Інформація про участь української делегації у LХ Міжнародній конференції
Круглого столу архівів (CITRA) та Генеральній асамблеї Міжнародної ради архівів (МРА)
11–16 листопада 2007 р. (м. Квебек-Сіті, Канада)

На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 15.10.2007 р. № 42535/1/1-07 українська делегація у складі директорів державних архівів м. Києва (В. П. Купченко), Волинської (В. М. Гика) та Миколаївської (Л. Л. Левченко) областей на чолі з першим заступником Голови Державного комітету архівів України Г. В. Боряком взяла участь у LХ Міжнародній конференції Круглого столу архівів (CITRA) та Генеральній асамблеї Міжнародної ради архівів (МРА), що відбулися 11-16 листопада 2007 р. у м. Квебеку (Канада). У традиційному (щорічному) всесвітньому форумі архівістів взяли участь понад 200 делегатів, переважно керівників архівних служб, національних архівів та національних професійних асоціацій, із 66 країн світу.

Форум у Квебеку є третім у серії міжнародних конференцій Круглого столу архівів на 2005-2007 рр. на загальну тему “Архіви, різноманітність і глобалізація”. Тема цьогорічного зібрання – “Співробітництво заради збереження різноманітності”. Вона логічно продовжує попередні, пов’язані з питаннями комплектування та збереження архівних документів, передусім – різних етносів, феноменом “спільної пам’яті” людства, а також управління документацією в епоху прискореної глобалізації. Феномен “спільної пам'” за умов відкритих кордонів і ринків, виникнення Інтернету як потужного засобу комунікації і універсального інструменту доступу до інформації – одна з провідних проблем, що продовжують турбувати нині міжнародне архівне співтовариство з огляду на об’єктивні процеси творення єдиного світового інформаційного простору, в якому національні сегменти архівних інформаційних ресурсів посідають чільне місце, а відтак проблема оптимізації вільного інтелектуального доступу до них залишається ключовою для національних архівних служб.

У контексті обговорюваних у рамках трьох пленарних сесій 12-15 листопада основних тем – “Професійна теорія і практика архівів, бібліотек, музеїв на початку ХХІ ст.: Спільне і відмінне”; “Можливості для кращого управління інформацією: співробітництво між архівами та документоутворюючими урядовими органами”; “Перспективи міжнародного співробітництва між архівами, бібліотеками і музеями” – неодноразово дискутувалися проблеми, що є актуальними не лише для архівів країн регіону, де проводився форум, але й для європейських держав, як от: електронне урядування та проблеми управління електронною документацією, зокрема створюваної в центральних та місцевих органах влади та державного управління; довготермінове зберігання електронних (цифрових) документів; приватні архіви та архівні зібрання музеїв і бібліотек; підготовленість до катастроф в архівах; глобальні міжнародні проекти “Світова цифрова бібліотека та Європейська цифрова бібліотека; доопрацювання та апробації універсального відкритого програмного продукту МРА ICA/AtoM (Acces to Memory – Доступ до Пам’яті); обов’язкові професійні здібності сьогоднішнього архівіста у світлі вимог часу тощо. Започаткований секретаріатом Міжнародної ради архівів (МРА) з 2006 р. новий формат форуму передбачав проведення його основної частини у вигляді засідання дискусійних груп за проблемами, що пропонуються делегатами, з подальшим інформуванням делегатів про результати обговорення на пленарних засіданнях. Відбулися засідання 10 дискусійних груп. Перший заступник Голови Держкомархіву Геннадій Боряк був співголовою однієї з дискусійних груп щодо міжнародного співробітництва з попередження крадіжок і незаконних міграцій архівних документів у світі (14-15 листопада).

У дискусії взяли участь делегати з кількох країн, у тому числі – Бельгії, Великобританії, Індонезії. На засіданні було презентовано брошуру Г. В. Боряка “Крадіжки в архівах як глобальна загроза: відповідь на виклики та попередження крадіжок” (Київ, 2006; англ. мовою) із зразками викрадених архівних документів, що продавалися на аукціонах світу. Учасники підтримали пропозиції щодо необхідності створення постійного супроводу спеціальних баз даних викрадених, віднайдених на аукціонах та “чорних ринках” і повернутих до архівів документів на зразок тих, що функціонують стосовно викрадених мистецьких цінностей. Вирішено максимально використати існуючу європейську бібліотечну мережу “Лібер” (Liber).

