1.1. Название отделения – Евро-Азиатское региональное отделение (сокращенно ЕВРАЗИКА).

1.2. ЕВРАЗИКА является региональным отделением Международного совета архивов (МСА).

1.3. ЕВРАЗИКА имеет эмблему.

2.1. Установление, поддержка и развитие связей между национальными архивными службами региона, а также между всеми учреждениями и организациями, занятыми в сфере хранения, использования и управления архивными документами;

2.2. Поддержка мероприятий по сохранению и защите архивного наследия региона, совершенствованию методов управления им;

2.3. Расширение доступа к архивам региона, подготовка и распространение информационных материалов об их фондах, стимулирование использования архивных документов;

2.4. Улучшение профессиональной подготовки архивистов региона;

2.5. Организация научных конференций, семинаров, симпозиумов и других встреч по определенной тематике, представляющей взаимный интерес в регионе.

3.1. Обязательным условием для членства любой организации в ЕВРАЗИКЕ является членство в МСА государства, к которому данная организация принадлежит.

3.2. Члены отделения подразделяются на следующие категории:

A. Национальные/региональные архивные управления и национальные ассоциации архивистов, являющиеся членами МСА по категориям “А” или “B” (члены с правом голоса);

B. Учреждения, занятые в сфере управления и хранения документации или профессиональной подготовки архивистов;

C. Действующие или бывшие сотрудники любого архивного, научного учреждения или учебного заведения;

Лица, внесшие выдающийся вклад в архивное дело стран региона или в развитие архивной профессии, решением Общей конференции могут быть избраны почетными членами ЕВРАЗИКИ.

3.3. Приостановление членства в МСА любой организации автоматически влечет за собой приостановление ее членства в ЕВРАЗИКЕ.

3.4. Прием в члены ЕВРАЗИКИ осуществляется Общей конференцией на основании направленного в адрес Секретариата отделения письменного заявления. В соответствии со статьей 53 (d) Устава МСА члены МСА, географически не относящиеся к евро-азиатскому региону, могут вступить в ЕВРАЗИКУ, причем члены МСА по категориям “А” и “В” имеют в ней право голоса согласно статье 19 Устава МСА.

3.5. Любой член ЕВРАЗИКИ может выйти из отделения по письменному уведомлению, адресованному Председателю отделения. Такое уведомление вступает в силу 31-ого декабря года его подачи. При этом до момента выхода из отделения все финансовые обязательства подавшего уведомление сохраняются.

4. Членские взносы

Условия установления, размер и форма уплаты членских взносов определяются Общей конференцией.

5. Структура отделения

Структуру ЕВРАЗИКИ образуют Общая конференция, Исполнительное бюро и Секретариат. По инициативе членов отделения Исполнительное бюро может создавать профессиональные органы (секции и комитеты) по отдельным направлениям деятельности архивов.

6. Общая Конференция

6.1. Все члены отделения имеют право участвовать в Общей конференции ЕВРАЗИКИ.

6.2. Общая конференция принимает Устав отделения, определяет политику и основные направления деятельности ЕВРАЗИКИ. Она принимает решения по проектам программ, представленным ей Исполнительным бюро.

6.3. Общая конференция рассматривает отчеты Исполнительного бюро, других органов отделения.

6.4. Каждый член отделения имеет право представить свои предложения наа Общую конференцию как правило через Секретариат отделения.

6.5. Общая Конференция избирает председателя отделения и членов Исполнительного бюро.

6.6. Присутствие на Общей конференции большинства членов отделения с правом голоса составляет кворум. При отсутствии кворума Общая конференция может быть проведена в форме консультативного заседания с передачей полномочий Исполнительному бюро.

6.7. Каждая страна может иметь на Общей конференции три голоса. Из них два голоса принадлежат национальным/региональным архивным управлениям (членам отделения по категории “А”), один голос национальной/региональной ассоциации архивистов. Решения принимаются простым большинством голосов членов отделения, обладающих правом голоса.

6.8. Общая Конференция может лишить члена отделения права голоса, если у него имеется задержка по выплате членского взноса более одного года.

