• In English
  • Державна архівна служба України
    Офіційний вебпортал органу виконавчої влади

    Портал працює в тестовому режимі. Зауваження та пропозиції
    надсилати на tsdea@arch.gov.ua
    COMMA

    Comma, International Journal on Archives. – 2002. – No 1-2.
    Редактор Ненсі Барлет, Історична бібліотека Бентлі, Мічіганський університет.
    ISSN 1680-1865

    Орган Міжнародної ради архівів.
    Виходить чотири рази на рік.
    Поширюється безкоштовно
    для усіх членів МРА

    Table of Contents

    • Introduction
    • Preface
    • Einleitunng
    • Prefacio
    • Предисловие
    • FIRST SESSION :
      PUBLIC RECORDS: STRATEGIES FOR ACQUISITION AND APPRAISAL
    • PREMIERE SEANCE:
      LES ARCHIVES PUBLIQUES: STRATEGIES DF, COLLECTE ET D’EVALUATION
    • The Changing Role of Archivists in the Contemporary Society by Berndt Fredriksson
    • Evolucion de los Principios dc la Adquisicion у la Seleccion por Maria Luisa Conde Villaverde
    • Appraisal and Selection of Records – A New Approach by Duncan Simpson and Susan Graham
    • The Functional Approach to Appraisal – the Experience of the National Archives of Australia by Anne-Marie Schwirtlich
    • Reengineering NARA Records Management Policies by Susan Cummings
    • SECOND SESSION :
      PUBLIC RECORDS : RULES AND PRACTICES OF ACQUISITION AND APPRAISAL
    • DEUX1EME SEANCE :
      LES ARCHIVES PUBLIQUES : REG LES ET LES PRATIQUES DF COLLECTI- ET D’EVALUATION
    • Legal Framework for Appraisal by Claes Granstrcim
    • Acquisition, Appraisal and International Standard ISO 15489 by Kathryn Dan
    • The Appraisal of Electronic Records : What is New? by Terry Eastwood
    • La cooperation des archives avec les services produeteurs par Josip Kolanovic
    • Les effets de la complexite et de Finformatisution des procedures uilministratives sur revaluation: Fexemple de la France par Rosine Cleyet-Michaud
    • Est-il possible d’etablir des regies de conservation normalisees pour les archives ? par Moncef Fakhfakh
    • THIRD SESSION :
      MEMORY OF SOCIETY : BUSINESSES AND ASSOCIATIONS
    • TROISIEME SEANCE :
      LA MEMOIRE DE LA SOCIETE : ENTREPR1SES ET ASSOCIATIONS
    • The Memory of Society: Businesses by Lesley Richmond
    • Privatization of the Public Sector Functions (The Polish Case) by Daria Nalecz
    • La Privatisation des entreprises du secteur public: les strategies des Archives dans les pays en voie de developpement par Jean-Wilfrid Bertrand
    • Les contraintes des multinationales par Herve L’Huillier
    • L’explosion associative dans le monde par Michel Doucin
    • La politique des Archives de France pour les archives associatives par Georges Mouradian
    • Les archives associatives au Canada par Marcel Caya
    • Archives of International Non-Governmental Organizations by Jens Boel
    • FOURTH SESSION :
      MEMORY OF SOCIETY : INDIVIDUALS AND THE POTENTIAL OF ORAL ARCHIVES
    • QUATRIEME SEANCE :
      LA MEMOIRE DE LA SOCIETE : LES INDIVIDUS ET LE RECOURS AUX ARCHIVES ORALES
    • Ordinary People and People Forgotten by History: their (Shortfall In) Representation in Written Archives by lan Wilson
    • The New History and Private Papers in Uruguay and Argentina by Alicia Casas de Barran
    • The Selection of Case Files: The Right to Social Memory Versus The Right to Social Oblivion by Inge Bundsgaard
    • Oral History around the World: Present and Future Perspectives 177 by Dora Schwarzstein
    • Archival Strategies for Oral Sources in Southeast Asia: Southeast Asia’s 189 Forgotten History by Lily Tan
    • Re-figuring the Archives : The African Experience by Ndyoi Mutiti
    • Oral history as a Tool in Archival Development by James Fogerty
    • De la CITRA europeenne a la CITRA universelle par Franjo Biljan
    • Programme
    • Resolutions / Resolutions
    • Press release / Communique de presse
    • Abstracts
    • Sommaires
    • Zusammenfassungen
    • Resumenes
    • Резюме
    • Comma Revisited
    • Retour sur Comma
    • Authors / Auteurs

    Предисловие

    Организованный спустя месяц после событий II сентября 2001 г. Круглый стол архивов в Рейкьявике стал жертвой произошедшей трагедии: четверо докладчиков и двадцать участников вынуждены были отменить поездки. В результате Круглый стол собрал только 186 участников. Тем не менее, на нем было представлено 70 стран мира, что даже несколько больше, чем в предыдущие годы.

