Відповідно до нормативних вимог залежно від виду матеріального носія інформації планове перевіряння наявності та стану документів в архіві проводиться в такі строки:

• документи з паперовими носіями – один раз на 20 років;
• грамофонні оригінали і грамплатівки – один раз на 7 років;
• архівні електронні, кіно-відео-фотодокументи та фонодокументи на магнітних носіях – один раз на 5 років;
• унікальні документи та документи, що мають у своєму зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності – щорічно.