Для роботи в читальному залі архіву користувач подає документ, що посвідчує особу, ознайомлюється з Порядком користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 19.11.2013 № 2438/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 21.11.2013 № 1983/24515, і заповнює заяву за встановленою формою. У своїй заяві користувач зазначає:

• прізвище, ім’я, по батькові;
• документ, що посвідчує особу або підтверджує повноваження;
• місце проживання громадянина;
• мету дослідження;
• тему дослідження (роботи);
• хронологічні межі дослідження тощо.

Заява повинна бути підписана користувачем із зазначенням дати, до заяви додаються 2 фото.

Особи, які провадять наукову роботу згідно з планами наукових установ або виконують службові завдання, разом із заявою подають документ, що підтверджує їхні повноваження представляти користувача – юридичну особу.

На підставі документа, що посвідчує особу, та згідно з резолюцією керівника архіву на заяві користувача завідувач читального залу видає користувачеві перепустку до читального залу архіву.

Детальніше ознайомитись з інформацією щодо оформлення осіб для користування документами НАФ у читальних залах архівів можна за посиланням або на офіційних сайтах державних архівів.