    На Круглом столе архивов 2001 г. обсуждались проблемы комплектования и зкспертизы ценности современной документации. Это первая часть темы “Архив и общество”, которая была определена для исследования на период 2001 -2003 гг. в Севилье в сентябре 2000 г. Предыдущее трехлетие было посвящено проблеме доступа к архивам и руководство Круглого стола архивов решило переориентировать исследования на процессы комплектования и отбора документов на хранение, поскольку доступ к документам является кульминационным пунктом зтих процессов,иизучить направляющую роль архивиста в зтих процессахив обществе в целом. Круглый стол архивов 2002 соберётся в Марселе (Франция) и будет посвящён вопросу восприятия обществом архивов, а следующее заседание в 2003 г. планируется собрать в Южной Африке. Там будет затронута тема – роль архивов в обслуживании запросов общества в целом. Круглый стол в Рейкьявике был отмечен несколькими инновациями: с целью более глубокого вовлечения президентов комитетов МСА в работу, которая проводится после заседаний Круглого стола, им было разрешено участвовать у заседаниях. Время выступления докладчиков было ограничено – это оставляло больше времени для дискуссий и выступлений участников. К сожалению, практически невозможно сделать полный обзор зтих дискуссий, поскольку никаких записей не было сделано.

    В номере журнала собраны тексты докладов, как представленных на заседаниях, так и тех, которые были присланы специалистами, не сумевшими приехать, как это было, например, в случае с Марией Луизой Конде, Мишелем Дучином и Лили Тан. Особая благодарность должна быть выражена Марселю Кайя за его согласие заменить Мишеля Дучина в последнюю минуту. Доклад Зирикура Гунмунсона о базе данных по здравоохранению в Исландии не был включен в сборник, поскольку на наш взгляд более подходяще будет включить его в издание, посвященное скандинавским архивам. Доклад об истории Круглых столов архивов был прочитан автором – Франью Бильяном – на заседаний в Салониках в 1994 г., однако он был включен в настоящее издание, поскольку ранее не публиковался. Все тексты докладов представлены на тех языках, которые избрали их авторы – английском, французском, испанском – а аннотации интерпретируют тексты на указанных трех языках, а также на немецком, арабском, русском и китайском. Кроме того аннотации на английском и французском языках доступны на веб-сайте МСА.

    Четыре рабочие заседания были организованы на основе концептуального положення, о том что архивист должен играть активную роль в комплектовании и что он не может более полагаться на время и обстоятельства, которые сформируют содержание архива. Первые два заседания были посвящены государственным архивам, стратегии их комплектования и экспертизы ценности, практике работы инормативным документам, два других заседания охватили вопросы социальной памяти общества, или, говоря другими словами, тем сегментов общества, деятельность которых регулируется частным правом-архивам бизнеса и ассоциаций, частных лиц и устной истории. Каждое заседание сопровождалось общим введением, в котором освещалось состояние рассматриваемой проблемы во всем мире.

    Первое заседание было посвящено стратегии комплектования архивов и зкспертизе ценности государственных документов. Новые подходы к зтой проблеме были продемонстрированы Национальным архивом Великобритании (Public Record Office), Национальным архивом Австралиии Национальным архивоми Управлением документацией США (НАРА). Новая политика Национального архива Великобритании была одобрена в последние годы в Канаде и Нидерландах под названием “макроэкспертизы” или “макрооценки” документов, а также в Австралии под определением “функциональный подход”. Процедура, одобренная Национальным архивом Великобритании в 1997 г., является абсолютно новой и радикально расходится с традиционной политикой невмешательства. Даннный подход интересен с двух точек зрения: во-первых, он охватывает всех лиц, так или иначе включенных в процесе отбора документов, путём создания очень открытой процедуры консультаций и, во-вторых, он делает достоянием гласности те критерии отбора документов, которые были использованы, и ту цену, в которую обойдётся обществу хранение этих документов. Причины изменения политики комплектования в Америке и Австралии частично совпадают: ограниченные бюджеты, несовместимость разработанных ранее методов для автоматизированных процессов делопроизводства и изготовления документов, а также желание более тесно сотрудничать со службами, создающими документацию.

