• In English
  • Державна архівна служба України
    Офіційний вебпортал органу виконавчої влади

    Портал працює в тестовому режимі. Зауваження та пропозиції
    надсилати на tsdea@arch.gov.ua
    Запити до архівних установ

    Виконання запитів громадян державними архівами здійснюється відповідно до вимог Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” (ст. 18, 35), Правил роботи архівних установ, затверджених наказом Мін’юсту від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим у Мін’юсті 10.04.2013 за № 584/23116 (пункт 4.2 глави 4 розділу VІ), Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Мін’юсту від 02.03.2015 № 295/5.

    Які види запитів виконують державні архіви?

    Запити, що виконуються державними архівами, поділяються на такі види:
    • соціально-правового характеру;
    • тематичні;
    • персональні;
    • майнові.

    Що таке запити соціально-правового характеру?

    Запити соціально-правового характеру – запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов’язань України, що передбачають витребування інформації про:

    • реєстрацію актів громадянського стану;
    • національність (підтвердження громадянства України);
    • освіту;
    • трудовий стаж (для трудових книжок лише архівна довідка) та заробітну плату;
    • пенсії;
    • присудження наукових ступенів, присвоєння вчених звань і підвищення кваліфікації;
    • нагороди, присудження почесних звань;
    • творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й інші праці;
    • службу у Збройних силах СРСР, Українському війську;
    • військову службу в складі діючої армії в період бойових дій, у тому числі під час виконання інтернаціонального обов’язку;
    • участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС;
    • поранення, стан здоров’я та перебування у військово-лікувальних установах;
    • участь у Великій Вітчизняній війні;
    • перебування в партизанських загонах та з’єднаннях, участь у підпільному русі в період Великої Вітчизняної війни;
    • перебування в евакуації, на окупованій території України та інших держав у період Великої Вітчизняної війни, у фашистських концтаборах, гетто та інших місцях примусового утримання в період війни;
    • примусове вивезення з тимчасово окупованої території до Німеччини та інших країн Центральної та Східної Європи в період Великої Вітчизняної війни;
    • репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав (у тому числі про конфіскацію майна) і наступну реабілітацію.

    Що таке тематичні, майнові та персональні запити?

    Тематичні – запити, що стосуються надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.
    Майнові – запити, що стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно:
    • виділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень;
    • надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд;
    • закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями;
    • введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд;
    • виділення житла;
    • продаж домоволодінь;
    • виготовлення копій ситуаційних, будівельних планів та відповідних рішень виконкомів.
    Персональні (можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб.):
    • Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи;
    • Генеалогічний запит має на меті надання інформації для встановлення родового та родинного зв’язку і має містити інформацію про двох або більше осіб, пов’язаних таким зв’язком, про історію сім’ї, роду, які стають дедалі важливішим напрямом діяльності державних архівів України.

    Який порядок виконання запитів?