Наголошено на актуальності цієї проблеми та необхідності проведення спеціальних міжнародних форумів з питань запобігання крадіжкам у національних (державних) архівах. У рамках форуму проведено також Семінар з комплексного управління документацією “Як архіви управляють урядовою інформацією: Досвід Канади” (12 листопада) та Сесію національних архівістів (14-15 листопада). Під час засідання Генеральної асамблеї МРА (15-16 листопада) було заслухано традиційні щорічні звіти: Президента МРА, скарбника, Програмної та Ревізійної комісій, ухвалено протокол попередньої асамблеї (Курасао, Антільські острови (Нідерланди), 2006 р.), а також зміни до статуту МРА тощо. На засіданні ухвалено розподіл членів МРА за категоріями сплати членських внесків. Найбільшими донорами МРА визначено як і 2007 р., США (107 тис. євро), Японія (60 тис.), ФРН, Великобританія (по 50 тис.), Китай, Італія (35 тис.), Канада (30 тис.), Австралія, Південна Корея, Індія, Мексика, Нідерланди (по 20 тис.). Члени ЄС та інші європейські країни сплачуватимуть переважно по 10-15 тис., Російська Федерація – також 15 тис. євро. Розмір щорічного членського внеску для України, так само як для Алжиру, Чилі, Колумбії, Марокко, Філіппін, Нігерія, Хорватії, Казахстану, Пакистану, Румунії, Словенії, Південної Африки, Туніс визначено у 3 тис. євро.

Учасники засідання ознайомилися із першими кроками реформування організації на засадах, викладених у минулорічному зверненні “МРА обличчям до майбутнього” (Курасао, 2007). У документі наголошувалося на виключній ролі міжнародної організації, що нині об’єднує членів у 190 країнах світу і від часу свого заснування у 1948 р. досягла незаперечних успіхів у справі розвитку архівів й впровадження міжнародних стандартів в архівній сфері. Констатовано, що МРА має бути організацією-лідером сильної команди, яка прислухається до потреб і вчиться у своїх членів, гнучко відповідає на виклики, працює у тісному партнерстві з організаціями (фондоутворювачами). Ключовими стратегічними проблемами, що потребують невідкладного вирішення, визнано:

• організацію планування діяльності (впровадження довготермінового стратегічного планування; стратегічний план має супроводжуватися детальним і прозорим робочим планом на два роки);
• реформування управління організацією (адаптація структури МРА до потреб її членів; більш ефективне використання фінансових ресурсів; зменшення чотирирічного терміну перебування на посадах у керівних органах МРА; необхідність опрацювання розгорнутих щорічних звітів про діяльність);
• запровадження більш ретельного контролю та ефективного управління фінансами (зокрема, збільшення дохідної частини бюджету не лише за рахунок членських внесків, але й інших джерел фінансування; розроблення економічно обгрунтованих і виправданих критеріїв визначення розміру членських внесків; заохочення до вступу до організації нових членів; запровадження стратегії збирання коштів);

Констатувалося поліпшення комунікацій всередині організації (зокрема, завдяки завершенню розробки нового веб-сайту, розширення інструментарію зв’язку, опрацювання стратегії перспективного моніторингу (“сканування горизонтів”) та встановлення для цього спеціальної кореспондентської мережі). Відзначено, що МРА спромоглася вийти із фінансової кризи.

У традиційному пакеті резолюцій Генеральної асамблеї, зокрема, наголошено на необхідності поглиблення співробітництва архівних служб і національних архівів з іншими інституціями пам’яті – бібліотеками і архівами, а також на участі у глобальному проекті Бібліотеки Конгресу США “Всесвітня цифрова бібліотека” й ініційованому Єврокомісією проекті “Європейська цифрова бібліотека”. Вперше в історії подібних форумів учасникам зібрання рекомендовано звернути серйозну увагу на архівні колекції неархівних установ – бібліотек і музеїв, а також на тривожні тенденції комерціалізації приватних архівів, в тому числі – архівів недержавних підприємств. Спеціальна резолюція стосується професійної компетенції – навичок, вмінь і кваліфікацій працівників архівів за умов глобальної зміни суті й змісту професії архівіста – від зберігання документів до керування інформацією. Рекомендовано розпочати розроблення національних стратегій і процедур щодо запобігання невідновлюваних втрат документів на випадок катастроф. Окремою резолюцією передбачено створення міжнародної робочої групи для вироблення комплексу заходів щодо запобігання крадіжкам в архівах як однієї з найбільш небезпечних сучасних загроз.

Акцентовано увагу на актуальності розробок технологій довготермінового зберігання цифрових документів, – як електронних за походженням, так і цифрових копій традиційних документів з паперовою основою. Запропоновано опрацювати Загальну декларацію про архіви як документ, яким би архіви позиціонували себе в суспільстві. Під час відрядження проведено низку двосторонніх консультацій, зокрема: з керівництвом державної архівної служби Болгарії – про опрацювання унікальних пам’яток болгарської музичної культури – музичних кодексів XVI-XVIII ст., – що зберігаються у складі Національного архівного фонду України; Польщі – про спільне видання довідника за архівно-слідчими справах репресованих у 1930-х – 1940-х рр. на території нинішньої Луганської області поляків; Швеції – про спільну підготовку до відзначення 300-річчя Українсько-Шведського військово-політичного союзу 1708 р. та Полтавської битви 1709 р. Директор Національного архіву Швеції п. Томас Лідман, зокрема, відзначив активну позицію Посольства України в Швеції у консультаціях з цього приводу; цілком очевидно, що передбачувані заходи потребують більш чіткої координації зусиль МЗС України з Держкомархівом України. З керівництвом Генеалогічного товариства Юта (США) обговорено питання щодо позиції державної архівної служби України з проблеми створення Єврейським генеалогічним товариством (США) т. зв. “індексів” до метричних книг з українських архівів та інші проблеми співпраці з державними архівами з мікрофільмування та оцифровування метричних книг. З колегами із Польщі, Італії, Франції інших країн обговорювалися поточні питання діяльності національних архівів. Довідково необхідно наголосити на наступному. Європейські країни, у тому числі – Україна – є членами утвореного на початку 2000-х рр.

Європейського відділення МРА (EURBICA). 2006 року поряд із цією традиційною структурою було утворено нову професійну структуру – Європейське бюро національних архівів (EBNA), покликане стати дієвим інструментом впровадження єдиних стандартів і взагалі – узгодженої політики – в архівно-інформаційній сфері країн-членів Євросоюзу. На сьогодні можна констатувати, що EBNA у рамках ЄС енергійно розгортає свою діяльність і набуває дедалі більшої популярності серед національних архівних служб. Принципово новим в організації роботи цього міжнародного органу стала, зокрема, професійна кооперація – за кожним членом EBNA закріплюються певні напрямки діяльності, у яких даною країною досягнуто вагомих результатів. Водночас цілком виразною тенденцією стає “автономізація” діяльності цієї організації та провадження дедалі більш незалежного від МРА курсу.

Нині, на нашу думку, не можна виключати перспективу поступового згортання діяльності Європейського відділення МРА з огляду на те, що національні архівні служби і національні архіви переважної більшості європейських країн стали членами EBNA. У такому випадку збільшується небезпека для архівної служби України залишитися в професійній ізоляції на європейському континенті. Для того, щоб уникнути цього, вважаємо за необхідне найближчим часом опрацювати та запропонувати керівництву EBNA можливі шляхи інтеграції нашої діяльності, скажімо, асоційованого членства України в EBNA на певних засадах або ж інші прийнятні для EBNA форми міжнародної кооперації (дослідження архівів тоталітарних режимів та участь в низці інших міжнародних проектів). На нашу думку, європейський вектор міжнародної діяльності державної архівної служби України має і надалі залишатися предметом нашої особливої уваги, особливо за нових умов, що склалися в організації документно-інформаційної сфери на континенті.

Перший заступник Голови Держкомархіву Геннадій Боряк

Резолюції Щорічних загальних зборів Міжнародної Ради архівів Квебек,
15-16 листопада 2007 року

Національні архівісти, президенти національних професійних асоціацій, а також обрані та професійні працівники Міжнародної Ради Архівів (МРА), які зустрілися в Квебеці з нагоди 40-ої Міжнародної конференції Круглого столу архівів (CITRA),

1. Відносини між архівами, бібліотеками та музеями

Беручи до уваги необхідність більш тісної співпраці для установ, які зберігають документальну спадщину, а також переваги, які з’являються за умов інвестування, ефективність ціни та якості послуг для користувачів,

Просимо МРА заохочувати архівні установи та асоціації співпрацювати з бібліотеками та музеями та зміцнювати існуючі стосунки, зокрема з Мiжнародною федерацiєю бібліотечних асоціацій (IFLA) та Міжнародною Радою Музеїв (ICOM) у спільній сфері діяльності, ставлячись з повагою до дисциплін та зацікавлених установ.

2. Світова цифрова бібліотека

Враховуючи, що Європейська цифрова бібліотека, яку започаткував Європейський Союз, охоплює й архіви, Зважаючи на пропозицію Бібліотеки Конгресу (США), яка полягає у всевітньому доступу до багатокультурної документальної спадщини,

МРА запрошує менеджерів проекту Світової цифрової бібліотеки

• вважати архіви невід’ємною частиною світової документальної спадщини;
• надавати перевагу архівним фондам, внесеним до Реєстру “Пам’ять Світу” (ЮНЕСКО)

3. Архівні зібрання в бібліотеках та музеях

Підкреслюємо необхідність поводження з цими фондами у відповідності з практикою та стандартами з архівної справи.

4. Торгівля приватними архівами

Стурбовані зростаючою ринковою ціною на документи, що становлять історичну спадщину, та підвищенною зацікавленістю торгівців рукописами і архівами до цього виду матеріалів,

Заохочувати власників таких документів забезпечувати їх належне зберігання та доступ до них, включаючи, у разі необхідності, передання їх до архівних установ.

5. Компетентність

Усвідомлюючи, що співробітництво між професіоналами з діловодства та архівної справи, бібліотекарями та музейними працівниками є надзвичайно важливим у ХХІ столітті, ми повинні зрозуміти особливості кожної професії,

Зважаючи на те, що серйозна професія повинна мати чіткий перелік основних компетенцій,

Заохочувати професійні організації та архівні установи кожної країни розробляти їх власні правові моделі,

Сприяти робочим групам, нещодавно створеним Секцією з діловодства та професійних архівних асоціацій (ICA/SPA), Європейським відділенням МРА та Професійною асоціацією з діловодства та інформації (ARMA) щодо визначення низки основних прав професії архівіста.

6. Підготовленість архівів до катастроф

Дуже стурбовані ризиком втрати унікальних та невідновлюваних документів у результаті природніх або спричинених людиною катастроф,

Враховуючи, що в багатьох країнах існуючим законодавством не завжди передбачено комплексну стратегію відновлення після катастрофи,

Просимо МРА заохочувати країни-члени створити правові поле для захисту цих документів всередині чи поза межами їхніх територій,

Допомагати архівам розвивати та впроваджувати стратегії та методики із забезпечення належного зберігання цих документів, включаючи “замінювальні засоби”, як-от: мікроформи, оцифрування і т.і.

7. Засоби протистояння крадіжкам

Через зростаючу комерційну цінність архівних документів та високий ризик крадіжок, що трапляються “зсередини” архівних установ, а також здійснюються користувачами читальних залів,

Просимо МРА:

• створити робочу групу з питань безпеки та підтримки відповідних проектів, які стосуються цих питань, спільно з усіма зацікавленими професіями, включаючи Мiжнародну федерацiєю бібліотечних асоціацій (IFLA) та Міжнародну Раду Музеїв (ICOM);
• працювати спільно з бібліотеками, музеями, галереями мистецтв та іншими подібними установами, аби розробити вдалі стандарти дій і заходів щодо попередження крадіжок архівів;
• співпрацювати з національними та міжнародними організаціями та проектами, що сприяють попередженню крадіжок архівів;
• заохочувати уряди, юридичні та поліцейські служби трактувати крадіжки архівних документів так само, як і крадіжки витворів мистецтва.

8. Довгострокове зберігання цифрових документів

Зважаючи на те, що цифрові документи набувають поширення як у державному, так і в приватному секторі,

Враховуючи необхідність довгострокового зберігання цих документів,

Спонукати утворювачів таких документів та промисловців об’єднатися з МРА в пошуках рішення цієї проблеми.

9. Всесвітня декларація архівів

Беручи до уваги важливість пропозицій, спрямованих на формулювання та оприлюднення “Декларації про архіви Квебека”,

Пропонуємо, щоб МРА надала повноваження Секції з діловодства та архівних професійних асоціацій (ICA/SPA) підготувати “Всесвітню декларацію про архіви”, яка б наслідувала цю модель.

10. Подяки

Дякуємо доповідачам за якість їхніх доповідей, а також делегатам, які активно брали участь у дебатах та групових обговореннях,

Висловлюємо глибоку вдячність керівництву Бібліотеки та архіву Канади, Бібліотеки та Національного архіву Квебеку, їх співробітникам за бездоганну організацію конференції, теплий прийом та гостинність.