    Второе заседание касалось правил и практики комплектования и отбора документов. Оно было открыто обзором юридических рамок зкспертизы и докладом о том, что архивное законодательство содержит слишком гораздо меньше положений, регулирующих экспертизу ценности документов и уничтожение архивов, чем положений, касающихся доступа к архивам. Был представлен новый международный стандарт ISO 15489 Управление документацией, который вступил в силу 3 октября 2001 г. Он является бесценным методологическим руководством для создания и внедрения архивных систем для всех типов документов, а также полезным инструментом для их оценки. На примере Франции были проанализированы зффекты усложнения и компьютеризации административних процедур экспертизы ценности. Руководитель Международной программы исследований постоянной аутентичности документов в электронных системах (InterPARES Project) ознакомил участников с первоначальными результатами работы комитета, согласно которым экспертиза ценности электронных документов отличается от аналогичного процесса, применяемого к традиционной документации. Этих отличий немного, но они существенны и прежде всего обуславливают необходимость гарантировать аутентичность таких документов и совершенствовать контролируемый процесс сохранения таких документов в аутентичной форме. Директор архивов Хорватии осветил различные методы взаимодействия со службами по созданию документации, а национальный архивист Туниса размышлял над возможностью стандартизации правил архивного хранения.

    Два других заседания были посвящены тем областям деятельности общества, которые редко учитываются в политике комплектования традиционных архивов, хотя они составляют существенную часть современного общества, а именно: бизнесу и общественным организациям. Секретарь Комитета бизнес-архивов и архивов труда обрисовал общую ситуацию в зтой области. Она осветила историю развития бизнес-архивов во всем мире, их отличия по сравнению с другими секторами, неполноту их комплектований, проистекающую из того факта, что документы поступают на хранение только после краха преднриятия, а также недостатки в подготовке архивистов в зтой области. Она также подняла сложный вопрос об архивах ТНК. Этот вопрос был также предметом рассмотрения руководителя архива компании TotalElfFina, который определили некоторые направления исследований документации ТНК, в частности с точки зрения их экономического и социального окружения. Внедрение “просвещенной” архивной политики в зтой области встречается со многими трудностями в связи со все возрастаюшей сложностью самой предпринимательской деятельности. Вопрос о приватизации государственного сектора экономики и проблемы, с которыми столкнулись страны Восточной Европы и развивающиеся страны, освещается на примерах Польши и Гаити.

    Ассоциации и неправительственные организации присутствуют во всех сферах человеческой деятельности на местном, национальном и международном уровнях. Они все больше и больше компенсируют недостатки работы государственных органов во многих странах. Преследуя прежде всего свои краткосрочные цели и имея ограниченные финансовые ресурсы, они практически не проявляют интереса к своей документации, с другой стороны, профильные архивы часто пренебрегают данной документацией. Концепция “общего архива”, применяемая в Канаде, позволяет государственным архивам комплектоваться документами частного характера, если они как-либо связаны с деятельностью учреждений, документи которых уже находятся на хранении. Данный подход особенно продуктивен, поскольку получение на хранение документов полу-административных и частных учреждений позволяет дополнить содержание административных архивовиболее широко документировать различные аспекты управлення в современном обществе. Здесь же освещены меры, предпринятые во Франции в последние двадцать лет, и представлен обзор этих мер, составленный в 2001 г. в ознаменование 100-летнего юбилея Закона об ассоциациях 1901 г. Президент секции международных организации МСА предложил пути усовершенствования работы по сохранению документов международных неправительственных организаций.

    В последнем разделе затронут вопрос о том, насколько полно сведения об обычных людях и людях, “забитих историей”, сохраняются в традиционных архивах. Расширение возможностей компьютерной памяти и снижение её стоимости открывают новые перспективы для максимального сохранения информации, что в свою очередь ставит вопрос о существующих методах отбора наиболее показательных документов. В настоящее время личные дела отбираются на хранение только в крайних случаях, что приводит к потере информации о связях между индивидами и их взаимодействии с государственной властью.