    Виконання запитів юридичних та фізичних осіб (далі – запити) здійснюється у строки, встановлені законодавством, і контролюється керівництвом архіву.
    Запит фізичної особи може стосуватися самого(ї) заявника (заявниці), осіб, що перебувають на його (її) утриманні, під опікою або піклуванням, його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).
    Виконання запитів в архіві організовується за наявності в запиті:
    • найменування організації, її місцезнаходження (для юридичної особи);
    • прізвища, імені, по батькові, місця проживання (для фізичної особи);
    • теми (запитання);
    • хронологічних рамок запитуваної інформації.
    Запити розглядаються керівництвом архіву, направляються на виконання до відповідного структурного підрозділу або безпосередньо виконавцю і виконуються на підставі оригіналів документів та друкованих видань, що зберігаються в архіві.
    Під час виконання архівом повторних запитів перевіряється відповідність змісту раніше виданої архівної довідки відомостям, що є в документах, і у випадку виявлення додаткових відомостей архів включає їх до змісту архівної довідки, що видаватиметься повторно.
    Строк виконання запиту не може перевищувати тридцяти днів з моменту його реєстрації. У разі необхідності строк виконання продовжують за рішенням керівника архіву, про що обов’язково інформують заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.
    Швидкість та результативність пошуку залежать від повноти й точності вказаних у заяві вихідних даних.
    Для отримання архівної довідки необхідно подати заяву, яку можна оформити в довільній формі чи скористатися зразком.
    Форми документів для соціально-правових запитів:
    Інформація, яку має подати заявник, для замовлення в державних архівах проведення генеалогічного дослідження:
    • історичний регіон України, де проживали предки;
    • назва села, міста, містечка;
    • прізвище предка (для жінки – дівоче прізвище);
    • дати народження, шлюбу, смерті;
    • віросповідання;
    • суспільний (майновий) стан;
    • ім’я заявника, поштова (за наявності й електронна) адреса, номери телефону, факсу.
    Більшість державних архівів самостійно не проводять генеалогічних досліджень, а пропонують фізичній/юридичній особі, що звернулася до архіву з таким запитом, провести самостійний пошук за документами архіву у читальному залі.
    Фізична/юридична особа, що проводитиме самостійний пошук документів, що підтверджують родинні зв’язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних або генеалогічне дослідження, має надати архіву документи про згоду особи щодо проведення такого пошуку або засвідчене нотаріально доручення від замовника генеалогічного дослідження.
    Найбільша кількість генеалогічних досліджень проводиться користувачами у центральних державних історичних архівах у Києві та Львові, що мають унікальну джерельну базу – метричні книги ХVII – початку ХХ ст. різних конфесій – православної, греко- та римокатолицької, евангелічної, іудейської, а также ревізькі сказки кінця ХVІІІ – середини ХІХ ст., сповідальні розписи, матеріали переписів населення ХІХ–ХХ ст., військові документи, списки власників будинків тощо. Аналогічні документи, переважно кінця ХVІІІ – початку ХХ ст., зберігає й більшість державних архівів областей.

    Які запити виконуються безоплатно, а які на платній основі?

    Відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” (ст. 35) архівні установи можуть надавати за плату послуги з використання фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах. Архівні установи можуть виконувати на платній основі роботи, пов’язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальних громад, фізичних і юридичних осіб, провадити іншу не заборонену законом діяльність з архівної справи і діловодства. Роботи виконуються на договірних засадах з оплатою відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.
    Надання архівних довідок, необхідних для забезпечення соціального захисту громадян, надання фізичним особам для користування в читальному залі архівної установи архівних документів, що належать державі, територіальним громадам, та архівних довідок судам, правоохоронним, органам державного фінансового контролю, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюється безоплатно.
    Виконання тематичних, персональних та майнових запитів державні архіви здійснюють як платну послугу, а запити соціально-правового характеру виконуються безоплатно.

    Які запити розглядаються першочергово?

    У першу чергу виконуються запити найменш соціально захищених верств населення, колишніх в’язнів гетто та концтаборів, репресованих, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, інвалідів та ветеранів Великої Вітчизняної війни 1941-1945 років, учасників ліквідації аварії на ЧАЕС, які мають встановлені законодавством пільги.

    Роль державних архівів у розв’язанні соціальних питань громадян

    Видані архівні довідки мають суттєве значення для нарахування пенсій, працевлаштування громадян в Україні та поза її межами.
    Усього лише за останні п’ять років (2014-2018) архівними установами виконано понад 1 млн. 300 тис запитів соціально-правового характеру, у середньому 260 тис. запитів на рік.
     

    Де знайти контактну інформацію про державні архіви?

    Контакту інформацію державних архівів Ви можете знайти на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у рубриці “Архівна мережа”

    Поширені запитання-відповіді щодо проведення пошуку за документами державних архівів

    Як віднайти інформацію про народження, одруження, смерть особи?
    Детальніше
    Відповідно до чинного законодавства книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.
    Лише після закінчення визначеного строку книги передаються на постійне зберігання до державних архівів відповідних областей.
    Таким чином, для пошуку відомостей про народження (одруження, смерть) особи необхідно звернутися до відповідного РАЦСу або до територіального управління юстиції у відповідній області. У разі, якщо від часу складання актового (метричного) запису минуло понад 75 років – до державного архіву відповідної області.

