електронною формою.