    Основная задача последнего раздела – улучшить осведомленность профессионалов, которые не особенно интересуются проблемами устной истории. Предназначение таких документов – заполнить лакуны в содержании существующих архивов, а также отразить документально деятельность тех учреждений и групп, которие редко заботятся о сохранении документов после их оперативного использования в своей повседневной деятельности. В последние годы мы стали свидетелями значительного увеличения интереса к феномену устной истории по всему миру, который распространился далеко за пределы академической среды. Огромное разнообразие лиц, занимающихся сбором источников по устной истории – ассоциаций, университетов, институтов по сохранению культурного наследия – заставляет нас беспокоиться о средствах по обеспечению сохранности зтих документов, которые зачастую являются единственными существующими свидетельствами о той “периферии общества”, которая забыта историей. Устная история воспринимается как важное информационное средство, которое приобретает тем большую значительность, чем меньше объём и содержание сохранившейся документации на традиционных носителях. Африканская программа восстановления архивов нацелена на исправление тенденциозно подобранных и плохо сохранившихся сведений из официальной документации, которые были созданы в эпоху апартеида и представляют существовавшее в те времена общество не вполне адекватно.

    Многочисленные дискуссии были призваны дополнить и разнообразить информацию, представленную в докладах и сообщениях. Принятие резолюций во время заключительного заседания делегатов также сопровождалось обсуждением. Эти резолюции были сгруппированы в две категории в зависимости от того – кому они были адресованы: мировой общественности или структурам МСА.

    Первые две резолюции адресованы правительствам и главным образом касаются политики. Причем вторая резолюция была только заслушана и введена в действие, поскольку ЮНЕСКО одобрила резолюцию о защите электронного наследия (digital heritage) во время своей Генеральной конференции, которая состоялась в Париже осенью 2001 г. Другие резолюции рекомендовали создателям архивов – как государственным, так и частным – использовать в работе новый стандарт ISO по управленню документацией, который касается не только документов на бумажных носителях, но и электронных документов, а также улучшить прозрачность своей политики в отношении принципов экспертизы ценности, применяемых для комплектования архивов. В них также обращено внимание исполнительных директоров коммерческих учреждений, особенно транснациональных корпораций, на необходимость принимать меры по сохранению источников, в которых отражено самосознание и память населення стран, в которых развивают свою деятельность их структурные подразделения. Возможность документирования такой деятельности, проводимой в рамках жизнеспособной политики развития, представляет собой многообещающую перспективу. Была подчеркнута необходимость учитывать в законодательстве по приватизации возможные последствия приватизации государственных архивов. Было также обращено внимание ЮНЕСКО на проблемы архивов международных неправительственных организаций.

    С целью воплотить данные резолюции в жизнь, при поддержке и сотрудничестве различных секций и комитетов МСА была разработана вторая категория резолюции, адресованных профессионалам. Эти комитеты и секций будут отвечать за выполнение указанных резолюции, поскольку сами резолюции адресованы непосредственно Исполнительному комитету МСА. В первой даны указания Комитету по юридическим делам создать при содействии Комитета по оценке и поддерживать в рабочем состоянии базу данных по законодательству и нормативному регулированию процессов зкспертизы ценности документов и классификации. Вторая резолюция адресована Комитету по оценке и предписывает разработать руководство по зкспертизе ценности с тем, чтобы стандартизировать политику в зтой области. Комитет по оценке ожидал проведення Круглого стола архивов для организации своего первого заседания, соответственно была изменена первоначальная программа его деятельности. Секций бизнес-архивов и архивов труда было поручено разработать предложения для улучшения и развития политики хранения и экспертизы ценности документов в архивах транснациональных корпораций. Секцию международных организации обязали создать рабочую группу для выработки предложений по обеспечению сохранности архивов международных неправительственных организаций.

    Наконец, Комитету по устной традиции было поручено выработать директивы по обеспечению сохранности тех устных свидетельств, которые этого заслуживают.

    В качестве первоначальной меры по обнародованию политики, выработанной Круглым столом архивов, его рекомендации были изданы в виде пресс-релиза.

    Комиссия МСА по управленню программамы хотела бы использовать работу Круглого стола архивов как катализатор, спюсобный рекомендовать различным структурам МСА пути их дальнейшего развития и конкретные формы сотрудничества, а также координировать их деятельность. Круглый стол архивов будет иметь возможность аккумулировать все результаты работы, которые в 2004 г.могут быть представлены участникам Международного конгресса архивов в Вене. Заседания в Рейкьявике должнн были создать новые перспективы и заставить всех профессионалов заново осмыслить фундаментальные и весьма сложные проблемы экспертизы ценности документов. Эта тема была далеко не исчерпана в Рейкьявике, её изучение должно быть продолжено с пользой для всех.

    Перрине Канаваджио
    Секретарь Круглого стола архивов