    Як підтвердити стаж роботи та розмір заробітної плати та дані про освіту?
    Детальніше
    Відповідно до чинного законодавства документи з кадрових питань (особового складу) зберігаються в архіві установи 75 років. У разі ліквідації підприємства (установи, організації), його документи з кадрових питань (особового складу) передаються органу вищого рівня, якщо він існує, на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, міст Києва, Севастополя.
    Для отримання консультації щодо можливого місця зберігання документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств (установ, організацій) заявник може звернутися до державного архіву відповідної області.
    Архівні довідки про підтвердження трудового стажу оформлюються лише за той період роботи, відомості про який є в документах архіву.
    Архівні довідки про трудовий стаж наводяться за документами як державних архівних установ, так і архівних підрозділів підприємств (установ, організацій).
    Архівна довідка про заробітну плату оформляється на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про нараховану та сплачену заробітну плату.
    Розмір заробітної плати в архівній довідці зазначається в грошових одиницях, що перебували в обігу протягом згаданого періоду. Дані зазначаються окремо за кожен місяць конкретного року. Розрахунок середньомісячного та середньорічного заробітку архівом не проводиться.
    Архівні довідки про освіту складаються як за документами державних архівів України, так і архівних підрозділів навчальних закладів України.

    Як встановити факти з життя родича, який воював у лавах Радянської армії в період Другої світової війни?
    Детальніше
    Документи про службу в Радянській армії в період Другої світової війни, отримання нагород, поранення, перебування в шпиталі, загибель та місце поховання, тощо зберігаються у Центральному архіві Міністерства оборони Російської Федерації (вул. Кірова, 74, м. Подольськ, Московська область, Російська Федерація, 142100).

    Як підтвердити участь особи у ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС?
    Детальніше
    Довідки на запити про підтвердження участі у ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС надаються за документами відповідних місцевих державних архівних установ України. Якщо особа була командирована підприємством (установою, організацією) – слід звернутися до цієї установи, її правонаступника або установи вищого рівня. У разі, якщо особа направлялася на ліквідацію аварії на Чорнобильській АЕС військової частиною, радимо звернутися до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України.
    До архівної довідки про участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС включаються відомості про військову частину, в складі якої фізична особа брала участь у ліквідації аварії, населений пункт чи об’єкт, де особою проводились роботи по ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, період (періоди) роботи або проживання на цих територіях, інші наявні в документах відомості.
    Для отримання консультації щодо можливого місця зберігання документів заявник може звернутися до державного архіву відповідної області.

    Як отримати інформацію про військову службу?
    Детальніше
    Архівні довідки про військову службу, спеціальну військову освіту, отриману у військових навчальних закладах, роботу у військових частинах оформлюються Галузевим державним архівом Міністерства оборони України та територіальними архівними відділами Галузевого державного архіву Міністерства оборони України.

    Де можна отримати довідки про осіб, які зазнали репресій у 30-80-ті роки і були реабілітовані?
    Детальніше
    Такі довідки надаються за документами відповідних центральних державних архівів України, місцевих державних архівних установ, галузевих державних архівів Служби безпеки України та Міністерства внутрішніх справ України.

    Як віднайти інформацію про перебіг життя та уточнення біографічних фактів родича (родичів)?
    Детальніше
    З питання пошуку генеалогічних відомостей про членів родини необхідно звернутися до державного архіву відповідної області за місцем їх народження та проживання.
    У заяві обов’язково необхідно зазначити місце їх народження та проживання (населений пункт, волость, повіт, губернія), хоча б приблизні роки народження (одруження, смерті), віросповідання (православний, католик, іудей, лютеранин і т.ін.), стан або рід занять (дворянин, селянин, купець, міщанин і т.ін.).

    Як витребувати документи із закордонних архівних установ?
    Детальніше
    Відповідно до пункту 1 розділу ІІ Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, затвердженої спільним наказом Мін’юсту та МЗС від 21.09.2015 № 1786/5/272, зареєстрованим у Мін’юсті 21.09.2015 за № 1117/27562, витребування документів з-за кордону громадянами України, іноземцями, особами без громадянства, які перебувають на території України, здійснюється через Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України або через представництва Міністерства закордонних справ України на території України, в іншому випадку громадянин безпосередньо звертається до архівних установ іноземних держав.