6.9. Сессии Общей конференции проводятся не реже одного раза в два года. По решению Общей конференции или Исполнительного бюро или же по требованию не менее двух третей членов отделения, имеющих право голоса, может быть проведена внеочередная сессия Общей конференции.

6.10. На сессии Общей конференции определяется место и время проведения очередной сессии. Общая конференция назначает также место и время проведения внеочередной сессии. Если по каким-либо причинам этого не удается сделать на Общей конференции, решение относительно места и времени проведения внеочередной сессии Общей конференции принимается Исполнительным бюро.

6.11. Общая конференция по рекомендации Исполнительного бюро может приглашать или допускать на свои сессии представителей международных организаций, государственных и других учреждений, частных лиц в качестве наблюдателей. Наблюдатели не имеют права голоса.

7.1. Исполнительное бюро избирается Общей конференцией из числа представителей членов отделения, обладающих правом голоса. В его состав входят Председатель, заместитель Председателя, члены бюро, Исполнительный секретарь.

7.2. Члены Исполнительного бюро находятся на своих должностях с момента закрытия сессии Общей конференции, на которой они были избраны, до закрытия следующей очередной сессии. Должностные лица отделения могут быть вновь переизбраны на ту же должность, но не могут занимать ее более двух сроков подряд.

7.3. В случае выбытия из состава Исполнительного бюро одного из его членов, его место на остаток срока работы избранного состава бюро занимает новый член, назначаемый Исполнительным бюро по согласованию с организацией, которую представлял бывший член бюро.

7.4. Исполнительное бюро осуществляет руководство отделением в перерывах между сессиями Общей конференции за исключением вопросов, относящихся исключительно к компетенции Общей конференции.

7.5. Исполнительное бюро готовит повестку дня сессий Общей конференции, представляет программу работы отделения и предложения по его бюджету.

7.6. Исполнительное бюро отвечает за выполнение программы, принятой Общей конференцией.

7.7. Исполнительное бюро принимает заявки о приеме в отделение новых членов и представляет их для последующего голосования на очередной Общей конференции.

7.8. В соответствии с решениями Общей конференции Исполнительное бюро принимает собственный регламент работы, а также имеет полномочия определять процедуру проведения Общей конференции, которая подлежит одобрению большинства членов ЕВРАЗИКИ с правом голоса.

7.9. Исполнительное бюро проводит заседания регулярно не реже одного раза в год. Оно может проводить специальные сессии по инициативе председателя или по требованию большинства членов бюро. В случае невозможности проведения заседания Исполнительного бюро, принимаемые им решения могут быть согласованы по переписке.

7.10. Члены Исполнительного бюро реализуют полномочия, делегированные им Общей конференцией, от имени всей ЕВРАЗИКИ.

8.1. Секретариат может насчитывать столько членов, сколько потребуется для обеспечения деятельности отделения. Его местоположение определяется Общей конференцией.

8.2. Исполнительный секретарь является руководителем Секретариата. Он подотчетен председателю и Исполнительному бюро. Исполнительный секретарь является ответственным по связям с Генеральным секретарем МСА.

8.3. Секретариат хранит все имущество ЕВРАЗИКИ и управляет им.

9.1. Исполнительное бюро утверждает бюджет отделения и распределяет финансовые обязательства среди членов ЕВРАЗИКИ.

9.2. Казначей несет ответственность за исполнение бюджета отделения.

9.3. Казначей от имени отделения и с одобрения Исполнительного бюро, может получать любые пожертвования, подарки, наследства и дотации непосредственно от международных и других организаций, фондов, учреждений и ассоциаций или от частных лиц.

9.4. Казначей ежегодно представляет Исполнительному бюро отчет по расходам отделения.

9.5. Казначей представляет финансовый отчет Общей конференции

11.1. Официальными языками ЕВРАЗИКИ являются русский и английский.

11.2. Рабочим языком Общей конференции, Исполнительного бюро является русский язык.

11.3. В целях поддержки принципа многоязычия мероприятия отделения могут проводиться на других согласованных языках.

