Порядок оформлення акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – акт), визначено у главі 3 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

Акт складається у двох примірниках за формою, наведеною в додатку 15 до Правил.

Справи включаються в акт, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня року, в якому складено акт.

Установи, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, подають схвалені експертною комісією установи акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) на розгляд експертно-перевірної (експертної комісії) державної архівної установи, експертної комісії архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.

Установи, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, подають схвалені експертною комісією установи акти разом з описами справ з кадрових питань (особового складу) на розгляд експертно-перевірної (експертної комісії) державної архівної установи, експертної комісії архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.

У разі внесення до акта первинної фінансової та бухгалтерської документації установа додає до нього довідку про проведення перевірки контролюючими органами або ревізії чи державного фінансового аудиту з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю.

Погоджені (схвалені) акти затверджуються керівником установи, після чого установа має право знищити документи.

Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах.