Наразі в Україні триває перманентний процес налагодження електронного документообігу у сфері державного управління, зокрема шляхом впровадження систем електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) та електронного документообігу (СЕДО). У подальшому саме ці сервіси мають цілком замінити паперовий документообіг.

Про те, яким чином буде замкнений життєвий цикл офіційного електронного документообігу та в якому цифровому форматі мають зберігатися електронні документи у коментарі директора Центрального державного електронного архіву України Юрія Ковтанюка інтернет-виданню Depo.ua. 

За словами Юрія Ковтанюка, на сьогодні основні труднощі полягають в узгодженості позицій усіх учасників процесу електронного документування, які впливають на унормування його  організації. Учасників багато: Верховна Рада – приймає закони, Кабмін – ухвалює постанови і розпорядження, Мін’юст – здійснює державну реєстрацію відомчих актів, Мінцифри займається сферою цифровізації, Державна архівна служба – контролює дотримання вимог стосовно збереженості документів, а Державна служба спеціального зв’язку та захисту інформації опікується питаннями їх цифрового візування.

«В усіх перерахованих органів є розуміння, що повинні діяти єдині правила. Минулого року ми дійшли згоди, що важливим підґрунтям цих правил будуть міжнародні стандарти, зокрема європейські, щодо використання певних форматів даних. Від нас нині вимагається здійснити перехід до нового формату даних в оперативному документообігу, Державне агентство з питань електронного урядування його вже розробило і затвердило наказом, далі – питання впровадження», – резюмував Юрій Ковтанюк.

«Зараз система СЕВ ОВВ базується на старому форматі, що був впроваджений в 2011 році, є завдання перейти на новий, який розроблений і протестований, а тепер повинен підтримуватися цією системою. В деяких країнах подібна система є загальнодержавною, не тільки для держорганів, а й для всіх учасників документообігу», – зазначив директор архіву.

На думку Юрія Ковтанюка, першим кроком повинна бути заміна старого формату на новий, міжнародного стандарту. Коли це зробимо – значно спроститься процедура електронного листування між різними установами. «Тоді ми зможемо вже взаємодіяти з іншими державами, нас там зрозуміють, якщо такий документ надійде, то їхнє програмне забезпечення зможе його прочитати і розібрати на складові», – повідомив директор архіву.

Юрій Ковтанюк переконаний, що після запровадження єдиного формату обміну даними його зможуть використовувати як під час електронного документообігу, так і для передавання документів до архівів на постійне зберігання.

«У кожної юридичної особи є архівний структурний підрозділ, от у архівіста повинен з’явитися відповідний інтерфейс, який дасть змогу підготувати електронний документ з дотриманням усіх вимог для архівного зберігання. Своєю чергою в архіві також повинна функціонувати система, яка допоможе приймати ці документи від юридичних осіб», – підсумував Юрій Ковтанюк.