12.1. ЕВРАЗИКА работает в тесном сотрудничестве с МСА и его органами в реализации их общих целей и задач.

12.2. Председатель ЕВРАЗИКИ в соответствии с Уставом МСА является по должности членом Исполнительного комитета МСА.

12.3. Председатель ЕВРАЗИКИ представляет МСА в своем регионе.

12.4. Председатель ЕВРАЗИКИ информирует Генерального секретаря МСА о любых изменениях в структуре, составе и условиях деятельности отделения.

12.5. ЕВРАЗИКА приглашает Президента и Генерального секретаря МСА на заседания Исполнительного бюро и сессии Общей конференции.

15.1. Оба текста настоящего Устава (русский и английский) являются официальными.

15.2. Любые вопросы или разногласия относительно толкования настоящего Устава рассматриваются на Общей конференции ЕВРАЗИКИ в соответствии с принятыми ей правилами и процедурами.

Председатель: Председатель Евроазиатского регионального отделения МСА, Руководитель Федеральной архивной службы России Владимир КОЗЛОВ.

Участники: представители архивных учреждений Республики Армения, Республики Беларусь, Киргизской Республики, Республики Молдова, Российской Федерации, Украины.

Наблюдатели: представители архивных учреждений Азербайджанской Республики, Литовской Республики, Республики Польша, представитель Исполкома СНГ.

По предложению Украины в повестку дня был внесен вопрос о массовых кражах архивных документов и мерах борьбы с незаконным обращением архивных ценностей.

Конференция утвердила предложенную повестку дня с внесенным дополнением.

С краткими сообщениями о развитии архивного дела в странах-членах ЕВРАЗИКИ выступили представители архивных учреждений этих стран.

По результатам выступлений участники конференции констатировали наличие общих тенденций в развитии архивного дела в странах-членах отделения. Это касается проблем в области комплектования государственных архивов, что во многом связано с проведением в ряде стран административных реформ, о низком, за редким исключением, уровне социальной защищенности архивистов. Из положительных моментов в деятельности архивов стран-членов отделения можно отметить совершенствование законодательной базы, прогресс в области обеспечения сохранности, использования архивных документов, внедрения современных информационных технологий, активную издательскую деятельность архивных учреждений.

С интересом была выслушана информация представителей Киргизии и Украины о влиянии на архивное дело произошедших в этих странах “цветных революций”.

Конференция решила принять к сведению прозвучавшую информацию и опубликовать выступления представителей стран-членов ЕВРАЗИКИ в информационном бюллетене отделения.

Кроме того, по просьбе председателя с информацией о развитии архивного дела в своих странах выступили представители стран-наблюдателей.

Представители Литвы организовали компьютерную презентацию работ по реконструкции здания Центрального государственного архива Литвы.

На конференции была заслушана информация об итогах работы отделения в 2004-2005 г.г. Среди них:

5.1. Информация директора ВНИИДАД Михаила ЛАРИНА о проведении Обучающего семинара “Стандарты архивного описания” в рамках повышения квалификации специалистов-архивистов стран-членов ЕВРАЗИКИ.

По заявлению М. ЛАРИНА ВНИИДАД готов наращивать активность в области организации повышения квалификации специалистом стран-членов ЕВРАЗИКИ, проблема лишь заключается в финансовом обеспечении этой работы.

Россия (В. КОЗЛОВ) заявила о готовности частично профинансировать в 2006 г. краткосрочные курсы по повышению квалификации сотрудников архивных учреждений стран-членов отделения (оплата проживания, питания и учебных пособий для 12 участников.). Члены отделения должны представить предложения по тематике таких курсов.

5.2. Информация директора ВНИИДАД Михаила ЛАРИНА о продолжении работы над созданием электронной базы данных “Архивное законодательство стран евроазиатского региона”. По состоянию на сентябрь 2005 г. работа над базовой версией программы находится на стадии завершения. Доступ к базе данных планируется сделать открытым для всех заинтересованных пользователей, в том числе и через сеть Интернет.

Конференция одобрила работу ВНИИДАД по созданию базы данных и призвала членов отделения своевременно, активно и качественно пополнять ее.

