Користувач у випадку втрати, псування або недоступності правдника (оригіналу) документа та за наявності документа страхового фонду документації (далі – СФД) оформлює і надсилає супровідним листом заявку до Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів) (вул. Солом’янська, 24, м. Київ, 03110) за формою та описом, затвердженими наказом Мін’юсту від 26.12.2022 № 5818/5, зареєстрованим в Мін’юсті 27.12.2022 за № 1683/39019.

Укрдержархів протягом п’яти робочих днів з дати отримання заявки на забезпечення копіями документів СФД здійснює її розгляд та повідомляє користувачу про можливість її виконання або відмову у виконанні.

Підставами для відмови у виконанні заявки на забезпечення копіями документів СФД є:

• відсутність інформації про документ СФД у Державному реєстрі документів страхового фонду документації України;

• невідповідність оформлення заявки на забезпечення копіями документів СФД встановленим вимогам;

• відсутність у користувача, який не є постачальником документів СФД, дозволу постачальника документів СФД або документів, що підтверджують його право власності на документи чи правонаступництво, або відповідного рішення суду;

• для заявок на забезпечення копіями документів СФД, що містять інформацію, яка є державною таємницею, — відсутність спеціального дозволу користувача на провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею.

Форма заявки на забезпечення копіями документів страхового фонду наведена у додатку 1.

Опис Заявки на забезпечення копіями документів страхового фонду наведений у додатку 2.

Приклад складання супровідного листа користувача для надсилання заявки наведений у додатку 3.

До заявки на забезпечення копіями документів СФД користувача, який не є постачальником документів, додаються дозвіл постачальника документів СФД або копії документів, що підтверджують його право власності на документи чи правонаступництво, або відповідне рішення суду.

Приклад складання листа-дозволу постачальника документів фонду у додатку 4.

Заявка на забезпечення копіями документів СФД, що мають гриф обмеження доступу, повинна містити відомості щодо спеціального дозволу на провадження користувачем діяльності, пов’язаної з державною таємницею (номер та дата видачі, категорія режиму секретності).