Необхідність розроблення цього наказу зумовлена потребою визначення вичерпних підстав зупинення діяльності архівної установи, а також удосконалення чинної процедури зупинення діяльності, а саме: порядку прийняття рішення про зупинення діяльності архівної установи та відновлення її діяльності.

У разі якщо суттєві порушення умов зберігання документів Національного архівного фонду не можуть бути усунуті негайно, а вжиті заходи не дали або не можуть дати належних результатів, діяльність архівної установи підлягає зупиненню з метою уникнення ризиків втрат культурних і матеріальних цінностей.

Після усунення підстав зупинення діяльність архівної установи відновлюється.