5.3. Другие проекты.

Украина (Г. БОРЯК) предложила для рассмотрения два проекта:

1. “Общее архивное наследие постсоциалистических стран”.

В результате обсуждения этого предложения белорусскому, российскому и украинскому НИИ документоведения и архивного дела было поручено определить комплексы документов, которые можно отнести к этой теме, проанализировать возможности реализации проекта на основе привлечения данных из центральных фондовых каталогов и к следующей конференции отделения представить общие подходы к реализации данной идеи. Всем странам, заинтересованным в участии в этом проекте было предложено представить свое видение проекта.

2. “Архивное наследие тоталитаризма”

Реализация данного проекта может проходить путем создания серии справочников с географически-политической направленностью. В этой связи представляет интерес разработка документации, связанной с обменом партийных билетов в СССР в 1936 году.

Белоруссия (В. НОСЕВИЧ) предложила подготовить межгосударственный географический указатель. Участники конференции решили, что создание такого справочника в большей степени относится к компетенции картографических служб.

Россия (В. КОЗЛОВ) предложила подготовить межгосударственный справочник о местах хранения документов по личному составу. Было решено обменяться предложениями по методологии составления такого справочника.

Кроме того, в соответствии с Планом работы отделения на 2004-2008 гг. в 2006 г. должна состояться научная конференция на тему “Археографическая деятельность государственных архивов в странах-членах ЕВРАЗИКИ, состояние, проблемы, перспективы” К данной конференции решено подготовить специальную анкету.

Исполнительный секретарь отделения Кирилл ЧЕРНЕНКОВ изложил новую версию Устава отделения, разработанную в соответствии с рекомендациями Исполнительного комитета МСА после принятия XV-й сессией Генеральной ассамблеи МСА (Вена, 2004 г.) нового устава Международного совета архивов.

В результате непродолжительной дискуссии проект Устава ЕВРАЗИКИ в новой редакции был одобрен.

7.1. Председатель изложил основные положения записки о финансовом кризисе МСА и предложил членам отделения подумать над тем, как помочь организации выйти из этого кризиса. Одним из возможных путей может быть добровольное увеличение суммы членского взноса.

7.2. В связи с отсутствием на конференции делегаций Грузии и Казахстана (стран, имеющих задолженность по уплате членских взносов в МСА), вопрос не обсуждался. В качестве реакции на письмо Казахстана о возможности урегулирования вопроса о членских взносах в МСА на основе Устава ЕВРАЗИКИ, было отмечено, что выбранный отделением способ решения проблемы членских взносов внутри отделения, не имеет никакого отношения к вопросу об уплате членских взносов в МСА странами-членами этой организации.

Председатель Государственного комитета архивов Украины Геннадий БОРЯК с информацией о кражах документов из Центрального государственного исторического архива Украины в г. Львове.

Руководитель Федерального архивного агентства (Российская Федерация) Владимир КОЗЛОВ с информацией о кражах документов в Российском государственном архиве литературы и искусства, Российском государственном военном архиве и Российском государственном архиве социально-политической истории.

Заместитель Председателя Государственного комитета архивов Украины Константин НОВОХАТСКИЙ с сообщением о планах по совершенствованию украинского законодательства с целью предотвращения краж и незаконного оборота архивных ценностей и борьбы с этими явлениями.

По результатам обсуждения было принято обращение 6-й Общей конференции Евроазиатского регионального отделения МСА к правительствам стран-членов отделения.

Местом проведения очередной, 7-й Общей конференции ЕВРАЗИКИ решено избрать г. Ереван (Республика Армения). Ориентировочные сроки проведения – сентябрь 2006 г. К 7-й Общей конференции ЕВРАЗИКИ должна быть приурочена научная конференция состояться научная конференция “Археографическая деятельность государственных архивов в странах-членах ЕВРАЗИКИ, состояние, проблемы, перспективы”.

Председатель поблагодарил участников заседания за активное участие и закрыл заседание.

К. Черненков

Исполнительный секретарь Евроазиатского
регионального отделения МСА
3.11.2005